Projektsponsor – der Unterstützer für dein Projekt

Der Projektsponsor ist etwas im Projektmanagement, dass man in einem Unternehmen entweder noch nie gehört oder regelmäßig benutzt hat. Die Schere ist hier meiner Erfahrung nach sehr groß. Es gibt Unternehmen, die haben diesen Begriff noch nie gehört. Und es gibt Unternehmen, die ganz aktiv für jedes Projekt mit Projektsponsoren arbeiten. Doch als erstes stellt sich die Frage, was eigentlich ein Projektsponsor ist.

Was ist ein Projektsponsor?

Unter einem Projektsponsor verstehen wir eine Person, die ihre Macht dafür einsetzt, das Projekt und gleichzeitig den Projektleiter zu unterstützen. Dabei ist der Projektsponsor nicht der Projektauftraggeber.

So zu mindestens in der Theorie. In der Praxis sieht das Ganze leider etwas anders aus. Die Rolle eines guten Projektsponsors geht sehr stark in die Richtung eines Coaches für den Projektleiter und eines Supporters für das Projekt. Und genau hierin liegt die Herausforderung. Denn in den Unternehmen, in den ein Projektsponsor etabliert ist, muss dieser in der Regel auch für ein Projekt vergeben werden. Das hat aber zur Folge, dass oft Personen in diese Rolle geraten, die eigentlich gar keine guten Projektsponsoren sind.

Wenn ich zum Beispiel in Unternehmen komme, in denen mit Projektsponsoren gearbeitet wird, werden hierfür vor allem Personen aus dem Topmanagement genommen. Dabei ist es meistens so, dass die Rolle nicht klar und eindeutig definiert ist. Es ist nur klar, dass es einen Projektsponsor von oben geben muss. Allerdings erfüllt dieser oft nicht seine Aufgabe des Unterstützens, des Supporten oder des Coachens. Er ist einfach nur da. Mehr nicht.

Dabei macht es wirklich Sinn, sich aktiv mit den Aufgaben eines Projektsponsors auseinanderzusetzen und genau die Person auszuwählen, die optimal auf dieses Profil passt. Dafür sollten wir uns noch einmal näher anschauen, was genau die Aufgaben eines Projektsponsors sind.

Welche Aufgaben übernimmt ein Projektsponsor?

Am besten fangen wir erst einmal damit an, zu definieren, was ein Projektsponsor nicht macht oder nicht ist. Der Projektsponsor ist nicht der Auftraggeber. Er gibt das Projekt nicht in Auftrag. Der Projektsponsor ist auch nicht der Projektleiter und der Projektsponsor ist auch kein Projekt-Teammitglied.

Der Projektsponsor ist eine außenstehende Person innerhalb des Unternehmens, die das Projekt bestmöglich unterstützt.

Grob können wir also sagen, dass in das Aufgabenfeld des Projektsponsors die Unterstützung des Projektes fällt. Und dies kann auf viele Arten und Weisen erfolgen.

1. Der Projektsponsor ebnet den Weg.

In der Regel sollte der Projektsponsor eine Person sein, die gut im Unternehmen vernetzt ist und über eine gewisse Macht verfügt. Das heißt, eine Person, die Hebel bewegen kann, die dem Projektleiter oder der Projektleiterin verschlossen bleiben. Projektsponsoren sind im mittleren oder im oberen Management angesiedelt, weil gerade der relevante Part der Macht oft erst bei diesen Führungspersonen einsetzt.

Hierbei heißt es, dass der Projektsponsor pro aktiv danach Ausschau halten sollte, wann ein Projekt Unterstützung braucht und wann er den Weg für ein Projekt freimachen sollte. Der Projektsponsor sollte also der größte Fan und der größte Kritiker des Projektes sein. Nach innen übt er Kritik (konstruktiv) und gibt Verbesserungsvorschläge. Nach außen unterstützt er das Projekt und betreibt aktives Projektmarketing für das Projekt und das Projektteam.

2. Der Projektsponsor coacht den Projektleiter.

Eine weitere wichtige Aufgabe des Projektsponsors ist es, den Projektleiter in seiner Entwicklung und in der Art und Weise, wie er das Projekt managt, zu unterstützen. Hierbei muss der Projektsponsor nicht zwangsweise alle Projektmanagement-Methoden im Detail beherrschen. Er sollte aber einen guten Überblick haben, um dem Projektleiter in kritischen Situationen beizustehen und ihm alternative Lösungsoptionen aufzuzeigen. Hierbei geht der Fokus viel mehr auf zwischenmenschlich kritische Situationen als auf Analysen und Methoden.

