Ressourcenplanung – wie du das, was nicht genug vorhanden ist, bestmöglich verteilst

Ressourcenmangel ist eines der Hauptscheiterkriterien im Projektmanagement. Umso wichtiger ist es, sich intensiv damit auseinanderzusetzen, wenn Ressourcen nicht im ausreichenden Maß vorhanden sind. Das nennen wir dann Ressourcenplanung. Und hierbei gibt es zwei unterschiedliche Arten an Mangel von Ressourcen: der geplante Mangel und der spontane Mangel.

Ein Beispiel für den geplanten Mangel:
Du fährst mit dem Auto von Berlin nach Hamburg und weißt, dass du 30 Liter Benzin im Tank brauchst aber nur mit 15 Litern losfährst und denkst: „Naja, das wird schon irgendwie passen.“

Ein Beispiel für den spontanen Ressourcenmangel:
Du fährst mit dem Auto von Berlin nach Hamburg und dein Tank ist voll. Auf der Hälfte der Strecke stellst du fest, dass du ein Loch im Tank hast und deswegen der Tank plötzlich leer ist.

Beides ist für ein Projekt natürlich denkbar ungünstig. Umso wichtiger ist es, sich konstruktiv und proaktiv mit der Ressourcenplanung auseinanderzusetzen. Doch dafür gilt es erst einmal zu wissen, was denn nun eigentlich eine Ressource ist.

Was sind Ressourcen im Projekt?

Eine Ressource kann so ziemlich alles sein. Typische Ressourcen sind Zeit von Mitarbeitern, Geld, das wir brauchen, um Dinge oder Menschen zu bezahlen. Ressourcen können aber auch Computer sein, Lizenzen, Benzin und anderer Treibstoff, Fahrzeuge, Räume – im Grunde genommen alles, was wir brauchen, um unser Projekt durchzuführen.

An der Stelle sei angemerkt, dass Mitarbeiter im Rahmen eines Projektes oft als Ressource behandelt werden. Das ist natürlich nicht sonderlich nett, aber einfach nur eine sachliche Sicht der Dinge, beziehungsweise eine Frage der Benennung und muss nicht weiter ernstgenommen werden. Mitarbeiter sind Menschen und werden auch als solche behandelt. In der Ressourcenplanung werden sie aber trotzdem als Ressource bezeichnet.

Warum muss ich Ressourcen planen?

Wir reden im Rahmen der Ressourcenplanung vor allem von Ressourcenallokation. Damit ist gemeint, vor allem Engpass-Ressourcen zu planen. Du setzt dich also nicht hin und planst jede Ressource im Projekt, sondern du planst nur die Ressourcen, von denen besonders wenig vorhanden sind oder wo du weißt: Hier wird ein Engpass entstehen. Umgangssprachlich nennen wir das dann ein „Nadelöhr“. Die Ressourcen nicht zu planen, wäre schlechtes Risikomanagement. Das heißt, wenn du weißt, dass eine Ressource besonders eng ist oder gefährdet ist auszufallen beziehungsweise du ein größeres Problem bekommst, wenn eine Ressource ausfällt, dann wäre es ein Ignorieren des potenziellen Risikos (und damit schlechtes Risikomanagement), diese Ressource nicht zu planen. Umgekehrt können wir also sagen: Ressourcenplanung ist proaktives Risikomanagement, um den Projekterfolg zu gewährleisten. Dabei wird es uns aber nicht immer unbedingt einfach gemacht, denn oft hat die Linie Vorrang vor dem Projekt.

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Primat der Dringlichkeit: Linie versus Projekt

Das typische Organigramm innerhalb eines Unternehmens bezeichnen wir als Linienorganisation. Die einzelnen Abteilungen sind in horizontalen Linien angeordnet und arbeiten parallel zueinander. Projekte hingegen sind in der Regel interdisziplinär oder verfügen auch über eine projektspezifische Organisation. Das heißt, sie bedienen sich bei Mitarbeitern aus unterschiedlichen Abteilungen. Sie funktionieren also über Abteilungen hinweg. Sie orientieren sich nicht an der Linie und sind damit eigenständig. Dadurch entsteht aber fast automatisch ein Konflikt zwischen Linienorganisation und Projektorganisation, denn am Ende ist die Frage: Wer hat Vorrang bei einer bestimmten Ressource beziehungsweise auf eine bestimmte Ressource? Wird die Ressource zuerst der Linienorganisation zugeschrieben oder wird sie der Projektorganisation zugeschrieben?

