Folge 016 // Wie du mehrere Projekte gleichzeitig leitest und trotzdem den Überblick behältst. [On The Road]

Herzlich willkommen in dieser Episode. Heute beschäftigen wir uns mit dem Thema Multiprojektmanagement. Ich erkläre dir, was ein Portfolio- oder Multiprojektmanagement ist und wie du den Überblick über deine Projekte und dein gesamtes Portfolio behältst.

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Episode 016: Wie du mehrere Projekte gleichzeitig leitest und trotzdem den Überblick behältst. [On The Road]

Hallo und herzlich willkommen zur heutigen Projektmanagement-Podcast-Episode. Wir werden heute darüber sprechen, wie du über deine Projekte den Überblick behalten kannst, wie du das ganze Portfolio im Blick behältst und was Portfolio oder Multiprojektmanagement eigentlich ist.

Der bestmögliche Überblick

Was mich schon seit Jahren beschäftigt, ist die Frage, wie ich bestmöglich den Überblick über alle meine Projekte behalten kann. An der Stelle kann ich nur sagen, dass es nicht möglich ist den perfekten Überblick zu behalten. Ich habe immer wieder unterschiedliche Formen des Projektüberblicks genutzt, aber den ultimativen Überblick gibt es leider nicht. Und wenn es ihn doch gibt, dann hat es wiederum sehr viel mit Pflege zu tun. Dann bedeutet es wirklich, dass du dein Portfolio | deine Übersicht auch immer wieder pflegen und anpassen musst. Das ist natürlich sehr viel Arbeit. Aber trotzdem gibt es Schnittmengen, also Zwischenwege, die vom Aufwand okay sind und einen insgesamt ganz guten Überblick liefern. Und das möchte ich dir heute näherbringen.

Für wann gilt das?

Du brauchst das nicht, wenn du nur ein einzelnes Projekt hast, was du managet. Dann kannst du aus dieser Episode zwar auch ein bisschen was mitnehmen, aber dann brauchst du das nicht zwangsweise.
Wichtig ist es dann, wenn du mehrere Projekte gleichzeitig steuerst.
Bei mir ist das so, dass ich aktuell elf unternehmerische Projekte laufen habe. Die haben einen unterschiedlichen Reifegrad. Das heißt, das können schon bestehende Unternehmen sein mit einem entsprechenden Jahresumsatz im sechsstelligen Bereich. Und die sind kombiniert mit Sachen, die wir vielleicht gerade erst starten, wo wir Test Cases bauen, wo wir Versuche machen, wo wir vielleicht auch neue Kooperationen aufbauen. Und diese elf Unternehmen haben natürlich alle nochmal Projekte in sich. Jetzt kann man in Kategorien denken. Ich habe elf unternehmerische Kategorien, in denen ich arbeite. Und wenn nur jedes aktuell drei Projekte am Laufen hat, dann sind wir schon bei 33 Projekten. Die alle gerade gleichzeitig laufen. Das ist natürlich schon in sich eine Herausforderung.

Wie kann man da überhaupt noch den Überblick behalten?

