Der Projektleiter – die Führungskraft für Projekte
Der Projektleiter ist eine der wichtigsten Rollen im Projektmanagement. Diese Rolle hat die Hauptkoordination im Rahmen eines Projektes inne. Der Projektleiter koordiniert das Projekt, leitet die Mitarbeiter und ist in der Regel auch für dessen Erfolg verantwortlich.
Was ist ein Projektleiter?
Das Problem ist, dass ein Projektleiter in unserem deutschen Sprachraum nicht eindeutig definiert ist. Das bedeutet, dass Unternehmen die Rolle der Projektleitung unterschiedlich beschreiben bzw. das Aufgabenfeld unterschiedlich definieren. So ist es zum einen denkbar, dass ein Projektleiter die Person ist, die ein Projekt steuert, in dem sich mehrere Projektteammitglieder befinden. Ebenso denkbar ist, dass ein Projektleiter die Person ist, die mehrere Projektmanager leitet, die wiederum eigene Projekte leiten. Ein dritter Ansatz ist, dass ein Projektleiter die Person ist, die mehrere Projekte gleichzeitig steuert.
Auch wenn unsere Sprache hier nicht eindeutig ist und es in jedem Unternehmen ein klein wenig anders definiert wird, können wir daran ablesen, dass die Projektleitung eine Führungsperson ist. Die Projektleitung ist die Person, die das Projektteam führt und leitet und damit in der Regel auch verantwortlich für das Einzelprojekt ist. Das heißt, das Einzelprojekt führt und leitet oder im Sinne des Multi-Projektmanagements mehrere Projekte gleichzeitig leitet.
Gesamt können wir aber sagen, ein Projektleiter ist die Person, die die Menschen im Projekt führt, das Projekt strukturell leitet und in der Regel für den Projekterfolg verantwortlich ist.
Hierbei sind große und wichtige Elemente zum einen die Projektplanung aber auch die Projektsteuerung, die nach dem sogenannten Projektmanagementregelkreislauf funktioniert, der aus Planung, Kontrolle und Steuerung besteht.
Was ist die Aufgabe des Projektleiters?
Wie eben schon angerissen hat der Projektleiter bzw. die Projektleiterin zwei Hauptaufgaben:
1. Planung des Projekts
2. Steuerung des Projekts
Als Planung wird all das bezeichnet, was in der Projektphase vor dem Beginn der Umsetzung liegt. Als Steuerung wird dann wiederum das bezeichnet, was im Projektablauf ab der Umsetzung stattfindet. Zur Projektplanung gehört vor allem die Anwendung relevanter Projektmanagement-Methoden wie zum Beispiel der Stakeholderanalyse, der Risikoanalyse, der Zieldefinition, der Projektstrukturplanung oder der Kostenplanung. Hierfür ist es wichtig, dass der Projektleiter all diese Projektmanagement-Methoden einwandfrei anwenden kann.
Der zweite große Part ist die Führung des Menschen, also Personalführung.
Das bedeutet, die Menschen anzuleiten, zu begleiten und zu steuern, so dass sie ihre Aufgaben bestmöglich ausführen können um ein erfolgreiches Projektteam zu haben, welches wiederum ein erfolgreiches Projekt durchführt. Dabei gehört es als Aufgabe eindeutig dazu, dafür zu sorgen, dass die Mitarbeiter vernünftig arbeiten können. Also die Arbeit entsprechend vorzubereiten, dafür zu sorgen, dass dem Mitarbeiter alles zur Verfügung steht was er braucht. Angefangen vom Raum über die Technik bis hin zu Fahrzeugen, falls er mobil unterwegs sein muss. Aber auch auf menschlicher Ebene dafür zu sorgen, dass sich das Team gut bildet und die einzelnen Mitarbeiter gut miteinander zurechtkommen. Das ist die Aufgabe der Projektleitung.
