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Folge 008 // Risikointuition im Projektmanagement – du siehst es kommen und tust trotzdem nichts [On The Road]

von | Mai 16, 2018 | 0 Kommentare

In dieser Episode beschäftigen wir uns mit dem Thema: Risikointuition im Projektmanagement. Ich erkläre dir, warum du deine Projekte nicht aus Selbstschutz scheitern lassen solltest und wie du deine Intuition als Basis nutzen kannst um eine analytische Vorgehensweise zu entwickeln.

Hier findest du alle Episoden vom Podcast Projektmanagement leicht erklärt.

Shownotes

In diesem Artikel findest du alles über den Problembaum – deine Möglichkeit, um unlösbare Risiken zu lösen Das Lederbuch gibt es in zwei Farben. Ich habe dir beide als direkten Link hier aufgelistet:

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Episode 008: Risikointuition im Projektmanagement – du siehst es kommen und tust trotzdem nichts

Herzlich willkommen in dieser neuen Episode von meinem Projektmanagement Podcast. Heute geht es um Risikointuition und warum du nichts tust, auch wenn du es auf dich zukommen siehst.

On the Road.

Auch dieser Teil ist wieder „On The Road“. Das heißt, wir geben die Klangqualität dafür her, dass ich einfach mehr Teile machen kann, weil ich meine Fahrzeiten sinnvoll nutze.
Ein kleiner Disclaimer an dieser Stelle: Ich schalte das Mikro an, wenn das Auto steht und schalte es auch erst wieder aus, wenn das Auto dann auch wieder steht. Du musst dir also keine Sorgen machen. Ich bin auf meine Autofahrt konzentriert und trotzdem kann ich dir hervorragenden Mehrwert liefern.

Risikointuition.

Dieses Mal geht es um ein ganz wichtiges Thema, nämlich die Risiken.
Risiken sind die Scheitergründe im Projekt – das, was am Ende dazu führt, dass unser Projekt nicht erfolgreich wird.
Und wir werden heute ganz konkret in die Risikointuition reingucken – in dein Gespür für Risiken und vor allem auch in die Frage, warum du nichts tust, obwohl du es auf dich zukommen siehst.

Ganz oft sind wir uns bewusst, dass da ein Risiko lauert und dass es eintreten könnte. Trotzdem tun wir nichts. Dann kommt es zum großen Knall, was wir natürlich verhindern wollen. Dieses „verhindern“ können wir auf unterschiedliche Art und Weise machen – vielleicht durch eine Risikoanalyse, vielleicht durch einen Risikowächter oder ähnliches. Es gibt mehrere Möglichkeiten, damit umzugehen.

Was sind Risiken?

Wir wollen aber trotzdem erst einmal einen Schritt zurückgehen und uns das Ganze von der andere Seite anschauen. Wir stellen uns nämlich die Frage: Was sind Risiken überhaupt? Wie kommt es zu Risiken und wie kann man rein strukturell erst einmal damit umgehen? Und warum haben wir überhaupt eine Risikointuition? Im ersten Schritt sei gesagt: Projekte zeichnen sich gerade durch eine hohe Komplexität aus, durch eine hohe Anzahl von Risiken oder auch durch sehr starke Risiken – genauso wie durch eine hohe Anzahl von Unsicherheit. Der Rückschluss ist also ganz klar, dass Projekte im Gegensatz zu Tasks viel risikobehafteter sind und damit eine viel höhere Scheiter-Wahrscheinlichkeit haben.

Ein Risiko splittet sich immer in drei Dinge: In das Risiko selber, in die Ursache und die Auswirkung. Nehmen wir an, ich mache ein Projekt, bei dem wir eine große Konferenz veranstalten. Da gibt es natürlich das Risiko, dass keine Teilnehmer zu dieser Konferenz kommen. Die Ursache könnte schlechtes Marketing sein, die Auswirkung, dass die Konferenz nicht stattfindet. Und daran sieht man, dass es drei unterschiedliche Bereiche gibt. Ich kann nur empfehlen, ein Risiko auch mit diesen drei Bereichen zu betrachten und sich dann auch dementsprechend die Ursachen anzugucken. Denn meistens liegt in der Ursache auch schon die Lösung verborgen.
Hierfür gibt es auch eine Methode. Die nennt sich Problembaum. Den Problembaum wende ich immer dann an, wenn ich ein Risiko habe, was ich nicht lösen kann. Denn der Problembaum untergliedert das Risiko viel feinteiliger und hilft mir, es in kleine Aspekte zu teilen, die ich dann wiederum doch einzeln lösen kann. Es ist leider so, dass wir nicht zu jedem Projekt eine Risikoanalyse machen.

