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Das Projektteam – gemeinsam erfolgreich

von | Jan 9, 2018 | 0 Kommentare

Ein Projektteam ist ein Kernelement im Projektmanagement. Es bezeichnet immer die Menschen, die als Gruppe dauerhaft an einem Projekt zusammenarbeiten, egal ob es einfach nur Team oder Projektteam genannt wird. Projektteams können dabei auf gleicher Ebene oder in Hierarchien unterschiedlich zusammengestellt sein. Sie können variabel sein, das heißt es kann Projektteammitglieder geben (PTM), die nur zeitweise im Projekt aktiv sind und es kann permanente Projektteammitglieder geben. Dabei bezeichnet man die visuelle Darstellung als Projektorganisation. Aus der Projektorganisation kann man ablesen, wie das Projektteam hierarchisch zusammengestellt ist, also wie die Hierarchien zueinander sind (Machtgefälle). Da es für den Außenkontakt wichtig ist zu wissen, wer mit wem kommuniziert, macht eine Projektorganisation die Kommunikationswege ersichtlich.

Projektorganisation: das Projektteam

Wer gehört ins Projektteam?

Die finale Entscheidung, wer in ein Projektteam gehört und wer nicht, obliegt in der Regel der Projektleitung. Leider wird eine Projektleitung nicht immer mit der notwendigen Entscheidungsmacht von Seiten der Führungskräfte bzw. der Geschäftsführung ausgestattet. Üblicherweise ist die Rolle der Projektleitung so ausgelegt, dass die Projektleitung entscheidet, wen sie in ihrem Team hat und wen nicht. Es besteht die Möglichkeit, dass dir als Projektleitung bereits die Entscheidung über die Teamaufstellung genommen und festgelegt wurde, wer in deinem Team ist und du mit diesen Leuten in deinem Team agieren musst. Das ist leider gar nicht so unüblich, wenn auch nur wenig sinnvoll, da sich eine Führungskraft im besten Fall ihr Team selber zusammenstellt um ein hochperformantes Team zu generieren.

Bei der Zusammenstellung eines Projektteams sollte darauf geachtet werden, dass vor allem die Mitglieder sich finden, die dauerhaft in diesem Projekt zusammenarbeiten. Das bedeutet, je mehr Variabilität in so einem Team vorhanden ist, desto schwieriger ist es auch zu führen. Meiner Ansicht nach ist es besser ein kleines Projektteam mit zum Beispiel zwei oder drei festen Mitgliedern zu haben und noch einigen variablen Mitarbeitern statt eines großen Projektteams, das sehr viele variable Mitarbeiter hat. Denn das Ganze muss aus Sicht der Gruppenbildung betrachtet werden. Eine kleine Gruppe bildet sich schneller als ein wirkliches Team und arbeitet erfolgreich zusammen, während ein großes Team sich mit diesem „Wir-Gefühl“ deutlich schwerer tut. Gerade wenn das Team variable Mitarbeiter beinhaltet, die nur für 2, 5 oder 10 Stunden in der Woche das Team ergänzen.

Es sollte also bei der Auswahl des Projektteams immer darauf geachtet werden, dass zum Kernteam letztendlich nach Möglichkeit nur die Mitarbeiter gehören, die das Projekt mit einem festen Stundenkontingent unterstützen. Wobei es durchaus üblich ist, dass es Projektteams gibt, die nicht nur aus Vollzeitmitarbeitern bestehen. Das hängt vom Unternehmen und dem jeweiligen Projekt ab.

Wenn du beispielsweise mehrere Projekte gleichzeitig in deinem Unternehmen hast, ist es gängig, dass Mitarbeiter als Teammitglieder in unterschiedlichen Projektteams eingesetzt werden. Dadurch sind sie dann aber natürlich auch variabler im einzelnen Projektteam. Gerade in solchen Fällen muss besonders darauf geachtet werden, dass im jeweiligen Projektteam ein „Wir-Gefühl“ mit gemeinsamen Wünschen und Bedürfnissen ausgebildet wird. So kann sich ein Team bilden, welches am Ende auch wirklich performen kann.

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Das Projektteam lebt von Sicherheit

Viele Wissenschaftler haben versucht zu analysieren, was ein Team wirklich erfolgreich macht. Sie sind der Frage nachgegangen, wie wir es schaffen können, erfolgreiche Teams oder auch erfolgreiche Projektteams zusammenzustellen. Hierfür gibt es viele unterschiedliche Ansätze.

Ein Ansatz ist der von Richard de Hoop, der das sogenannte Orchestermodell entwickelt hat. Das Orchestermodell trifft die Annahme, dass ein Projektteam ähnlich wie ein Orchester zusammengestellt sein sollte. Je nach Stück welches gespielt wird, braucht es eine andere Zusammenstellung von Instrumenten. Die Instrumente sind wiederum den Menschen zugeordnet. Unterschiedliche Projekte benötigen unterschiedliche Teammitglieder. Einige Projekte haben eine Anforderung an kreative Köpfe während andere Projekte analytische Teams brauchen.

