Multi-Projektmanagement: Prioritäten zwischen Projekten richtig setzen

Nicht jeder Mensch ist dafür geschaffen, mehrere Projekte gleichzeitig zu steuern oder an mehreren Projekten gleichzeitig beteiligt zu sein. Denn anders als du vielleicht im ersten Moment annimmst, geht es dabei nicht um Mulit-Tasking, sondern vielmehr um das richtige Setzen von Prioritäten.

Leite ich ein Projekt, so geht meine Energie voll und ganz in dieses eine Projekt – ohne Streuverluste. Natürlich werde ich manchmal Wartezeiten haben. Doch wenn ich vorausdenke, engagiert bin und nicht prokrastiniere (also: „vor mir herschiebe“), kann ich all die Dinge schon erledigen, die erst zukünftig anstehen werden. Damit helfe ich meinem Projekt optimal im kritischen Pfad (der kürzeste Weg für das Projekt) zu bleiben. Der Gedanke, mehr zu schaffen, wenn mehr parallel läuft, ist nicht richtig – aber auch nicht ganz falsch.

Ich für meinen Teil, bin mir vollkommen bewusst darüber, dass wenn ich mich einem Projekt vollständig widmen würde, dieses Projekt höchstwahrscheinlich mit überaus großem Erfolg abgeschlossen werden würde. Trotzdem arbeite ich so nicht. Bei mir liegen in der Regel fünf bis zehn Projekte gleichzeitig auf dem Tisch. Das müssen nicht alles große Projekte sein. In der Regel habe ich eine gute Mischung unterschiedlicher Projektgrößen. Warum gehe ich aber nun den Weg mehrerer gleichzeitiger Projekte, wenn ich doch weiß, dass das einzelne Projekt damit unter Streuverlusten leidet – also höchstwahrscheinlich weniger gut abgeschlossen wird, als wenn ich mich dem Projekt mit dem Hauptfokus widmen würde?

Weil ich rechnen kann. Für Entscheidungen in und rund um meine Projekte gilt an vielen Stellen das Pareto-Prinzip, auch bekannt als die 80-20-Regel:

Die Abbildung zeigt das Pareto-Prinzip, wie ich es für Marketing-Schulungen verwende. Wir gehen davon aus, dass ein kleiner Teil für den größeren Teil verantwortlich ist. Und das geschieht eben oft in einem Verhältnis von 20 zu 80. In dieser Abbildung gehen wir davon aus, dass 20 Prozent des Marketing-Budgets für 80 Prozent des Umsatzes verantwortlich sind. Bei Aufgaben oder auch Projekten können wir davon ausgehen, dass wir 80 Prozent des Ergebnisses mit 20 Prozent des Arbeitsaufwands erreichen. Für die verbleibenden 20 Prozent des Ergebnisses müssen noch einmal 80 Prozent des gesamten Arbeitsaufwands erreicht werden.

Bin ich nun bereit als strategische Entscheidung, Abstriche bei meinem Projekten hinzunehmen, so benötige ich einen deutlich geringeren Aufwand und oft auch ein deutlich geringeres Budget für die Projekte. Die freiwerdenden Ressourcen kann ich dann wiederum optimal für weitere Projekte einsetzen.

Wer zu dir sagt, dass du dich lieber einem Projekt voll als vielen Projekten ein bisschen widmen solltest, hat unbestritten Recht. So empfiehlt das zum Beispiel Holger Zimmermann. Doch möchte ich diese Aussage noch erweitern: Wenn du aber bereit bist, Einbußen bei den einzelnen Projekten hinzunehmen, kannst du mit den gleichen Ressourcen ein Vielfaches erreichen. Der Unterschied liegt somit darin, ob du in die Tiefe oder in die Breite gehen möchtest. Du wirst es auf jeden Fall nicht schaffen, in die Breite zu gehen und dabei die gleiche Qualitätstiefe zu erreichen, wie es der Fall wäre, würdest du dich nur einem Projekt widmen.

Wichtig für dich ist, dass du dich entscheidest und bewusst handelst. Lasse dich nicht durch deine Vorgesetzten und Auftraggeber in eine Richtung drängen. Entscheide selbst: Möchtest du viele Projekte mit niedrigerer Qualität oder ein Projekt mit sehr hoher Qualität durchführen?

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