Zieldefinition – wie du mit unklaren Zielen dein Projekt zum Scheitern bringst

Wir wissen aus unterschiedlichen Untersuchungen, dass eines der häufigsten Scheiterkriterien für Projekte, eine unklare Zieldefinition beziehungsweise unklare Anforderungen ist. Im Gegenschluss ist es extrem wichtig, dass du die Ziele für dein Projekt eindeutig definierst, damit du letztendlich auch evaluieren kannst, ob du das Geplante auch wirklich erreicht hast.

Wenn du eigene Projekte erstellst und betreust, ist die Zieldefinition deshalb so wichtig, um festzustellen, ob du dein Projekt erfolgreich abgeschlossen hast. Sie ist erst recht wichtig, wenn du Projekte für Dritte betreust, also interne oder externe Auftraggeber. Nur wenn vor Beginn des Projektes die Ziele eindeutig definiert wurden, kannst du nach Abschluss auch belegen, dass du die Projektziele erfüllt hast. Denn leider ist es nun einmal so, dass sich die Realität verändert, je weiter du dich davon entfernst. Das bedeutet, dass ein Ereignis, was jetzt gerade passiert ist, für dich unheimlich klar ist aber je weiter du zeitlich davon wegrückst, desto mehr verwischt die Erinnerung.

Und so ist es auch mit Zielen. Die Erinnerung verwischt immer stärker, je weiter du dich von dem Moment entfernst, an dem du darüber gesprochen hast. Und deswegen ist es wichtig, über Ziele zu sprechen und diese schriftlich zu fixieren, damit sich alle Beteiligten unter dem Projekt das Gleiche vorstellen. Nur so können sich alle Beteiligten einig sein, was das Ziel ist und sich am Ende daran auch noch erinnern.

Warum brauchst du Ziele?

Mir persönlich ist das Thema Zieldefinition schon seit einigen Jahren in Fleisch und Blut übergegangen. Ein Projekt ohne klare Zieldefinition kann ich mir gar nicht mehr vorstellen. Ich kommuniziere diese Ziele nicht immer zwangsweise an mein Team aber für mich selbst habe ich sie. Und sie helfen mir dabei, ganz klar zu sehen was im Projekt zu tun ist. Denn Projektmanagement ist letztendlich wie ein Navigationsgerät.

Über unsere Ziele definieren wir, wo wir hinwollen und mit der Projektplanung übernehmen wir die Navigation.

Das heißt, wir legen einen Weg fest, um dieses Ziel zu erreichen. Im Rückschluss bedeutet das, haben wir kein Ziel, können wir natürlich auch den Weg nicht planen, sondern wir laufen wie blind durch die Gegend. Es wird dann an vielen Stellen agiles Projektmanagement genannt, aber das stimmt nicht. Agiles Projektmanagement ist noch einmal etwas anderes. Es hat vielleicht auch damit zu tun, dass der Weg nicht hundertprozentig vorgeplant ist aber es bedeutet nicht, ziellos zu handeln.

Fazit: Projektziele sind für dich unerlässlich, wenn du erfolgreich Projekte steuern möchtest.

Müssen deine Ziele SMART sein?

SMART steht für „spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch, terminiert“. Diese Formel hilft dir dabei, deine Ziele zu überprüfen.

 

Spezifische Projektziele

Spezifisch bedeutet, dass jedes Wort definiert ist. Das heißt, wenn du sagst: „Es soll eine Pizza geliefert werden“, dann ist das ein sehr unspezifisches Ziel, weil eine ganze Reihe von W-Fragen noch nicht beantwortet wurden. WELCHE Pizza soll geliefert werden? WER liefert die Pizza? WAS ist auf der Pizza drauf? WAS ist das für eine Pizza? WOHIN wird die Pizza geliefert? WANN wird die Pizza geliefert? WER nimmt die Pizza in Empfang? WIE wird die Pizza geliefert? WARUM wird die Pizza geliefert? Das bedeutet, dass es im Grunde genommen bei spezifisch darum geht, alle relevanten W-Fragen zu beantworten und gleichzeitig jedes Wort zu definieren.

