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Nicht mehr alles selbst machen: Aufgaben abgeben (lernen)

Sehr häufig habe ich Unternehmer/-innen im Gespräch, die am Rande ihrer Belastung stehen. Sie gehen unter in ihren Aufgaben und haben das Gefühl, nichts an jemanden aus dem Team abgeben zu können. Und täglich kommen neue Aufgaben auf dem Tisch hinzu. Doch sie ist schlichtweg falsch, diese Annahme. Natürlich können (fast) alle Aufgaben delegiert werden!

Benjamin Michels

Benjamin Michels

Autor

veröffentlicht:
05.12.2023

letzte Aktualisierung: 05.12.2023

Nicht nur junge und noch relativ unerfahrene Führungskräfte hören diesen Satz sehr oft von ihren eigenen Chefs, auch eine große Zahl an Geschäftsführern/-innen, die in ihrer Arbeit untergehen, müssen sich häufig sagen lassen „Du musst einfach mehr delegieren, dafür hast du doch ein Team!“ Genau genommen ist diese Anweisung so alleinstehend für sich eine sinnlose Floskel.

Der Gedanke dahinter ist aber durchaus sinnvoll, denn es geht darum, dass die eigene Wirkung vervielfacht wird, indem wir Aufgaben, die wir nicht unbedingt selbst machen müssen, an andere abgeben. Es heißt also, dass du dein eigenes Aufgabenfeld, deine To-do-Liste, durchgehen solltest nach Aufgaben, die auch von jemand anderem erledigt werden könnten.

Und das gilt nicht nur für dich als Unternehmensführung. Das richtige Delegieren von Aufgaben spielt eine wichtige Rolle im gesamten Unternehmen: Von der Unternehmensführung, über die Leitung einzelner Abteilung bis hinein in einzelne Fachbereiche und Projekte – das gute und sinnvolle Delegieren von Aufgaben ist essenziell wichtig. 

Dabei geht es gerade nicht darum, alle unliebsame Arbeit immer weiter nach unten zu delegieren, sondern strukturiert und sinnvoll vorzugehen.

    Welche Aufgaben sollte ich delegieren?

    Hier lauert eine der größten Gefahren, wenn es um das Delegieren von Aufgaben geht, denn am Ende eignet sich nicht jede Aufgabe dazu, an jemand anderen delegiert zu werden. Außerdem macht einen Unterschied, ob wir zum Beispiel von Aufgabendelegation innerhalb eines Projektes reden oder ob Aufgaben innerhalb des Tagesgeschäftes delegiert werden sollen. Im Projekt gehen wir von Sachen aus, die eher einmalig sind. Im Tagesgeschäft gehen wir von Aufgaben aus, die durchaus wiederkehrend sein können.

    Um dich zu entlasten, sollte der erste Schritt sein, dass du im Tagesgeschäft gezielt nach Aufgaben suchst, die wiederkehrend und für dich relativ einfach sind. Warum magst du jetzt fragen? Die sind doch schnell und einfach erledigt? Das stimmt natürlich. Aber wir müssen uns auch fragen, worin unterscheidest du dich von den Personen, die du als Führungskraft (und als Unternehmensführung bist du ja u.a. auch genau das) führst? Und höchstwahrscheinlich bist du ein kleines bisschen besser qualifiziert, du bist wahrscheinlich etwas schneller – vielleicht bist du auch grundsätzlich effizienter oder kannst auch ein besseres Ergebnis erreichen. Das heißt, es sind gerade nicht die schweren Aufgaben, die du wegdelegieren solltest, sondern es sind die einfachen Aufgaben, die du an deine Mitarbeiter überträgst. Und es werden immer die schweren Aufgaben für dich übrigbleiben, denn du bist nun mal die besser qualifizierte Person. Du bist die Geschäftsführung.

