Folge 024 // Multiprojektmanagement – viele Projekte gleichzeitig leiten

Wenn Schwächen zu Stärken werden! Es klingelt noch immer in meinen Ohren: „Du fängst alles an und bringst nichts zu Ende!“ Genau diesen Satz bekam ich früher häufig zu hören. Der Knackpunkt ist, dass es mir damals als Schwäche verkauft wurde. Heute ist das eine meiner größten Stärken! Denn heute kann ich kurz und schmerzlos Projekte beenden, wenn sie sich nicht lohnen fortzuführen – die nur Zeit, Geld und Energie fressen. Mein Projekt-Portfolio ist also immer gefüllt mit erfolgreichen Projekten, die Umsatz bringen. In dieser Episode erfährst du was Multiprojektmanagement ist, warum du eine Portfolio-Analyse durchführen solltest und welche Kriterien wichtig für eine Nutzwertanalyse sind.

Hier findest du alle Episoden vom Podcast Projektmanagement leicht erklärt.

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Episode 024: Multiprojektmanagement – viele Projekte gleichzeitig leiteng

Hallo und herzlich willkommen zur heutigen Podcast-Episode. Wir werden heute über „Multiprojektmanagement “ sprechen.

Eine meiner größten Stärken: ich muss nicht alles zu Ende machen.

Unser Thema heute ist Multiprojektmanagement oder wie du es schaffst mehrere Projekte gleichzeitig zu leiten. Dazu habe ich ein Buch geschrieben. Das findest du auf Amazon. Es ist das Projektmanagement Handbuch 3. Wenn dich das Thema tiefgründiger interessiert. Ich erzähle dir aber schon jetzt ein bisschen etwas – was dir auf jeden Fall einen Mehrwert bringen wird.

Ich bin einer von den Menschen, denen man früher immer gesagt hat: „du fängst ja alles an und machst nichts zu Ende.“ Und das ist mir damals verkauft worden als eine Schwäche. Schon alleine durch die Übertreibung: alles anfangen, nichts zu Ende machen. Das ist schon ein bisschen unrealistisch. Trotzdem ist dieser Eindruck, der für die Leute entsteht – man fängt ganz viel an, führt aber nicht alles zu Ende – natürlich erstmal kritisch. Es wirkt unvollständig. Es wirkt nicht korrekt. Und ich habe da ganz lange mit mir zu hadern gehabt – vielleicht geht es dir auch so – weil ich diesen Anspruch nicht erfüllen konnte. Alles zu Ende zu machen. Und mich alles auch gar nicht bis zum Ende interessiert hat. Oder ich manches auch gar nicht mehr sinnvoll fand. Da hat mir die Reise vielleicht auch schon so viel gebracht, dass ich es gar nicht zu Ende führen musste. Und heute – einige Jahre später – ist es so, dass das eine meiner größten Stärken ist. Das ich nicht alles zu Ende machen muss. Sondern relativ eiskalt sagen kann: gut, dann beenden wir das Projekt jetzt.

Wir haben zum Beipsiel zwei Projekte, die jetzt gerade „beendet wurden“.
Das eine war ein Konferenz Projekt, was ich – obwohl da knapp 15.000 Euro rein geflossen sind – wieder beendet habe. Weil der Erfolg nicht absehbar war. Beziehungsweise weil andere Projekte im Portfolio mit höherer Wahrscheinlichkeit erfolgreich werden. Und meine Zeit ist begrenzt. Und nur weil ich in etwas schon Geld investiert habe, ist das kein Grund noch mehr Geld rein zu investieren.
Das ist sonst ein bisschen so wie beim Haare schneiden. Nehmen wir an du schneidest dir selbst die Haare. Und schneidest dir ausversehen ein Loch – rutscht ein bisschen mit der Schere ab. Und dann musst du alle anderen Haare drum herum ja auch wieder schneiden um dieses Loch zu stopfen – also damit man dieses Loch nicht mehr sieht. Und dann schneidest du wieder ein Loch rein – weil du wieder abrutscht. Und irgendwann hast du eine Glatze. Und das ist: „Dinge immer zu Ende machen“. Ich war mit meinem Sohn bei unserer Friseurin und sie meinte auch: Ja, er hat jetzt halt gewackelt – da ist so ein kleines Loch. Man sieht es kaum. Aber wenn sie jetzt noch weiter schneidet, wackelt er wahrscheinlich nochmal. Und dann wird es wahrscheinlich passieren, dass da noch mehr Haare wegmüssen. Und das ist der Moment wo wir die Entscheidung treffen: mache ich weiter oder höhere ich auf? Klingt jetzt total albern mit diesem Frisuren Vergleich. Aber es zeigt das in seiner absoluten Einfachheit. Weil auch bei einem Projekt muss ich mich hinstellen und muss mich fragen: mache ich es weiter oder beende ich es? Und es gibt in den Unternehmen da draußen ganz viele Projekte, die sind irgendwie da. Die dümpeln vor sich hin. Das macht aber keiner zu Ende. Das wird nicht abgeschlossen. Das läuft seit zwei Jahren, drei Jahren, sechs Jahren. Ich glaube das längste Projekt, von dem ich mal gehört habe, dass diesen Zustand hatte, war zwölf Jahre. Ein Projekt, dass seit zwölf Jahren läuft und nicht abgeschlossen wurde. Was für zwei Jahre angelegt war. Und das ist natürlich grotesk. Aber das entspringt dem Zusammenhang – diese Angst oder dem Unwillen oder dem nicht Kümmern – darum das Projekte zur Not auch beendet werden auch wenn sie nicht erfolgreich sind.

