Folge 015 // präsent vs. virtuell – Projektmanagement in virtuellen Teams [On The Road]

Früher habe ich in meinen Trainings dazu geraten, sich unbedingt ein Mal live gesehen zu haben, damit die Zusammenarbeit erfolgreich funktionieren kann. Heute sehe ich das anders und damit herzlich willkommen zu dieser Podcast-Episode mit dem Thema: präsent vs. virtuell. Ich selbst arbeite seit vielen Jahren erfolgreich in virtuellen Teams zusammen, ohne alle meine Teammitglieder je live getroffen zu haben. Wie das funktioniert, was es dabei zu beachten gibt und welche Tools wir zur klaren Kommunikation nutzen, erzähle ich dir jetzt!

Hier findest du alle Episoden vom Podcast Projektmanagement leicht erklärt.

Shownotes

appear.in – Schneller Videochat ohne Account und Login!
Diese browserbasierte Videokonferenz-Software ist eine super Alternative zu Skype – schneller, einfaches Handling und viel stabiler. Unterhalte dich mit bis zu vier Gesprächspartnern gleichzeitig, völlig kostenfrei in deinem personalisierten Raum. Mehr über appear.in erfährst du hier.

Trello – gut organisiert!
Dieses Projektmanagement-Tool gibt dir immer einen visuellen Projektüberblick. Man kann es auch als Online-Pinnwand bezeichnen und man kann es in der Basisversion kostenlos nutzen. Einen Trello-Account kannst du dir hier anlegen.*

KanbanFlow – Learn Project Management. Simplified.
Ist ebenfalls ein Projektmanagement-Tool und eine mögliche Alternative zu Trello. Mehr zu KanbanFlow findest du auf der Webseite.

Slack – einfach kommunizieren!
Dieses Tool dient zur Abstimmung und Organisation innerhalb des Teams und zu den einzelnen Projekten. Mehr zu Slack findest du auf der Webseite.

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Episode 015: präsent vs. virtuell – Projektmanagement in virtuellen Teams

Hallo und herzlich willkommen zur heutigen Projektmanagement-Podcast-Episode, in der wir über virtuelle Teams reden werden. Beziehungsweise darüber, dass du Leute die mit und für dich arbeiten noch nie gesehen haben musst damit die Zusammenarbeit gut funktioniert.

Was ist ein virtuelles Team?

Auch die heutige Episode gibt es wieder „On the Road“, wo ich mich Momentan anscheinend viel zu häufig aufhalte. Ich sollte lieber mal im Büro sitzen, aber wenigstens ein guter Moment um für dich einen Podcast aufzunehmen.

Wie angekündigt reden wir heute über virtuelle Teams.
Stellen wir uns erst einmal die Frage: was ist ein virtuelles Team – beziehungsweise ab wann können wir von einem virtuellen Team reden? Im Normalfall würden wir sagen, ein Team arbeitet dann zusammen, wenn es bei einander ist. Zum Beispiel in einem Büro. Oder auch schon in einem Komplex, beziehungsweise auch noch in einem Komplex – also in einem Gebäude oder im Nachbargebäude? Wo ist diese Grenze? Ab wann ist dein Team virtuell?

Da gibt es unterschiedliche Definitionen. Es ist relativ naheliegend, dass ein Team zu mindestens virtuelle Komponenten hat, sobald ihr nicht mehr gemeinsam in einem Raum sitzt. Für das, was da draußen in der Arbeitswelt passiert, gilt ganz viel, dass es sich um virtuelle Teams handelt. Vielleicht auch nur Teams mit virtuellen Komponenten, aber immerhin sind diese dann virtuell. Weil ich mich vielleicht nicht immer austauschen kann, direkt „Face to Face“. Ich muss zum Telefonhörer greifen, ich schreibe eine E-Mail oder ich nutze Slack zur Kommunikation. Das hängt immer davon ab, welches Tool ich gerade gewählt habe. Aber in all den Fällen reden wir von einem virtuellen Team.