Messbare Projektziele

Messbare Projektziele brauchen Zahlen oder Ja/Nein-Bedingungen. Das heißt, ein Projektziel muss entweder die Bedingung Ja/Nein erfüllen. Beispiel: „Wurde der Raum gestrichen?“ – „Ja“ oder „Nein“. Zahlen brauchst du wiederum dann, wenn du zum Beispiel sagst, ein Projektziel ist es, nicht mehr als 10.000 Euro auszugeben. Wurden 11.000 Euro ausgegeben, ist das Projektziel nicht erreicht. Ist der Aufwand 9.000 Euro so wurde das Projektziel erreicht. Das ist messbar. Genauso zum Beispiel die Steigerung der Kundenzufriedenheit. Ein ungenügendes Projektziel lautet: „Wir wollen die Kundenzufriedenheit steigern.“ Denn um dieses Projektziel zu erreichen, würde es ausreichen, die Kundenzufriedenheit nur um 0,00000001 Prozent zu steigern. Doch meist haben wir einen ziemlich konkreten Wert im Kopf wie zum Beispiel 1 Prozent, 5 Prozent oder 20 Prozent. Dementsprechend muss der Satz lauten: „Ziel des Projektes ist es, die Kundenzufriedenheit um 5 Prozent zu steigern.“

Attraktive Projektziele

Das „A“ in der SMART-Formel wird unterschiedlich gehandhabt. Je nachdem, wo du suchst, werden unterschiedliche Wörter für das „A“ genutzt. Ich nutze gern attraktiv, weil ich wissen möchte, ob meine Projekt-Teammitglieder Projektziele attraktiv finden. Wenn ja, ist alles in Ordnung und wenn nein, muss ich das auch wissen. Denn dann muss ich anders mit den Teammitgliedern umgehen. Ich muss sie vielleicht noch einmal anders motivieren. Ich muss auch Aufgaben anders kontrollieren, weil mir klar ist, dass sie es nicht attraktiv finden. Das bedeutet also, für mich ist es durchaus wichtig zu wissen, wie meine Projekt-Teammitglieder zu dem Projekt stehen. Und dabei hilft mir dieses „A“ aus SMART eindeutig.

Realistische Projektplanung

Projektplanung muss letztendlich natürlich realistisch sein. Was realistisch ist und was nicht, entscheiden immer der Projektmanager beziehungsweise der Projektleiter und der Projektauftraggeber zusammen. Hier gibt es keine eindeutige Messmöglichkeit, wie man klären kann, ob etwas realistisch ist oder nicht. Es hängt schlussendlich immer von der eigenen Einschätzung ab. Trotzdem ist es wichtig, einmal die Projektziele auf Realismus zu prüfen.

Terminierte Projektziele

Der letzte, aber umso wichtigere Punkt, ist die Terminierung. Das bedeutet, dass unser Projekt auch ein Enddatum bekommt. Und das sollte bereits in den Zielen erfolgen, nämlich zu wann diese Projektziele erreicht werden sollten. Dieser Punkt wird leider von vielen Projektmanagern außen vor gelassen unter dem Gedanken: „Na, wir fangen das Projekt erst einmal an und schauen dann, wohin es sich entwickelt“. Diese Vorgehensweise birgt in der Praxis viele Probleme, denn so entstehen Projekte, die dazu tendieren, kein Ende zu finden, sondern vor sich hinzulaufen und irgendwann einfach nur so sanft auszulaufen, ohne wirklich zu enden. Das heißt, sie sind immer noch latent da aber niemand hat sie jemals abgeschlossen, weil gar nicht die Notwendigkeit dafür besteht.

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Prioritäten zwischen den Projektzielen

Nicht jedes Ziel ist gleichwichtig. In einem normalen Projekt gibt es in der Regel unterschiedliche Projektziele, von denen manche deutlich wichtiger sind als andere. Hier kann man sich einer einfachen Logik bedienen, die sich an unserer Sprache orientiert, nämlich dem Muss, Soll und Kann.

Muss-Ziele sind Ziele der Priorität A, also das Wichtigste – Ziele, die erreicht werden müssen. Wird ein Muss-Ziel nicht erreicht, ist das Projekt gescheitert.

Soll-Ziele sind Ziele der Priorität B – das heißt, Ziele, die erreicht werden sollen. Wird ein solches Ziel erreicht, wird das Ergebnis des Projektes damit gesteigert. Wird ein solches Ziel nicht erreicht, wird das Ergebnis etwas geschmälert aber das Projekt ist trotzdem nicht gescheitert. Es ist schade, wenn ein Soll-Ziel nicht erreicht wird aber ein Soll-Ziel ist nicht zwingend erforderlich für den Projekterfolg.