Und das zweite Projekte, da hatten wir einen Dienst geplant, der in einem anderen Unternehmensbereich online gehen sollte. Wir hatten auch alles schon fertig, der war Live gegangen. Wir haben uns aber dann entschieden – aufgrund einer rechtlichen Änderung – dass wir jetzt nicht mehr geltendem Recht entsprechen. Also die Lösung, die wir da gebaut haben, ist von einem Tag auf den anderen Tag nichtig. Und das kann ich jetzt natürlich weiterführen und bockig sein wie ein kleines Kind und sagen „Ja, aber ich mach das doch. Ist mir doch egal.“ Oder ich kann sagen „Ja, die Rechtsprechung ist so. Pech gehabt. Projekt beenden. Wir finden eine neue Lösung.“

Gesetz zur Vermeidung kognitiver Dissonanz

Die Fähigkeit sehr schnell eigene Entscheidungen zu revidieren ist etwas unheimlich Starkes. Das hat mit kognitiver Dissonanz zu tun – beziehungsweise der Vermeidung kognitiver Dissonanz. Denn das ist das wozu unser Gehirn tendiert. Das wir Entscheidungen, die wir einmal getroffen haben, nicht mehr Rückgängig machen wollen – sondern immer auf dem Pfad bleiben wollen. Also wir wollen uns nicht selbst widersprechen. Und wenn wir eine Entscheidung revidieren, die wir vorher getroffen haben, dann ist das nun mal ein Wiederspruch. Das ist das sogenannte Gesetz zur Vermeidung kognitiver Dissonanz. Da leiden die meisten Menschen drunter. Das gehört einfach dazu. Man kann es weg trainieren und sich dann eine sehr lockere Sichtweise aneignen. Aber das braucht Übung und ist bei den meisten Menschen nicht automatisch da. Und da habe ich festgestellt, dass das eine ganz große Stärke ist. Ganz viel anzufangen und nur das weiter zu führen was sinnvoll ist. Und gerade nicht die Sachen weiter zu führen, die keinen Sinn machen.

Porfolio

Das Ganze kann man natürlich noch ein bisschen systematisieren. Und da ist dann auch der Umschwung zum Thema Multiprojektmanagement – worum es ja eigentlich heute geht. Nämlich die Thematik Portfolio. Wenn du mehrere Projekte hast, dann hast du ein sogenanntes Portfolio. Man kann sich das ein bisschen wie ein Aktienportfolio vorstellen. Da hast du gute Dinger drin und hast du schlechte Dinger drin. Und sinnvoll ist natürlich, die die gut sind weiter zu führen und die die schlecht sind zu beenden. Je nachdem wo du angesiedelt bist. Also sagen wir, du bist jetzt in einem Konzern Projektleiter im unteren Bereich. Dann wirst du wahrscheinlich nicht diese Entscheidungsmöglichkeit haben ob das Projekt weiterhin durchgeführt wird oder nicht. Aber vielleicht hat deine Stimme | deine Meinung, am Ende doch Einfluss darauf. Und dann macht es einen Unterschied ob du etwas sagst oder ob du nichts sagst. Und bei einem sogenannten Projektportfolio können wir natürlich auch eine Projektportfolioanalyse machen. Dafür gibt’s unterschiedliche Vorgehensweisen. Welche genau, findest du in meinem Buch.

