Projektstrukturplan – Kurzüberblick

Der Projektstrukturplan ist eine der Hauptmethoden im Projektmanagement. In diesen zwei Artikeln erfährst du, wie du einen Projektstrukturplan erstellen kannst und dieser umfassende Artikel beantwortet alle wichtigen Fragen rund um den Projektstrukturplan. Im folgenden Beitrag gebe ich dir eine kurze Übersicht darüber, was ein Projektstrukturplan ist und wie er aufgebaut wird.

Der Projektstrukturplan als Übersicht

Projekte zeichnen sich in der Regel durch ihre Komplexität aus. Aufgrund dieser Komplexität sind sie oft schwer zu fassen. Leichter zu erfassen werden sie durch visuelle Übersichten. Der Projektstrukturplan ist genau so eine visuelle Übersicht. Er ermöglicht dir das Projekt mit all seinen Arbeitspaketen, die zu erledigen sind, auf einem Blatt zu erfassen. Arbeitspakete sind hierbei die kleinsten Aufgabenteile oder Aufgabenpakete, die im Rahmen des Projektes stattfinden. Der Projektstrukturplan ist also als Übersichtselement gedacht, der dir hilft, das Projekt zu verstehen. Er hilft dir aber auch, anderen das Projekt visuell aufzuzeigen damit auch sie das Projekt verstehen können.

Aufbau des Projektstrukturplans

Der Projektstrukurplan untergliedert sich in mehrere Ebenen. In der Regel sieht er aus wie ein umgedrehter Baum. Er hat einen Stamm von welchem aus sich die einzelnen Äste innerhalb der Baumkrone vergabeln. Das ist die sogenannte Baumdarstellung des Projektstrukturplans. So findest du ihn üblicherweise auf Übersichten dargestellt und als Diskussionsgrundlage. In der obersten Ebene steht der Projekttitel. Darunter befinden sich die sogenannten Teilprojekte. Teilprojekte sind größere Sammlungen von Arbeitspaketen, in die sich das Projekt strukturieren lässt. Manchmal sind diese identisch zu den Projektphasen. Unterhalb der Teilprojekte befinden sich die Arbeitspakete. Die Arbeitspakete selber lassen sich noch einmal in zwei Ebenen untergliedern. Zum einem lassen sich Arbeitspaketsgruppen bilden, was sinnvoll ist, wenn sehr viele Arbeitspakete vorhanden sind und manchmal werden unterhalb eines Arbeitspaketes noch Teilaufgaben aufgeschlüsselt. Das ist jedoch eher seltener der Fall.

Lesbarkeit des Projektstrukturplans

Projektstrukturpläne können auf drei (bis vier) Arten erstellt werden. Hier habe ich dir die verschiedenen Möglichkeiten aufgeschlüsselt:

Objektorientierung
Bei der Objektorientierung wird der Gegenstand des Projektes genommen und in unterschiedliche Teilbereiche gegliedert. Am Beispiel eines Reifens könnte man den Mantel, die Felge und den Schlauch als Teilbereiche nehmen. Die drei Teilprojekte (Mantel, Felge und Schlauch) würden alle als Arbeitspakete bei dieser Neuentwicklung des Reifens unterhalb der jeweiligen Teilprojekte angeordnet werden.

Funktionsorientierung
In der Funktionsorientierung richtest du dich danach, wie das Unternehmen aufgebaut ist und wie die Abteilung/Funktionen innerhalb des Unternehmens sind. Demnach richtet sich dein Projekt der Umstrukturierung innerhalb des Konzerns in die Teilprojekte: Marketing, Buchhaltung, Design, Geschäftsführung und alle dazugehörigen Arbeitspakete werden unter die jeweiligen Teilprojekte (Funktionsbereiche) gegliedert.

Phasen- oder auch Ablauforientierung
Hier wird der Projektstrukturplan so aufgebaut, wie auch das Projekt selbst abläuft. Anhand eines Beispiels – dem Teichbau in unserem eigenen Garten – beginnen wir mit dem Teilprojekt der Planung. Als nächstes folgt die Material- und Werkzeugbeschaffung, dann der Bau des Teiches und zum Schluss die Abnahme. Das könnte man natürlich noch weiter untergliedern aber so ließen sich erst einmal die Teilprojekte vorstellen und darunter werden dann die jeweiligen Arbeitspakete gegliedert. Dieser Projektstrukturplan lässt sich von links nach rechts lesen, was vorteilhaft ist, weil er dadurch für andere noch einmal leichter zu erfassen ist. Die übliche Variante der Darstellung ist eine Mischform, wobei relativ häufig auch wirklich die ablauforientierte Darstellung genutzt wird da diese meistens sehr intuitiv ist und viele Projekte am zeitlichen Ablauf ausgerichtet sind.

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Baumprojektstrukturplan:
Baum oder Tabelle?

