Folge 020 // Mach dein Leben zu dem Meisterwerk, das es sein kann! [On The Road]

Ihr kennt das bestimmt: Zurück aus dem Urlaub und gleich in die Vollen. Die Projekte und Projektauftraggeber stehen schon Schlange und du weißt gar nicht, wo du anfangen sollst. In dieser Episode gebe ich dir Tipps, wie du diesen Stress vermeiden kannst, dir einen Projektüberblick verschaffst, Prioritäten setzt und wir sprechen über eine der wichtigsten Entscheidungen im Projektmanagement: „make or buy“?

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Episode 020: Mach dein Leben zu dem Meisterwerk, das es sein kann!

Hallo und herzlich willkommen zur heutigen Podcast-Episode. Wir reden heute über meine Projekte. Das heißt, wir reden darüber, was ich mache, was erfolgsentscheidende Faktoren sind und was dich in nächster Zeit hier im Podcast erwarten wird.

Meine Urlaubstipps

Heute gibt es mal wieder einen „On the Road“– Teil. Woran liegt das? Ganz einfach: ich bin aus dem Urlaub zurück. Und die Zeit ist so rar, wie du es dir gar nicht vorstellen kannst. Ich habe so viel auf der Liste stehen, dass es gar nicht mehr alles passt. Und die Podcast-Episode ist die erste seit Start des Podcast, die heute nicht Live gegangen ist. Weil sie einfach noch nicht eingesprochen war. Könnte man definitiv als schlechtes Zeitmanagement bezeichnen. Macht aber nichts. Denn sie kommt mit einem leichten Zeitversatz. Aber sie kommt.

An der Stelle vielleicht schon mal zwei Tipps was du in so richtigen Stresszeiten machen kannst. Gerade wenn du aus dem Urlaub wieder kommst erwartet dich in der Regel ja richtig viel zu tun.

1. Mein erster Tipp ist: sag niemanden, dass du wieder da bist. Behaupte, du kommst erst drei Tage später. Denn dann hast du Zeit noch ein bisschen was aufzuarbeiten. Bei mir ist das zum Beispiel so, dass mein Autoresponder sagt, dass ich erst heute wiedergekommen bin. In Wirklichkeit bin ich aber schon seit Samstag wieder da. Arbeitstechnisch erst seit Montag. Aber ich bin wieder da. Und das ist ein Zeitpuffer, den du dir auf jeden Fall erkaufen kannst.

2. Und dann gibt es natürlich noch die ganzen Aufgaben, die zu tun sind. Ich habe elf unternehmerische Projekte, die ich mache. Und jedes dieser unternehmerischen Projekte hat wiederum Projekte in sich. Ganz schön viel zu tun. Unser Geist kann ab einer gewissen Komplexität das Ganze nicht mehr erfassen. Ich arbeite ja sehr gerne mit Task-Boards – Kanbanflow, Trello oder Ähnliches – und es ist leider nun mal so, dass sich das dann irgendwann nicht mehr auf einer einzigen Seite darstellen lässt. Ich muss irgendwann anfangen zu scrollen. Und in dem Moment geht Übersichtlichkeit verloren. Und dessen muss ich mir immer bewusst sein. Es ist nicht so übersichtlich, wie es sein müsste, damit ich es gut erfassen und alles im Blick haben kann. Deswegen mache ich was für unsere heutige Zeit total Abgefahrenes: ich nutze Zettel und Stift.

