Projektplanung – Erfolg durch strukturiertes Vorgehen
Die Projektplanung wird im Projektmanagement oft als Sammelbegriff verwendet. Hierunter lassen sich die unterschiedlichen Projektmanagement-Methoden zusammenfassen, so zum Beispiel der Projektstrukturplan, der Projektablaufplan oder der Meilenstein.
In der Regel können wir davon ausgehen, dass es in der Projektplanung unterschiedliche Arbeitspakete gibt, also das, was innerhalb eines Projektes zu erledigen ist, zusammenfasst und darstellt.
Wobei es natürlich ein wesentlichen Unterschied macht, ob wir das in Form eines Projektstrukturplans ausführen oder in Form eines Ablaufplans. Der Projektstrukturplan zeigt, wie das Projekt in sich strukturiert ist, während der Projektablaufplan die Zeitachse ergänzt. Also uns zeigt, wie das Projekt terminlich gelegt ist.
Wozu benötigst du die Projektplanung?
Projekte weisen in der Regel eine gewisse Komplexität auf, die ist meistens nicht gering, sondern eher hoch. Das heißt, die Projektplanung hilft uns dabei, diese Komplexität zu reduzieren. Zum einem durch die strukturierte Darstellung, wie sie im Projektstrukturplanung erfolgt und zum anderen durch die Zeitachse, wie sie uns der Projektablaufplan wiedergibt. Im Grunde genommen brauchen wir also die Projektplanung, um das Projekt überhaupt erst einmal erfassen zu können. Um eine Basis zu haben auf derer ein Team über das Projekt reden kann und um Kennzahlen erfassen zu können, wie zum Beispiel die Kosten oder die investiere Zeit oder den Fertigungsstellungsgrad oder was auch immer dir als Kennzahl besonders sinnvoll erscheint.
Wann erstellst du eine Projektplanung?
Die Projektplanung ist immer eines der ersten Elemente bevor es an die Projektumsetzung geht. Was du zu diesen Zeitpunkt haben solltest, ist eine grobe Vorstellung der Ziele und eine grobe Bestätigung, dass du das Projekt machen möchtest. In der Regel ist hier aber noch nicht die Entscheidung gefallen, ob du das Projekt am Ende wirklich ausführst. Du weißt nur, dass das Vorhaben denkbar ist und deine Projektplanung wird nun unter anderen als Basis genommen um diese Entscheidung zu evaluieren. In der Regel wächst die Projektplanung auch gemeinsam mit den anderen Projektmanagement-Methoden wie zum Beispiel der Risikoanalyse, der Stakeholderanalyse oder der Ressourcenplanung. All diese Methoden bedingen sich gegenseitig, wodurch sie auch nur Stück für Stück miteinander fertiggestellt werden können und nicht nacheinander. Trotzdem musst du irgendwo anfangen und ein guter Anfang stellt die Projektplanung dar. In der Regel in folgender Reihenfolge: Erst der Projektstrukturplan und dann der Projektablaufplan. Wobei auch vollkommen andere Projektpläne denkbar sind, die nicht einer typischen Projektstruktur oder Projektablaufplanlogik folgen. Hier als Beispiel eine Projektplanung, der prozessartig aufgebaut ist:
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Zum „Wann“, ist dabei ganz klar zu sagen, dass die Erstellung der Projektplanung auf jeden Fall vor dem Startschuss folgen muss.
Wie erstellst du eine Projektplanung?
Die Frage nach dem „Wie“, lässt sie viel mehr mit der Frage nach dem „Womit“ beantworten. Und die Frage nach dem „Womit“, ist implizi̱t die Frage mit welchen Projektmanagement Tools bzw. welcher Projektmanagement Software. Typische Tools für die Erstellung von Projektplänen sind: Excel, Microsoft Project, KanbanFlow, Trello, ProjectLibre, OpenProject, GanttProject und ähnliche. Damit du etwas handfestes bekommst, habe ich dir nochmal einen Beitrag verlinkt, wie du einen Projektplan erstellen kannst bzw. hier findest du auch nochmal eine Projektstrukturplanvorlage. Die meisten meiner Leser werden Excel nutzen, aus diesem Grund, gibt es hier einen Excel-Projektplan für dich.
Wer erstellt die Projektplanung?
Hier gibt es mehrere Möglichkeiten:
- Projektleitung und das Projektteam oder
- Projektleitung und die Geschäftsführung oder
- Projektleitung und die Projektassistenz
Es ist aber vollkommen klar, dass die Projektleitung in die Erstellung der Projektplanung stark involviert ist, denn sie ist am Ende für die erfolgreiche Umsetzung verantwortlich und hierfür sollte sie sich von Anfang an stark einbringen.
Der Vorteil diese unterschiedlichen Stellen in die Projektplanung zu involvieren ist, dass sie noch einmal auf eine andere Art und Weise wächst. Das heißt, sie bekommt noch einmal viel mehr Input und vor allem viel kritischen Input. Die Projektplanung wird also viel früher und stärker auf die Probe gestellt, was wiederrum für die erfolgreiche Umsetzung essentiell ist. Wenn du es ermöglichen kannst, solltest du deinen Projektstrukturplan in einer Basisversion vorplanen, mit deinem Team oder deiner Projektassistenz besprechen, um ihn dann mit der Geschäftsführung abzustimmen und ihn dann noch einmal mit deinem Team zu durchzugehen und abschließend vielleicht noch einmal mit der Geschäftsführung. Ich empfehle dir lieber ein bis zwei Feedbackschleifen mehr einzubauen. Diese können dir in der Projektumsetzung viel Zeit einsparen.
Wenn du dich mehr mit Projektplanung und Projektmanagement beschäftigen möchtest, empfehle ich dir meinen Kurs, der speziell für Projektleiter oder Menschen die es noch werden wollen entwickelt wurde. Ebenso kannst du eine kostenlose Beratung bei mir im Anspruch nehmen und wir schauen uns an, wie du bisher deine Projekte managst und wo für dich noch Verbesserungspotenzial besteht.
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