Nutzwertanalyse

Eine Vorgehensweise möchte ich dir aber näherbringen. Die basiert auf der Basis einer sogenannten Nutzwertanalyse. Vielleicht hast du von der Nutzwertanalyse schon mal gehört. Die erkläre ich unter anderem auch in dem Buch. Und da funktioniert das so, dass wir als Erstes Kriterien festlegen – wonach wir Projekte bewerten wollen. Bei uns sind das zum Beispiel: wie viel kostet ein Projekt? Wie viel Risiko ist da drin? Wie lange dauert es? Wie viel Gewinn bringt es? Wie strategisch relevant ist es? Und nicht zu Letzt die Frage danach, ob es ein Schlüsselprojekt ist. Also ob dadurch zum Beispiel andere Projekte positiv verstärkt werden. Im Grunde die Frage nach Synergien. Hat es einen besonders großen synergetischen Effekt? Und diese Kriterien gewichte ich dann. Ich kann natürlich jedem – ich glaube ich habe sechs Punkte genannt – könnte jedem den gleichen Wert geben. Also den gleichen Gewichtungsanteil von 100 Prozent. Ich kann aber auch stärker gewichten. Ich kann sagen: Gewinn ist für mich das Wichtigste – 60 Prozent. Kosten ist für mich das Unwichtigste – 1 Prozent. Und dann ergibt sich natürlich automatisch daraus, welche Projekte relevant sind oder nicht. Das Ganze basiert auf einer Excel Tabelle. Das heißt, ich muss das einmal durchgehen – muss allen Projekten einen Punkt geben, ein Punktesystem. Zum Beispiel 1 bis 3 Punkte, 1 bis 5 Punkte – je höher desto besser. Also fünf als höchster Wert in der Skala ist dann auch der beste Wert. Und dann, wenn ich jedes Projekt in den einzelnen Kriterien bepunktet habe, dann lege ich meine Gewichtung drauf. Und darüber sehe ich dann welche Projekte im Portfolio die sind, die wir vorantreiben sollten und welche Projekte wir nicht fortführen sollten.

Wenn du so eine differenzierte Portfoliosicht hast und das kombinierst mit der Fähigkeit Projekte zu beenden und dich davon zu lösen – dann kannst du ein sehr starkes Projektportfolio aufbauen. Oder rein theoretisch – Projekte sind ja unendlich – dann kannst du ein sehr starkes Multiprojektmanagement aufbauen. Und das ist durchaus ein ganz großer Schlüssel – wenn du viele Projekte gleichzeitig leitest. Die meisten Menschen, die ich kenne, hängen da noch viel zu sehr in der operativen Leitung. Das heißt, die leiten die Projekte operativ und setzen sich gar nicht auf strategischer Ebene mit dem Portfolio auseinander. Das passiert auch oft erst bei Konzernen ab einer gewissen Führungsebene. Aber ich glaube davon können ganz viele Projektmanager profitieren, die in mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten. Auch wenn wir es da vielleicht noch nicht Multiprojektmanagement nennen oder es nicht so betitelt ist. Das ist egal. Es geht am Ende darum, was du machst. Und wenn du mehrere Projekte gleichzeitig leitest, dann stellt sich immer die Frage: was ist jetzt gerade Priorität? Was ist wie wichtig? Wo kann ich Kosten oder Zeit reinpacken? Und das ist was, was du immer im Kopf haben solltest. Die Führung mehrere Projekte gleichzeitig ist natürlich auch eine operative Frage. Du brauchst definitiv eine Übersicht wie du was zu tun ist, in welchem Projekt. Und das empfehle ich dir auch täglich zu aktualisieren und auch auf einer A4 Seite oder auf einer Bildschirmseite zu haben. So dass du auf einem Blick siehst, was ist wo wie in welchen Projekten zu tun. Und da machst du einmal wöchentlich die große Planungsübersicht, machst einmal täglich die kleine Planungsübersicht. Und dann wirst du merken, dass diese Struktur sich ganz schnell verselbstständigt und bei dir verinnerlicht. Und du plötzlich viel mehr Überblick über die Projekte haben wirst. Wenn du dazu das Ganze noch mit einem Portfoliomanagement oder mit einem Multiprojektmanagement kombinierst, dann hast du auf einmal den Schritt, dass deine Projekte nicht nur in sich erfolgreicher werden – sondern auch die Projekte, die du machst besser werden. Weil sie einfach mehr zu den strategischen Unternehmenszielen passen. Und das ist am Ende das Wichtigste. Wir als Projektleiter treiben die strategischen Unternehmensziele voran, mit unseren Projekten. Und dann müssen die Projekte aber natürlich auch entsprechend dazu passen.

Strategische vs. operative Ebene

Soviel erstmal zum Thema Multiprojektmanagement. Da gibt es natürlich noch ganz viel darüber zu erzählen. Es macht auch einen Unterschied ob wir da über die strategische oder die operative Ebene reden. Also das wirklich ausführen. Wie hält man viele Bälle gleichzeitig in der Luft? Wie mache ich das mit der Kommunikation? Wie mache ich das mit dem Taskmanagement? Ich denke da werde ich in einer der nächsten Episoden auch nochmal drüber reden.

Ich hoffe die Episode heute hat dir einen Mehrwert gebracht. Wenn ja, gib mir eine Bewertung auf iTunes. Gib mir fünf Sterne, schreib noch etwas dazu. Und schicke mir auch gerne deine Wünsche per E-Mail. Wenn du was hast, wo du sagst, das finde ich interessant, das würde mich interessieren das Thema – dann schreibe mir sehr gerne und dann greife ich das gerne in einer der nächsten Episode auf.

Ich wünsche dir alles Gute, ganz viel Erfolg mit deinen Projekten und bis zum nächsten Mal.

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