Das Orchestermodell hilft dir zu erkennen, bei welchem Mitarbeiter, welche Eigenschaften, Ansätze und Persönlichkeitsmerkmale stärker ausgeprägt sind und wie dein Team in diesem Moment zusammengestellt ist.
Unter Instrumentenspiel.de kannst du kostenlos einen Fragebogen ausfüllen und du bekommst deine Instrumenteneinteilung zugeschickt. Aus der Instrumenteneinteilung des gesamten Teams entsteht dann wiederum das Orchester und anhand dieses Orchesters kannst du ablesen in welche Richtung ein Team tendiert oder ob ein Team stark ausgeglichen ist. Genauso siehst du daran, ob dir für eine bestimmte Aufgabe bzw. für ein bestimmtes Projekt, ein Instrument fehlt oder ob ein Instrument eventuell zu stark ausgeprägt ist.

Ein anderer Ansatz um ein erfolgreiches Team zusammenzustellen basiert auf einer Studie des Mutterkonzerns von Google (Alphabet). In dieser Studie wurde bei den Mitarbeitern von Google untersucht, was erfolgreiche von weniger erfolgreichen Teams unterscheidet. Dabei konnte nur ein einziges Merkmal gefunden werden: Psychologische Sicherheit. Hiermit ist gemeint, wie sicher sich das einzelne Teammitglied in der Gruppe fühlt. Hat das Projektteammitglied Angst verraten zu werden oder traute es sich private Dinge mitzuteilen? Fühlt es sich sicher und eingebettet auch in emotional kritischen Situationen?
Bei der Studie ergab sich folgendes: Wenn du es schaffst, bei deinem Team psychologische Sicherheit zu etablieren wirst du mit großer Wahrscheinlichkeit ein erfolgreicheres Team haben. Doch nun stellt sich die Frage: Wie kann man psychologische Sicherheit etablieren?

3 Tipps um mehr psychologische Sicherheit in deinem Team zu schaffen

1. Frage nicht nach dem „Warum“ sondern nach dem „Wie“?

Wir neigen dazu einen Fehler bis aufs Äußerste ergründen zu wollen, also immer wieder die Frage nach dem „Warum“ zu stellen. Warum ist das passiert? Warum hast du das gemacht? Warum hast du nicht aufgepasst? Das Problem ist, dass in diesem „Warum“ ein Vorwurf eingebettet ist. Sobald du diese Warum Frage stellst, übermittelst du deinem Mitarbeiter einen implizierten Vorwurf, dass dieser Fehler passiert ist. Allerdings musst du dir als Führungskraft die Frage stellen, welchen Vorteil es hat, wenn du deinen Mitarbeitern diesen Vorwurf machst. Mit großer Wahrscheinlichkeit gibt es keinen Vorteil, sondern eher einen Nachteil. In meinem Team ist es so, dass die Mitarbeiter sich selbst schon genug Vorwürfe machen und ich mit dem Ansatz der coachenden Führungskraft vielmehr darauf achten muss, dass ich meine Mitarbeiter unterstütze aus diesen Fehlern zu lernen, anstatt ihnen einen Vorwurf zu machen. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, dass du die Art zu fragen ein bisschen drehst und vielleicht eher die Frage stellst, wie es zu diesem Fehler gekommen ist? Das „Wie“ und das „Warum“ sind in der Wortbedeutung unterschiedlich und das „Wie“ ist nicht so stark konnotiert mit der Angst diesen Fehler zugeschrieben bzw. Ärger von den Eltern (der Führungskraft) zu bekommen.

Der zweite Ansatz ist, dass du gar nicht nach dem „Wie“ fragst, sondern mit deinen Mitarbeitern ins Gespräch gehst und überlegst, was ihr zukünftig anders machen könnt, damit das nicht noch einmal passiert. Also nicht in die Vergangenheit blicken, sondern nur schauen, wie die Zukunft gestaltet werden kann, um einen solchen Fehler künftig zu verhindern. Das ist meines Erachtens sowieso der beste Ansatz. Was geschehen ist, ist geschehen das können wir nicht mehr ändern. Was wir in der Hand haben sind zukünftige Ereignisse. Diese können wir noch beeinflussen, also sollten wir uns mit all unserer Kraft auch genau auf die Frage stützen, was wir tun können damit wir die Zukunft positiv beeinflussen (Das ist eine Frage, die sich eine Führungskraft sowieso immer stellen sollte).

