Projektsteuerung – das Projekt in die richtige Richtung lenken

Immer wieder fällt der Begriff der Projektsteuerung als wesentliche Aufgabe im Projektmanagement. Doch am Ende bleibt die Frage stehen, was wird unter Projektsteuerung eigentlich verstanden? Was sind die Aufgaben der Projektsteuerung? Was bedeutet das, was gehört dazu, was gehört nicht dazu? Welche häufigen Probleme gibt es dabei und gibt es eine Berufsbezeichnung, die sich rund um die Projektsteuerung dreht, also gibt es einen Projektsteuerer oder ist das dann auch ein Projektmanager oder ein Projektleiter? All das werden wir in diesem Beitrag näher beleuchten.

Was bedeutet Projektsteuerung?

Unter Projektsteuerung verstehen wir vor allem die Aufgabe, die sich mit dem Steuern des Projektes beschäftigt. Im Großen und Ganzen Projektmanagement: Alle Aufgaben, die wir durchführen, um das Projekt gezielt in die geplante Richtung sich bewegen zu lassen.

Konkret bedeutet das, wenn wir ein Projekt planen, haben wir natürlich eine gewisse Vorstellung, wie es umgesetzt werden soll. Diese drücken wir durch unseren Projektstrukturplan aus, durch unseren Ablaufplan und durch unseren Ressourcenplan. Natürlich ist das auch noch durch viele weitere Tools möglich. Diese Tools haben alle eines gemeinsam, sie werden in der Planungsphase etabliert. Das bedeutet, dass wir einen Projektplan haben. Nun muss es aber auch noch eine Person geben, die sich um die Projektumsetzung kümmert. Dies ist normalerweise der Projektmanager oder der Projektleiter. Und die Aufgaben, die diese Person ausführt, wird im Allgemeinen Projektsteuerung genannt.

Projektsteuerung ist also alles was wir machen, um das Projekt, vergleichbar mit einem Schiff, in die richtige Richtung segeln zu lassen. Das bedeutet also ganz konkret, Projektsteuerung kann auch als Projektmanagement verstanden werden.

Wobei es hier eine kleine Varianz gibt, denn die konkrete Projektleitung, also die operative Ausführung der Projektleitung, muss nicht immer auch gleich der Projektsteuerung sein. So kann es zum Beispiel sein, dass es eine Person gibt, die der Projektleitung sagt, wie das Projekt angepasst werden soll und das ist dann die Projektsteuerung und die Projektleitung führt das operativ aus. Hierfür gibt es keine eindeutigen Strukturen in den Unternehmen, sondern es ist immer das, wie das Unternehmen für sich selbst definiert. Logischerweise entsteht dadurch aber die Frage, was denn eigentlich zur Projektsteuerung dazugehört.

Was gehört zur Projektsteuerung?

Hierzu kann eine Vielzahl von Aufgaben gehören. In der Regel gehen wir von einem gewissen methodischen oder auch von einem gewissen Toolbezug aus. Das heißt, die relevanten Projektmanagement-Methoden spielen hierbei durchaus eine Rolle, genauso aber auch den Überblick zu haben, mit den Menschen zu reden und eine Vision davon zu haben, wo sich das Projekt hin entwickelt. Du merkst beim Lesen wahrscheinlich schon, dass es gar nicht so einfach zu greifen ist, was eine Projektsteuerung eigentlich macht und was in ihr Aufgabenfeld gehört.

Im Grunde kann man sagen, die Projektsteuerung muss den Überblick über alle relevanten Tools und Methoden haben. Gleichzeitig muss sie mit den Menschen verbunden sein, damit das, was sie steuernd macht, auch umgesetzt wird und sie sollte natürlich eine Vision im Kopf haben, wo die Reise am Ende hingeht.

Welche Aufgaben übernimmt man in der Projektsteuerung?

Diese Frage lässt sich ähnlich wie die vorausgehende beantworten, aber auch hier ist es nicht hundertprozentig klar, was eine Projektsteuerung übernimmt. Das heißt, das muss immer im Einzelfall von der jeweiligen Projektsteuerung entschieden werden.