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Plauderei aus dem Nähkästchen…

… damit du auch die Möglichkeit hast, aus meinen Fehlern zu lernen.

Nun bin ich Trainer für Projektmanagement und leite selbst ja eine Vielzahl von Projekten – und das auch schon über viele Jahre. Und ich predige immer: Macht Risikoanalysen! Aber selbst mache ich sie manchmal einfach nicht, obwohl sie gut wären. Da muss man sich natürlich fragen, woran das liegt. Ich glaube, am Ende ist es Faulheit. Aber dahinter steckt noch etwas anderes. Und das ist ein ganz spannender Zusammenhang.

Ich habe vor einiger Zeit angefangen, Trainings in Englisch zu geben und musste mich darauf natürlich vorbereiten. Ich habe gemerkt, obwohl der Termin des ersten Trainings immer näher gerückt ist, dass ich mich nicht darauf vorbereitet habe. Ich wusste, ich muss etwas tun, aber ich habe es immer weiter vor mir hergeschoben. Ich habe immer weiter prokrastiniert. Und an der Stelle muss ich mir natürlich die Frage stellen: Warum? Und genau das habe ich auch getan. Durch Zufall habe ich genau in dem Zeitfenster in der „Psychologie heute“ einen Beitrag über diesen psychologischen Zusammenhang gelesen. Und da greift eine ganz, ganz einfache Sache: wenn ich mich nicht optimal auf etwas vorbereite, kann ich viel besser mit dem Scheitern umgehen. Denn dann kann ich am Ende sagen: „Ich bin ja nur gescheitert, weil ich nicht so gut darauf vorbereitet war. Wäre ich besser darauf vorbereitet gewesen, dann wäre ich auch nicht gescheitert.“ Überlege dir mal, wie schlimm das für deine Psyche ist, wenn du dich bestmöglich auf eine Sache vorbereitest und trotzdem scheiterst. Viel besser ist es da doch für deinen Kopf, wenn du weißt: „Naja, ich habe mich ja gar nicht bestmöglich vorbereitet. Und deswegen ist es okay, dass ich gescheitert bin. Würde ich mich besser vorbereiten, würde ich ja auch nicht scheitern.“ Und das ist extrem spannend, weil es uns erklärt, wie wir innerlich funktionieren. Es ist ja ein vollkommen irrationales Verhalten. Ich finde es verständlich, aber es ist auch gleichzeitig irrational. Wir geben uns gleich schon nicht richtig Mühe, damit es nicht so weh tut, wenn wir hinfallen? Das ist ja absoluter Schwachsinn, aber trotzdem total nachvollziehbar. Und ich bitte dich, gehe jetzt mal in dich und überlege dir: Wie war das bei der letzten Herausforderung, die du hattest? Hattest du das Gefühl, dass du vielleicht doch nicht 100 Prozent gegeben hast, damit du auch eine Ausrede parat hast, warum es nicht geklappt hat? Und wie bei so vielem ist es so, wenn wir uns dessen bewusst werden, dann haben wir natürlich viel mehr die Chance, daran auch etwas zu ändern und zu sagen: „Ah okay, ich bin mir jetzt dessen bewusst.“ Und so war es zum Beispiel beim „Sprachen lernen“ dann. Ich habe ja diesen Beitrag in der „Psychologie heute“ gelesen, bin mir dessen bewusst geworden und habe gesagt: „Nein, das lasse ich nicht zu. Ich gebe ab jetzt mein Bestes.“ Und ich habe dann auch wirklich angefangen zu lernen und habe auch die Sachen gemacht, die ich vor mir hergeschoben habe.

Das führt uns dann ganz schnell in den Bereich der Risikointuition. Das heißt, durch dein Bauchgefühl bist du dir bewusst, dass ein potentielles Risiko für ein Projekt eintreten könnte.

