Wie du leicht einen Projektstrukturplan (PSP) erstellt
Der Projektstrukturplan, auch kurz PSP genannt, ist ein wichtiges Element im Projektmanagement und wird in der DIN 69901-5:2009 wie folgt definiert: „vollständige hierarchische Darstellung aller Elemente (Teilprojekte, Arbeitspakete) der Projektstruktur als Diagramm oder Liste“.
Was ist ein Projektstrukturplan?
Im Grude geht es darum, einen strukturierten Überblick über dein Projekt zu erzeugen. So kann sich dein Projektteam und auch Dritte ein gutes Bild über das Projekt verschaffen. Der PSP kann dabei als reine Anschauung dienen, aber auch als Controllinginstrument eingesetzt werden. Das funktioniert jedoch nur, wenn wir ihn mit Kennzahlen versehen. So kann man den Fertigstellungsgrad der einzelnen Arbeitspakete über Farben darstellen. Kennzahlen stellen aber auch den prozentualen Fortschritt bzw. die investierte Arbeitszeit ins Projekt innerhalb des PSP dar.
Was bedeuteten die einzelnen Ebenen im PSP?
Wir gehen davon aus, dass sich ein Projekt grundsätzlich in drei Ebenen gliedert:
- Ebene: Das Projekt selbst
- Ebene: Die Teilprojekte
- Ebene: Die Arbeitspakete
Das kann dann so aussehen:
Je nach Komplexität des Projekts und notwendigem Detailgrad kann es Sinn machen weitere Ebenen einzuführen.
- Ebene: Das Projekt selbst
- Ebene: Die Teilprojekte
- Ebene: Die Arbeitspakete
- Ebene: Die Aufgaben eines Arbeitspaketes
oder
- Ebene: Das Projekt selbst
- Ebene: Die Teilprojekte
- Ebene: Die Teilaufgaben
- Ebene: Die Arbeitspakete
Der Unterschied zwischen den beiden Darstellungen liegt wie oben erwähnt im Umfang des Projektstrukturplans und dem benötigten Detailgrad. Haben wir viele Arbeitspakete und droht der Plan unübersichtlich zu werden, macht es Sinn, noch eine weitere Ebene einzuführen, in der die Arbeitspakete gebündelt werden. Das sind dann die Teilaufgaben (linke Seite). Haben wir nur wenige Arbeitspakete, wollen aber auf deren detaillierten Inhalt hinweisen, hilft uns die Aufschlüsselung in die Aufgaben der jeweiligen Arbeitspakete (rechte Seite).
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Wie wird der Projektstrukturplan gegliedert?
Es gibt mehrere unterschiedliche Arten, nach denen ein PSP gegliedert werden kann:
- Objektorientiert: Bei der objektorientierten Gliederung orientiert sich der Projektstrukturplan an der Systemhierarchie der Aufbauorganisation oder an dem Produkt. Der Projektgegenstand wird in seine einzelnen Komponenten, Baugruppen und Einzelteile zerlegt. Es erfolgt eine Aufzählung nach Objekten. Der Projektstrukturplan ist bei einem Produkt identisch mit dem Produktstrukturplan (Stückliste).
- Funktionsorientiert: Bei der funktionsorientierten Gliederung steht die Art der auszuführenden Tätigkeit im Mittelpunkt. Der Projektstrukturplan orientiert sich an den Arbeitsgebieten (funktionsorientiert) und/oder an den Arbeitsabläufen (prozessorientiert). Die Gliederung kann sich auch an den Unternehmensfunktionen orientieren und zum Beispiel in Vertrieb, Verkauf und Fertigung untergliedert sein. Linien- und Projektorganisation sind hier sehr ähnlich.
- Phasen- oder Ablauforientiert: Bei der Gliederung nach Phasen oder nach dem Arbeitsablauf hat der Projektstrukturplan eine chronologische Darstellung. Gerade im Bereich des Event-Managements hat die Phasendarstellung einen übergeordneten Effekt.
- Mischformen: Die meisten Projektstrukturpläne bestehen aus Mischformen. Nur selten ist es sinnvoll oder notwendig, einen reinen objekt-, funktions- oder phasenorientierten Projektstrukturplan zu erstellen.
Wie kann man den Projektstrukturplan darstellen?
Ein Projektstrukturplan kann entweder als Baumdiagramm (siehe oben) oder als Tabelle dargestellt werden:
Diese Darstellung dient dann optimal als Grundlage für das Gantt-Diagramm. Denn es müssten nun nur noch der Start- und Endzeitpunkt jedes Arbeitspakets erfasst werden. Auch wenn du wahrscheinlich nicht drum herumkommen wirst, für das Gantt die starre Struktur des PSP aufzuheben. Denn nur, wenn du den Projektstrukturplan ausschließlich phasenorientiert geplant hast und alle Arbeitspakete in chronologischer Reihenfolge angeordnet sind, können sie 1:1 für das Gantt-Diagramm übernommen werden. Im Gantt-Diagramm werden die Arbeitspakete nämlich chronologisch untereinander aufgelistet.
Die Weiterentwicklung des PSP in ein Gantt könnte so aussehen, wie es in der folgenden Abbildung angedeutet ist:
Hier findest du übrigens die Excel-Datei, in der alle oben zu sehenden Abbildungen erstellt wurden. Sie ist eine kleine, kostenlose Excel Vorlage für einen Projektstrukturplan.
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