Projektmanagement-Methoden – den richtigen Weg durchs Labyrinth finden

von Benjamin Michels | Apr 3, 2017 | 0 Kommentare

Googelt man Projektmanagement, findet man Unmengen von Informationen – eine Vielzahl von Dingen, die man rund um das Projekt tun kann und soll, damit das Projekt besser läuft. Ganz schnell kommt man hier zu dem Begriff der Projektmanagement-Methoden.

Doch wer sich noch nicht allzu viel mit Projektmanagement beschäftigt hat, weiß teilweise nicht, was Methoden im Projektmanagement sind. Gerade die Anfänger tun sich schwer damit, welche aus der Vielzahl der Methoden am Ende die sind, die wirklich auch einen Mehrwert bringen.

Grundsätzlich gilt: Du solltest nur das tun, was dir auch einen Mehrwert bringt. Methoden, die dich nicht voranbringen, solltest du auch nicht nutzen (außer du bist durch einen festgelegten Prozess innerhalb des Unternehmens dazu gezwungen).

Was sind Methoden im Projektmanagement?

Als Methoden verstehen wir standardisierte Vorgehensweisen, die in der Regel einen Plan oder eine Übersicht zur Folge haben. Diese Methoden reduzieren die Komplexität. So zeigt zum Beispiel der Projektstrukturplan die Struktur des Projektes. Das Erstellen des Projektstrukturplans und der Projektstrukturplan selber sind am Ende die Methoden. Und so gibt es eine ganze Reihe von Methoden, die dazu gedacht sind, die Komplexität im Projekt zu reduzieren. Denn das ist das, woran viele Projekte scheitern: Die hohe Komplexität, die aber nun einmal durch Projekte bedingt ist. Das gepaart mit Neuartigkeit – also dem Mangel der eigenen Erfahrungen in dieser Art von Projekten – führt zu einer erhöhten Scheiter-Wahrscheinlichkeit.

Die Methoden helfen uns dabei, unsere Projekte mit größerer Wahrscheinlichkeit erfolgreich abzuschließen.

Wozu brauche ich Projektmanagement-Methoden?

Wie oben schon erwähnt, helfen uns Projektmanagement-Methoden Komplexität zu reduzieren und Projekte mit größerer Wahrscheinlichkeit erfolgreich abzuschließen. Gleichzeitig können sie uns aber auch als Entscheidungsgrundlage dienen. Oder uns helfen, Lösungen zu finden, wo bisher keine Lösungen ersichtlich waren.

Nehmen wir zum Beispiel die Methode des Problembaums:
hierbei handelt es sich um eine Untermethode im Risikomanagement. Immer dann, wenn wir mit einem Risiko nicht weiterkommen, also wenn es uns nicht gelingt das Risiko weiter zu minimieren, greifen wir auf diese Methode zurück. So können wir durch den Problembaum das Schadensausmaß oder auch die Eintrittswahrscheinlichkeit dadurch senken, dass wir das Problem oder das Risiko in viele kleine Unterrisiken unterteilen.

Es gibt so ziemlich für jeden Bereich im Projektmanagement ein ganzes Potpourri an Methoden – manchmal mehr und manchmal weniger sinnvoll. Und das ist das, worauf du immer achten solltest: „Ist diese Methode für mich sinnvoll? Liefert sie mir einen Mehrwert?” Wenn du ein Ja dahinter schreiben kannst, dann solltest du die Methode weiter nutzen. Wenn die Antwort ein klares Nein ist, dann solltest du sie nach Möglichkeit nicht weiter nutzen.

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Welche sind die wichtigsten Methoden im Projektmanagement?

Es gibt natürlich eine ganze Reihe von Methoden, die sinnvoll sind. Dennoch hat sich gerade für mich in den letzten Jahren ein klares Set herauskristallisiert. Hier siehst du meine Empfehlungen, welche Methoden du auf jeden Fall beherrschen solltest:

Das sind die Methoden, die meiner Meinung nach jeder Projektmanager und jeder Projektleiter beherrschen sollte.

Zieldefinition:
In der Zieldefinition beschreiben wir konkret, was die Ziele für unser Projekt sind. Hieran richten sich alle Folgeschritte. Eine gute Zieldefinition stellt immer die Grundlage dar.

