Viele Projekte gleichzeitig im Blick behalten?

Achtung: Der Text ist lang, katapultiert dich aber, auf ein ungeahntes Projektmanagement-Niveau!

In den nächsten Wochen und Monaten liegen richtig viele richtig tolle Vorhaben vor mir. Darunter befindet sich eine Vielzahl von Projekten. Und selbst mir als absoluter Projektmanagement-Vollprofi stellts ich immer wieder die Frage: Wie kann ich über so viele Projekte gleichzeitig den Überblick behalten.

Das Erste, was einem hier in den Sinn kommt, ist für jedes Projekt einen eigenen Wasserfallplan (auch Balkenplan oder Gantt-Chart genannt) zu entwickeln. Solch ein Chart-Bild hast du bestimmt schonmal gesehen.

Das Problem dabei liegt jedoch vor allem in der Diversität der Projekte. Das heißt, ich habe verschiedene Arten von Projekten über verschiedene Unternehmen hinweg über mich sowie meine Mitarbeiter hinweg. Das heißt, auch meine Rollen ist unterschiedlich. In manchen Fällen führe ich die Projekte selbst aus, in anderen Fällen überwache ich nur den (reibungslosen) Fortschritt.

Ganz klar muss ich hier sagen: Das Problem liegt schon der Ausgangsbasis. Im besten Fall würde die Menge an Projekten gar nicht über meinen Tisch laufen bzw. die Mitarbeiter gleich schon zu Beginn die Projektmanagement-Standards erfüllen.

Meine Erfahrung zeigt jedoch zwei Dinge:

1. Ich bin sehr gut darin, diese Standards zu vermitteln. Das heißt, ich kann mit neuen Mitarbeitern arbeiten, die hervorragend ins Team passend und weitere Kernkompetenzen mitbringen. Denn die Projektmanagement-Standards kann ich nachträglich vermitteln.

2. Übernehmen ich mehr Projekte und überwache die Projekte neue Mitarbeiter, kann ich durch den Multiplikator-Faktor stärker skalieren. Im Grunde kann ich durch den Einsatz meiner Kompetenz aus WENIGER MEHR machen.

Laufen diese beiden Punkte oben unbewusst, schellen bei mir als externer Berater auf jeden Fall die Alarmglocken. Doch macht man das für eine bestimmte Zeit bewusst, so kann man durch den eigenen persönlichen Einsatz (wenn die Kompetenz vorhanden ist), ein Vielfaches von dem normal möglichen erreichen.

Im Grunde skaliere ich durch den Multiplikator-Faktor einer eigenen Kompetenz.

Doch zurück zu der Frage: Wie?

Hierfür muss ich mir zwei andere Fragen zuerst stellen:

 A. Worin unterscheiden sich die Projekte?

• Business Developement vs. Kundenprojekte
• Ich als Projektleitung vs. Mitarbeiter als Projektleitung
• statisch vs. agil
• kleine vs. große Projekte

B. Wie arbeiten die Mitarbeiter?

• virtuell vs. präsent

 C. Was ist der Ziel der Projekte?

Im Grunde gibt es drei Arten von Zielen:

• Budget halten
• Termin halten
• Qualität halten

Und jetzt heißt es sich, im Multiprojektmanagement zu bedienen und ein (kleines) Projektportfolio aufzustellen. Also eine Übersicht über alle aktuell offenen und zukünftig geplanten Projekte. Die Liste der Projekte, die in den nächsten 3 Monaten über meinen Schreibtisch liegt bei: 34.

Und das sind nur die Projekte, die mir parallel zu diesem Post eingefallen sind.

Nochmal kurz erneut, was ich oben schon beschrieben habe: Wenn ich mich mit meiner Fachkompetenz in mehr unserer Projekte involviere, kann ich dafür sorgen, dass mehr Projekt gleichzeitig schneller, besser und kostengünstiger laufen. Ich setze mich selbst als Skalierungsfaktor ein.

Das heißt, meine Kernaufgabe ist es, DEN ÜBERBLICK ZU BEHALTEN. Das klingt nicht viel, ist aber bei fast 50 Projekten (so viel wird es effektiv sein), leichter gesagt, als getan. Das Limit der der meisten Projektleitungen liegt bei ca. 10 Projekten.

Was auch oft physische Gründe hat. Denn die Tools, sind in ihren Möglichkeiten sehr begrenzt. Das heißt, den Überblick behalten zu können, ist oft nur mit selbst gebauten Lösungen sowie mit neu entwickelten Routinen möglich.

Die einfache Excel-Lösung, die du im Bild siehst, ist EINE mögliche Variante, sich selbst erst einmal einen Überblick über das Portfolio zu verschaffen. Doch dabei bleibt es nicht. Denn diese Übersicht gibt mir nur den Überblick darüber, was genau an Projekten im Portfolio ist.

Der zeitliche Ablauf, die Stolpersteine, den Status und die nächsten Schritte, das kann ich daraus nicht ablesen. Doch genau das ist es, wo es jetzt hingehen muss.

Im Grunde muss für jedes der Projekte (so es das nicht schon gibt) ein Projektplan entwickelt werden, der darauf ausgerichtet ist, ob es ein eher statisches oder agiles Projekt ist. Dazu müssen dann Reporting-Termine vereinbart werden. Also die Momente, in denen mein Mitarbeiter eine Beratung / ein Feedback von mir auf das Projekt bekommen: alle zwei bis vier Wochen ist ein guter Rhythmus für viele Projekte.

Und dann geht es auch schon los mit den Projekten.

Doch der Schlüssel ist und bleibt: DEN ÜBERLICK ZU BEHALTEN.

Dieser Beitrag stammt aus meiner Themenserie #Projektmanagement.

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