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Arbeitstechniken – Wie du deinen Arbeitsablauf optimierst

von | Aug 8, 2012

In diesem Artikel sprechen wir über verschiedene Techniken um deinen Arbeitsabalauf zu optimieren und deinen Arbeitsalltag effektiver zu gestalten. Lerne unterschiedliche Arbeitsweisen kennen und wie du Störfaktoren mit gezielten Ansagen ausschaltest.

1. Aufdecken

Am Anfang eines Problems steht immer die Erkennung der Faktoren – so auch hier. Nimm dir am besten erst einmal eine Woche lang Zeit, um alle Störquellen zu finden. Wichtig ist, dass du die Störquellen kategorisierst, um später systematischer dagegen angehen zu können.
Die Kategorien können wie folgt aussehen:

  • Kollegen:
    kurzes Vorbeikommen zum Quatschen, telefonische Nachfragen, E-Mail-Nachfragen, Skype-Nachfragen
  • Telefon:
    Kollegen, Kunden, Vorgesetzte, Lieferanten/Partner
  • Persönliches Arbeitsverhalten:
    kurzes Besuchen der Kollegen zum Quatschen, Skype-Chat, E-Mails checken, Kurztelefonate, Kurz andere Aufgaben erledigen, Facebook-Games spielen

Oft macht es Sinn, hier sehr ins Detail zu gehen, weil man nur so versteht, wie die einzelnen Punkte zusammenhängen und sich gegenseitig beeinflussen. Nehmen wir zum Beispiel folgende Verkettung:
Ein Kollege ruft dich an. Du versprichst noch in der nächste halben Stunde seine E-Mail zu beantworten. Das heißt, sein Anruf hat dich unterbrochen und du fängst wieder an zu arbeiten. Nach ca. 25 Minuten fällt dir ein, dass du seine E-Mail beantworten wolltest. Du unterbichst dich selbst wieder. Nun öffnest du deine E-Mails. Du siehst, dass du in einem Facebookspiel Punkte bekommen hast und kontrollierst kurz den Status. Dann beantwortest du die E-Mail deines Kollegen. Weil du noch eine Nachfragen hast, bei ihm aber besetzt ist, aktivierst du dein Skype. Während du deinem Kollegen die Frage schickst, schreibt dich ein anderer Kollege an und fragt, ob du seine E-Mail bekommen hast …
Das ist eine Verkettung, die dafür sorgt, dass du viele Stunden am Stück nicht konzentriert durcharbeiten kannst. Am Ende des Arbeitstages bist du dann vollkommen genervt und hast das Gefühl nichts geschafft zu haben. Deswegen schreibe die Unterbrechungen in der Phase der Visualisierung akribisch auf.

2. Gegenstrategie

In den meisten Fällen lassen sich die Störungen in die drei Kategorien Kollegen, Telefon und persönliche Arbeitsverhalten einteilen, wobei mit jeder Kategorie anders umgegangen werden muss.

Kollegen

Bei den Kollegen kommt der zwischenmenschliche Faktor dazu, was das gesamte Vorgehen sehr schwer macht. Denn auch, wenn man beim Arbeiten seine Ruhe haben möchte, so möchte man doch kein Außenseiter sein, den keiner mag. Deswegen ist hier besonders viel Feingefühl gefragt.

Hast du zum Beispiel Kollegen, die immer mal gern für ein Plausch vorbeikommen, so fruchtet in der Regel nur eine direkte Aussage. Ein subtiles auf den Bildschirm starren, wenn der andere auf einen einredet, wird mit Sicherheit ignoriert. Versuch es doch mit „Herr Klein, tut mir leid, ich arbeite gerade an einer Aufgabe, auf die ich mich sehr konzentrieren muss. Wir können uns aber sehr gerne in der Pause weiter unterhalten, dann habe ich auch den Kopf für dafür frei!“. Natürlich musst du in der Pause den Kopf dann auch wirklich für deinen Kollegen frei haben und am besten solltest du dich deinem Kollegen die ersten paar Tage in der Pause besonders zuwenden.

Wenn du so vorgehst, wird es bei deinen Kollegen zwar ein bis zwei Tage für Unverständnis sorgen, aber wenn du immer betont freundlich bleibst und dich in der Pause umso mehr mit deinen Kollegen zusammen tust, werden sie den alten Zustand schnell vergessen haben.

Ein anderer Punkt sind natürlich die ständigen Nachfragen. Wie du mit einer Kontaktflut von Mails, Telefon und Skype umgehen kannst, erkläre ich weiter unten noch. Hier geht es erst einmal um die reinen Nachfragen deiner Kollegen, egal wie diese zu dir kommen. Als erstes musst du deinen Kollegen beibringen, für dich vorzufiltern. Es gibt dringende, normale und unwichtige Nachfragen. Mit jeder Art von Nachfragen musst du auch anders umgehen.