Ich hatte ja am Anfang gesagt: ich muss jemandem aus meinem Team nicht gesehen haben, damit es eine gute Teamzusammenarbeit geben kann. Das klingt vielleicht abgefahren. Das ist aber eine Erfahrung, die ich wirklich gemacht habe. Früher, in meinen Trainings, habe ich dazu geraten, sich unbedingt einmal Live gesehen zu haben. Damit die Zusammenarbeit erfolgreich funktionieren kann. Heute würde ich diesen Rat leicht variieren. Ich würde eher sagen: wenn ihr euch Live gesehen habt, dann wird es die Zusammenarbeit wahrscheinlich noch verbessern. Sie kann aber auch gut funktionieren, wenn ihr euch nicht Live gesehen habt.

Was passiert wenn wir uns in der Realität treffen?

Nicht am Telefon, nicht in einer Videokonferenz – sondern wirklich von Angesicht zu Angesicht, wo wir uns berühren können. Der erste große Unterschied den es gibt ist, dass nämlich genau das passiert – wir berühren uns. Egal ob das jetzt ein Händedruck oder eine Umarmung ist. Es gibt im Regelfall irgendeine Art von Berührung. Und diese Berührung ist durchaus wichtig, um Kontakt miteinander aufzunehmen. Und zusätzlich zu der Berührung kommt dann auch noch das Riechen. Wir nehmen den Anderen auch noch als Geruch wahr. Und vielleicht sogar als leichten Geschmack auf der Zunge – ohne ihn jetzt abzulecken. Aber auch das kann passieren, dass jemand für dich vielleicht einen sehr angenehmen Geruch hat oder auch einen sehr unangenehm Geruch und du das dann sogar auf der Zunge wahrnimmst. Dazu kriegst du natürlich nochmal ganz anders mit, wie diese Person sich gibt und auch wie sie Körperlich aufgebaut ist. Wie sind Hände im Verhältnis zum Rumpf? Wie sind die Beine im Verhältnis zum Rumpf? Wie sind die Arme im Verhältnis zu Beinen und das wiederum zum Kopf? Du nimmst den ganzen Menschen vollumfänglich wahr. Das muss nicht immer positiv sein. Bei manchen Menschen kann es dich auch irritieren und du gewöhnst dich vielleicht erst mit der Zeit an diesen Kollegen oder diese Kollegin. Aber es passiert erstmal. Und das genau passiert nicht, wenn wir rein virtuell miteinander arbeiten. Trotzdem kann die Zusammenarbeit sehr gut sein.

Videokonferenzen

Eine Sache, die ich versuche möglichst vorne weg zu machen, ist eine Videokonferenz. Das ich die Chance habe, den anderen wenigstens zum Teil zu sehen. Wenigsten das Gesicht zu sehen. Damit die gleichen Teambildungsprozesse einsetzen können, die auch bei einem präsenten Team einsetzen.

Das ist meine absolute Topempfehlung: mache mit den Leuten, mit denen du zusammenarbeitest, viele Videokonferenzen!

Ich meine damit nicht, dass du jetzt ständig in irgendwelchen Videokonferenzen sitzen sollst. Aber immer dann, wenn ein Thema zu komplex wird um gut darüber zu schreiben, solltest du unbedingt eine Videokonferenz machen. Wenn du denjenigen nicht Live sehen kannst. Nehmen wir an du hast jetzt einen Kollegen, den siehst du dreimal die Woche Live – dann brauchst du die anderen zwei Tage in der Woche keine Videokonferenz mit dem zu machen. Aber wenn du zum Beispiel einen Programmierer hast, der in Spanien sitzt, und du sitzt in Deutschland, und du hast nicht die Möglichkeit den ein, zwei Mal die Woche zu sehen – dann sollte das regelmäßige Treffen / das regelmäßige Sprechen auch per Videokonferenz stattfinden. Da muss man sich am Anfang durchaus zu zwingen. Das macht man in der Regel nicht von selbst. Und dafür ist es Notwendig, dass du ein gutes Setting hast.

Wir haben zum Beispiel eine Videokonferenz-Software genommen, die frei und Öffentlich zugänglich ist – die hat nicht so gut funktioniert, das ist auch eine relativ bekannte Software.
Und dann haben wir uns dagegen entschieden und sind zu appear.in gewechselt. Bei appear.in ist es so, dass wir einen dauerhaft offenen Konferenzraum haben. Und der emuliert uns einen echten Konferenzraum. Das heißt, manchmal kommen wir da rein, wenn schon andere Leute drinsitzen. Dann unterhalten wir uns kurz miteinander. Und gehen anschließend wieder raus um den anderen den Konferenzraum zu lassen. Das ist etwas, was ich mit Absicht so eingerichtet habe. Damit auch Teammitglieder, die sich vielleicht nicht so häufig sehen, die Chance haben sich dann doch durch Zufall über den Weg zu laufen – so wie es sonst auch auf dem Flur passiert. Und den Moment miteinander auszutauschen.