Um dieser Frage näher zu kommen, muss man sich überhaupt erstmal angucken: was ist Multiprojektmanagement? Man muss dazu sagen, dass die wenigsten Projektleiter diese Vielzahl an Projekten gleichzeitig steuern. Meistens steuern Projektleiter ein, zwei, drei, vielleicht auch mal fünf Projekte. Aber sie steuern nicht gleichzeitig 33 Projekte, oder 40. Du brauchst natürlich dann eine entsprechende Struktur, um dem auch gerecht zu werden. Diese Struktur hat ganz viel mit dem generellen Denkansatz zu tun, also wie du das Einzelprojekt steuerst. Das heißt jetzt nicht, dass ich in jedem Projekt jede Detailarbeit ausführe. In vielen Projekten koordiniere ich nur wer was tut und übernehme an relevanten Punkten einzelne Arbeitspakete. Aber ich mache an ausgeführter Arbeit den kleinsten Teil, in dem jeweiligen Projekt. Ich bringe im Grunde genommen nur die Ressourcen zusammen. Und nur dann kann das auch funktionieren. Aber auch da gibt es ein Limit, was für mich als Mensch schaffbar beziehungsweise überschaubar ist. Jetzt in der aktuellen Phase bin ich da auch schon ziemlich am Maximum dran. Ich vermute, wenn ich da noch tiefer rein gehe und noch ein, zwei andere Sachen nebenbei ein wenig reduziere, dann geht wahrscheinlich sogar nochmal ein bisschen mehr – dann könnte ich wahrscheinlich die Zahl nochmal um 50 Prozent steigern. Denn aktuell stehe ich noch recht viel im Unterrichtsraum. Ich trainiere Menschen in Projektmanagement, in Personalführung und das kostet natürlich auch Zeit. Und es kostet mich immer auch einen Projektüberblick, weil ich aus meiner Projektarbeit ganz rausgerissen werde. Und mich dann natürlich voll und ganz mental in den Unterricht begebe. Auf der anderen Seite tut es natürlich auch total gut mal aus dem Portfolio raus gerissen zu werden. Und ein bisschen was anderes zu machen.

Multiprojektmanagement

Beim Multiprojektmanagement gehen wir grundsätzlich davon aus, dass das Ganze auf einer viel strategischen Ebene stattfindet. Das heißt, wir entscheiden darüber, welche Projekte im Unternehmen oder in unterschiedlichen Unternehmen laufen. Man kann das Ganze auch mit einem Aktienportfolio vergleichen. Im Englischen ist treffender, da heißt es nicht Multiprojektmanagement, sondern Portfoliomanagement.

Als Portfoliomanagement verstehen wir den Zusammenschluss von vielen Projekten. Das heißt, wir haben ganz viele Projekte im Unternehmen.

Was jetzt ganz viele sind liegt natürlich jeweils an dir. Für den einen sind das zehn für den anderen sind das hundert. In anderen Unternehmen habe ich auch schon 500, 600 Projekte gesehen. Und das Portfolio ist im Endeffekt die Gesamtstrategie. Mein Portfolio sollte also im Optimalfall einer Strategie folgen.

Das ist auch die Quintessenz von Portfoliomanagement.
Wir haben als Basis unsere Strategie. Die Strategie führt zu den Projekten, die wir machen müssen um dann das Strategieziel zu erreichen. Noch weiter vorne steht das Ziel. Und das dann wiederum mündet in Einzelprojekte, die für sich wieder gemanagt werden müssen.

Die Abfolge ist:

• Ziele
• Strategie
• Multiprojektebene oder Portfolioebene
• Einzelprojektebene

Meine ganzen Tipps, die ich sonst so von mir gebe, beziehen sich oft mehr auf die Einzelprojektebene. Aber heute geht es wie gesagt um die Multiprojektebene. Also um das große Ganze.

Um gutes Multiprojektmanagement machen zu können, musst du deine unternehmerischen Ziele kennen. Du musst wissen, wo das Unternehmen, wo die Organisation, in der du bist, hinmöchte. Und du musst wissen, was die Strategie ist. Die Strategie ist im Endeffekt der Weg, den wir gehen müssen, um diese Ziele zu erreichen. Das wird dann in Projekte umgedeutet, die sich wiederum in deinem Projektportfolio befinden. Und wenn wir dann ins Portfolio reingucken, müssen wir uns natürlich die Frage stellen: „Liegen da eigentlich die richtigen Projekte drin, um die Ziele zu erreichen?“ Und das ist das, was wir auf der Steuerungsebene machen – um das soll es heute weniger gehen.

Es soll mehr um die Übersicht gehen. Denn wir müssen uns fragen: „Wie kann ich über diese ganzen Projekte bestmöglich den Überblick behalten? Wer hat was wie eigentlich zu tun?“
Da gibt es, wie gesagt, ganz unterschiedliche Varianten.