Typische Aufgaben für die Projektsteuerung sind in der Regel sehr Daten- und controllingbasiert. Das heißt, eine Projektsteuerung wird meistens im Überblick haben, welche Arbeitspakete erledigt sind, welche Arbeitspakete noch offen sind und ob sich das Projekt im Zeitplan befindet. Befindet sich das Projekt nicht im Zeitplan oder sind Aufgabenpakete nicht erfüllt, die erfüllt sein sollten oder auch nicht ausreichend erfüllt, dann wird die Projektsteuerung an dieser Stelle genau das tun. Sie wird steuernd eingreifen und wird dafür sorgen, dass das Projekt zurück in seine Spur findet.

Welche Tools nutzt man zur Projektsteuerung?

Wie auch im Allgemeinen steht jeder Person, die in der Projektleitung, im Projektmanagement oder in der Projektsteuerung arbeitet, eine breite Anzahl an Projektmanagement-Software zur Verfügung. Am Ende hängt es immer ein bisschen von der Unternehmenswelt ab, wie genau diese Tools, diese Software, die genutzt wird, aussehen soll. In manch einem Unternehmen ist MS Project das Programm der Wahl, weil sich hierüber viele Projektmanagementmethoden sehr gut abbilden lassen, vor allem das, was rund um Arbeitspaketplanung, Projektablaufsplanung und Ressourcenplanung relevant ist. Andere Unternehmen arbeiten lieber agilorientiert, zum Beispiel mit einem Trello oder einem KanbanFlow, dazu kombinierte Tools, die zur Kommunikation gedacht sind wie zum Beispiel Slack.

Am Ende muss ich mich immer ganz konkret fragen, welchen Mehrwert mir das jeweilige Tool bringen soll. So haben wir im Unternehmen zum Beispiel für die unterschiedlichen Geschäftsbereiche individuelle Controllingtabellen, um ganz konkret sehen zu können, ob die Projekte noch in der Spur sind oder ob sie den Plan verlassen haben und das ist dann in dem Fall ein selbstprogrammiertes Tool. Es hängt also ganz konkret davon ab, welche Anforderungen du in der Projektsteuerung an deine Projekte hast und welche Informationen dir dabei helfen, deine Projekte ganz konkret auszuwerten und gezielt den Punkt zu finden, an dem du drehen musst, damit das Projekt in seiner Spur bleibt oder in die Spur zurückkehrt.

Häufige Probleme der Projektsteuerung

Im Allgemeinen gelten natürlich alle Probleme, die ein Projektmanager oder Projektleiter auch hat. Wenn die Person für die Projektsteuerung wirklich als zusätzliche Person etabliert ist, kommen natürlich noch mal Herausforderungen hinzu. Denn es gibt zwar diejenigen, die das Projekt operativ leiten (Projektleitung), aber die Projektsteuerung wird dann oft als dritte Person gesehen, die mehr aus einer Controllingsicht heraus fungiert und das wird oft nicht sonderlich gut angenommen. Ein Controller ist eigentlich eine Person, die anhand von Zahlen Schwachstellen aufdeckt und Verbesserungsvorschläge gibt. Doch in der Regel fühlen sich die Menschen eher kontrolliert und nutzen dieses konstruktive Feedback, was von einem Controller kommen sollte, in der Regel leider nicht.

Somit bestehen die häufigen Probleme der Projektsteuerung vor allem darin, Anerkennung zu finden und gehört zu werden, also dass das, was die Projektsteuerung aufdeckt und als Empfehlung gibt, auch am Ende wirklich umgesetzt wird.

Befindet sich die Projektsteuerung eher in der Rolle einer Projektleitung oder eines Projektmanagers, dann sind es natürlich die täglichen Probleme, die mit diesen Rollen einhergehen. Hierzu gehört vor allem die Schwachstellen im Projekt zu identifizieren, also die Punkte, an denen es nicht klappt und gleichzeitig dann für eine Umsetzung zu sorgen, Aufgaben umzuverteilen, Ressourcen anders auch zu verteilen, wenn das notwendig sein sollte und genau die richtigen Schritte durchzuführen, um das Projekt wieder so auszurichten, dass es erfolgreich abgeschlossen werden kann.

