Projektmanagement einfach erklärt – mit Benjamin Michels

von | Jun 19, 2018 | 0 Kommentare

Mich haben in den letzten Wochen und Monaten immer wieder Anfragen erreicht, ob ich nicht mal das ein oder andere Thema Live vorstellen und erklären kann. Gerne komme ich euren Wünschen nach und wir starten mit „Projektmanagement einfach erklärt“.

Wie kann man bei sich selbst ein kleines Set an Projektmanagement etablieren?

Ich mache gerade eine Podcast-Interview-Reihe mit unterschiedlichen Start-ups, wo es um die Fragen geht: „Wie geht ihr eigentlich vor? Wie strukturiert ihr euch?“ Da sehe ich, dass ganz viele Start-ups schon Projektmanagement-Methoden nutzen – noch nicht hundertprozentig sauber, noch nicht hundertprozentig klar – aber an sich nutzen sie die Methoden schon richtig. Das nehme ich zum Anlass, um einfach mal aufzuzeigen: „Was ist Projektmanagement eigentlich? Wie kann man das umsetzen?“

Projektmanagement ist das, was wir als Projektmanager, Projektleiter und vielleicht auch die Leute, die gar nicht wissen, dass sie es sind, machen, um Projekte erfolgreich durchzuführen. Wir machen Projektmanagement, damit die Welt ein bisschen einfacher wird und nutzen Methoden und Tools um die Komplexität zu reduzieren. Und dazu gehört eine Mini-Checkliste an Tools.

Die Mini-Checkliste

Als erstes muss ich erst einmal erkennen, dass es sich überhaupt um ein Projekt handelt, dann muss ich vielleicht eine Projektwürdigkeitsprüfung durchführen. Das klingt jetzt aufregend, ist es aber eigentlich nicht. Das ist eine kurze Checkliste, wo ich nur bestimme: „Was mache ich eigentlich?“

Dann brauche ich einen Projektstrukturplan, wo ich den ganzen Ablaufplan und die Kosten erfassen kann. Ich möchte wissen, welche Risiken kommen eventuell auf mich und wer sind die wichtigsten Personen.

Eine wichtige Frage muss man sich vorab noch stellen: Mache ich ein statisches oder ein agiles Projekt und welche Tools nutze ich dann eigentlich?

Projekte erkennen.

Der erste Schritt ist immer, Projekte auch als diese zu erkennen. Ganz oft landen verschiedene Dinge einfach so auf deinem Schreibtisch. Manchmal kommt auch jemand, legt etwas ab und sagt: „Mach das mal eben schnell.“ Und du sagst: „Ja, aber das ist ja ein Projekt.“ Und da Projekte, anders als normale Aufgaben, besondere Vorgehensweisen brauchen, ist es sehr wichtig, dass du Projekte auch als diese erkennst.

Du kannst dir merken: Projekte haben eine Einmaligkeit. Da ist ein hohes Risiko. Wir haben Begrenzungen – finanzielle Begrenzungen, personelle Begrenzungen, also irgendeine Art von begrenzten Ressourcen, nicht unendlich viel Zeit zur Verfügung – und es gibt ein Ziel, wo die ganze Reise hingehen soll. Wenn dieses Grundsetting gegeben ist, dann können wir von einem Projekt sprechen.

Jetzt kann es sein, dass etwas ganz, ganz Kleines auf deinen Schreibtisch kommt oder etwas sehr, sehr Großes. Und davon sollte immer auch abhängig sein, was du tust. Das heißt, ein Bombardement mit Methoden brauchst du nicht zwangsweise, wenn du ein ganz kleines Projekt machst. Dann solltest du es eigentlich relativ entspannt handhaben, damit es auch gut zu managen ist. Wenn es sehr groß ist, dann brauchst du natürlich viel mehr Methoden. Weil die Komplexität höher ist und du mehr Methoden brauchst, um die Komplexität wiederum zu reduzieren. Und dafür ist die Projektwürdigkeitsprüfung da – dass du für dich sagst: „Okay, was mache ich jetzt eigentlich? Also in welchem Komplexitätsgrad befinden wir uns und was kann ich tun, um diese Komplexität zu reduzieren.“

Der Projektstrukturplan.