Projektstrukturplan:
Der Projektstrukturplan zeigt uns in vereinfachter Form, wie unser Projekt aufgebaut ist und lässt es uns leichter verstehen. Er hilft uns ebenfalls, anderen unser Projekt leicht und unkompliziert zu erklären. In tabellarischer Form stellt er die Grundlage für den Ablaufplan dar.

Projektablaufplan:
Der Projektablaufplan umfasst ebenfalls alle Arbeitspakete, ist aber dazu gedacht, uns vor allem die Zeitachse zu zeigen. Hier können wir die Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen sehen. Wir können Meilensteine sehen und wir entwickeln ein Zeitgefühl für unser Projekt.

Risikoanalyse und Risikomanagement:
In der Risikoanalyse erfassen wir alle potenziellen Risiken innerhalb des Projektes und entwickeln Gegenmaßnahmen. Im Risikomanagement beschreiben wir das Fortlaufende – das heißt, wir setzen auf der einmaligen Risikoanalyse auf und führen diese kontinuierlich weiter fort.

Stakeholderanalyse und Stakeholdermanagement:
Beim Stakeholdermanagement analysieren wir, welche Stakeholder es gibt, wie viel Macht sie über das Projekt haben, wie beeinflussbar sie sind und wie betroffen sie vom Projekt sind. Und dann entwickeln wir konkrete Maßnahmen, um diese Stakeholder möglichst positiv für unser Projekt gestimmt zu halten. Im Stakeholdermanagement machen wir das gleiche – allerdings nicht einmalig, sondern fortlaufend. Das heißt, die Stakeholderanalyse ist, ähnlich wie bei der Risikoanalyse, ebenfalls die Basis für das kontinuierliche Stakeholdermanagement.

Ressourcenplanung und Ressourcenmanagement:
Das ist etwas, was wir nicht in jedem Projekt brauchen, aber am Ende doch in relativ vielen. Hier geht es vor allem um die Ressourcenallokation. Das bedeutet die Zuweisung von Engpassressourcen – wir kümmern uns um die Ressourcen, von denen möglichst genug vorhanden sind.

Natürlich gibt es noch viele weitere Methoden, die im Projektmanagement einen echten Mehrwert bieten können. Doch gerade für den Einstieg und für das erste Zurechtlegen eines Methodensets empfehle ich diese kleine Gruppe von Methoden, weil sie schnell einen großen Mehrwert bringen.

Wie genau finde ich die besten Projektmanagementmethoden für mich selbst?

Nicht jeder Projektmanager und Projektleiter kann mit jeder Methode gut arbeiten. Das liegt daran, weil die Methoden in sich teilweise sehr unterschiedlich funktionieren. Ich empfehle immer, eine Methode in ein oder zwei Projekten auszuprobieren und sie dann fortzuführen, zu verändern oder aber auch nicht weiter zu nutzen. Ich probiere zum Beispiel auch regelmäßig neue Tools aus, stelle dann fest, ob sie gut sind oder einen Mehrwert bringen oder ob ich sie zukünftig lieber nicht mehr benutze. Und ähnlich ist es natürlich mit den Methoden. Hier sollte genau das gleiche erfolgen. Die richtigen Methoden für sich selbst zu finden, ist ein Prozess kontinuierlichen Ausprobierens.

Darf ich die Projektmanagementmethoden auf meine Bedürfnisse anpassen?

Ja! Das ist einer der wichtigsten Punkte. Projektmanagementmethoden leben davon, dass sie auf die persönlichen Bedürfnisse angepasst werden. Du wirst von einer Methode, wenn du danach suchst, auch stets unterschiedliche Variationen finden. Das liegt daran, weil Methoden natürlich teilweise auf Unternehmen, aber auch auf Projekttypen angepasst werden müssen. Manchmal können das kleine, manchmal können das aber auch sehr große Veränderungen sein. Es ist also unbedingt notwendig, dass du dir die Methoden solange anpasst, bis sie den optimalen Mehrwert für dich liefern.

Du möchtest mehr über Projektmanagementmethoden erfahren? Du möchtest wissen, wie du dein Projektmanagement auf das nächste Level bringen kannst und wie deine Projekte erfolgreicher werden? Dann schreibe mir eine E-Mail oder bewerbe dich auf eine kostenlose Beratungssession.

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