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Portfolioboard und Taskmanagement

Bei uns arbeiten wir mit einem sogenannten Taskboard. Und in diesem Taskboard befinden sich die Mitarbeiter. Die haben jeweils eine Spalte. Und in den einzelnen Spalten haben wir nochmal eine Unterteilungen nach Kalenderwochen. Die sehen also: „was habe ich jetzt zu tun, was habe ich nächste Woche zu tun, was habe ich danach zu tun.“ Und da kommen natürlich nochmal Aufgaben der täglichen Arbeit mit rein. Da kommen aber auch Projektarbeitspakete mit rein. Und diese Arbeitspakete beruhen wiederum auf Projektstrukturplänen, die definieren was im jeweiligen Projekt zu tun ist. Und dann werden für die jeweiligen Wochen Prioritäten gebildet. Über die Arbeitspakete, über die Projekte hinweg, für den einzelnen Mitarbeiter. Hier sieht man schon, dass das natürlich ein entsprechendes Abstraktionsvermögen benötigt. Das heißt, du müsstest schaffen, den Überblick über alle Projekte zu haben. Zu sehen welcher Mitarbeiter was zu tun hat im Projekt und was gerade in welchem Projekt aus welchem Grund Priorität hat. Und dafür brauchst du natürlich auch ein Gefühl für Abhängigkeiten.

Das mache ich größtenteils im Kopf. Das heißt, die Tasks der Mitarbeiter sind zwar in der jeweiligen Woche drin. Aber das Vergeben der Prioritäten, was wie strukturiert wird, mache ich im Kopf beziehungsweise am Board. Das kann man noch weiter, formeller gestalten. Man kann das richtig mit Auswertung und Prioritätsboards machen. Das würde bei uns die Sache verkomplizieren und bietet nicht genügend Mehrwert – deswegen bleiben wir bei der Version, die wir aktuell machen.
Aber trotzdem will ich natürlich einen Gesamtüberblick über alle Projekte haben.
Aktuell bin ich dazu übergegangen, alle Projektstrukturpläne in einer Map zu erfassen – ich nutze dafür ein Mindmap-Format, was ganz gut klappt. Das wichtige dabei ist, dass man nicht in die Doppeltaskverwaltung oder die Doppelarbeitspaketverwaltung kommt. Denn das macht natürlich extra Aufwand. Ich darf nicht dahinkommen, dass ich sage „Ich erfasse hier in der großen Portfolioübersicht. Da erfasse ich alle Arbeitspakete und dann trage ich da ein, wer daran arbeitet. Und dann trage ich den Status ein. Und mache mir noch Notizen dran. Und zusätzlich mache ich nochmal ein Taskboard und jeder Mitarbeiter bekommt noch ein Arbeitspaket. Ich schreibe mir daran hin wer daran arbeitet und ich schreibe mir wie aufwendig das ist, wie der Status ist und mache mir da noch Kommentare ran.“ Dann bringt mir das Ganze überhaupt kein Vorteil, weil ich in die Doppelarbeit komme. Dann mache ich nämlich beides Gleichzeitig. Ich mache das Management in beiden Boards. Und das ist halt einfach nur schwachsinnig.

Das heißt, ich muss im Portfolioboard eine für mich reduzierte Variante finden.
Ich nutze für das Portfolioboard eine cloudbasierte Mindmap Basis. Aber unser Taskmanagement findet in einem Taskboard statt. Konkret sind das einmal MindMeister und einmal KanbanFlow. MindMister nutzen wir für die Mindmaps und KanbanFlow nutzen für das Task-Management, beziehungsweise Arbeitspakets-Management. Es ist aber oft so, dass ich natürlich wissen muss: „Was ist jetzt in welchem Projekt gerade wichtig und dran.“ Und dafür muss ich mich zwei, dreimal die Woche wirklich an diese Portfolioübersicht ran setzen. Ich muss mir, je nach Projekt, überlegen: „Okay, was ist jetzt die Woche schon passiert? Was wurde abgearbeitet? Was muss noch abgearbeitet werden? Wo stehen wir? Wo haben sich vielleicht auch Prioritäten verschoben?“
Ganz konkret bei uns kommt nochmal die Herausforderung hinzu, dass wir sehr viel im agilen Bereich arbeiten. Wir arbeiten sehr viel mit Unsicherheit. Wir wissen nicht, ob das am Ende wirklich so ist wie wir es jetzt geplant haben. Das heißt, da sind relativ viele Anpassungen im Vorgehen notwendig. Das muss ich natürlich auch als Möglichkeit haben, dass ich leicht Anpassung vornehmen kann – dass nicht alles zu festgeschrieben ist. Und das bieten uns auch diese Tools. Das finde ich vorteilhaft.