Der Projektsponsor ist also die Person, an die sich der Projektleiter wenden kann, wenn er mit dem Team oder anderen Stakeholdern nicht weiterkommt.

Ebenso aber auch, wenn er in der Projektplanung größere Probleme hat. Zum Beispiel bedingt durch ein besonders komplexes Projekt. Hierbei ist der Projektleiter auf die Erfahrung und Kompetenz des Projektsponsors angewiesen.

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3. Der Projektsponsor als Unterstützer für das Projektteam.

Eine Rolle, die dem Projektsponsor relativ selten zufällt, die aber auch zu seinen Aufgaben gehören kann, ist die Unterstützung des gesamten Projektteams. Im agiles Projektmanagement, zum Beispiel nach Scrum, haben Projekte einen Scrum Master. Der Scrum Master dient hierbei als Person, die das Team zusammenhält, das Team unterstützt und das Team darin coacht, auch kritische Interaktionen oder Konflikte bestmöglich zu meistern.

Eine ähnliche Rolle kann einem Projektsponsor zukommen. Er stellt dabei einen Blickwinkel von außen dar, der auf kritische Teamsituationen hinweist und seine Unterstützung anbietet.

Da diese Aufgabe operativ und mit dem täglichen Projektgeschäft verbunden ist, wird sie in der Regel nur selten von den Projektsponsoren erfüllt. Diese sind nun mal oft im mittleren oder Topmanagement verhaftet, wobei Zeit natürlich eine grosse Rolle spielt. Diese fehlt den meisten Projektsponsoren dann für das sehr umfassende Feld der Projektteambetreuung.

Egal welche Aufgaben der Projektsponsor bei dir im Unternehmen übernimmt oder zukünftig übernehmen soll, es macht im Vorfeld Sinn ganz klar den Anspruch an den Projektsponsor zu explizieren. Mit ihm gemeinsam in einem Workshop oder in einem Meeting herauszuarbeiten, wofür er sich verantwortlich fühlt und ihn auch soweit wie möglich in diese Themen zu involvieren.

Wie wichtig ist der Projektsponsor für das Projektmanagement?

Wie eingangs beschrieben, gibt es eine Vielzahl von Projekten, die vollständig ohne Projektsponsor auskommen. Ich gehe sogar soweit zu sagen, dass in vielen Fällen der Projektsponsor eher schädlich als förderlich ist. Und trotzdem kann der Projektsponsor eine hervorragende Unterstützung für das Projekt sein. Aber nur, wenn er sich seiner Rolle bewusst ist und die oben beschriebenen Aufgaben annimmt und erfüllt. Dazu gehört dann natürlich auch, dass es ein gutes Verhältnis zwischen Projektleiter und Projektsponsor gibt. Nur dann entsteht ein Nährboden, auf dem ein produktives Ergebnis wachsen kann.

Es lässt sich also sagen, dass der Projektsponsor als Funktion eingeführt werden kann, um Projekte noch erfolgreicher zu gestalten. Doch wenn das Unternehmen die Herausforderung hat, dass das Projektmanagement sowieso schon wenig ausdefiniert ist und vielen unklar in der Luft schwebt, macht es zu diesem Zeitpunkt keinen Sinn, die weitere Rolle des Projektsponsors zu initiieren. Der Projektsponsor sollte erst dann eingeführt werden, wenn die Organisation die notwendige Reife aufweist, diese Rolle produktiv zu nutzen.

Wie beeinflusst der Projektsponsor mein Projekt?

Es gibt, wie oben beschrieben, die zwei möglichen Fälle:

Der erst Fall ist, dass der Projektsponsor seine Rolle nicht erfüllt oder ich als Projektleiter im schlimmsten Fall gar nicht mit dem Projektsponsor zurechtkomme. In diesem Fall muss ich natürlich mein Projekt bestmöglich vor dem Projektsponsor schützen. Ansonsten dürfte seine Beeinflussung für das Projekt eher negativ ausfallen. Dieses ist der eindeutig schwierigere Fall. Hierfür gibt es leider keine Standardlösung. Auch in einem Coaching würde ich immer eine individuelle Lösung mit meinem Coachee für einen solchen Fall ausarbeiten, da natürlich auch jeder Sponsor, jedes Projekt und jede dieser Situationen äußerst einzigartig ist.