Ich hatte ein Projekt für einen Buch-Launch und da gab es das Risiko, dass der Marketing-Verantwortliche – das war damals noch ein externer – dass ein externer nicht das liefert was er sollte. Und davon hing der ganze Erfolg für das Projekt ab. Ich glaube, wenn ich mich zu dem Zeitpunkt mit einer Risikoanalyse hingesetzt und das differenziert auseinandergedröselt hätte, dann wäre mir aufgefallen, dass das ein unheimlich hohes Risiko mit einer hohen Eintrittswahrscheinlichkeit und einem hohen Schadensausmaß ist. Aber das habe ich nicht gemacht. Ich habe es auf einer reinen Intuitionsebene belassen. Das heißt, es war ein schlechtes Bauchgefühl da. Ich hatte schon das Bewusstsein darüber, dass es passieren könnte, dass er seine Arbeit nicht macht und dann dieser Schaden eintritt, aber ich habe trotzdem nichts getan. Und warum nicht? Ich glaube, am Ende, weil ich Sorge hatte, dass das Buch scheitert. Und so konnte ich immer sagen: „Naja, das Scheitern lag nicht daran, dass das Thema Kacke war, ich etwas Schlechtes geschrieben habe oder ich es einfach falsch ausgewählt habe. Es liegt dann dran, dass der Marketing-Mensch nicht geliefert hat.“ Und das ist für mich natürlich sehr, sehr einfach, weil ich dann die Schuld komplett woanders hinschieben kann und nicht bei mir suchen brauche. Das heißt, ich schütze mich damit selbst – leider dumm, weil dadurch die Scheiter-Wahrscheinlichkeit für das Projekt ja immens erhöht wird. Und meine Intuition hat mir schon gesagt, dass dieses Risiko da ist. Ich habe dennoch aus Selbstschutz nichts dagegen getan. Und wie es kommen musste: Der Marketing-Mensch hat nicht geliefert. Der ist dann nämlich zum Launch plötzlich untergetaucht und war nicht mehr erreichbar. Und das ganze Ding ist in die Binsen gegangen. Projekt-Budget 5.000 Euro – jetzt keine Riesenwelt, hätte man aber schön von in den Urlaub fahren können.
Ich habe es kommen sehen und ich habe trotzdem nichts getan. Das ist mir im letzten Jahr bei Projekten bestimmt zwei-, dreimal passiert. Ich kann also davon ausgehen: Wenn mir das als erfahrenem Projektleiter passiert, dann wird dir das da draußen auch passieren – und zwar mit größerer Wahrscheinlichkeit noch deutlich öfter, einfach weil dir wahrscheinlich das Tool-Set fehlt, was ich im Alltag benutze. Und deswegen möchte ich dich ein bisschen stärker für Risikointuition sensibilisieren.

Schreibe die Risiken auf!

Du hast diese Risikointuition. Du hast ein Gespür darüber, was schiefgehen könnte. Und du willst dich gleichzeitig selbst schützen. Das heißt, du machst dann vor bestimmten Risiken auch die Augen zu. Denn wenn sie eintreten und das Projekt scheitert, kannst du dir sagen: „Sie sind ja nur eingetreten, weil die Risiken nicht vorher richtig betrachtet wurden.“ Das Projekt ist nicht gescheitert, obwohl du dein Bestes gegeben hast. Es ist gescheitert, weil du nicht dein Bestes gegeben hast. Genau diesen Blickwinkel möchte ich bei dir verändern. Ich möchte, dass du anfängst, auf dein Bauchgefühl zu hören. Ich möchte, dass du dir darüber bewusst wirst, welche Risiken du spürst. Und das sind nun mal die Sachen, über die du im Hinterkopf nachdenkst. Du machst aber noch einen wichtigen Fehler. Und den mache ich auch. Den werde ich mir jetzt wieder versuchen abzugewöhnen, denn es war schon mal deutlich besser. Du schreibst die Risiken nicht auf. Ich habe ein kleines schwarzes Lederheft, in das ich mir Gedanken reinschreibe. Zu Projekten, wo ich meine Portfolio-Übersicht immer wieder aktualisiere, über die unterschiedlichen Projekte oder wo ich neue Projektideen erfasse. Und da werde ich jetzt einen Bereich für Risiken hinzufügen. Ich mache es mir ganz einfach: Ich schreibe mir den Projekttitel hin und die drei, vier, fünf größten Risiken, die mir dazu einfallen. Und dann mache ich eine Skala von 1 bis 3 für Schadensausmaß und eine Skala von 1 bis 3 für Eintrittswahrscheinlichkeit. Dann habe ich in meinem kleinen Büchlein eine kurze Übersicht über die Risiken. Und die basieren nun mal ganz stark auf meiner Intuition, und damit expliziere ich meine Risikointuition. Ich führe es aus dem rein intuitiven Bereich in einen analytischen Bereich. Diese Lederheftchen sind nicht teuer. Ich werde dir eins unter den Shownotes mit reinpacken. Ich finde die super praktisch – gerade, weil du dir da solche Sachen aufschreiben kannst. Die haben vorne auch ein kleines Inhaltsverzeichnis, was du anhand der Seitenzahlen selbst schreiben kannst. Und du kannst Seiten raustrennen.
Also für mich sind die richtig super. Die kann ich nur ganz stark empfehlen.