Ich bin jetzt dazu übergangen, im Portfolio-Tool, also im Mindmap-Tool, einmal jedes der elf unternehmerischen Projekte anzulegen. Und dann innerhalb jeden unternehmerischen Projektes nochmal die Unterprojekte, die dort zu tun sind. Also zum Beispiel den Launch eines neuen Funnels, das Überarbeiten von Kundenbroschüren oder das Neueinrichten eines Produktes. Alles das, was wir dann nochmal als Einzelprojekt bezeichnen würden. Und so habe ich, unterteilt nach unternehmerischen Projekten oder Unternehmen, die einzelnen Projekte gegliedert.

Programmmanagement

Und wenn wir jetzt noch ein Fachwort vom Multiprojektmanagement nehmen, haben wir Programmmanagement.

Programmmanagement bezeichnen ähnliche Gruppe von Projekten, die in sogenannten Programmen zusammengefasst werden.

Ich könnte jetzt entweder daher gehen und sagen „Okay, über alle unternehmerischen Projekte hinweg, nehme ich mir die Marketingprojekte und fasse die in einem Programm zusammen. Oder ich mache halt genau das, was ich jetzt gemacht habe: ich nehme diese elf Unternehmen, oder diese unternehmerische Projekte und sage „Das ist jetzt mein Programm und darunter, im jeweiligen Programm, liegen dann die Einzelprojekte.“
Und das ist so eine ganz typische Struktur für das Multiprojektmanagement:

• Ich habe mein Portfolio an sich.
• Im Portfolio habe ich mehrere Programme, also Themencluster, Strukturierungen.
• In diesen Clustern liegen dann wiederum die Einzelprojekte.
• Und für die Einzelprojekte führe ich dann wieder Arbeitspakete.

Dann mache ich einfach nur eine Sache: ich markiere mir in diesem Portfolio, was jetzt als nächstes in welchem Projekt dran ist. Das heißt, ich setze um die Projekte oder auch teilweise um die Teilprojekte einen roten Rahmen. Damit ich auf einen Blick sehe, was jetzt gerade Priorität ist. Das kann sich natürlich ändern. Aber dann muss ich nur einen Klick machen, nämlich den roten Rahmen ändern. Und ich kann zwei, drei Mal pro Woche durchgehen und Arbeitspakete löschen und hinzufügen. Wenn ich jetzt zum Beispiel sage „Wir haben eine neue Erkenntnis. Wir wissen, dass wir das nicht so machen können, wie wir es eigentlich geplant hatten. Wir müssen es anders machen.“ Dann kann ich die betroffenen Arbeitspakete löschen und kann gleichzeitig neue Arbeitspakete hinzufügen. So habe ich die Möglichkeit, dass ich auf der einen Seite meine Portfolioübersicht – also das gesamte Portfolio aus Projekten, unterteilt in Programmen – sehen kann. Ich weiß auf der anderen Seite was da drin Priorität hat. Und ich kann das dann wieder als Basis nehmen, weil da habe ich nur den Namen des Arbeitspaketes notiert um dann daraus Tasks oder auch Arbeitspakete für die einzelnen Mitarbeiter zu machen. Das heißt, ich setze einen Verantwortlichen auf den Task. Ich mache eine Beschreibung. Ich mache Sub Tasks. Und diesen Schritt, aus dem reinen Arbeitspaketsstil einen reinen Task zu machen, mache ich dann in einem anderen Tool.