  • Bei unwichtigen Nachfragen
    solltest du deinen Kollegen auf freundliche Art und Weise klar machen, dass es überhaupt keinen Sinn hat, dass man dich gerade damit belästigt. Entweder dein Kollege kann die Frage alleine Beantworten oder die Antwort ist hinfällig. Stärke das Selbstbewusstsein deiner Kollegen und mache ihnen klar, dass sie so etwas auch alleine entscheiden können.
  •  

  • Die normalen Nachfragen
    solltest du versuchen auf das Medium E-Mail zu verschieben. Hier hast du im Griff, wann du deine E-Mails bearbeitest. Und bei dir selbst kannst du nun einmal besser Dinge verändern als bei anderen. Wenn eine normale Nachfrage kommt, dann antworte doch mit „Tut mir leid, Herr Müller, ich habe jetzt gerade leider keine Zeit. Kann ich Ihnen die Frage auch bis morgen früh per E-Mail beantworten? Können Sie mir die Frage noch einmal per E-Mail schicken, damit ich sie nicht vergesse?“. Wenn du dich dann wirklich daran hältst und die Fragen auch immer direkt am nächsten Morgen beantwortest, werden deine Kollegen schnell dazu übergehen dir die Fragen nur noch per E-Mail zukommen zu lassen. Schließlich wissen sie, dass es die Antwort immer am nächsten Morgen gibt.
  • Das größte Problem sind die wichtigen Nachfragen.
    Natürlich hast du mit den beiden oberen Techniken schon eine Menge an Störungen gefiltert. Aber trotzdem wird es in den wichtigen Fragen auch immer eine Menge normaler und noch ein paar unwichtiger Fragen geben. Als erstes musst du diese herausfiltern, indem du deinen Kollegen klarmachst, dass die Nachfrage unnötig ist oder dass du die Frage am nächsten Tag per E-Mail beantwortest. Nur wenn die Frage wirklich wichtig ist, sagst du „Danke, Herr Maier, dass Sie anrufen, das ist sehr weise von Ihnen. Eine sehr wichtige Frage, wir sollten sie direkt besprechen!“. So erzeugst du bei deinen Mitarbeitern eine eigene Fähigkeit nach Relevanz zu filtern.

In der Regel bleiben damit nur noch so wenige Nachfragen übrig, dass es auf ein akzeptables Maß sinkt. Und trotzdem erfährst du noch von den wichtigen Dingen und musst keine Sorge haben übergangen zu werden.

Telefon

Leider hast du das Telefon noch weniger im Griff als deine Kollegen. Aber dennoch hast du die ultimative Macht über dein Telefon, denn du kannst den Ton ausstellen. Natürlich ist das eine harte Maßnahme, manch einer würde jetzt sogar „Ketzer!“ schreiben. Aber wenn du wirklich einmal absolute Ruhe zum Arbeiten brauchst, so steht dir dieser Weg offen. Auch wenn du diese Option nur im äußersten Notfall einsetzen solltest.

Deine Kollegen bekommst du hierdurch auf jeden Fall in den Griff. Aber was machst du mit Kunden, Vorgesetzten, Lieferanten und Partnern? Im Grunde genommen kannst du mit Vorgesetzten, Lieferanten und Partnern genauso umgehen wie mit deinen Kollegen auch. In der Regel klappt es und du kannst viel Kommunikation auf das Medium E-Mail verschieben. Deinem Vorgesetzten gegenüber gibst du Argumente wie „Oh, Herr Klausen, ich würde Ihnen gerne weiterhelfen aber ich bin gerade in einer Aufgabe, für die ich meine volle Konzentration brauche. Können wir das auch später klären?“. Die wenigsten Vorgesetzten möchten ihre Mitarbeiter explizit von der Arbeit abhalten. Bei deinen Lieferanten ist deine Position etwas stärker. Hier könntest du sogar die Vorgabe machen, dass man ab jetzt per E-Mail kommuniziert und sie dich nur in wirklich wichtigen Fällen anrufen. Und dann erziehst du deine Lieferanten wieder zum eigenständigen Filtern.

Der einzige Punkt, an dem du nichts ändern kannst, sind Kunden. Du musst für deine Kunden da sein, wenn du möchtest, dass deine Arbeit bezahlt wird. Allerdings könntest du intern die Frage stellen, ob es überhaupt Sinn macht, dass du Kundenanrufe entgegennimmst. Oder du könntest anregen, dass man die Kundenbetreuung zeitlich aufteilt. Wärst du nachmittags zuständig, hättest du den Vormittag über Zeit für deine Aufgaben.

Bei all diesen Punkten sind Konstanz und Freundlichkeit auf sehr wichtig. Wenn du immer freundlich bleibst und das konstant über einen langen Zeitraum durchsetzt, so wird dich nichts davon abhalten dein Ziel zu erreichen!

Persönliches Arbeitsverhalten

Hier kommen wir zu dem Punkt, der für dich selbst am schwersten ist, denn er wird zeigen, ob du das Ziel des ruhigen Arbeitens auch wirklich erreichen willst. Ausreden wirst du zahlreiche finden, warum es nicht geklappt hat. Aber seien wir einmal ehrlich: Keine davon trifft wirklich zu! Wenn es nicht klappt, dann wohl eher deswegen, weil du es nicht durchziehen willst!