Deswegen bitte ich dich: Mache mehrere Schritte. Kaufe dir ein solches Heft. Dann trage deine Projekte ein und die Hauptrisiken, an die du für deine Projekte denken musst. Und damit sorgst du dafür, dass deine Risikointuition in eine analytische Vorgehensweise überführt wird.

Du kommst weg aus dieser Handlungsstarre, wo du nichts tust, obwohl du diese große Steinkugel auf dich zurollen siehst. Am Ende bist du der Indiana Jones des Projektmanagements. Das heißt, du darfst nicht stehenbleiben. Sonst überrollt dich die Kugel. Du musst dich mit deiner Peitsche irgendwo festkrallen und weg von dieser Kugel kommen. Du brauchst aktive Problemlösungen, auch wenn du in die Schlammgrube fällst. Du darfst nicht in Paralyse verfallen. Das ist eine der schlimmsten Sachen, die im Projektmanagement passieren kann: Wenn du in eine Paralyse verfällst und obwohl du es auf dich zukommen siehst, trotzdem nichts tust. Also ich appelliere an dich. Ich appelliere an die Logik in dir. Lasse die Projekte nicht scheitern aus Selbstschutz, um sagen zu können: „Naja, ich habe ja nicht mein Bestes gegeben.“, sondern gebe immer dein Bestes. Gebe dein Maximum und dann wirst du auch merken, dass du erfolgreicher wirst. Du wirst merken, dass die Menschen um dich herum dich anders wahrnehmen. Und ich bitte dich, das sofort umzusetzen. Ab heute. Kaufe dir heute noch dieses Buch. Bis das Buch da ist, nutze einen Schmierzettel, eine Excel-Datei oder irgendwas anderes. Es muss ja kein schriftliches Buch sein, wenn das nicht dein Ding ist. Erfasse deine Risiken. Nutze deine Intuition als Basis, um eine analytische Vorgehensweise zu entwickeln.

Komme mit mir in Kontakt!

Und wenn du sagst: „Ja, ich will davon mehr, aber ich weiß noch nicht, wie ich das selbst gut hinkriegen kann.“, dann schreibe mir eine E-Mail. Ich helfe dir. Du hast die Möglichkeit. Ich nehme mir Zeit für eine Strategie-Session mit dir. Vollkommen kostenlos. Und wir gucken rein, was du tun kannst, damit du erfolgreicher wirst, damit dein Risikomanagement besser klappt und damit deine Projekte nicht scheitern. Und ich werde hier auch noch in den Shownotes den Projektmanagement-Guide verlinken – die drei häufigsten Gründe, warum Projekte scheitern und wie du sie vermeiden kannst. Wenn du willst, dass dein Projektmanagement besser wird, dann hole dir auf jeden Fall diesen Guide.
Und ansonsten freue ich mich, wenn du mit mir stärker in Kontakt kommst – das heißt, wenn wir uns auf Facebook anfreunden oder wenn du meine Fanpage likest.
Also ich freue mich, mit dir in Kontakt zu kommen. Bewerte diese Episode, gerne auch mit fünf Sternen. Das hilft mir total, mehr Sichtbarkeit aufzubauen. Und es wäre ein super Dankeschön, wenn du sagst, dass ich dir mit dieser Episode einen Mehrwert geliefert habe.

Ich freue mich, dich bei der nächsten Episode wiederzuhören. Bis dahin: Alles Gute.

Unterstützung für dich

Du möchtest mehr über Projektmanagement lernen? Dann nutze jetzt die Möglichkeit für ein kostenloses Strategiegespräch und ich werde dir zeigen, wie du deine Projekte erfolgreicher leiten kannst. [thrive_leads id=’29856′]