Diese gesamte Portfolioübersicht mache ich in MindMeister und den nächsten Schritt der Umdeutung in konkrete Task auf die jeweiligen Mitarbeiter, auf die jeweiligen Wochen, das läuft dann bei uns in KanbanFlow.
Jetzt könnte man berechtigt sagen „Naja, aber warum nutzt du dafür nicht Excel? Weil in Excel könnt man das alles auch auswerten?“ Ja, vollkommen richtig. Ich kann auch eine Prioritätsplanung in Excel machen. Ich könnte das Portfolio einteilen, in „Was hat einen besonders großen Schlüsseleffekt? Was frisst besonders viel Zeit? Was frisst besonders viel Geld? Was bringt besonders viel Gewinn?“ Und könnte darüber Prioritäten bilden. Aber bei unser, dann am Ende doch begrenzten, Anzahl an Projekten – wir reden hier immerhin über unter 50 Projekte, die gerade aktiv sind – kann ich das auch mit annähernd dem gleichen Ergebnis auf Intuitionsbasis machen. Ich glaube das kann nicht jeder. Da muss man sehr genau für sich abstimmen: kann ich das oder kann ich das nicht? Ich für meinen Teil kann das aber. Und mir reicht das von der Akkuratheit. Mir ist das Akkurat genug. Wenn ich das auf meine Intuition basiert mache: natürlich könnte ich eine Excel Tabelle als Basis nehmen und eine konkrete Berechnung dahinter setzen. Aber auch da kenne ich mich: wenn dann bei einem Projekt nicht die Priorität herauskommt, die ich gerade gerne hätte, dann schiebe ich so lange an den Zahlen rum, bis es die Priorität hat die ich haben möchte. Und das ist auch für mich okay so. Denn ich bin so. Das kann ich für mich sehr gut akzeptieren und bin damit auch glücklich.

Ein Lösungsansatz

Wir waren ursprünglich bei der Frage: wie behältst du besseren Überblick über deine Projekte. Und jetzt kommen wir nochmal zu der Grundlogik dieser Frage zurück. Denn man kann da auch ganz leicht raus lesen „Wie behalte ich besser Überblick über die Arbeitspakete in meinen Projekten? Oder über die Tasks in meinen Projekten?“ Aber darum geht es mir gar nicht. Sondern mir geht es darum, wie du einen besseren Überblick über die Projekte behältst. Das heißt, wir sind wirklich eine Ebene darüber. Wir sind im Multiprojektmanagement. Du hast diese strukturierten Programme. Und dann hast du darin wiederum deine Projekte und kannst dann auch ziemlich gut sagen „Okay, welche Prioritäten haben wir denn überall? Wo haben wir denn alles Prioritäten und wie kann ich die jetzt entsprechend in meinen bestehenden Ressourcen einteilen?“
Ich kann nur sagen, es gibt hundert und eine Lösung wie du das im Multiprojektmanagement angehen kannst. Das ist mein Ansatz. Der ist sehr lean, der ist schnell gemacht, der ist einfach gemacht, der kostet nicht unendlich viel Geld. Also das ist etwas, das du wirklich schnell für dich umsetzen kannst.

Wenn du sagst, du würdest gerne mehr darüber wissen, du würdest das gerne lernen. Du würdest gerne wissen: wie kannst du das konkret auf deine Projekte anwenden? Dann schreibe mir doch eine E-Mail. Ich nehme mir gerne eine halbe Stunde Zeit um dich und deine Projekte kennen zu lernen. Das ist kostenlos, dafür zahlst du nichts. Aber ich helfe dir gerne wie du das für dich umsetzen kannst. Ich freue mich, dass du dabei gewesen bist. Und hoffe dich in der nächsten Episode wieder mit dabei zu haben.

Unterstützung für dich

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