Ebenso ist die Projektleitung ihrer eigenen Führungskraft Rechenschaft schuldig. Hier sind wir beim Stichwort Projektcontrolling. Der Projektleiter oder die Projektleiterin legt Berichte und Dokumentationen an, aus welchen die Vorgesetzten des Projektleiters oder der Projektleiterin (zumeist die Geschäftsführung) ablesen können, wie erfolgreich oder ggf. erfolglos das jeweilige Projekt ist. Gleichzeitig hat die Projektleitung eine große Kommunikationsaufgabe, denn sie ist ebenso für das Projektmarketing und das Stakeholdermanagement verantwortlich. Die Projektleitung kommuniziert rund um das Projekt und sorgt dafür, dass das Projekt bestmöglich in allen Bereichen des Unternehmens etabliert werden kann. Ein erfolgreicher Projekteiter hat in der Regel viele Freunde im Projekt, die gerne bereit sind ihm oder ihr einen Gefallen zu tun. So entsteht erfolgreiches Projektmarketing.
Wo sitzt der Projektleiter?
Um diese Frage zu beantworten müssen wir zunächst zwischen präsenten und virtuellen Teams unterscheiden. Gehen wir von einem präsenten Team aus, stellt sich die Frage, ob du als Projektleiter im gleichen Raum sitzt wie deine Mitarbeiter oder ob du dein Büro gezielt in einem anderen Raum hast. Beides ist legitim. Der Unterschied liegt vor allem darin, ob du Nähe oder Distanz zu deinem Projektteam haben möchtest. Vielleicht fällt es dir noch schwer deine Führungsrolle zu etablieren und du nutzt die Distanz als eine Unterstützungsmöglichkeit um ein Machtgefälle zu erzeugen, dann kann es sinnvoll sein in einem anderen Raum zu sitzen.
Eventuell ist es aber auch so, dass du deinem Projektteam besonders nahe sein möchtest und ein starkes „Wir-Gefühl“ etablieren möchtest. Dann kann es Sinn machen, gemeinsam mit deinem Team in einem Raum zu sitzen. Manchmal hast du es als Projektleiter aber auch gar nicht in der Hand wo du sitzt, sondern musst dich den räumlichen Gegebenheiten unterordnen. Auch dann kannst du daraus das Beste machen und zum Beispiel durch regelmäßige Teamevents oder Teammeetings ein gemeinsames „Wir-Gefühl“ erzeugen, wenn das Team in vielen kleinen Räumen unterteilt ist. Im Gegenzug kann es aber auch sein, dass du zwangsweise mit deinem Team in einem Raum sitzen musst, weil es gar nicht genug Räume gibt, sodass du dich als Projektleiter absondern kannst oder viele kleine Untergruppen gebildet werden können. So oder so, heißt es für dich als Projektleitung, das Beste daraus zu machen und dafür zu sorgen, dass gemeinsam mit deinem Projektteam ein starkes „Wir-Gefühl“ entsteht.
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Wie wird man Projektleiter?
In der Regel gibt es drei Wege um Projektleiter zu werden:
1. Du kommst extern in das Unternehmen und wirst speziell für die Rolle der Projektleitung eingestellt.
2. Du wirst explizit auf die Rolle der Projektleitung befördert.
3. Es ist ein schleichender Prozess und du bekommst die Aufgaben der Projektleitung zugeschoben, ohne dass dir explizit gesagt wird, dass du Projektleitung wirst.
Um dich stark in der Position der Projektleitung zu etablieren, macht es auf jeden Fall Sinn, wenn du diese Rolle explizit zugesprochen bekommst. Also der dritte Weg, dass du latent zur Führungskraft/zur Projektleitung wirst, ist in allen Fällen der ungeschickteste, weil es gerade hierbei sehr schwer sein kann deine Rolle als Führungskraft zu etablieren.
Einfach für das Machtgefälle ist es in der Regel, wenn du von Außen kommst und speziell für die Rolle der Projektleitung eingestellt wirst. Das Machtgefälle ist relevant, um die notwendigen Grundvoraussetzungen für erfolgreiche Führung zu haben. Beim Kaminaufstieg zum Beispiel, also wenn du aus dem Team heraus zur Projektleitung wirst, kann das aus Führungssicht deutlich schwieriger sein dieses Machtgefälle aufzubauen und damit für deine Mitarbeiter die entsprechende Führungsrolle auch wirklich einzunehmen. Auf der anderen Seite kann natürlich das Wachsen innerhalb des Projektteams auch eine tolle Chance darstellen, also die Möglichkeit, dass du auf diese Position beförderst wirst. Ob das am Ende funktioniert oder nicht, hängt natürlich von dir und deiner jetzigen Führungskraft ab. Den Wunsch, die Rolle der Projektleitung einzunehmen, solltest du jedoch frühzeitig gegenüber deiner Führungskraft äußern. So hast du die Möglichkeit immer wieder daraufhin zu arbeiten und explizit danach zu fragen, was du tun musst, damit du zur Projektleitung werden kannst. Diesen Anspruch früh genug mitzuteilen hilft dir dabei diese Rolle schnellstmöglich einzunehmen.
