Arbeitspakete – wie du alle Aufgaben für ein Projekt sinnvoll sammelst

Projekte bestehen aus einer Vielzahl von Aufgaben, doch im Rahmen des Projektmanagements werden diese Aufgaben Arbeitspakete genannt.

Was ist ein Arbeitspaket?

Als ein Arbeitspaket wird die kleinste Einheit an Aufgaben innerhalb eines Projektes bezeichnet. Das kann manchmal eine einzelne Aufgabe sein – das kann aber auch ein Verbund von Aufgaben sein. So kann ein Arbeitspaket zum Beispiel im Rahmen eines Umzuges lauten, passende Umzugsfirmen zu recherchieren. Das wäre eine einfache Aufgabe. Es kann aber auch genauso lauten, passende Umzugsfirmen zu recherchieren, anzurufen und auszuwählen. Hier liegt also eine Kombination von Aufgaben vor, die dann in einem Arbeitspaket zusammengefasst wurden. Es hängt also vom Arbeitspaket ab, ob es nur eine einzelne Aufgabe oder mehrere Aufgaben umfasst.

Wie stehen Arbeitspakete und der Projektstrukturplan im Zusammenhang?

Der Projektstrukturplan ist das Element, das dir hilft, Projekte zu strukturieren und Projekte zu überblicken. Er gliedert sich in zwei Ebenen – zum einen die Ebene der Teilprojekte, welche die Grundstruktur für den Projektstrukturplan vorgeben, und da drunter die einzelnen Arbeitspakete. Die Arbeitspakete sind also ein essentielles Element im Rahmen des Projektstrukturplans, die dabei nicht wegzudenken sind.

Die Arbeitspakete sind genauso relevant für die Ablaufplanung, denn die Ablaufplanung basiert auf den einzelnen Arbeitspaketen. Das heißt, wir erfassen vieles in Arbeitspaketen – den Start- und den Endtermin, und daraus wird dann der Ablaufplan generiert. Dabei kann es natürlich sehr unterschiedlich sein, welche Informationen ein Arbeitspaket enthält.

Was du alles in ein Arbeitspaket schreibst

Es gibt natürlich eine Vielzahl von Möglichkeiten, was solch ein Arbeitspaket beinhalten kann, angefangen beim Namen über die Nummer des Arbeitspaketes bis hin zu Beschreibungen. Hier findest du eine Auflistung, was du alles in ein Arbeitspaket aufnehmen kannst:

• Nummer
• Name
• Beschreibung
• Ziel
• Nicht-Ziel
• Fortschrittsmessung
• Abhängigkeit zu anderen Arbeitspaketen
• Kennzahlen (Zeit, Budget und andere Ressourcen)

Hierbei hängt es ganz stark davon ab, in was für einem Projekt du dich befindest. Bei kleineren Projekten ist es durchaus üblich, wenig in die Arbeitspakete hineinzuschreiben. Größere Projekte können mehr Punkte beinhalten. Ich glaube aber, der maßgebliche Unterschied liegt in der Komplexität des einzelnen Arbeitspaketes begründet.

Nehmen wir zum Beispiel an, du hast ein relativ simples Arbeitspaket, dann reicht es vielleicht nur den Titel des Arbeitspaketes hineinzuschreiben und deinem Mitarbeiter, der es ausführt, ist bereits vollkommen klar, was er zu tun hat. Vielleicht hast du aber auch ein besonders komplexes Arbeitspaket vor dir – und deswegen ist es notwendig, anzugeben, was genau gemacht werden soll, was das erwartete Ergebnis ist, was nicht im Rahmen des Arbeitspaketes gemacht werden soll und vielleicht auch zu erfassen, wie der Fortschritt innerhalb des Arbeitspaketes gemessen werden kann. Und daran merkst du schon, dass hierfür das Arbeitspaket natürlich eine entsprechende Komplexität aufweisen muss.

Wenn du zum Beispiel ein Arbeitspaket erstellst, von dem du weißt, dass nur du selbst es ausführen wirst, reichen dir vielleicht ein Titel und ein paar Stichpunkte. Es hängt also immer davon ab, wer letztendlich das Arbeitspaket ausführt. Und dadurch wird dann bestimmt, was du alles angeben musst.