Denn meine Teams sind größtenteils virtuell organisiert. Das sind Menschen, die überall auf der Welt verteilt sind. Die sehen sich Regulär nicht. Die haben keine Flurgespräche, die gehen nicht gemeinsam zum Mittagessen. Und darum ist es wichtig, Überschneidungsmomente zu schaffen, in denen genau das doch passieren kann.
Und eine weitere Komponente für mich war, dass es super wichtig ist, dass die Leute unkompliziert miteinander sprechen können. Das heißt: Browser an – rein in den Konferenzraum – Video läuft – fertig. Und dazu muss ich dann natürlich auch die passende Software haben. Das heißt, wenn eine Videokonferenz jedes Mal ein Kampf ist, dann wirst du sie nicht durchführen. Du wirst dann darauf verzichten, weil es einfach ätzend ist. Umso wichtiger ist es, für deine Projektteams – wenn sie denn dann virtuell sind oder virtuelle Komponenten haben – genau das so organisiert zu haben, dass es für alle einfach nutzbar ist. In der Videokonferenz selber gelten natürlich die gleichen Konferenzregeln wie sie auch außerhalb eines Videos gelten. Es sollte immer eine Art Timekeeper geben, jemanden der durch das Meeting durchmoderiert und ein vernünftiger Umgang mit Rederechten.
Alles was bei einem normalen Meeting auch mit dazugehört.

Teamarbeit und Kommunikation

Es geht bei virtuellen Teams auch immer um die Frage der Teamarbeit, beziehungsweise dann auch des Kennenlernens.
Wie bin ich auf dieses Thema draufgekommen?
Ich war gerade auf einer Messe und habe dort einen Mitarbeiter von mir getroffen, den ich vorher noch nicht gesehen habe. Wir haben uns im Video gesehen, aber wir haben uns noch nicht Live gesehen. Und es macht immer einen großen Unterschied, sich Live zu sehen. Und das ist etwas, was ich auf jeden Fall mitnehmen würde, wenn es denn dann möglich ist. Auch wenn es leider nicht immer möglich ist. Er hat auch vorher schon super Arbeit gemacht. Wahrscheinlich wird die Arbeit jetzt zwischen uns nochmal einen Mü besser, vielleicht auch nur einen Hauch. Aber dieser Hauch ist dem Live Treffen zuzuschreiben.

Und wenn ich dann mit den virtuellen Teams weiterarbeite, habe ich natürlich auch noch andere Themen. Ich habe die kontinuierliche Kommunikation, die wir auch nicht mehr über E-Mail abwickeln, sondern über Slack. Da kannst du im Grunde genommen Gesprächskanäle machen. Das ist ein Chat-Tool oder ein Messenger-Tool. Und hat Ähnlichkeit mit einem Forum. Wir kommunizieren ausschließlich nur noch darüber. Und das hat sich für uns auch wirklich rentiert. Die Team Zusammenarbeit ist seitdem deutlich besser geworden.

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Aufgabenmanagement

Dann gibt es natürlich noch das Thema Aufgabenmanagement. Ich habe natürlich für jedes Teammitglied auch Aufgaben, die die erledigen sollen. Bei uns suchen sich die Leute selbst aus ob ihnen die Aufgaben erklärt werden oder ich suche aus ob ihnen die Aufgaben erklärt werden. Das heißt, wenn ich eine Aufgabe habe, einen Task, der so komplex ist, dass er einer zusätzlichen Erklärung bedarf, dann sage ich „Komm, lass uns da noch einmal drüber sprechen. Ich gebe dir noch ein paar Background Infos.“ Oder das Teammitglied sagt „Ich weiß gar nicht so richtig, was ich hier jetzt machen soll. Ich habe zwar diesen Task, aber was du von mir willst, das habe ich irgendwie noch nicht verstanden.“ Und auch dann sprechen wir nochmal.
Wir nutzen in diesem Fall KanbanFlow. Man kann aber auch als Äquivalent Trello zum Beispiel nutzen. Der Task selber erscheint aber in einem Taskboard. Und in der jeweiligen Kalenderwoche, wann er erledigt werden soll. Das sehen auch alle. Wir haben offene Boards – jeder sieht die Aufgaben der anderen Teammitglieder. Dadurch passiert auch mal ein Aushelfen oder ein Nachfragen: „Ich habe den und den Task gesehen, kann ich bei dem Projekt vielleicht auch mitwirken oder ich habe da noch eine Idee“. Da passiert auch im Hintergrund durchaus nochmal ein bisschen was. Das die Mitarbeiter natürlich auch untereinander noch ein bisschen reden. Auch wenn ich da gar nichts von mitkriege, schreiben die sich privat im Slack irgendwelche Nachrichten und reden über Aufgaben, geben sich da vielleicht nochmal Feedback, helfen sich oder machen auch eigene Videokonferenzen wo die sich treffen und Dinge besprechen.