Das heißt, ich habe eine Word Datei, in der ein Kreuz ist – vier Kästchen, man könnte auch sagen zwei Achsen. Die eine Achse heißt wichtig und die andere Achse heißt dringend. Und daraus ergeben sich dann mehrere Kästchen: dringend, wichtig und dringend, unwichtig und dringend, wichtig und nicht-dringend, unwichtig und undringend.
Es gibt Aufgaben, die sind wichtig und dringend. Es gibt Aufgaben die sind nicht wichtig, aber sehr dringend. Es gibt Aufgaben, die sind überhaupt nicht dringend aber eigentlich unheimlich wichtig. Und es gibt Aufgaben, die sind weder das eine noch das andere. Weder wichtig noch dringend. Am Ende ist das natürlich nur ein Prioritätssystem. Aber es hilft dir trotzdem dabei, sehr schnell in den Fokus zurück zu finden. Und vor allem die Ecke unten rechts ist die wichtige. Denn da sind Aufgaben, die sind wichtig, aber nicht dringend. Das ist das, was in der Regel hinten runterfällt. Wir haben für jedes unternehmerische Projekt ein Kürzel. Und ich schreibe dann die Aufgaben in das jeweilige Kästchen. Dann sind dann alle Kürzel in jedem Kästchen. Und da kommen dann die jeweiligen Aufgaben zu. Weil jedes Projekt – oder jedes Unternehmen – hat auch unterschiedliche Projekte. Manche sind wichtig, manche sind nicht wichtig, manche sind dringend, manche sind nicht dringend. Und diese Strukturierung hilft bei einem sehr komplexen Zusammenhang. Wenn du viele Aufgaben zu erledigen hast, die vielleicht auch sehr ineinander verworren sind, hilft dir das dabei den Überblick zu behalten.

Und das sind meine zwei Tipps für dich. Ich nenne sie jetzt mal „Urlaubstipps“. Weil ich sie anwende, wenn ich aus dem Urlaub komme. Beziehungsweise die Papiertaskliste habe ich recht häufig. Gerade weil Komplexität bei mir in den letzten zwölf Monaten durch weitere Projekte einfach enorm gestiegen ist. Und gerade dieser Punkt „Überblick behalten“ ist dabei sehr wichtig. Man kann auch sagen: mehrere Bälle gleichzeitig jonglieren. Alle in der Luft halten. Und das kann ich nur wenn ich auch alle sehe – das muss man sich immer bewusst machen. Sachen, die ich aus dem Blick verliere, die sind einfach nicht da. Und dann kann ich sie auch nicht gut machen.

Produktivität steigern

Nun wollte ich einen kleinen Einblick in meine Projekte und was ich so mache geben.
Ich habe es glaube ich schon ein, zweimal erwähnt, dass wir ein Home-Office Zuhause haben – also in unserem Haus einen Bürobereich mit drin. Und gerade heute ist die Entscheidung gefallen, dass wir doch ausziehen werden. Wir mieten jetzt nochmal eigene Büroräume an. Um da dann hoffentlich auch wieder ein bisschen konzentrierter arbeiten zu können. Und auch Geschichten wie Videofilmbereich und Podcast Bereich gleich miteinbauen. So dass wir diese Ruhezonen automatisch mit eingeplant haben. Und ich habe mich im Urlaub sehr viel mit der Thematik der Produktivität beschäftigt, weil ich halt den Projektüberblick für die nächsten sechs Monate geschaffen habe. Wenn du meinem Podcast schon länger folgst, weißt du, dass ich Projektmanagement unterrichte und auch recht viel unterrichte. Und das wird erst im nächsten Jahr wieder etwas weniger. Das heißt, ich habe die nächsten sechs Monate noch eine sehr große Belastung. Und entweder ich muss mehr Aufgaben abgeben, was bei bestimmten Aufgaben einfach nicht geht, weil sie darauf basieren, dass ich sie mache. Oder ich muss meine eigene Produktivität steigern. Und genau damit habe ich mich beschäftigt: wie ich meine eigene Produktivität massiv steigern kann. Dazu wird es nochmal eine extra Episode geben. Wo ich einige Tipps und Tricks verrate – aber erst wenn ich es auch erfolgreich angewendet habe. Ich mache sowieso schon einiges zur Produktivitätssteigerung, aber das ist jetzt nochmal ganz krasse Struktur. Und da werde ich dir ein bisschen etwas drüber erzählen, wenn ich es auch angewendet habe. Denn dir bringt es nichts, wenn du nur Wissen aus dem Buch kriegst und du nicht weißt ob es am Ende auch wirklich funktioniert.