Schaffst du es, dass in deinem Team bei Fehlern nicht mehr der Vorwurf im Vordergrund steht, sondern der Wille es zukünftig besser zu machen, dann hast du den ersten Schritt für psychologische Sicherheit geschafft.

2. Informell vor formell

Grundsätzlich können wir zwischen formellen und informellen Gesprächen unterscheiden. Als formelle Gespräche verstehen wir alles, was sich konkret auf den Arbeitsinhalt bezieht und in einem gewissen Arbeitsrahmen stattfindet. Informell sind all die Gespräche, die eigentlich im ersten Gesichtspunkt keinen Arbeitsbezug haben, zum Beispiel wenn man auf dem Weg zum Mittagessen ist, im Fahrstuhl, am Wasserspender oder während der Pause. Formelle Gespräche passieren auch zwischendurch, die ganze Zeit und überall. In der Regel wird das Wichtige in einem informellen Gespräch gesagt und deswegen ist es so wichtig, dass du als Führungskraft diese informellen Gespräche nicht nur zulässt, sondern nach Möglichkeit auch förderst. Denn wenn du dafür sorgst, dass sich deine Projektteammitglieder mögen und auf menschlicher Ebene wertschätzen, hast du einen massiven Einfluss auf die Motivation der Mitarbeiter aber auch auf ihr Gefühl der psychologischen Sicherheit. Denn sie fühlen sich im Team angekommen, sie fühlen sich zu Hause und es fühlt sich an wie die Familie auf Arbeit.

Dabei darfst du nicht vergessen, dass deine Mitarbeiter in der Regel acht Stunden am Tag auf der Arbeit verbringen. Dazu berechnen wir noch acht Stunden Schlaf, dann bleiben nur noch acht Stunden für das Privatleben und davon wird noch die Fahrzeit abgezogen. Das heißt, dass die Hälfte der Zeit, die deine Mitarbeiter unter der Woche wach sind, auf Arbeit verbracht wird.

Es ist also enorm wichtig, dass sich dein Team auf menschlicher Ebene gut versteht und dass sich alle Teammitglieder willkommen und zu Hause fühlen.

3. Vertrauen statt Verrat

Wir gehen davon aus, dass wir 13 Prozent der Arbeitszeit mit Konflikten verbringen. Das ist etwas, was statistisch in Deutschland über alle Unternehmen hinweg passiert. Natürlich bedeutet es nicht, dass es in deinem Team auch so sein muss. Es können bei dir im Unternehmen mit 3 Prozent bis 5 Prozent der Arbeitszeit viel weniger Konflikte geben aber auch 15 Prozent oder sogar 20 Prozent der Arbeitszeit für Konflikte verbraucht werden. Wichtig ist, dass du mit deinem Team dafür sorgst, dass konstruktiv und positiv mit Konflikten umgegangen wird. Konflikte entstehen von alleine, das ist vollkommen klar aber der Umgang mit Konflikten unterscheidet sich von Projektteam zu Projektteam maßgeblich. Hier merkt der Mitarbeiter auch schnell, ob Vertrauen oder Verrat vorherrscht.

Konfliktmanagement ist ein wesentlicher Part des Projektmanagements weil wir davon ausgehen, dass Projektmanagement sich zu 80 Prozent um den Menschen und nur zu 20 Prozent um die Methoden dreht. Und der Mensch ist nun mal jemand, der oft in Konflikte gerät. Umso wichtiger ist es, dass du in Konfliktsituationen zwischen deinen Mitarbeitern moderierend eingreifst und sie dabei unterstützt ihre Konflikte selbstständig und konstruktiv zu lösen. Dann entsteht ein Gefühl von Vertrauen – Vertrauen unter den Mitarbeitern und Vertrauen zu dir als Führungskraft. Das wiederum führt zu psychologischer Sicherheit.

Das Gegenteil ist das Gefühl von Verrat bzw. sich im Stich gelassen fühlen. Dies kann verursacht werden durch: Wenn du als Führungskraft deine Mitarbeiter gegeneinander ausspielst oder wenn sich die Mitarbeiter in Konfliktsituationen im Stich gelassen fühlen und nicht deine Unterstützung erhalten. Oder, noch viel schlimmer, du dich auf eine Seite schlägst und damit einen Mitarbeiter ganz deutlich verrätst. Letzteres ist die beste Variante, um ein aufgehaltenes Gefühl von psychologischer Sicherheit in deinem Team zu zerstören.