Der Konflikt entsteht dann, wenn Projekt und Linie gleichzeitig Zugriff auf die Ressource haben wollen. Aus diesem Grund ist es besonders wichtig, gemeinsam mit der Geschäftsführung Regelungen zu finden, damit genau das nicht stattfindet – also ein Konflikt rund um die Ressourcen.

Wie mache ich eine Ressourcenplanung?

Eine Ressourcenplanung ist denkbar einfach. Trotzdem ist es nicht verwunderlich, dass sich viele Projektleiter und vor der Ressourcenplanung scheuen. Das liegt nicht in ihrer Komplexität, sondern in dem Aufwand begründet, denn rein methodisch ist eine Ressourcenplanung relativ einfach durchzuführen. Das Problem besteht vielmehr darin, die ganzen Informationen zusammenzukriegen, wann welche Ressource wie verfügbar ist und wann welche Ressource gebraucht wird. Denn in der Regel haben wir unsere Projektplanung und die Projektplanung sieht vor, dass ein Arbeitspaket zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt wird.
Wir haben aber vorher nicht abgeglichen, ob die Ressource, die wir brauchen – zum Beispiel der gute Herr Müller, weil er der Einzige ist, der die Spezialmaschine bedienen kann, überhaupt zu diesem Zeitpunkt verfügbar ist. Und dieser Abgleich findet nun statt und wir stellen fest: Herr Müller ist gar nicht verfügbar. Also ist er auf einmal eine Engpass-Ressource um die wir uns in der Planung kümmern müssen. Wie schon gesagt: Das methodische Vorgehen der Ressourcenplanung ist relativ einfach. Der große Aufwand entsteht erst durch den daraus resultierenden Abstimmungsbedarf und den draus vielleicht sogar resultierenden Konflikt mit der Linienorganisation.

Wie du anhand der Abbildung sehen kannst, kann eine Ressourcenplanung ganz einfach in einem Tabellenprogramm erfolgen. Du musst wenige Informationen erfassen. Erst einmal musst du dir überlegen: Was ist überhaupt die Ressource, um die es geht? Hier in unserem Beispiel, ist es Herr Müller. Und es geht auch nicht um die gesamte Arbeitszeit von Herrn Müller, sondern es geht nur um die Arbeitszeit innerhalb von zwei Wochen – nämlich um die zwei Wochen, in denen unser Arbeitspaket liegt.

Im ersten Schritt wird der Ressourcenbestand erfasst, also wie viel Herr Müller in diesen zwei Wochen anwesend ist. Im nächsten Schritt wird das abgezogen, was er in der Linienorganisation benötigt wird. Daraus ergibt sich der Ressourcenbestand, den wir haben für unser Projekt. Wir folgen also dem Gedanken, dass die Linienorganisation Vorrang gegenüber der Projektorganisation hat und gehen davon aus: Erst kann die Linie ihren Bedarf decken und dann können wir mit dem Projekt den Bedarf decken.

Von dem neuen Ressourcenbestand wird dann unser Bedarf abgezogen und daraus ergibt sich, ob wir einen Überschuss haben oder eine Unterdeckung. Oft ist es so, dass es nicht sofort komplett passt, sondern wir vielleicht ein bisschen hin- und herschieben müssen. Das heißt, Stunden auf eine andere Woche verlegen, das Arbeitspaket früher starten lassen oder länger laufen lassen – und dann funktioniert es auf einmal.

Wichtig ist im Grunde, dass wir unterhalb dieser Tabelle eine Summe bilden und darüber erschließen, ob der Bedarf den Bestand überschreitet. Und solange der Bedarf den Bestand nicht überschreitet, haben wir noch kein Problem, denn jetzt ist es nur eine Sache vom Zurechtschieben – das heißt, von zeitlicher Umverteilung.