präsentes vs. virtuelles Team

Ich bin mit einem virtuellen Team einfach super dicht an einem realen Team dran. Auch wenn ich jetzt alle Leute in einem Gebäude sitzen hätte, würden wir mit 25 bis 30 Leuten nicht in einen Raum passen. Dann ist es vollkommen klar, dass wir es ein bisschen anders organisieren. Ich würde wahrscheinlich trotzdem Slack benutzen. Und ich würde trotzdem auf jeden Fall das Task-Management-Tool benutzen. Das einzige was wegfallen würde, wäre die Videokonferenz-Software. Weil ich die dann in dem Fall intern nicht bräuchte. Extern würde ich die dann doch benutzen, weil wir auch mit vielen externen Partnern arbeiten. Wir haben ein Kooperationsunternehmen, das sitzt 30 bis 50 Kilometer entfernt. Für kurze Nachfragen bin ich trotzdem nicht vor Ort. Weil ich das natürlich immer fahren müsste. Dann machen wir eine schnelle Videokonferenz – 20 Minuten. Und haben alle wichtigen Themen geklärt. Das klappt gut, weil es einfach ist. Weil wir nur die Software starten müssen, beziehungsweise den Browserlink – alle gehen rein und das Thema ist erledigt.

Ich glaube die Art zu führen wäre jeden falls bei mir, relativ ähnlich von einem präsenten zu einem virtuellen Team. Der Vorteil bei einem präsenten Team ist ganz klar, ich habe viel stärkeren Einfluss auf das was die Mitarbeiter konkret machen. Ich kann in der Regel viel kurzfristigeres Feedback geben. Bei einem virtuellen Team bin ich aber dafür auf der anderen Seite von einem Fachkräftemangel-Problematiken gelöst. Denn ich kann in einem viel größeren Kreis suchen, als ich das hier vor Ort bei mir machen könnte. Und das ist was, was natürlich auch wieder für ein virtuelles Team spricht.

Ob ich jetzt ewig ein virtuelles Team haben werde, kann ich gar nicht sagen. Es kann sein, dass sich das irgendwann ändert. Das ich irgendwann feststelle: „Nee, mit einem präsenten Team kann ich doch viel besser arbeiten. Ich behalte aber die Topleute aus dem virtuellen Team.“ Vielleicht arbeite ich auch für immer mit einem virtuellen Team. Das weiß ich jetzt zum heutigen Zeitpunkt noch nicht. Da macht auch ein Zukunftsblick keinen Sinn. Weil es meiner Meinung nach auch immer Projektgetrieben ist. Das heißt, die Art der Projekte ist relevant dafür, wie ich mein Team aufbaue. Wir machen Projekte, die für virtuelle Teams durchaus geeignet sind. Es gibt aber auch Projekte, die für virtuelle Teams überhaupt nicht funktionieren. Und dann darf ich die natürlich auch nicht mit einem virtuellen Team machen. Weil das dann mit großer Wahrscheinlichkeit krachen geht. Beim aktuellen Projektportfolio und Unternehmensportfolio würde ich sagen, das bleibt wahrscheinlich virtuell. Vielleicht verändert sich das auch. Vielleicht treffe ich aber die Entscheidung irgendwann zu sagen: „Komm, jetzt hier doch anders.“. Ich glaube es zwar nicht. Aber es könnte passieren.