Der zweite Fall ist, dass der Projektsponsor das Projekt unterstützt. In diesem Fall gehen wir von einer positiven Beeinflussung aus. Wir unterstellen also jetzt einfach mal, dass das Projekt vom Projektsponsor profitiert. Unter anderem dadurch, dass er positiv auf die Projektteammitglieder und die Stakeholder einwirkt. Ebenso dass er dem Projekt aus fachlicher Sicht noch unterstützendes Feedback gibt, wovon wiederum der Projektleiter profitiert.

Brauche ich einen Projektsponsor?

Die klare Antwort ist nein. Viele Projekte da draußen laufen wunderbar auch ohne Projektsponsor. Also ist die Frage, ob du ihn brauchst, definitiv falsch gestellt. Die viel bessere Frage ist: kann der Projektsponsor einen Mehrwert für mein Projekt bieten? Und hierauf lautet die Antwort eindeutig ja. Er kann einen deutlichen Mehrwert für dein Projekt bieten, wenn er sein Aufgabenfeld für sich annimmt und erfüllt. Das heißt wenn du in deinem Unternehmen darüber nachdenkst, zusammen mit deiner Führung (oder vielleicht bist du auch selbst die Führung) Projektsponsoren einzuführen, empfiehlt es sich auf jeden Fall erst einmal einen Testlauf mit einem einzelnen Projektsponsor zu machen und diese Rolle sehr deutlich zu definieren. Dazu gehört dann auch sich gemeinsam mit dem Projektsponsor abzustimmen, ob er diese Aufgaben so überhaupt neben seinem Tagesgeschäft erfüllen kann.

Wie bekomme ich einen Projektsponsor?

In der Regel gibt es auch hier zwei Möglichkeiten:

Die eine Möglichkeit ist, dass dir der Projektsponsor automatisch zugewiesen wird. Das passiert vor allem in den Unternehmen, in denen der Projektsponsor keinen großen Mehrwert darstellt. Es ist entweder eine x-beliebige Person oder eine sehr typische Person, die aus dem Führungskreis des Unternehmens kommt. Dieser Person wird das Projekt eher aus fachlicher Sicht zugeschoben als weniger aus der Überlegung heraus, ob sie das Projekt verbessern oder unterstützen kann.

Die zweite Möglichkeit ist, dass wenn du zum Beispiel Projektleiter oder Projektmanager bist, dir selbst deinen Projektsponsor suchst. In diesem Fall würdest du dir die Unternehmensstruktur aktiv anschauen und prüfen, welche der zur Auswahl stehenden Personen für dich als potenzieller Projektsponsor in Frage kommen. Du würdest eine mögliche Person auswählen und sie ganz konkret darauf ansprechen, ob sie der Sponsor für dein Projekt sein möchte. In der Regel wird es dann fast automatisch zu dem Gespräch kommen, was du von diesem Projektsponsor erwartest und was er oder sie (auch an wöchentlichem Umfang) für das Projekt zu leisten hat.

Was gibt es in der Zusammenarbeit mit einem Projektsponsor zu beachten?

Ich habe in diesem Beitrag sehr viel die Pflichten des Projektsponsors beleuchtet. Doch ist der Projektsponsor, wie alle anderen in dem Unternehmen auch, ein Mensch. Das heißt, diese Person hat natürlich auch eigene Bedürfnisse, eigenen Stress und eigene Verantwortung. Du solltest also stets darauf achten, unter was für einem Stress dein Projektsponsor steht und wie du ihn vielleicht noch zusätzlich unterstützen kannst. Oder in welchen Momenten die Ansprache deines Projektsponsors eher ungünstig ist und dein Anliegen dann natürlich entsprechend vertagt wird. Wir müssen auf jeden Fall davon ausgehen, dass dein Projektsponsor ein eigenes ausfüllendes Tagesgeschäft hat und die Aufgabe der Sponsorenschaft oben drauf kommt. Diesem Mehraufwand solltest du auf jeden Fall Respekt zollen und dich auch in regelmäßigen Abständen für seine produktive Mitarbeit bedanken.

Am Ende ist der Projektsponsor einer der Stakeholder vom Projekt und wie hoffentlich klargeworden ist, einer der wichtigsten.

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