Nun bleiben noch die sogenannten Kann-Ziele. Das sind Ziele, die erreicht werden können, also Ziele der Priorität C. Hier hört man schon deutlich, dass das im Endeffekt das ist, was man gerne noch im Projekt mitnehmen würde, wenn es möglich ist. Aber wenn es nicht realisiert wird, dann ist es auch nicht schlimm. Das heißt, diese Ziele sind definitiv nicht für den Projekterfolg relevant.

Gerade wenn Projekte in kritische Zonen bezüglich Zeit und Budget geraten, macht es Sinn, sich die Zielprioritäten noch einmal sehr genau anzuschauen und zu überlegen, ob man mit dem bestehenden Budget und der bestehenden Zeit die Muss-Ziele erreichen kann. So ist es dann in der Regel üblich, dass als erstes die Kann-Ziele gestrichen werden und wenn dann immer noch nicht genug Ressourcen zur Verfügung stehen, werden auch noch die Soll-Ziele gestrichen und es wird auf die Muss-Ziele reduziert.

Prioritäten in Projekten sind essentiell, damit der Projektmanager oder Projektleiter zielgerichtet handeln kann, das heißt, auch die richtigen Themenfelder in den Mittelpunkt der Aufmerksamkeit rücken.

Abhängigkeit zwischen Projekten und deren Ziel

Ein Thema, das eigentlich mehr aus dem Multi-Projektmanagement stammt, ist die Abhängigkeit zwischen Projektzielen. Die gibt es auf zwei Ebenen. Auf der einen Ebene innerhalb des Projektes, doch das stellt meistens für die Projektmanager kein Problem dar. Auf der zweiten Ebene besteht eine Abhängigkeiten zwischen Projektzielen unterschiedlicher Projekte. So kann es sein, dass Projektziele konkurrierend zueinander sind oder eine gewisse Synergie besteht oder sogar eine gewisse Abhängigkeit. Und die sollte natürlich frühzeitig erkannt werden. Das ist aber am Ende doch eher ein Thema des Multi-Projektmanagements und weniger des Einzel-Projektmanagements. Trotzdem macht es Sinn, sich im Auftrag des Projektes genau mit dieser Frage zu beschäftigen, ob eine Abhängigkeit oder eine Synergie zu anderen Projekten besteht.

Welches Format sollten Projektziele haben?

Es gibt unterschiedliche Formen, wie man ein Projektziel darstellen kann. Die drei üblichen Formen sind:

• ein langer Satz,
• mehrere kurze Sätze,
• oder Aufzählungen.

Der einzelne lange Satz hat den Vorteil, dass er am Ende wahrscheinlich sehr spezifisch sein wird und alle relevanten Punkte beinhaltet. Der große Nachteil ist allerdings, dass diese sehr langen Sätze in der Regel über mehrere Seiten gehen und somit für alle anderen unheimlich schwer zu lesen sind, ähnlich zu Gesetzestexten. Aus diesem Grund empfehle ich diese Vorgehensweise nicht.

Die zweite Möglichkeit sind kurze Sätze. Kurze Sätze sind meiner Meinung nach die beste Lösung. Wir brauchen zwar in der Regel mehrere kurze Sätze, doch der Vorteil ist, dass wir jeweils im einzelnen Satz noch sehr spezifisch bleiben können aber durch die vielen kurzen Sätze eine gute Lesbarkeit gewährleisten. Ich rate unbedingt zu dieser Vorgehensweise.

Die Aufzählungen durch zum Beispiel sogenannte „Bullet Points“ sind eine weitere Möglichkeit. Allerdings tendieren die meisten Projektmanager dazu, die Projektziele sehr grob zu halten. Das hat dann wiederum zur Folge, dass zu viel Raum für Interpretationen gelassen wird und sie nicht spezifisch genug sind. Diese Variante ist möglich, ich empfehle aber eher die kurzen Sätze statt der „Bullet Points“.

Projektziele schriftlich fixieren und unterschreiben

Ein wichtiger Punkt – wie oben in der Einleitung schon gesagt – ist, dass Projekte und deren Ziele schriftlich fixiert werden. Das bedeutet, dass sie nicht einfach nur besprochen werden und grob im Raum stehenbleiben, sondern, dass sie wirklich niedergeschrieben werden. Und im besten Fall erfolgt dann eine Unterschrift durch den Auftraggeber. Im Rahmen eines externen Auftrags, also bei einem externen Auftraggeber, ist es zwingend erforderlich, dass eine Art Unterschrift oder Bestätigung erfolgt. Das kann eine wirkliche Unterschrift sein, es ist aber zum Beispiel auch eine Bestätigung der Projektziele per E-Mail möglich. Wie genau die rechtlichen Anforderungen sind, sollte aber natürlich noch mit einem Rechtsanwalt geklärt werden. Meine Praxiserfahrung zeigt aber, dass in der Regel die E-Mail ausreichen müsste.