Wenn du es willst, dann ist die Umsetzung einfach:

  • Quatsche mit Kollegen nur noch in der Pause!
  • Deaktiviere dein Skype (oder andere Chat Programme)!
  • Notiere dir, was du nachfragen musst und erledige alle Telefonate auf einen Schlag!
  • Checke deine E-Mails maximal zweimal am Tag, einmal morgens und einmal abends!
  • Höre auf sinnlose Games zu spielen!
  • Erledige keine anderen Aufgaben zwischendurch!
  • Notiere dir die Ideen und Gedanken wenn du das brauchst, aber konzentriere dich nur auf deine aktuelle Aufgabe!

Wenn du dich an diese harte aber vielfach bestätigte Strategie hältst, wirst du auf einmal enorm viel Zeit für deine Aufgaben haben. Und nicht nur das, du wirst auch das doppelte bis dreifache in der gleichen Zeit schaffen! Das ist echte Effizienz!

3. Visualisieren

Damit du nicht in deinem Plan untergehst, solltest du ihn so schnell wie möglich visualisieren. Schaffe dir einen Tagesrhythmus, Do’s & Don’ts, einen kleinen Tagesablauf, an den du dich halten kannst. Dein Geist braucht etwas, an dem er sich festklammern kann, damit er weiß, ob er sich im richtigen Rahmen befindet.

Du könntest dir zum Beispiel am Ende eines Arbeitstages einen Aufgabenplan für den Folgetag machen. Wenn du dann am Folgetag in die Firma kommst, kannst du erst einmal zwei bis drei Stunden losarbeiten. Dann erst solltest du deine E-Mails kontrollieren. Sonst bringen sie nämlich garantiert deinen Plan durcheinander. Dann kannst du deine E-Mails gezielt abarbeiten. Vielleicht nutzt du dann auch eine Stunde zwischen 10 Uhr und 11 Uhr, um deine wichtigen Telefonate zu führen. Die meisten Menschen, die im Büro arbeiten, erreichst du sehr gut zu dieser Uhrzeit. Danach stellst du dein Telefon wieder auf leise und kannst effizient weiterarbeiten.

Das Wichtigste ist, dass du dir einen Plan machst, an den du dich auch hältst. Ein Luftschloss mit unerreichbaren Zielen ist zwar ganz schön, aber vollkommen schwachsinnig. Dann stecke dir lieber kleine Ziele und erreiche diese auch!

4. Strafen- oder Belohnungstyp?

Bist du ein Strafen- oder ein Belohnungstyp? Egal, was von beidem auf dich zutrifft, richte dir selbst Mechanismen ein, mit denen du dich unterstützen kannst.

Bist du ein Bestrafungstyp?
Dann zahle jedes Mal, wenn du dich nicht an deine visualisierten Regeln hältst, 50 Cent in die Kaffeekasse.

Bist du ein Belohnungstyp?
Dann lege dir ein kleines Fach oder eine kleine Kiste mit Dingen an, die du besonders magst. Immer wenn du einen Tag durchgestanden hast, bei dem du dich an all deine Regeln gehalten hast, dann belohnst du dich!

Du musst dir selbst Anreize schaffen diese Technik auch über längere Zeit hinweg anzuwenden. Denn wenn du es ein bis zwei Wochen ausprobierst und dann wieder locker lässt, brauchst du keine drei Wochen, bis du wieder komplett in dein altes Verhaltensmuster verfallen wirst. Du solltest so lange wie möglich an der strikten Einhaltung deiner Regel hängen, denn erst nach zwei bis drei Monaten hast du sie so weit verinnerlicht, dass du sie intuitiv befolgst.

5. Kontrolle ist König

Natürlich kommst auch du selbst nicht ohne Kontrolle voran. Nach drei bis vier Wochen solltest du dir deinen ursprünglichen Plan vornehmen und schauen, ob du das umgesetzt hast, was du wolltest. Wenn du dann denkst „Puh, der Plan war ganz gut, er hat aber nicht so richtig geklappt und er ist mir auch zu schwer umzusetzen, um ihn jetzt weiter fortzuführen!“, dann hast du definitiv gegen dich selbst verloren. Du kannst dir gerne einreden, dass es an dem Plan lag oder das meine Vorschläge nicht gut waren. Aber wir wissen beide, woran es dann gescheitert ist!

Wenn du allerdings diese erste Phase überstanden hast, dann solltest du dich selbst nach weiteren vier Wochen und im Rhythmus von vier bis sechs Wochen immer wieder kontrollieren, ob du dich selbst noch an deine eigenen Regeln hältst.

Natürlich ist dieser Plan, den ich dir hier aufzeige kein perfektes Vorgehen, denn er hängt zum Großteil von dir selbst ab. Wenn du dich aber an dieses Konzept hältst und konstant bei deinem Plan bleibst, wirst du merken, wie viel Zeit du auf einmal hast und wie effizient du plötzlich arbeiten kannst. Überleg dir selbst, was du willst!

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