Meilenstein – ein besonderes Ereignis innerhalb eines Projektes
Ein Meilenstein ist ein besonderes Ereignis innerhalb eines Projektes. Die DIN 69900:2009 definiert einen Meilenstein im Projektmanagement als ein „Ereignis besonderer Bedeutung“. Das Wichtige dabei ist, dass der Meilenstein nicht nur ein besonderes, sondern vor allem auch ein seltenes Ereignis im Projekt ist. Er darf also nicht inflationär benutzt werden, sondern er sollte wenig benutzt werden, um die Besonderheit beizubehalten. Je öfter ich einen Meilenstein innerhalb des Projektes habe, desto weniger relevant und desto weniger besonders ist der einzelne Meilenstein.
Schnell stellt sich natürlich die Frage, wer vergibt denn eigentlich die Meilensteine. In der Regel ist das die Projektleitung oder aber auch das gesamte Projektteam im Rahmen der Projektplanung bzw. im Rahmen der Projektablaufplanung.
Der Meilenstein wird in der Regel durch eine schwarze Raute dargestellt. Hierbei gibt es drei Entscheidungsmöglichkeiten. Wenn wir uns im Rahmen der Projektplanung auf einen Meilenstein zubewegen, dann müssten wir entscheiden, ob
1. wir den Meilenstein nicht erreichen können und deswegen noch einmal Anpassungen notwendig sind, wir also einen Schritt zurück gehen, oder
2. das Projekt so nicht fortführbar ist und der Meilenstein so nicht erreichbar ist und wir deswegen das Projekt abbrechen, oder
3. wir den Meilenstein erreichen können und deswegen das Projekt fortgesetzt wird.
Alle drei Wege sind möglich. Wir als Projektleitung entscheiden, welcher in dem Moment zutrifft. Grundsätzlich stellt der Meilenstein ein wichtiges Ereignis dar und natürlich auch einen Entscheidungsmoment, ob das Projekt fortgesetzt wird.
Der Meilenstein an sich, in seiner Besonderheit, hat den Vorteil, dass zur Erreichung alle Teammitglieder in der Regel noch einmal bereit sind, besondere Ressourcen zu mobilisieren. Länger zu arbeiten, intensiver zu arbeiten, nur um den Meilenstein auch erreichen zu können.
Dargestellt wird der Meilenstein in der Regel im Rahmen des Ablaufplans. Das heißt, im Ablaufplan haben wir die einzelnen Arbeitspakete und hinter einem Arbeitspaket taucht dann die schwarze Raute auf und symbolisiert den jeweiligen Meilenstein. Unüblich ist es, den Meilenstein oder die Meilensteine im Rahmen des Projektstrukturplans darzustellen. Da der Projektstrukturplan, in der Regel, keinen zeitbasierten Ablauf darstellt, der Ablaufplan hingegen schon.
Besonders wichtig ist es, die Erfolge im Rahmen eines Meilensteins, gemeinsam mit dem Team, zu zelebrieren. Denn das Zelebrieren führt zu einem Wir-Gefühl und zu einem gemeinsamen Erfolgsgefühl. Diese Erfolgsgefühle sind besonders wichtig, um schwere Phasen im Rahmen eines Projektes oder auch im Rahmen zukünftiger Projekte durchzustehen. Nur wenn ich Erfolge auch feiere, schaffe ich es, die harten Zeiten gemeinsam als Team, zu durchleben.
Der Meilenstein ist ein kleines Element in der Projektplanung aber in seiner Wichtigkeit sollte er nicht unterschätzt werden. Oft wird er auch dazu genutzt, um im Rahmen eines Meilensteinplanes, das Projekt verkürzt darzustellen. Das heißt, es wird nicht der gesamte Ablaufplan des Projektes dargestellt, sondern nur die Meilensteine, wodurch sich ein Plan mit den großen Schritten ergibt. Das heißt, ein Plan, in dem die großen Ereignisse zu sehen sind.
Auf Seiten des Controllings wird der Meilenstein für eine sogenannte Meilensteintrendanalyse eingesetzt. Die Meilensteintrendanalyse hilft uns einzuschätzen, wie sich ein Projekt im Näheren entwickeln wird. Der Meilenstein an sich, ist als essentielles Element im Projektmanagement nicht wegzudenken und sollte von der Projektleitung gezielt eingesetzt werden, um Ressourcen zu mobilisieren und Erfolge zu zelebrieren, für das gemeinsame Wir-Gefühl im Team.
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