Was verdient ein Projektleiter?
Die Frage nach dem Verdienst einer Projektleitung ist durchaus etwas komplexer zu beantworten, weil sie von der jeweiligen Interpretation der Rolle der Projektleitung abhängt also steuerst du ein oder viele Projekte, steuerst du einen Mitarbeiter oder ein ganzes Team, und sie hängt gleichzeitig davon ab, in welcher Branche, du welche Art von Projekten leitest. Aus diesem Grund habe ich dir einen gesonderten Beitrag erstellt, in dem du noch einmal nachlesen kannst, wie sich das Gehalt der Projektleitung zusammensetzen kann bzw. was eine Projektleitung verdient.
Der Projektleiter oder die Projektleiterin ist die Schlüsselperson im Projektmanagement. Sie ist für den Projekterfolg verantwortlich und sie wird alles tun, um das Projekt erfolgreich durchzusetzen. Schlechte Projektleiter haben in der Regel schlechte und damit auch erfolglose Projekte zur Folge. Gute Projektleiter haben gute Projekte zur Folge. Doch was macht einen Projektleiter oder eine Projektleiterin gut?
Wie wirst du ein guter Projektleiter bzw. eine gute Projektleiterin?
Es gibt keine eindeutige Studienlage, die belegt, was genau ein Projektleiter oder eine Projektleiterin gut macht. Es gibt aber ein paar Punkte, die ich für mich aus der Praxis mitnehme, woran ich über viele Projekte, viele Unternehmen und viele Projektleiter hinweg einschätze, wodurch Projektleiter erfolgreich werden.
Menschlichkeit: Die Projektleiter, die besonders auf Menschlichkeit setzen und besonders gut mit den Menschen im Projekt zurechtkommen, sind in der Regel auch die Projektleiter, die auch erfolgreich werden. Denn der Großteil im Projekt läuft nun einmal über die Menschen und wenn du die Mitarbeiter auf deiner Seite hast, dann stehen die Weichen auf grün um das Projekt auch erfolgreich durchzuführen.
Starke Persönlichkeiten: Erfolgreiche Projektleiter sind starke Persönlichkeiten, Menschen, die schon viel erlebt haben und sich nicht so leicht die Butter vom Brot nehmen lassen. Gleichzeitig aber auch bereit sind, sich selbst zu hinterfragen und das eigene Verhalten anzupassen. Es sind Menschen, die bereit sind Kritik konstruktiv aufzunehmen und sich Stück für Stück zu verbessern. Menschen, die sich selbst reflektieren können und bereit sind, den Erfolg des Teams und den Erfolg des Projektes über ihren eigenen Erfolg zu stellen.
Gute Planer: Erfolgreiche Projektleiter sind gut im Planen. Sie wissen, wie man Projektstrukturpläne erstellt, wie man Ablaufpläne erstellt, wie eine Risikoanalyse funktioniert, wie eine Stakeholderanalyse funktioniert und wie man all diese Planungsinstrumente nicht nur am Anfang, sondern auch während des Projektes weiterführt und anhand deren erkennt, wo Anpassungsbedarf besteht.
Eine erfolgreiche Projektleitung zu sein ist eine schwierige Aufgabe, die man nicht auf einen Schlag erfüllen kann, sondern etwas, das man Stück für Stück lernt. Wenn du in deiner Rolle als Projektleitung besser werden möchtest ohne viele Fehler zu machen und ohne einen langen schmerzhaften Weg zu durchleiden, dann nimm doch die Möglichkeit einer kostenlosen Beratung mit mir in Anspruch und wir schauen uns gemeinsam an, was wir tun können um dich in deiner Rolle als Projektleitung noch stärker zu etablieren und deine Projekte erfolgreicher zu machen.
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