Vertriebsaufbau

I. Zu Beginn

1.1 Begrüßung

Wir haben dir zu Beginn einmal den gesamten Prozess, bzw. die notwendigen Teilprozesse, in einem Lucidchart notiert. In diesem Lucidchart kannst du dir also immer einen Überblick verschaffen, wo du dich gerade befindest. 

1.2 Komponenten

Zusammen mit uns möchtest du deinen Vertrieb aufbauen. Dieses geschieht natürlich nicht über Nacht mittels Zauberstab sondern erfolgt in mehreren Schritten. Und jeder dieser Schritte besteht wieder aus einzelnen Komponenten und Elementen. Was ist schon da und kann genutzt werden? Gibt es vielleicht bereits Elemente, die einfach übernommen werden können? Welche Komponenten müssen geändert / angepasst werden? Und welche Komponenten für den Aufbau eines Vertriebs müssen neu kreiert werden?

1.3 Status Quo erfassen

Was ist alles schon da? In welcher Qualität? Welche Entscheidungen sind bereits getroffen? Wo müssen wir noch mal ran? Was muss neu erschaffen werden?

II. Entscheidungen treffen

2.1 Schlummerkunden

Schlummerkunden sind all jene Kunden, die entweder zurzeit nicht aktiv bei dir sind oder z.B. diejenigen, die Leistung A von dir bereits in Anspruch nehmen und für Leistung B ebenfalls in Frage kommen. Leistung B wurde ihnen aber (noch) nicht vorgestellt oder konkret angeboten.

2.2 Leadquellen

Wo sollen deine Leads, also deine Interessenten herkommen? Oder besser gesagt: Wie und wo sollen die Menschen deiner Zielgruppe auf dich aufmerksam werden? Klassische Leadquellen sind Kaltakquise, (Cold) Mailing und Werbeanzeigen.

2.3 Telefonie oder Außendienst?

Unter welchen Bedingungen lohnt sich der telefonische Vertrieb? Wann macht ein Außendienstler Sinn? Und was solltest du zusätzlich beachten?

2.4 Wer telefoniert?

Deine Entscheidung ist gefallen: Es soll Vertrieb am Telefon etabliert werden! Doch wer übernimmt diese Aufgabe? Du selbst? Jemand aus deinem Team? Jemand, den du neu einstellst? Wir beleuchten deine Optionen kritisch und zeigen dir, welche Vor- aber auch Nachteile dich erwarten können. 

2.5 Homeoffice im Vertrieb?

Besonders seit 2020 hat sich geszeigt, dass es eine ganze Reihe an Arbeitsplätzen gibt, bei denen (Teil-) Homeoffice vollkommen in Ordnung ist. Der Vertrieb zählt aber in der Regel nicht dazu. Wir erklären dir, warum.

III. Grundlagen erarbeiten

3.1 Vertriebsprozess definieren

Wir bauen systematisch mit dir deinen Vertrieb auf und die Basis stellt dabei IMMER ein definierter Vertriebsprozess dar. Auf diese Weise werden direkt zu Beginn Unsicherheiten vermieden und feste Abläufe etabliert. Was passiert z.B., wenn ich einen Lead nicht erreiche? Außerdem leiten sich aus diesem Vertriebsprozess weitere Handlungen und Schritte ab…

3.2 Positionierung & unwiderstehliches Angebot

Bevor du deinen Vertrieb aufbauen kannst, muss deine Positionierung stehen; sie stellt tatsächlich einen wichtigen Grundpfeiler dar: Wer gehört zu deiner Zielgruppe? Welches Problem haben deine potentiellen Kunden? Welche Lösung bietest du ihnen an? Ist diese wirklich attraktiv? Solltest du deine Positionierung noch nicht mit uns gemeinsam erarbeitet haben, dann raten wir dir dazu, dass du dir zunächst die Inhalte unseres Kurses „Positionierung“ erarbeitest. 

3.3 Zielgruppe definieren

 Bei der Definition deiner Zielgruppe macht es Sinn, einige Aspekte zu berücksichtigen, um zu einer möglichst „spitzen“ Definition zu kommen. Nur zu sagen, dass „alle Mittelständler“ in Frage kommen, ist viel zu weit gefasst und zu unspezifisch. Daher sollten u.a. die folgenden Kriterien berücksichtigt werden:

• Cluster bilden
• spezifisch eingrenzen
• die festgelegten Kriterien müssen recherchierbar sein

3.4 Datensätze generieren

Ein Thema, vor dem erstaunliche viele Angst haben, ist das Generieren von Datensätzen. Es gibt grundsätzlich die Möglichkeit:

• Daten aus Datenbanken kostenpflichtig zu beziehen,
• Daten händisch zu recherchieren,
• einen Crawler einzusetzen oder
• Datensätze zu kaufen

Wir erklären dir nun, was genau sich hinter diesen Optionen verbirgt. 