Hier eine weitere Möglichkeit um Projektteams schematisch darzustellen:

Projektorganisation: das Projektteam

Der Unterschied zwischen einem Team und einem Projektteam

Ein Projektteam gibt es in der Regel nur im Projektmanagement, also basierend auf einem Projekt. Grundsätzlich gibt es hierfür unterschiedliche Ansätze. So kann ein Projektteam speziell für ein Projekt zusammengestellt werden. Es kann aber auch ein festes Projektteam gegeben, welches unterschiedliche Projekte managt. Wie genau die Zusammenstellung aussieht hängt dann jeweils von deinen Unternehmen ab. Üblich sind beide Wege. Das Wichtige ist, dass ein Projektteam ähnlich geführt wird wie ein normales Team, nur unter Umständen auf begrenzte Zeit – je nach Projekt. Es gelten also die Grundsätze der Personalführung. Das bedeutet, dass du dich als Führungskraft etablierst, dass deine Mitarbeiter dich für legitimiert halten und dass du für deine Mitarbeiter eintrittst und dafür sorgst, dass sie ihre Arbeit bestmöglich erledigen können. Bitte vergiss dabei nie, dass die Rolle einer Führungskraft insbesondere vorsieht, Probleme anderer zu lösen. Du bist also vor allem dafür da, die Probleme deiner Mitarbeiter zu lösen und dafür zu sorgen, dass ihr Arbeitsalltag reibungslos funktionieren kann. Hierbei hören Führungskräfte oft von ihren eigenen Führungskräften, dass sie mehr delegieren müssen. Ob sich aber eine Aufgabe zum Delegieren eignet und ob ein Mitarbeiter delegiert werden kann, also eine Aufgabe an einen Mitarbeiter delegiert werden kann, ist etwas, das gar nicht so leicht einzuschätzen ist. Hier findest du einen Artikel, der dir dabei hilft, Aufgaben zu delegieren

Projektteams erfolgreich machen

Die wichtigste Frage, die du dir stellst, lautet: Wie kannst ich ein Projektteam zum Erfolg führen? Denn am Ende wirst du als Projektleitung über deinen Projekterfolg gemessen und Projekterfolg hängt maßgeblich mit deinen Projektteam zusammen. Das wiederum ist abhängig von deiner Führungsarbeit. Wenn du ein neues Projektteam hast, was sich gerade erst zusammenstellt oder zusammenfindet, solltest du darauf achten, dass schnell und eindeutig die Rollen vergeben werden. Das hilft die Sturmphase, in der sich dein Projektteam am Anfang nun einmal befindet, bestmöglich zu überwinden. In der Sturmphase suchen die Mitarbeiter aktiv ihre Rollen und Positionen und erste Dominanzansprüche werden geklärt. Gerade in dieser Phase solltest du beistehen und immer wieder klar machen, wer welche Rolle einzunehmen hat. Dann ist es wichtig, dass du schnell ein Wir- und Erfolgsgefühl herbeiführst. Du solltest immer wieder darauf achten, dass es kleine informelle Momente gibt, in dem ihr als Team zusammensteht und euch auf halb privater halb beruflicher Ebene unterhalten könnt. Ebenso solltest du darauf achten, dass ihr auch kleine Erfolge zu zelebrieren beginnt. Das kann durch eine verbale Erwähnung des Erfolges aber auch durch ein kleines Essen sein. Du kannst einen Kuchen mitbringen, etwas Saft, einen kleinen Sektumtrunk veranstalten (wenn das bei dir im Unternehmen so üblich ist) oder ihr geht gemeinsam essen. Das Wichtige ist, dass Erfolg explizit zelebriert wird, das schweißt euch zusammen und auch schwere Momente lassen sich so durchstehen.

Als Nächstes ist es wichtig, die Kommunikationsstruktur eindeutig zu klären, also klar zu machen, wer, wie, mit wem, wann kommuniziert. Das bedeutet im Einzelnen:

  • Wer redet mit externen Dienstleistern? Wer redet mit bestimmten Schnittstellen im Unternehmen?
  • Wie wird kommuniziert? Per Telefon, per Slack, per E-Mail?
  • Wann wird kommuniziert? Nur zu den Arbeitszeiten oder auch außerhalb der Arbeitszeiten?
  • Wie wird kommuniziert? Gibt es zum Beispiel immer eine Begrüßung oder eine Verabschiedung oder schreibt jeder seine E-Mails so wie er möchte? Werden E-Mails immer in Kopie (Cc) an alle geschickt oder nur an die Person, die sie am Ende auch betrifft.

Das alles sind Fragen, die du dir stellen solltest, wenn du dein Projektteam einrichtest. Wir könnten es auch als Spielregeln bezeichnen. Spielregeln sind ein essentieller Punkt wenn du ein Projektteam zusammenstellst, weil sie als Orientierung dienen und den Mitarbeiter helfen sich angemessen und richtig im Projektteam zu verhalten.

Wenn du all diese Punkte beachtest, dann bist du auf dem richtigen Weg dein Projektteam erfolgreich zu führen und damit auch auf dem richtigen Weg deine Projekte erfolgreich durchzuführen.

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