Problematisch wird es dann, wenn unser Ressourcenbedarf den Ressourcenbestand überschreitet. In dem Moment müssen wir schauen, dass entweder wir Vorrang vor der Linienorganisation bekommen oder wir auf eine andere Ressource zugreifen oder wir den Zeitraum des Bedarfs so weit ausweiten, bis der Bestand den Bedarf decken kann.

Vereinfacht: Wenn Herr Müller in den zwei Wochen nicht für uns verfügbar ist, müssen wir uns einen anderen Zeitraum aussuchen, in dem er verfügbar ist und die Arbeit für uns erledigen kann. Für die Ressourcenplanung gibt es natürlich unterschiedliche Tools, die uns dabei helfen können.

Tools (Software) zur Ressourcenplanung

Natürlich gibt es eine Vielzahl an Tools und Programmen, die uns dabei helfen können, Ressourcen zu planen. Die Schwierigkeit hierbei besteht jedoch darin, das richtige Tool für sich zu finden. In den meisten Fällen wird es eine reine Tabellenkalkulation, wie zum Beispiel Excel oder Open Office sie bedienen kann, ausreichen. Programme wie MS Project oder GAM Project bieten ebenso die Möglichkeit, Ressourcen zu erfassen – zum Beispiel Mitarbeiter – und die Ressourcen den Arbeitspaketen zuzuordnen. Und wenn wir dann bei einem Arbeitspaket die Kennzahl der investierten Zeit erfassen (also wie viel Personenstunden notwendig sind, um dieses Arbeitspaket zu erledigen), wird es auf die Ressource – also auf die Person – zusammengerechnet und das Programm gibt uns aus, wie viel Stunden genau der jeweilige Mitarbeiter in der entsprechenden Woche gebunden ist.

Und hierbei ist es natürlich je nach Tool und Vorgehensweise abhängig, was ich am Ende ausgeliefert bekomme. So kann es zum Beispiel sein, dass ich die Ressourcen auf Kalenderwochen-Ebene erfasse und sehe, dass ein Mitarbeiter in einer Kalenderwoche 120 Stunden arbeiten müsste. Dann ist vollkommen klar, dass ich dieses Arbeitspaket entsprechend aufteilen muss. Ebenso ist aber auch denkbar, dass die Ressource der Mitarbeiter prozentual geführt wird. So ist es in manchen Unternehmen auch üblich. Das heißt, die Mitarbeiter geben nur an, wie viel Prozent ihrer wöchentlichen Zeit sie für dieses Projekt investieren – in dem Zeitraum, in dem das Projekt läuft. Es ist dann eine sehr generalisierte Planung und hat nicht mehr so viel mit der Detail-Ressourcenplanung zu tun.

Grundsätzlich lässt sich sagen, dass die Ressourcenplanung recht einfach ist, von der Art und Weise, wie wir vorgehen, aber sehr aufwendig, weil natürlich diese Informationen beschafft werden müssen.

Das heißt, ich muss wissen:

• Wann fallen meine Arbeitspakete an?
• Wie aufwendig sind die Arbeitspakete?

Und das muss ich mit der Realität abgleichen. Also:

• Wie viel ist der Mitarbeiter verfügbar?
• Wie viel ist der Mitarbeiter durch die Linienorganisation gebunden?
• Und wie viele Stunden bleiben dann noch für mein Projekt übrig?

Das miteinander Abgeglichen ergibt am Ende dann meinen positiven Wert des Ressourcenüberschusses oder meinen negativen Wert der Unterdeckung. Das heißt, Ressourcenplanung ist in sich einfach, aber vor allem Laufarbeit, weil ich für die Ressource all diese Informationen finden muss. Und das ist der Grund, warum wir ausschließlich mit einer Ressourcenallokation arbeiten. Das heißt, es wird nicht jede Ressource im Projekt erfasst, sondern nur Engpassressourcen.

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