Wie von Benjamin im Video angesprochen, haben wir nun eine Reihe an Links für dich recherchiert, die interessant für dich sein könnten. 

Datenbank

• https://www.echobot.de/

Scrapper / Crawler

• https://leadsgorilla.io/
• https://www.leadfuze.com/
• https://www.scrapingbee.com/
• https://www.leadscrape.com/de/
• https://www.webharvy.com/
• https://outscraper.com/de/
• https://codecanyon.net/item/google-map-extractor-chrome-extension/28315575
• https://www.octoparse.de/
• https://www.scraperapi.com/solutions/data-pipeline/

B2B-Adresskauf

• https://www.gruenderlexikon.de/checkliste/fuehren/kunden-akquirieren/adressen-kaufen/
• https://www.firmenliste.net/
• https://www.address-base.de//
• https://neugeschaeft.de/firmendatenbank/
• https://www.wer-zu-wem.de/produkte/
• https://www.infofy.de/

IV. Materialien, Tools & Equipment

4.1 Skript erstellen

Das Skript, bzw. der Leitfaden, ist ein sehr wichtiges Element im Vertrieb. Wir geben dir einen kurzen Überblick, über das, was wichtig ist. 

4.2 Vertriebsmaterial

Vertriebsmaterial nimmt im Vertrieb eine wichtige Rolle ein. Wir geben dir einen groben Überblick, was es in diesem Bereich so gibt. 

4.3 CRM

 Ein CRM-System ist deine essentielle Schaltzentrale, um einen guten Vertrieb aufzubauen. Nur so kann es dir langfristig gelingen, deine Leads und Kontake vernünftig zu managen. Es gibt die unterschiedlichsten CRM-Systeme. Wir selbst nutzen und empfehlen Zoho CRM. 

Solltest auch du Zoho CRM bei dir im Unternehmen etablieren wollen, dann können wir dir unseren Kurs „Zoho CRM einrichten“ ans Herz legen. 

4.4 VoIP-Telefonie

Voice-over-IP-Telefonie ist die Möglichkeit, mittels deines CRMs und einer damit verknüpften Telefonie direkt über den PC telefonieren zu können. Dieses sollte möglichst früh angestoßen werden, damit beim Vertriebsstart alles reibungslos funktioniert. Wir geben dir einen Überblick über deine Optionen. 

Damit du dich näher informieren kannst, haben wir drei mögliche Anbieter recherchiert. Wir selbst nutzen übrigens Aircall.

• https://aircall.io/de/
• https://www.sipgate.de/
• https://www.placetel.de/ mit https://www.phonemondo.com/de/

4.5 Headset in der Telefonie

 Ein gutes Headset ermögicht ein gutes Arbeiten. Wir zeigen dir, welche Kriterien relevant sind und was du bei deiner Entscheidung berücksichtigen solltest. 

Die von Benjamin empfohlenen Headsets findest du hier:

• Jabra Evolve 65 SE: https://amzn.to/3LgxLuq
• Jabra Evolve 2 65: https://amzn.to/3sLTcxd

4.6 Kalender-Tool

In der Regel wirst du um ein Kalendertool nicht herum kommen. Im besten Fall ist dieses dann auch mit deinem CRM verknüpft. Auf diese Weise ermöglichst du nicht nur, dass andere z.B. Termine für dich einbuchen können, sondern du minimierst durch die Verknüpfung mit deinem CRM auch Arbeitsschritte: Ein Termin muss nur einmal eingetragen werden – und nicht händisch in mehreren Systemen gepflegt werden.

In der Regel empfehlen wir das Tool „Calendly“. Hier findest du eine Anleitung, wie du Calendly einrichten kannst. 

V. Tracking

5.1 Tracking

 Um von Anfang an die Performance im Vertrieb messen und überprüfen zu können, sollte in deinem Vertrieb auch von Anfang an mit einer Vertriebstabelle gearbeitet werden. 