Make-or-Buy Entscheidungen

Dann steht mal wieder eine sogenannte „Make-oder-Buy“ Entscheidung an. Wir überlegen das Management von bestimmten Werbeanzeigen nach außen abzugeben. Ich finde das ein ganz gutes Beispiel um mit dir auch einmal über die Thematiken der Make-or-Buy Entscheidungen zu reden. Manchmal können wir Dinge selber machen oder wir können sie einkaufen.
Und im Projektmanagement ist das eine ziemlich wichtige Entscheidung.
Warum? Weil wir am Ende – wie immer – über Komplexität reden.

Unsere Projektwelten sind komplex. Die sind schwierig. Und alles was wir selber machen erhöht in der Regel unsere Komplexität.

Manchmal wird auch die Komplexität dadurch erhöht, dass wir Sachen nach außen abgeben. Aber in der Regel wird sie dadurch erhöht, dass wir es selber machen. Nach außen abgeben verringert in der Regel die Komplexität. Und ich überlege jetzt, das Kampagnenmanagement doch noch einmal in einem Versuch nach außen abzugeben. Was vor allem mit Workload und Komplexität zu tun hat. Denn das Management der Werbekampagnen ist unheimlich komplex. Unsere Prozesse dahinter, um die Werbematerial anzuliefern stehen und funktionieren schon ziemlich gut. Aber die Werbekampagnen befinden sich unten rechts in der Ecke auf meinem Task Zettel. Das heißt, sie sind wichtig aber nicht dringend. Wir machen in den Projekten gute Umsätze, dementsprechend sind sie nicht dringend. Aber sie sind für die langfristige Entwicklung der Projekte extrem wichtig. Sie fallen aber aktuell immer wieder runter, weil sie nicht dringend sind. Und an der Stelle haben wir die Make-or-Buy Entscheidung: selbst machen oder einkaufen? Und meine Entscheidung wird auf „Buy“ fallen, weil ich jemanden habe der sich dann dafür engagiert. Und bei dem das Ganze oben rechts steht, bei wichtig und dringend. Und nicht wie bei mir unten rechts, wichtig und nicht dringend. Es sind manchmal so kleine Entscheidungen. Und ich empfehle dir, wenn du solche Entscheidungen treffen musst – gerade, wenn es um Make-or-Buy geht – dass wirklich auch auf diese Art und Weise zu betrachten. Klar, ich zahle Geld dafür, wenn ich es weggebe. Es kostet mich wahrscheinlich mehr Geld, wenn ich es weggebe als wenn ich es intern mache. Aber was könnte ich dadurch erreichen?

Die gleiche Frage haben wir uns jetzt auch mit den Büroräumen gestellt. Klar, wir haben die Räume bei uns im Haus dafür und warum sollte ich dann extra Geld dafür ausgeben? Aber die Frage ist eine andere.

Was kann ich damit erreichen? Was könnte ich mehr damit schaffen?

Das ist was, was ich aus Businessplanlogik genommen habe. Ich unterrichte unter anderem an der Universität wie man Businesspläne schreibt. Ich habe auch schon einige Businesspläne geschrieben und habe eine ganze Zeitlang KfW Gründercoachings gemacht. Ich habe Menschen dabei begleitet ihre eigenen Unternehmen zu gründen. Und wir haben es im deutschen Markt so, dass man Businesspläne schreibt „Wie kann man mit dem wenigsten Geld das realisieren was man machen könnte?“ Und es gibt aber auch den amerikanischen Ansatz: „Wenn du zehn Millionen hättest, was würde dann aus deiner Idee werden?“ Und sowas muss man bei Make-or-Buy Entscheidungen immer mit beachten. Natürlich kostet es mich jetzt was. Aber was kann ich dadurch schaffen, dass es vielleicht schneller, kontinuierlicher, besser da ist? Der „Buy“ bringt ja in der Regel einen Mehrwert, sonst würde ich es nicht machen. Jetzt in meinem Fall bringt es den Mehrwert, dass etwas auf die Straße gebracht wird, was ich wahrscheinlich sonst nochmal sechs Monate nach hinten schieben würde. Und in dem Moment reden wir knallhart von Geld. Das heißt, die kriegen ein Werbebudget und machen aus dem Werbebudget etwas. Wir gehen jetzt mal nicht von einem Totalausfall aus, sondern von einem Gewinn. Und das heißt, ich habe früher Geld zum reinvestieren. Perfekt. Besser kann es ja gar nicht sein. Und das muss man sich bei solchen Entscheidungen immer wieder vor Augen führen: „Was könnte es mir vielleicht bringen“? Genauso wie mir externe Büroräume nochmal andere Potenzialmöglichkeiten geben, als ich sie jetzt schon habe. Dann wird ja auch bei uns wieder Raum frei, da kann ich ja vielleicht auch irgendwas machen. Und das muss ich immer im Blick behalten. Also bei solchen Entscheidungen: versuche sie von allen Seiten zu treffen, überlege dir welchen Mehrwert es dir auch bringen kann und manchmal muss man auch einfach ein bisschen Geld in die Hand nehmen um was bewegen zu können.