Ich kann nur davon abraten, alle Arbeitspakete bis auf das Maximum auszuformulieren, gerade wenn die Projekte mit 30, 50 oder 100 Arbeitspaketen ausgestattet sind, da hier sehr viel Zeit investiert wird und das nicht immer eine sinnvolle Investition ist. Ein paar Stichpunkte pro Arbeitspaket machen aber natürlich Sinn. Wie bereits erwähnt macht es dabei natürlich einen Unterschied, wer das Arbeitspaket schlussendlich ausführt.

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Für wen schreibst du die Arbeitspakete?

Wie schon angedeutet, macht es natürlich einen Unterschied, ob du die Arbeitspakete für dich selbst, für Mitarbeiter oder vielleicht sogar für externe Dienstleister erstellst. Wenn du die Arbeitspakete für Mitarbeiter aufschreibst, hängt es letztendlich vom Mitarbeiter selbst ab, wie genau du erfassen musst, was alles Teil des Arbeitspaketes ist. Denn das hier ist im Grunde genommen das Delegieren einer Aufgabe und hier gelten noch einmal besondere Regeln. Ich empfehle dir dazu meinen Beitrag „Aufgaben delegieren – wie du als Führungskraft richtig delegierst“.

Wenn du die Arbeitspakete selbst ausführst, sollten die für dich relevanten Notizen im Arbeitspaket erfasst sein. Wenn du das Arbeitspaket aber nach außen gibst – also außerhalb von deinem Unternehmen, an einen externen Dienstleister zum Beispiel – dann muss ein besonderes Augenmerk auf die Beschreibung des Arbeitspaketes gelegt werden, da du hier gleichzeitig damit eine rechtliche Grundlage bildest. Dabei macht es natürlich einen Unterschied, ob der Dienstleister in einem Dienstvertrag oder in einem Werkvertrag steht. Bei einem Werkvertrag schuldet er das Werk am Ende und das ist abhängig von der Beschreibung im Arbeitspaket. Beim Dienstvertrag schuldet er seine Stunden und da ist die Beschreibung zwar immer noch relevant, damit das richtige Ergebnis rauskommt, es hängt aber nicht ganz so viel an der Beschreibung, da er ein bestimmtes Stundenkontingent hat und nicht ein fertiges Werk abliefert. Im Grunde lässt sich also sagen: Die roheste Form der Arbeitspaketbeschreibung geht, wenn das Arbeitspaket sich an dich selbst richtet. Richtest du es an einen Mitarbeiter, musst du etwas detaillierter werden. Richtet es sich an externe Dienstleister, muss es noch ausführlicher werden.

Beachte aber, dass nur, weil du ein Arbeitspaket für einen Mitarbeiter erstellst, nicht automatisch jeder Mitarbeiter im Unternehmen auch Zugriff auf die Arbeitspakete haben darf.

Darf jeder die Arbeitspakete lesen?

Natürlich ist es abhängig von deinem Projekt, ob jeder Mitarbeiter im Unternehmen Zugriff auf die Arbeitspaketbeschreibung haben darf. Das gilt ebenso simultan natürlich für alle anderen Dokumente innerhalb des Projektes. Nehmen wir zum Beispiel an du hast ein Change-Projekt, was in einer Vorevaluationsphase ist – das heißt, es steht noch nicht fest, ob das Projekt umgesetzt wird, sondern du machst ein Vorprojekt, um zu prüfen, ob es umgesetzt werden kann und die Ergebnisse sollen auf keinen Fall nach außen dringen. In diesem Fall dürften natürlich auch nicht irgendwelche Mitarbeiter Zugriff auf die Arbeitspaketbeschreibung bekommen. Das ist ein sehr relevanter Punkt, auf den du unbedingt achten musst. Und die Erfahrung zeigt, wenn Daten frei zugänglich auf dem Server liegen, findet sich immer jemand, der aus Interesse darin liest – vor allem dann, wenn du nicht möchtest, dass jemand darin liest. Umso wichtiger ist es also festzustellen, ob die Informationen aus dem Projekt auf irgendeine Art und Weise geheim gehalten werden sollen, und wenn das der Fall ist, gilt das natürlich auch für die Beschreibung der Arbeitspakete.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Arbeitspakete die kleinste Einheit an Aufgaben im Projekt sind. Sie können nur eine Aufgabe beinhalten oder auch mehrere Aufgaben. Sie können umfangreich geschrieben sein oder nur rudimentär. Wichtig ist, dass sie die Basis im Projektmanagement bilden und darauf dann der Projektstrukturplan aufsetzt.

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