Bei internen Projekten empfiehlt sich ebenfalls eine schriftliche Fixierung. Wenn möglich, durchaus mit Unterschrift, weil dann auch der interne Auftraggeber noch einmal viel mehr über die Projektziele, den Realismus dahinter und das gesamte Vorhaben nachdenkt, bevor er oder sie seine Unterschrift daruntersetzt. Manch ein interner Auftraggeber wird sich weigern, die Projektziele zu unterschreiben. Doch auch das lässt für dich am Ende einen Rückschluss darauf zu, wie sehr dieser interne Projektauftraggeber hinter dir und dem Projekt steht.

Lasten- und Pflichtenheft als Projektziel

Wenn die Rede von Projektzielen ist, müssen wir natürlich auch über sogenannte Lasten- und Pflichtenhefte reden. Hierbei gibt es eine eindeutige Unterscheidung:

• Das Lastenheft ist das Dokument, das der Auftraggeber entwickelt, mit den Wünschen, die er für die Umsetzung des Projekts hat.
• Das Pflichtenheft ist das Heft, das der Auftragnehmer entwickelt, mit allen Punkten, zu denen er sich im Rahmen des Projekts verpflichtet.

Je nach Projekt kann also mit einem Lasten- und einem Pflichtenheft oder nur mit einem der beiden Dokumente gearbeitet werden. Doch an dieser Stelle musst du aufpassen. Draußen im realen Leben werden die Begriffe nicht immer sauber so verwendet, wie sie eigentlich gedacht sind. Das heißt, es kann sein, dass jemand über ein Lastenheft spricht aber in Wirklichkeit ein Pflichtenheft meint und umgekehrt.

Wenn wir uns über Lasten- und Pflichtenhefte unterhalten, sind wir automatisch im statischen, also im herkömmlichen Projektmanagement. Das ist im Grunde das genaue Gegenteil von Agilität. In der Agilität kennen wir das Problem, wissen aber nicht richtig die Lösung und arbeiten uns deswegen in kleinen Schritten vor. Bei einem Lasten- und Pflichtenheft kennen wir das Problem und wissen zu 100 Prozent den Weg, der gegangen werden soll. Und daraus wird dann ein Heft erstellt, das ein entsprechendes Lasten- oder Pflichtenheft ist.

Diese Lasten- und Pflichtenhefte können natürlich in unterschiedlichen Arten von Projekten eingesetzt werden. Typisch hierfür sind IT-Projekte, bei denen alles vorher geklärt ist, Bauprojekte und Konstruktionsprojekte, bei denen ebenfalls im Vorfeld Klarheit herrscht. Für ein IT-Projekt könnte zum Beispiel ein Onlineshop angedacht sein, für ein Bauprojekt kann der Bau eines Hauses als Beispiel genutzt werden und für einen Konstruktionsprozess kann die Konstruktion eines neuen Schienenfahrzeuges als Exempel herangezogen werden.

Wir stellen also fest, ein Pflichten- und Lastenheft kommt dann zum Einsatz, wenn alles im Vorfeld festgelegt werden kann.

Projektziele sind für deinen Projekterfolg unerlässlich

Ich kann es nicht oft genug betonen, wie wichtig Projektziele für deinen Projekterfolg sind. Und dazu gehört nicht nur, Projektziele zu haben, sondern sie vor allem sauber und spezifisch definiert zu haben, sodass sie keine Lücken mehr zulassen, sondern zu 100 Prozent klar ist, was erreicht werden soll. Schon alleine, wenn du diesen einen Schritt machst, deine Projektziele eindeutig zu definieren, wirst du mit größerer Wahrscheinlichkeit erfolgreicher sein als die Projektmanager und Projektleiter um dich herum. Und das wiederum wird zu einem besseren Ansehen deiner Person im Projektmanagement führen. Das kann, wenn du Angestellter bist, sinnvoll sein, um deine Karrierechancen zu beflügeln. Das kann, wenn du Freiberufler oder Selbständiger bist, extrem relevant sein, deine Projekte in der Summe so erfolgreich zu halten, dass du rentabel arbeiten kannst.

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