Neben der Baumdarstellung eines Projektstrukturplans ist ebenso die Darstellung in Tabellenform möglich. Hierbei werden alle Teilprojekte mit ihren jeweiligen Arbeitspaketen untereinander gestellt. Das bedeutet, dass du eine lange Spalte voll mit allen Arbeitspaketen unterteilt in Teilprojekten vor dir hast. Das ist die optimale Grundlage für den sogenannten Projektablaufplan oder auch des sogenannten Gantt-Diagramms.

Üblich ist, dass Projektstrukturpläne zuerst in der sogenannten Baumansicht erstellt und dann in eine tabellarische Basis umgewandelt werden, so dass sie als Grundlage für die Projektablaufplanung dienen können. Hierbei ist es natürlich davon abhängig, welche Projektmanagement Software bzw. Projektmanagement Tools du nutzt. Ein Microsoft Project schafft diese Umwandlung automatisch, während du zum Beispiel in einem Trello oder in einem KanbanFlow nur die Baumdarstellung nutzen kannst. In Excel hast du den Vorteil, dass der Projektstrukturplan sehr einfach zu erstellen ist und du mit wenig Kopierarbeit daraus eine tabellarische Darstellung entwickeln kannst.

Ein kleiner Tipp noch am Rande:
Viele Projektleiter und Projektmanager fragen mich, ob es ihnen unangenehm oder peinlich sein muss, dass sie Excel zur Projektplanung nutzen. Ich sage nein. Warum? Gerade weil es mich so viele Projektmanager und Projektleiter fragen. Excel ist eine optimale Basisgrundlage für die Projektplanung. Natürlich kannst du dich auch auf andere Tools, wie die oben genannten, immer weiter spezialisieren und vielleicht kannst du damit effektiver und effizienter Projekte planen, was super ist. Aber Excel ist trotzdem der Standard und das Standardtool für Projektmanagement. Es ist eine Variante Projekte einfach und unkompliziert zu planen, ohne sich ewig in komplexe Programme einarbeiten zu müssen. Ob das, was du in Excel erzeugst für die Projektsteuerung immer noch so super geeignet ist, ist noch einmal eine andere Frage. Mit einen Team, das ein agiles Projektmanagement macht, würde ich vielleicht eher auf ein Tool wie Trello oder KanbanFlow wechseln. Aber nichtsdestotrotz nutze auch ich Excel in vielen Belangen für meine Projektplanung und das obwohl ich Zugang zu all den oben genannten Tools habe.

Wer erstellt und liest den Projektstrukturplan?

Der Projektstrukturplan ist in der Regel das, was innerhalb und rund um ein Projekt am meisten Einsicht erhält. Der Projektstrukturplan ist das, was die Außenwelt über das Projekt zu sehen bekommt. Ob das nun die interne Unternehmensaußenwelt ist oder die externe Außenwelt des Unternehmens, hängt vom jeweiligen Projekt ab. Bei externer Einsichtnahme in den Projektstrukturplan muss natürlich auf Datenschutz oder auch auf generellen Schutz des Projektes geachtet werden. Aber grundsätzlich ist der Projektstrukturplan das, was du zeigst damit andere das Projekt verstehen können.

Für die Erstellung des Projektstrukturplans ist meistens die Projektleitung verantwortlich. Diese kann in Zusammenarbeit mit dem Projektteam stattfinden oder auch gemeinsam mit der Geschäftsführung bzw. anderen Entscheidungsgremien innerhalb des Unternehmens. Wie genau das strukturiert ist, hängt von deinem Unternehmen ab. Üblich ist jedoch, dass die Projektleitung maßgeblich in die Erstellung des Projektstrukturplans involviert ist, gerade auch weil die Projektleitung letztendlich für die Umsetzung des Projektstrukturplans einstehen muss. Die Projektleitung ist dafür verantwortlich, dass das Projekt erfolgreich wird und da der Projektstrukturplan die Basis der Projektplanung bildet, ist es sinnvoll, dass die Projektleitung darin auch maßgeblich involviert ist. Üblich ist aber beispielsweise, wenn eine Projektassistenz vorhanden ist, diese der Projektleitung in der Erstellung des Projektstrukturplans untersteht. Das kann in dem Sinne funktionieren, dass die Projektassistenz einen Aufschlag, also einen ersten Entwurf, erstellt. Es ist aber auch möglich, dass die Projektleitung selbst den Entwurf erstellt und die Projektassistenz Feedback/Anpassungsvorschläge darauf gibt.

Der Projektstrukturplan ist das Planungselement innerhalb eines Projektes. Er ist dabei behilflich, dass das Projektteam, die Projektleitung aber auch Externe das Projekt bestmöglich verstehen und erfassen können. Der Projektstrukturplan ist ein essentielles Element um die Komplexität innerhalb des Projektes zu verringern.

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