Eine Sache die mir einfach in diesem Zusammenhang wichtig ist: es gibt nicht die eine Wahrheit.
Das virtuelle Team ist besser oder das präsente Team ist bessern. Sondern beide Teams haben ihre Legimitation. Man kann mit beiden Teams ganz tolle Sachen erreichen. Bei einem virtuellen Team habe ich in der Regel Mitarbeiter mit einem höheren Reifegrad. Weil ich das einfach brauche für das virtuelle Team. Die müssen sich selbst organisieren können. Die müssen selbst motiviert arbeiten können. Wo ich bei einem präsenten Team vielleicht dann nicht so sehr drauf achte. Weil sie ja da sind und ich Notfalls auf sie Einfluss nehmen kann – nochmal auf eine ganz andere Art und Weise.

Es gibt keine Schwarz-Weiß-Logik in diesem Moment. Es gibt keine geführte Wahrheit.
Man kann es vor allem auch kombinieren. Ich kann ein Teil präsentes und ein Teil virtuelles Team haben. Das kann auch eine ganz hervorragende Zusammenarbeit sein.

Menschen wertschätzen

Am Ende muss für mich einfach ganz klar sein: Kommunikation – ich muss mit den Menschen reden, ich muss die Menschen wertschätzen. Ich muss auch erklären, warum bestimmte Dinge passieren. Warum wir jetzt etwas machen. Warum ich mich vielleicht auch mal fünf Tage nicht melde, weil ich so eingebunden bin und nicht alles geschafft habe. Auch das ist meiner Meinung nach Wertschätzung gegenüber der einzelnen Person – warum ihre Nachricht jetzt später beantwortet wurde als die von jemand anderem. Das alles sind Themen der Wertschätzung, der Kommunikation. Und die gelten meiner Meinung nach für jedes Team. Allerdings sind sie für ein virtuelles Team viel schwerer umzusetzen – brauchen viel mehr Disziplin und auch viel mehr Reflektion. Nämlich immer die Frage: „Was habe ich gerade gemacht? Wie hat es auf die andere Seite gewirkt? Und sollte ich mein Verhalten anpassen?“. Diese Frage sollte ich mir in einem präsenten Team natürlich nach Möglichkeit auch stellen. Da wird aber vieles viel eher entschuldigt, als in einem virtuellen Team. Im virtuellen Team läuft es dann ganz schnell nicht, wenn die Kommunikation nicht funktioniert.

Probiere es aus

Wenn du noch nie in einem virtuellen Team gearbeitet hast und es immer mal für dich überlegt hast, kann ich nur empfehlen: probiere es mal aus. Aber es muss nicht funktionieren. Nur weil du es ausprobierst heißt das nicht, dass das virtuelle Team was du führst gut funktioniert. Oder in dem du Mitglied bist, gut funktioniert. Ich kenne sehr viele virtuelle Teams, die nicht laufen. Die genau diese Probleme haben. Wo ich dann auch berate, wie man es anders machen kann. Es gilt aber auch für präsente Teams. Also wenn du in einem Team ist, wo die Führungskraft schlecht ist, dann ist es im Grunde genommen egal ob präsent oder virtuell. Dann ist virtuell vielleicht ein bisschen besser, weil die Führungskraft nicht so dicht an dich dran ist. Aber es macht im Großen und Ganzen dann doch keine Unterscheid.

Gute Teams werden wahrscheinlich auch virtuell gut sein, genauso wie präsent. Und schlechte Teams werden auch als präsente Teams schlecht sein, genauso wie als virtuelle Teams.

Wenn du Projektleiter bist, empfehle ich dir aber auf jeden Fall beide Erfahrungen gemacht zu haben. Also mal ein virtuelles Team geführt zu haben und auch mal ein präsentes Team geführt zu haben. Einfach damit du, in deinem Methodenportfolio besser entscheiden kannst, was für eine Team-Form jetzt in dem Projekt, was du gerade leitest, die besten Ergebnisse liefern wird.

Dementsprechend wünsche ich dir einen möglichst erfolgreichen Tag. Egal ob du ihn präsent oder virtuell erlebst. Ich freue mich, wenn du mich auf iTunes und allen anderen möglichen Portalen positiv bewertest – das motiviert mich, diesen Projektmanagement Podcast weiter zu führen.
Es hat mich gefreut. Bis zum nächsten Mal.

Unterstützung für dich

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