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Was verdient man in der Projektsteuerung?

Auch hier macht es natürlich einen großen Unterschied, welche Rolle ich jeweils einnehme. Beiträge über das Gehalt als Projektmanager und Projektleiter findest du noch einmal gesondert (Projektleitung). Wir betrachten eher, was eine etwas externere Projektsteuerung verdient, das heißt du bist nicht in der Rolle der Projektleitung oder des Projektmanagers, sondern du agierst eher aus einer Controlling Funktion heraus und hier ist es natürlich sehr unterschiedlich, wie das von Unternehmen zu Unternehmen gehandhabt wird. Einstiegsgehälter liegen im oberen Bereich der Bürokommunikation, also zwischen 2.400 Euro und 2.700 Euro brutto. Denkbar sind bis zu 4.500 Euro brutto im Monat, dafür musst du aber schon in der Steuerung sehr großer Projekte tätig sein, jedenfalls wenn es so aus reiner Conrolling Sicht zu sehen ist. Wenn damit natürlich eine größere Personalverantwortung und auch eine größere Budgetverantwortung einhergeht, ist dem ganzen nach oben kein Deckel gesetzt. Das heißt, hier kannst du auch auf 6.000 Euro, 7.000 Euro oder sogar bis zu 10.000 Euro brutto im Monat kommen. Das hängt aber immer damit zusammen, wie viel Personalverantwortung du hast, wie viel Budgetverantwortung du hast und am Ende auch damit, in was für einem Unternehmen, in was für einer Branche du tätig bist. Ebenso nicht zu vernachlässigen ist der regionale Bezug.

Allerdings muss ich ganz konkret dazu sagen, dass die Rolle der Projektsteuerung oft nicht explizit so vergeben wird, also auch nicht mit dieser Benennung. In der Regel wird wirklich eher über Projektleiter und Projektmanager gearbeitet oder halt über eine Controllingstelle.

Unterschied zwischen Projektsteuerung und Projektleitung

Wie schon im Vorfeld mehrfach erwähnt, können die Projektsteuerung und die Projektleitung sehr identisch zueinander sein. es kann also sein, dass das konkret die gleiche Rolle ist, sie aber unterschiedlich benannt werden. Das heißt in einem Unternehmen heißt die Rolle Projektleitung, im anderen Unternehmen heißt die Rolle Projektsteuerung, wobei die Begriffe Projektleitung sowie auch Projektmanager deutlich verbreiteter sind als Projektsteuerung. Ist es nicht die gleiche Rolle, ist in der Regel davon auszugehen, dass die Projektsteuerung mehr eine Controllingfunktion übernimmt, keine Personalverantwortung hat und auch damit der Projektleitung eher in beratender Funktion zur Seite steht, das heißt, auch über eine eher geringe Macht verfügt und nur Verbesserungsvorschläge machen kann.

Welche Rolle spielt das Controlling in der Projektsteuerung?

Auch das sollte inzwischen sehr klar geworden sein, das wenn man über den Begriff der Projektsteuerung redet, man vor allem auch über Controlling redet, das heißt Auswertung bestehender Daten und Verbesserungsvorschläge darauf basierend machen. Wir gehen also davon aus, es werden Daten für das Projekt erfasst. Das können natürlich unterschiedliche Kennzahlen sein. So zum Beispiel der Fortschritt, das ausgegebene Budget, das erreichte Ziel, die gefahrenen Kilometer, die genutzten Telefonstunden, oder oder oder. Also jede Kennzahl, die mich in der Projektsteuerung weiterbringt, die mir eine wesentliche Information liefert, kann für das Projekt von Interesse sein und somit ist Controlling ein ganz relevanter Part in der Projektsteuerung da es vor allem dazu gedacht ist, das Projekt zu analysieren und darauf basierend zu optimieren.

Gerade wenn ich eine Vielzahl ähnlicher, wiederkehrender Projekte habe lohnt es sich auf jeden Fall, ein Standardberichtwesen zu etablieren, eine Art Standardcontrollingbericht, anhand deren ich die relevanten Kennzahlen für das Projekt sehen kann und anhand dessen ich das Projekt dann auch weiterhin optimieren kann.

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