Projektphasen – die grobe Struktur für dein Projekt

Projektphasen im Projektmanagement sind etwas, was nicht in ein Standardset an Projektmanagement-Methoden gehört. Das mag für den einen oder anderen verwunderlich wirken, weil sie ganz fest mit dem Projektmanagement verbunden sind. Doch sie stellen als Basis keine Notwendigkeit dar um ein Projekt erfolgreich zu managen.

Projektphasen sind eher etwas, was dem Multi-Projektmanagement zuzuordnen ist. Also einer Vielzahl von Projekten. Wir versuchen, Ähnlichkeiten in Projekten zu erkennen und sie dann auch in ähnlichen Phasen abzuwickeln. Allerdings ist es ebenso sinnvoll, wenn wir vielleicht keine ähnlichen Projekte haben. Wenn das Unternehmen zum Beispiel trotzdem mit gleichen Phasen arbeiten will, damit alle Projektmanager sich gegenseitig orientieren können, wo sie in ihrem Projekt aktuell gerade stecken.

Was sind Projektphasen?

Unter Projektphasen verstehen wir die großen Teilabschnitte eines Projektes. Oft liegen Meilensteine am Ende einer Phase und ein erfolgreicher Meilenstein leitet den Schritt in die nächste Phase ein. Hierbei ist das Wichtige, dass wir vollkommen frei darin sind, wie wir die Phasen definieren.
Drei mögliche Beispiele, wie die Phasen in einem Projekt aussehen können:

• Anfang | Mitte | Ende
• Definition | Initiierung | Durchführung | Abschluss
• Vorprojektphase | Definitionsphase | Durchführungsphase | Abschlussphase

Innerhalb dieser Phasen finden sich dann wiederum einzelne Arbeitspakete. Das heißt, der Ablaufplan wird anhand dieses Phasenplans, der darüber liegt, ausgerichtet.

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Wozu brauche ich Projektphasen?

In vielen Unternehmen gibt es ähnliche Kategorien von Projekten. Das können Projekte sein, die für die Unternehmensentwicklung gedacht sind, Marketingprojekte, Vertriebsprojekte, Prozessverbesserungsprojekte und so weiter. Diese Projekte laufen tendenziell in ähnlichen Phasen ab und diese ähnlichen Phasen wiederum sollen uns helfen, zu wissen, wann wir was zu tun haben. Die einzelnen Methoden im Projektmanagement werden dann den einzelnen Phasen zugeordnet. Es wird also definiert wann zum Beispiel ein Projektstrukturplan zur Anwendung kommt oder eine Risikoanalyse durchgeführt wird.

Projektphasen – Immer gleich oder immer anders?

Die Projektphasen können natürlich über die unterschiedlichen Projekte hinweg variieren. Manche Unternehmen nutzen aber auch einen sogenannten Projektmanagement-Standardprozess. Unter einem Projektmanagement-Standardprozess verstehen wir einen standardisierten Phasenplan, in dem zusätzlich noch die einzelnen Methoden den jeweiligen Phasen zugeordnet werden. Natürlich kann auch dieser Standardplan über unterschiedliche Projektkategorien hinweg variieren. Es ist also dir und deinem Unternehmen überlassen, wie du mit Phasenplänen arbeiten möchtest, ob du überhaupt mit Phasenplänen arbeitest, ob sie immer gleich oder unterschiedlich sind.

Ebenso geht es natürlich für die Entscheidung nach der DIN Norm. Du hast die Möglichkeit, dich an der DIN Norm auszurichten und dem Phasenplan innerhalb dieser zu folgen. Du kannst aber auch deinen eigenen Phasenplan nutzen.

Gibt es vorgefertigte Phasenmodelle?

Ja, es gibt eine Vielzahl vorgefertigter Phasenmodelle. So kannst du zum Beispiel einfach mal Phasenplan oder Phasenmodell googeln. Du wirst viele unterschiedliche Vorschläge finden und je nachdem in welches Unternehmen du kommst, gibt es schon einen Phasenplan oder es gibt ihn noch nicht. Das kann sehr unterschiedlich sein. Aber in der Regel weichen diese voneinander ab, selten trifft man gleiche Phasenmodelle.

Wie stelle ich die Projektphasen dar: einfach, parallel oder iterativ?

Zur Darstellung der Phasen gibt es mehrere, unterschiedliche Möglichkeiten.
Im einfachen Phasenplan werden die Phasen des Projekts hintereinander dargestellt. Eine Phase endet und die nächste Phase beginnt. Dazwischen liegt meistens ein Meilenstein.

Das parallele Phasenmodell rückt etwas näher an die Realität und besagt, dass eine Phase starten kann, wenn eine andere Phase noch nicht abgeschlossen ist. Das ist das, was in der Regel häufig passiert. Auch wenn wir mit der ersten Phase noch nicht ganz fertig sind beginnen wir schon an der zweiten Phase zu arbeiten um die Ressourcen zeiteffizient zu nutzen.

Beim iterativen Phasenmodell bringen wir nun noch den letzten Punkt der Realität mit rein, dass wir manchmal Teile einer Phase wiederholen. Das heißt, bestimmte Arbeitspakete sind noch nicht zufriedenstellend abgeschlossen worden und müssen noch einmal ausgeführt werden. In diesem Fall wird jede Phase mit einen auf sie zurückkehrenden Pfeil dargestellt.

Die Realität ist natürlich am dichtesten dran, wenn wir ein einfach, paralleles und iteratives Phasenmodell formulieren. Da dies allerdings viel zu kompliziert in der Darstellung wird, werden die meisten Projekte durch ein einfaches Phasenmodell dargestellt.

Insgesamt kann man sagen, dass die Projektphasen vor allem dann einen Mehrwert bieten, wenn du mit ähnlichen Projekten arbeitest, die nach einem wiederkehrenden Muster durchgeführt werden. Dann macht es Sinn, sich einmal mit Projektphasen zu beschäftigen und diese Projektphasen zu definieren.

Du möchtest dein Projektmanagement steigern? Du möchtest wissen, wie du deine Projekte erfolgreicher führen kannst? Dann schreib mir eine E-Mail oder bewirb dich auf eine kostenlose Beratung.

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