    Das heißt also, du solltest dein eigenes Aufgabenportfolio in drei Kategorien einteilen:

    • schwere Aufgaben,
    • mittlere Aufgaben und
    • einfache Aufgaben.
    Aufgaben delegieren

    Wie du an der Abbildung siehst, ist es höchstwahrscheinlich so, dass eine Aufgabe, die für dich einfach ist, für die Person, die du führst, eher ins mittlere oder schwere Aufgabensegment fällt. Dementsprechend können wir davon ausgehen, dass du einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin tendenziell überforderst, wenn du ihnen Aufgaben gibst, die bei dir als (sehr) schwer eingestuft sind. Deswegen solltest du gezielt nach Aufgaben suchen, die eher in die Kategorie einfach bis mittel fallen, um diese dann wiederum in die Hände deiner Mitarbeiter zu geben. Doch es macht nicht nur einen Unterschied, welche Aufgaben du delegierst. Es macht auch einen Unterschied, an wen du Aufgaben weitergibst.

    An welche Person kann ich welche Aufgaben delegieren?

    Eine der größten Erkenntnisse von mir selbst – Personalführung betreffend – ist das Delegieren von Aufgaben an die richtige Person, denn nicht jede Aufgabe kann an jede x-beliebige Person weitergereicht werden. Glücklicherweise gibt es ein leichtes Hilfsmittel, welches dir dabei hilft, zu erkennen, wann du eine Aufgabe an eine bestimmte Person delegieren kannst.

    Hersey und Blanchard haben das sogenannte Reifegrad-Modell entwickelt. Dieses Modell betrachtet zwei Arten der menschlichen Reife – zum einen die Funktionsreife (Fähigkeit), zum anderen die psychologische Reife (Wollen). Grob gesagt geht es um das Können und Wollen. Manchmal haben wir Mitarbeiter, die wollen, können aber nicht. Manchmal haben wir Mitarbeiter, die können, wollen aber nicht. Und manchmal haben wir Mitarbeiter, die wollen und können nicht. Das ist natürlich der schlimmste Fall. Und im besten Fall – und das ist am seltensten – haben wir Mitarbeiter, die wollen und können.

    Aufgaben delegieren Reifegrad-Modell

    Hersey und Blanchard teilen den Reifegrad der Mitarbeiter in vier Stufen ein – von „will nicht und kann nicht“ bis zu „will und kann“. Die Stufen werden mit M1 bis M4 betitelt. Die Grundaussage dahinter ist, dass ein M4 zum Beispiel eine Person ist, die größtenteils alleine und selbständig arbeiten kann, während der M1 ein Mitarbeiter ist, dem wir nur sehr kleine Aufgabenbrocken geben können und diese auch noch in sehr kurzen Zeitabständen kontrollieren müssen. Das „Lange-Leine-lassen“ – einen Mitarbeiter laufen lassen – ist also erst ab einem bestimmten Reifegrad möglich. Genau genommen erst ab dem Reifegrad M3 und darauf musst du bei dem Delegieren von Aufgaben achten.

    Du solltest dir anschauen, welchen Reifegrad deine Mitarbeiter haben, und solltest dann im Folgeschritt überlegen, welcher Reifegrad von dieser Aufgabe gefordert wird. So kann es zum Beispiel sein, dass du eine Aufgabe hast, die für dich einfach ist, die aber aufgrund ihres Umfangs trotzdem einen relativ hohen Reifegrad benötigt. Also brauchst du jemanden, der will und kann und zudem auch bereit ist, die Verantwortung für diese Aufgabe zu übernehmen. Dabei stellst du fest, dass die Person, an die du delegieren wolltest, diesen Reifegrad, der dafür notwendig ist, nicht besitzt. Was kannst du nun tun? Du kannst natürlich die Aufgabe trotzdem an sie weitergeben. Das wird mit großer Wahrscheinlichkeit aber schiefgehen. Du kannst die Aufgabe an eine andere Person delegieren. Diese muss natürlich auch den entsprechenden Reifegrad besitzen. Oder du kannst die Aufgabe selbst machen. Es gibt leider nur diese drei Optionen. Auf jeden Fall ist es keine gute Lösung, die Aufgabe an eine Person zu delegieren, die nicht den für die Aufgabe notwendigen Reifegrad besitzt.

    Tipp:
    Du kannst auch eine Aufgabe in mehrere kleine Teilaufgaben auseinander dividieren, die du dann wiederum in kurzen Zeitabständen kontrollierst. So kannst du den Reifegrad senken, der zur Erfüllung der Aufgabe notwendig ist. Natürlich macht es das für dich ein bisschen anstrengender und du kannst die Aufgabe nicht komplett wegdelegieren – du kannst aber zumindest einen Teil des Arbeitsaufwandes an den entsprechenden Mitarbeiter oder die entsprechende Mitarbeiterin weitergeben.