Ich lade dich in meinen Podcast ein

Eigentlich wollte ich noch darüber reden, wie man freiberuflicher Projektleiter oder Projektleiterin wird. Und was man da alles beachten sollte. Ich hatte heute ein total nettes Telefonat mit einer Podcast-Hörerin, die gerade überlegt freiberufliche Projektleiterin zu werden. Und deswegen dachte ich mir nehme ich eine Episode zu dem Thema auf – machen wir aber nächste Woche. Zur Thematik freiberuflicher Projektleiter und was du alles beachten solltest.

Vielleicht nochmal jetzt die Chance genutzt an dich, der Aufruf: ich lade dich in meine Episoden ein. Das heißt, wenn du Lust hast mit mir ein Interview zu führen – eine offene Beratung. Offene Beratung heißt, du hast eine konkrete Fragestellung. Das kann sein: „Wie könnte sich meine Karriere weiterentwickeln oder wie kann ich das oder das Projekt managen oder ich habe hier eine Führungsherausforderung mit meinem Team, wie kann ich das machen?“ Also alles was in die Themenfelder fällt, die du auch hier im Podcast bisher gehört hast. Und wenn du so eine konkrete Frage hast, wo du sagst „ja, da könnte man sich schon eine Viertelstunde drüber unterhalten“, dann schreibe mir eine E-Mail und ich lade dich in eine Episode ein. Wir werden uns hier im Podcast genau darüber unterhalten. Denn das ist was, was ich auch noch rausgehört habe, dass meine Zuhörer es interessant finden auch noch von anderen Projektleitern zu hören.

Denn das ist was, was ich wirklich nur bestätigen kann: die Welt als Projektleiter oder Leiterin ist in der Regel ziemlich einsam. Du hast dich, aber du hast in der Regel kaum bis keinen Kontakt zu anderen Projektleitern.

Und da soll dir dieser Podcast auch einfach nochmal die Möglichkeit bieten, Kontakt zu anderen herzustellen. Wenn du dich traust, zu mir in den Podcast zu kommen – das ganze läuft digital, du brauchst nur einen Laptop mit Mikrofon und am besten mit Headset – dann schreibe mich an.
Ich glaube da haben alle was von und ich würde mich total freuen, dich auf diese Art und Weise kennen zu lernen.

Ein Kurzüberblick über meine Projekte

Ich glaube ich habe noch nie im Podcast gesagt, was ich alles für Projekte habe. Ich nenne mal ein paar davon und sage, was da als nächstes ansteht.