Die Tabelle, die Benjamin dir vorstellt, haben wir dir als Vorlage in Google angelegt, so dass du sie einfach nutzen kannst: https://docs.google.com/spreadsheets/d/19BmV5V4CGDMZUXnehSfOS6sGkUCLHkYpAcgdkjlxnZg/edit?usp=sharing

5.2 Gute Kennzahlen im Vertrieb

Wir werden immer wieder gefragt, was gute Kennzahlen im Vertrieb, bzw. realistische Quoten sind. Hier ist also unsere Antwort dazu – damit du dein Tracking vernünftig aus- und die Arbeit deines Vertriebler bewerten kannst, 

VI. Mindset

6.1 Start der Telefonie

Alles ist eingerichtet, die Telefonie kann starten. Und genau das sollte sie auch direkt. Nicht warten, nicht vertagen, sondern einfach beginnen!

6.2 Mindset im Vertrieb

 Unserer Erfahrung nach stellt eine der größten zu bewältigenden Aufgaben im Vertrieb das eigene Mindset dar: Konitnuierlich am Ball zu bleiben, immer und immer wieder zum Hörer zu greifen, sich nicht entmutigen zu lassen und ein „Nein“ wertfrei zu akzeptieren. Das ist eine große Kunst – die man üben kann!

VII. Optimierung des laufenden Vertriebs

7.1 Skript anpassen

Je mehr du telefonierst, desto besser wirst du werden. Und desto mehr wirst du feststellen, dass dein Skript angepasst werden muss. Und genau so ist es richtig: Dein Telefonleitfaden wird immer und immer weiter angepasst, optimiert und variiert werden müssen. Immer. Und immer wieder.

7.2 Einwände sammeln

Einwände sind – zumindest im Kopf – der große Gegner des Vertriebs. Doch Einwände bieten jede Menge Chancen. Wir zeigen dir, dass es einfach Zeit für einen Perspektivwechsel ist, so dass du einen sehr guten Umgang mit Einwänden finden kannst.

Nutze gerne die Chance, gezielt bei einem unserer Fachberater die Einwandbehandlung im Rahmen der Gesprächsführung zu üben.

7.3 Verbindliche Folgetermine

Verbindliche Folgetermine sind das A und O im Vertrieb: ein immens wichtiges Werkzeug, um Interessenten gezielt zu einem Abschluss / Kauf zu führen. Wir erklären dir nun genauer, warum dies so ist und was du daher im Gespräch immer besonders berücksichtigen solltest.

Nutze gerne unsere Möglichkeiten zum Vertriebstraining um diese Situationen in der Gesprächsführung gezielt zu üben.

7.4 Beschleuniger

Natürlich gibt es auch für dein Produkt einen (statistischen) Sales Cycle. Doch dieser ist nicht in Stein gemeißelt. Es ist kein Muss, dass Kunden eine gewisse Zeit benötigen, um zu kaufen / abzuschließen. Es wird auch immer wieder Interessenten werden, die viel schneller sind und vielleicht auch sofort abschließen.

Zusätzlich gibt es auch in deiner Gesprächsführung Möglichkeiten, dein Angebot (z.B. durch „künstliche Verknappung“) interessanter zu machen.

7.5 Samen säen

Natürlich gibt es – wie bereits angesprochen – immer wieder die Situation, dass Interessenten direkt abschließen. Hier solltest du mit offenen Augen durch die Welt gehen, um solche Chancen nicht zu verpassen. Doch der Regelfall sieht eher so aus, dass du einen Samen säst und „Vertrieb für später machst“. Wenn dir dieses bewusst ist, kannst du die Qualität deines Vertriebs noch einmal steigern.

7.6 Vertrieb auf Mitarbeiter übertragen

Wenn du Inhaber oder Geschäftsführer bist, wird früher oder später der Moment kommen, in dem du den Vertrieb an einen (oder mehrere) Mitarbeiter abgeben möchtest. Beim Übertragen des Vertriebs an Mitarbeiter werden aber die „Karten neu gemischt“. Dein System wird niemals eins zu eins übertragbar sein. Es werden immer Anpassungen und Änderungen nötig sein!

7.7 Recruiting

Wenn du deinen Vertrieb angegeben möchtest, dann ist es in der Regel Zeit, einen neuen Mitarbeiter zu rekrutieren. Bevor du diesen in Angriff nimmst, musst du aber einige Entscheidungen treffen. Wir geben dir einen Überblick, was du beachten solltest.

Wenn du aktiv in das Recruiting neuer Mitarbeiter gehen möchtest, unterstützen wir dich im Rahmen der Beratung aktiv dabei. Außerdem legen wir dir unseren Kurs „Recruiting neuer Mitarbeiter“ ans Herz.