Im Projektstrukturplan werden alle Arbeitspakete übersichtlich zusammengefasst und dragestellt. Das heißt, du definierst alle Arbeitspakete im Projekt – alles, was zu tun ist – und teilst das in einzelne Teilprojekte ein. Und das war es schon.

Den Projektstrukturplan, gibt es in zwei, drei unterschiedlichen Darstellungsweisen. Hinten haben wir es eher in einem Mindmap-Format. Das gibt es auch in einer normalen Baumstruktur – wie ein Organigramm zum Beispiel – und in einer reinen einspaltigen Tabellenstruktur. Hier dient es dann als Basis für den sogenannten Ablaufplan, für den Gantt-Chart. Dann kommen Start- und Endtermin dahinter und die Zeitachse. Jetzt wissen wir, wann was stattfindet. Das ist das Mini-Basistool und meine absolute Empfehlung. Also auch bei kleinen Projekten sollte es mindestens einen Projektstrukturplan geben und eine grobe Idee, wie es zeitlich ablaufen kann. Dann gehören auf jeden Fall Kosten rein. Das heißt, du brauchst eine kleine Art von Kostenplan. Das kann man super am Projektstrukturplan machen. Du kannst für jedes Arbeitspaket einzeln die Kosten ergänzen. Anschließend kannst du eine Summe bilden und hast eine super Grundlage.

Projektstrukturplan (PSP) - Arbeitspakete und Kosten

Die Risikoanalyse.

Der nächste Schritt, wenn du Projektmanagement machst, ist immer auch eine Risikoanalyse durchzuführen. Das empfehle ich ganz dringend. Die Risiken treten ein, auch wenn wir nicht daran glauben – auch wenn wir es nicht wahrhaben wollen.

Risikoanalyse bedeutet: Ich schaue mir vorher an, was potentiell schiefgehen könnte. Und dann schaue ich: Wie groß ist denn die Eintrittswahrscheinlichkeit, dass das passiert und wie groß ist das potentielle Schadensausmaß?

Hier kann man super mit einem Ampelsystem arbeiten. Wir gucken uns vielleicht die zehn größten Risiken im Projekt an, geben auf einer Ampel – also Grün, Orange, Rot oder in Zahlen Eins, Zwei, Drei – eine Eintrittswahrscheinlichkeit an. Dieses Risiko tritt mit einer Wahrscheinlichkeit von Drei ein und es hat ein Schadensausmaß – auch wieder Ampelsystem Grün, Orange, Rot oder Eins, Zwei, Drei – von Drei. Und jetzt kann ich Drei mal Drei rechnen – ist Neun, was ein extrem hohes Risiko ist. Der kleinste Wert wäre Eins mal Eins. Und so kann ich relativ schnell einen Überblick bekommen, ob mein Projekt gerade sehr risikolastig ist und ich viele Maßnahmen dagegen brauche. Oder ob mein Projekt weniger risikolastig ist und ich dann auch relativ wenige Maßnahmen brauche.

Was man immer bedenken sollte: Maßnahmen gegen Risiken kosten natürlich Geld.
Wenn ich ein Projekt plane, was auf einer Förderung basiert, dann habe ich natürlich ein gewisses Risiko, dass ich diese Förderung nicht bekomme. Und vielleicht sehe ich die Eintrittswahrscheinlichkeit nur bei Zwei, das Schadensausmaß aber bei Drei. Denn wenn ich die Förderung nicht bekomme, scheitert das ganze Projekt. Und deswegen ist es so wichtig, dass vorher zu analysieren. Dann kann ich mir schon vorab Alternativen überlegen: Was mache ich, wenn ich das Geld nicht bekomme oder wie kann ich sicherstellen, dass ich das Geld doch bekomme?

Die Stakeholderanalyse.

Eine ebenfalls wichtige Methode im Projektmanagement, ist die Stakeholderanalyse. Hier schaust du dir an:

  • Wer ist wichtig im Projekt?
  • Wie viel Macht haben diese Personen über das Projekt?
  • Wie beeinflussbar sind sie?