• Wir haben einmal ein Portal für Menschen mit Autoimmunerkrankung. Hier gründen wir gerade eine neue GmbH. Wir sind gerade in der Entwicklung neuer Kurse und neuer Inhaltsformate. Und werden uns nochmal verstärkt dem Kampagnenmanagement annehmen.
• Wir haben mich als Projekt. Also meine Trainingstätigkeit. Und ich habe es ja schon mal ein bisschen angedeutet: da wird jetzt was Großes kommen. Ich werde ein zwölfmonatiges Ausbildungsprogramm für Projektleiter auf den Weg bringen. Das heißt, wirklich das wie ich es mir vorstelle, wie man innerhalb von zwölf Monaten zu den Top 10 Prozent Projektleitern in Deutschland werden kann. Also ein hammergeiles Programm. Da sitzen wir gerade dran. Das wird voraussichtlich in den nächsten zwei bis vier Wochen an den Start gehen.
• Wir haben die Jobkonferenz. In der Jobkonferenz bieten wir Inhalte für Menschen, die sich Rund um ihre Karriere und Gehalt interessieren. Die sich boosten wollen. Da werden wir jetzt im August und Anfang September viele Experteninterviews führen. Und dann die Live-Konferenz im September abhalten.
• Ich arbeite mit einem Trading Coach zusammen. Hier sind wir gerade dabei die ganze Webpräsenz zu bearbeiten. Alle Kurse neu aufzuarbeiten. Wir haben ein ziemlich geiles Trading System entwickelt, was wir jetzt voraussichtlich in nächster Zeit veröffentlichen werden.
• Ich arbeite mit einem Hersteller für Nahrungsergänzungsmittel zusammen. Wo wir gerade dabei sind eine große Social Community aufzubauen, die vor allem erstmal ganz viel kostenlose Inhalte bietet. Da sind wir jetzt gerade im Community Aufbau drin.
• Ich werde meine Bücher überarbeiten. Das Projektmanagement Handbuch braucht eine dringende Überarbeitung. Und das Existenzgründungs Handbuch auch. Und dazu sind noch ein, zwei weitere Bücher geplant. Die werden wahrscheinlich in den nächsten zwei bis drei Monaten veröffentlicht werden.
• Wir entwickeln ja immer wieder E-Learnings und Blended Learnings für andere Unternehmen. Da sind wir auch dabei uns zu optimieren. Da habe ich jetzt morgen und übermorgen Drehtage. Das heißt, wir sind direkt mit Schauspielern, Kamerateam und allem vor Ort. Da schlüpfe ich dann in die Rolle des Regisseurs.
• Wir haben gerade eine GmbH Gründung am Laufen für ein Institut, was sich rund um Menschen richtet, oder Rund um Menschen an Menschen. Das Institut beschäftigt sich mit der Thematik der Seniorenpflege, der Pflege von alten Menschen. Und hier arbeiten wir vor allem an der Qualifizierung von unqualifizierten Kräften und haben dazu jetzt gerade an einer Hochschule ein Institut gegründet. Und da leite ich den Weiterbildungsbereich.
• Dazu mache ich noch einige Versuche im Bereich Trading und entwickle eigenen Trading Programme, also Aktienhandel und Ähnliches.

Das ist ein Kurzabriss über all die Projekte, die ich gerade am Laufen habe. Und wenn dir da schon der Kopf schwirrt, dann kann ich nur sagen: das ist Multi-Projektmanagement, damit umgehen zu können. Natürlich nochmal eine besondere Herausforderung, wenn es so ganz unterschiedliche Themenbereiche sind. Aber auch da gibt es Einfallschlüssel, wie man das meistern kann. Wie genau? Erkläre ich in der zwölfmonatigen Ausbildung zum Top Projektleiter.

Mach dein Leben zu dem Meisterstück, das es sein kann

Ich freue mich, dass du heute dabei warst und hoffe du bist jetzt in einem guten Zustand. Du bist motiviert und denkst nicht „Der Benjamin, der macht mehr als ich. Deswegen bin ich jetzt doof.“ Das soll auf keinen Fall bei dir sein. Sondern guck bei dir rein, was du machst. Du wirst eine geile Persönlichkeit sein. Du wirst tolle Projekte machen. Und wenn das noch nicht so ist, dann überlege dir: „Wie kannst du dein Leben dahingehend verändern, dass du zu genau dem wirst das du sein möchtest?“ Steigere jeden Tag den Anspruch, den du an dich selbst stellst. Und werde zu dem Menschen, der du sein möchtest. Oder wie ich es gerade in einem sehr guten Buch („„KEIN LIMIT““) gelesen habe: „Mach dein Leben zu dem Meisterstück, das es sein kann.“

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