Projektassistenz – der gute Geist im Projekt
Während die Rolle des Projektmanagers oder des Projektleiters durch die DIN Norm noch halbwegs definiert ist, sucht man nach der Projektassistenz vergebens. Trotzdem ist dies eine wichtige Funktion im Projektmanagement. Als Projektassistenz bezeichnen wir eine Person, die der Projektleitung zuarbeitet. Hierbei kann die Zuarbeit natürlich sehr unterschiedlich aussehen und die Rolle kann je nach Unternehmen, je nach Position und je nach Projekt sehr variabel sein. Trotzdem stellen sich ein paar Grundfragen rund um die Rolle der Projektassistenz, die ich in diesem Beitrag gerne beantworte.
Was ist eine Projektassistenz?
Eine Projektassistenz ist die Person, die der Projektleitung helfend unter die Arme greift. Hierbei ist es natürlich einzeln und individuell abhängig von der Person und deren Fähigkeiten, welche Aufgaben sie genau übernehmen kann. In der Regel unterscheidet sich die Projektassistenz vom Projektteammitglied (PTM), weil sie nicht einfach nur im Projekt mitarbeitet, sondern gerade auch in der Planung und Steuerung des Projektes gezielt mitwirkt und unter Umständen auch als Vertretung für die Projektleitung fungiert. Das einfache Projektteammitglied hat in der Regel spezifische Ausführungsaufgaben innerhalb des Projektes. Bei der Projektassistenz liegt der Fokus weniger auf den Ausführungsaufgaben als mehr auf der Projektsteuerung, wobei man eine Projektassistenz auch durchaus als eine gewisse Art von Task Force verstehen kann. Das bedeutet, wenn Not am Mann ist oder es bestimmte schwierige Aufgaben zu lösen gilt, die Projektassistenz als besonderes Projektteammitglied herangezogen wird und unterstützt.
Was sind die Aufgaben der Projektassistenz?
Die Projektassistenz, wie oben schon mehrfach erwähnt, arbeitet der Projektleitung zu. Im Grunde genommen muss sie ähnlich qualifiziert sein wie die Projektleitung, sie muss die Projektmanagement-Methoden anwenden und mit den Menschen sehr gut arbeiten können. Das heißt, diese Rolle braucht ein hohes kommunikatives Geschick, ein gutes Gespür für Konflikte und deren Lösung und eine große Empathie auf Seiten der Projektassistenz.
In der Regel ist eine Projektassistenz jemand, der auch für die Rolle der Projektleitung in Frage kommt, es aber noch an der notwendigen Erfahrung fehlt. Das heißt, wir könnten die Rolle auch als stellvertretende Projektleitung bezeichnen. Also eine optimale Position, um zu lernen, wie Projektleitung funktioniert. Allerdings muss man auch dazu sagen, dass es auch Projektassistenzen gibt, die ausschließlich das machen wollen. Sie wollen gar nicht in die Position der Projektleitung kommen, sondern sind mit der Position der Projektassistenz sehr zufrieden, also mit dem Zuarbeiten und dafür zu sorgen, dass die Projektleitung optimal agieren kann. Typische Aufgaben der Projektassistenz sind das Vorbereiten von Berichten, das Vor- oder Aufarbeiten von Tabellen, von Methoden, wie ein Projektstrukturplan, einem Ablaufplan oder der Risikoanalyse. Ebenso sind typische Aufgaben die Organisation von Meetings, die Dokumentation sowie die Unterstützung der Projektleitung in vielen unterschiedlichen kleinen Aufgaben.
Wo sitzt die Projektassistenz?
Die Projektassistenz sitzt meistens dicht bei der Projektleitung, damit hier der Kontakt reibungslos fungieren kann. Gerade die physische Nähe ermöglicht es, dass die Abstimmung zwischen Projektassistenz und Projektleitung schnell und ungehindert erfolgt. Selbst in einem virtuellen Team hat die Projektassistenz in der Regel deutlich mehr Kontakt mit der Projektleitung als andere Projektteammitglieder.
Wie wird man Projektassistent?
Der normale Weg Projektassistenz zu werden ist entweder eine externe Bewerbung auf die Stelle oder ein interner Aufstieg. Oft sehen Projektleitungen Projektteammitglieder in ihren Projekten, von denen sie sagen, dass sie sich eine stärkere Zusammenarbeit vorstellen könnten. Diese Projektteammitglieder werden dann wiederum zur Projektassistenz in einem späteren Folgeprojekt berufen. Auch hier schadet es nicht, wenn du Interesse hast Projektassistent zu werden, diesen Wunsch frühzeitig kund zu tun. Das heißt, dass du zu deiner Führungskraft gehst und ihr explizit sagst, dass du gerne als Projektassistenz arbeiten möchtest. So kann dein Wunsch Berücksichtigung finden und du erfährst frühzeitig, ob dies überhaupt möglich ist oder ob du extern nach einer anderen Möglichkeit Ausschau halten solltest.
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Was verdient eine Projektassistenz?
Eine Projektassistenz verdient in der Regel nur wenig mehr als ein normales Projektteammitglied. Was ein Projektteammitglied verdient, ist höchst abhängig vom Unternehmen und von der Art der Projekte. Für die Projektassistenz gilt aber, dass dies in der Regel eine sogenannte Engagement-Rolle ist. Das heißt, du hast mehr Verantwortung und mehr Aufgaben als ein normales Projektteammitglied, es wird aber nicht besonders entlohnt. Vielleicht bekommst du 50, 100 oder 200 Euro im Monat mehr als die Standardprojektteammitglieder aber von einer stärkeren Entlohnung würde ich nicht ausgehen. Das ist äußerst unwahrscheinlich.
Die Projektassistenz als Erfolgsmultiplikator
Projekte haben Nadelöhre, dort wo Ressourcenengpässe entstehen. Und sie haben Risiken, also Dinge, wo Entscheider drauf gucken und Lösungen finden müssen. Bei genau diesen Punkten kann die Projektassistenz als Multiplikator fungieren. Das bedeutet, dass ein Projektleiter, der um eine gute Projektassistenz ergänzt wird, um ein Vielfaches erfolgreicher sein kann, als wenn er diese Projektassistenz nicht hätte. Auch wenn der Projektassistenz in der Regel nicht die Rolle im Vordergrund zusteht, sondern sie im Hintergrund agiert, hat sie doch einen essentiellen Job und unterstützt die Projektleitung derart, dass es zwischen Erfolg und Misserfolg des Projektes entscheiden kann. Die Projektassistenz kann der letzte Punkt in einem Karriereschritt sein, wenn du für dich sagst, dass dich die Projektassistenz glücklich macht und du da bleiben möchtest. Sie kann aber auch ein Schritt hin zur Projektleitung sein.
Wenn du für dich wissen möchtest, wie du dich als Projektassistenz hin zur Projektleitung verbessern kannst oder wenn Du Feedback auf deine Arbeit als Projektassistenz haben möchtest, dann nimm Kontakt mit mir auf und nutze die kostenlose Beratung. Wir schauen gemeinsam darauf, wo du aktuell stehst und wo dein Weg, deine Karriere in den nächsten Jahren hingehen kann.
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