Und wenn du das herausgefunden hast, dann weißt du, wer die relevanten Player sind. Leider ist die Stakeholder-Analyse etwas, wo viele Leute sagen: „Ja, puh, brauche ich nicht. Ich kenne ja die wichtigen Leute.“ Ganz viele Leute führen sie nicht durch, weil sie denken: „Jaja, ich weiß, wer wichtig ist. Ich weiß, was ich zu tun habe.“ Das stimmt aber nicht. Es lohnt sich für Projekte immer, eine Stakeholder-Analyse zu machen. Es kostet nicht viel Zeit sich zu überlegen wer die relevanten Player sind. Wie ist ihre Einstellung? Wie geht man mit ihnen um und was muss man tun, um sie ggf. zu einer guten Einstellung zu bringen?

Statisch vs. Agil

Dann gibt es natürlich noch die relevante Frage: Mache ich das Ganze jetzt statisch oder agil?

Statisch bedeutetAgil heißt,
du kannst immer nur einen bestimmten Bereich weit gucken, als hätte man eine Nebelwolke um sich herum. Du weißt nicht so richtig, wie die Lösung aussieht. Du kennst das Problem, aber es ist noch nicht klar, welchen Weg du gehen wirst. Diese Art von Projekten haben wir sehr oft – Projekte, wo wir den Weg noch nicht hundertprozentig kennen.

Für mich funktioniert am besten eine Kombination aus beidem. Das heißt, ich plane einmal statisch, wie es aussehen könnte und definiere dann aber Phase 1 – also den ersten Sprint, den wir machen. Und wenn dieser Sprint durch ist und wir die erste Auslieferung, das erste Inkrement, die ersten Erkenntnisse haben, dann wird das Nächste definiert, wie es weitergeht. Und das muss nicht mehr viel mit dieser Grundplanung zu tun haben. Das kann schon eine komplett andere Welt sein.

Wir haben jetzt ein Produkt vermarktet und wir wussten nicht, ob die Vermarktung funktioniert. Dementsprechend konnten wir die Welt dahinter nicht planen. Wir haben sie dann grob geplant, aber die Vermarktung hat nicht funktioniert. Und dementsprechend mussten wir jetzt sogar Phase 1 wiederholen und nochmal neu in die Vermarktung, über einen anderen Kanal, reingehen. Und das ist das Spannende an dieser Stelle – an diesem agil-statischen Mix, dass man statisch vorplanen kann, um grob zu wissen, wie der Weg sein könnte. Es dann aber agil managt, einzeln umsetzt, dann jeweils natürlich anpasst und entscheidet: Ach nein, das machen wir doch anders.

Und was brauchst du dafür?

Im Grunde genommen brauchst du eigentlich nichts auf Tool-Ebene. Aber es gibt trotzdem so eins, zwei Tools, die ich empfehle. Das sind ganz klar Trello oder Kanbanflow für das Task-Management und Slack für die Kommunikation.

An dieser Stelle sei gesagt: Es sind wirklich Task-Management-Tools – also Trello und KanbanFlow. Du kannst darin auch einen ganzen Projektstrukturplan erstellen. Das ist aber eher schwierig. Bei uns sieht es zum Beispiel so aus, dass die Projektstrukturpläne nicht im einem Task-Management-Tool erstellt werden, ich das Ganze dann aber ins Task-Management überführe. Das heißt, die einzelnen Teammitglieder erhalten ihre Aufgaben, basierend auf dem Projektstrukturplan, dann in Trello der Kanbanflow und im Hintergrund läuft der Projektstrukturplan. Der wird auch immer wieder angepasst. Aber die Aufgaben selber finden über das Task-Management statt.

Meine Teammitglieder haben natürlich nicht nur ein Projekt, sondern wir haben 30, 40 Projekte gleichzeitig. Und davon fallen dann sogar teilweise nur Unter-Tasks an oder auch Arbeitspakete, die über drei, vier Teammitglieder gehen. Da muss man für sich eine Struktur finden, die funktioniert.

Für Teams, die physisch nicht an einem Ort sitzen, empfehle ich unbedingt Slack als Kommunikationsbasis. Das hat bei uns intern die E-Mails komplett abgelöst, ist viel strukturierter, viel ordentlicher und viel übersichtlicher.

Du möchtest stärker in das Thema Projektmanagement eintauchen? Du möchtest wissen, wie du Projekte erfolgreich umsetzt oder wie du einen Projektstrukturplan erstellst? Dann schreib mir eine E-Mail oder bewerbe dich auf eine kostenlose Beratung bei mir.

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