    Wie kann ich Aufgaben an Mitarbeiter delegieren?

    Die Frage nach dem Wie beziehungsweise nach der Art und Weise ist durchaus relevant, denn das ist ein erfolgsentscheidendes Kriterium. Hier gibt es natürlich unterschiedliche Vorgehensweisen und ich möchte dir vor allem diejenige nahebringen, die ich auch nutze.

    Als Basis habe ich ein sogenanntes Task-Board – ein Aufgabenboard, in dem ich Aufgaben für Mitarbeiter erfasse. Diese Aufgaben sind meist in ein bis zwei Sätzen beschrieben. Das alleine reicht aber nicht aus, um eine Aufgabe zu delegieren – jedenfalls in den meisten Fällen. Dazu gehört für mich immer noch das persönliche Gespräch mit dem Mitarbeiter. Das heißt, du sprichst mit dem Mitarbeiter darüber, was der Inhalt der Aufgabe ist, was nicht Inhalt der Aufgabe ist und was das Ziel ist. Was soll nach Erledigung der Aufgabe anders sein und in welchem großen Kontext ist sie eingebettet. Nur so kannst du sichergehen, dass dein Mitarbeiter die Aufgabe auch so umsetzt, wie du es dir vorstellst. Im besten Fall lässt du dir von deinem Mitarbeiter noch einmal mit eigenen Worten wiedergeben, ob und was er verstanden hat und wie er vorhat, die Aufgabe am Ende umzusetzen.

    Ziel dabei ist es, Missverständnisse schon im Vorfeld zu vermeiden und eine gleiche Vorstellungswelt zu erschaffen. Denn es passiert ganz leicht, dass ihr lange über eine Sache redet, aber doch vollkommen unterschiedliche Dinge meint und Sichtweisen habt. Umso wichtiger ist es, verbal immer wieder abzugleichen, wie eure Vorstellungen sind, um möglichst konkret über die gleiche Sache zu reden.

    Fazit

    Das Delegieren von Aufgaben bietet die Möglichkeit, deinen eigenen Wirkungsgrad massiv zu erweitern, weil du deine Mitarbeiter in deinem Auftrag handeln lassen kannst. Die Gefahr, die aber darin besteht, ist, dass dein Mitarbeiter Aufgaben falsch oder anders umsetzt, als du es dir eigentlich vorgestellt hast, weil das Briefing der Aufgabe nicht eindeutig war. Deswegen ist es besonders wichtig, dass du auf die folgenden drei Punkte achtest:

        1. Wähle die richtigen Aufgaben aus, um sie zu delegieren. Nicht jede Aufgabe ist geeignet, um delegiert zu werden.
        2. Wähle den richtigen Mitarbeiter aus. Der Mitarbeiter sollte immer den Reifegrad mitbringen, der für die Aufgabe notwendig ist.
        3. Delegiere auf die richtige Art und Weise. Achte darauf, dass du die Aufgabe so an deinen Mitarbeiter übermittelst, dass du sicher sein kannst, dass er verstanden hat, was du am Ende als Ergebnis von ihm erwartest und er dies entsprechend auch umsetzen kann.

    Das Delegieren von Aufgaben braucht durchaus Übung und wird am Anfang (und auch noch nach einigen Jahren) durchaus ein paarmal schiefgehen. Das ist aber nicht schlimm, denn es geht nicht um eine Aufgabe, sondern es geht um hunderte von Aufgaben über einen langen Zeitraum.

    Du bist unsicher, wie du hier vorgehen sollst oder möchtest Unterstützung dabei, wie du die richtigen Aufgaben an die richtigen Mitarbeiter delegieren und sie auf die richtige Art und Weise übermitteln kannst? Dann buche dir gerne einen kostenlosen und unverbindlichen Termin. Wir zeigen dir, wie du deine eigene Führungsqualität stärken und Aufgaben erfolgreich an deine Mitarbeiter delegieren kannst.