Projektplan – egal ob mit Projektstrukturplan oder Projektablaufplan: immer die Übersicht behalten

Projektplan

Der Begriff Projektplan stammt aus dem Projektmanagement, er ist jedoch nicht genau definiert. Denn mit dem Begriff Projektplan kann auf der einen Seite Projektstrukturplan gemeint sein, auf der anderen Seite aber auch Projektablaufplan.

Was ist ein Projektplan?

Ein Projektplan ist eine Methode mit der du die Komplexität eines Projektes reduzieren kannst, in dem du aufzeigst, was alles in diesem Projekt zu erledigen ist. Du sammelst alle Arbeitspakete und bringst diese in eine spezifische Struktur. Durch diese Struktur wird verständlich, wie dein Projekt aufgebaut ist. Das nennt man dann den Projektstrukturplan. Also eine Aufteilung deines Projektes in unterschiedliche Teilprojekte mit den jeweiligen Arbeitspaketen. Ergänzt du nun jedes dieser Arbeitspakete um einen Anfang- und einen Endtermin, also fügst eine Zeitachse an, hast du den Projektablaufplan. Beides sind Projektpläne und beide helfen dir dabei, verständlich darzustellen, wie das Projekt aufgebaut ist und wann welcher Arbeitsschritt im Projekt stattfindet.

Beispiel für einen Projektstrukturplan:

Beispiel für einen Projektablaufplan:

Wozu brauche ich einen Projektplan?

Diese Frage ist sehr elementar und begründet gleichzeitig, wofür wir überhaupt Projektmanagement brauchen. In der Regel gehen wir davon aus, dass es eine Vielzahl von Projekten in der Arbeitswelt gibt. Und manche dieser Projekte sind so komplex, dass wir sie nicht vernünftig leiten können, ohne die Komplexität zu reduzieren. Damit meine ich, das Projekt für uns deutlich greifbarer zu machen. Die Reduzierung dieser Komplexität kann am besten durch bestimmte Methoden erfolgen und zwei dieser Methoden sind der Projektstrukturplan und der Projektablaufplan. Also das, was wir umgangssprachlich als Projektplan bezeichnen. Der Projektplan dient demnach vor allem dazu, die Komplexität des Projektes so weit zu reduzieren, dass wir es mit größerer Wahrscheinlichkeit zum Erfolg bringen können. Wozu brauchen wir also einen Projektplan? Um das Projekt erfolgreich abschließen zu können.

Wann erstelle ich den Projektplan?

Hierfür gibt es unterschiedliche Zeitpunkte, die allesamt sinnvoll sein können. Am Ende hängt es von den jeweiligen Projektphasen ab. Je nach Projekt können die Phasen etwas unterschiedlich definiert sein. Der Ablauf ist aber in der Regel so, dass man eine grundsätzliche Idee vom Projekt hat, dann in eine ganz grobe Planung und von der groben Planung in eine Feinplanung übergeht, bis man so sicher und konkret mit dem Projekt ist, dass man es starten kann. Die Projektpläne werden überwiegend innerhalb der Grob- oder innerhalb der Feinplanung erstellt. Grundsätzlich ist beides möglich. Häufig wird es so gehandhabt, dass eine relativ grobe Variante, wie zum Beispiel der reine Projektstrukturplan in der Grobplanung erstellt wird und dann die Verfeinerung, zum Beispiel mit einem Projektablaufplan, in der Feinplanung erfolgt.

Womit erstelle ich einen Projektplan?

Hierfür gibt es die Auswahl der unterschiedlichen Projektmanagement Tools. Dafür kann einfach nur Excel reichen. In Excel kannst du den Projektstrukturplan genauso wie den Projektablaufplan erstellen. Ebenso kann man Microsoft Project verwenden, was wir als Königsklasse der Projektmanagement Tools sehen, da es durchaus sehr komplex ist. Es gibt aber auch weitere Varianten als Onlinetools wie Trello, KanbanFlow, Agantty. Ebenso sind aber auch weitere Tools denkbar wie Open Projects oder auch ProjectLibre oder aber auch GanttProject. Über all diese Tools ist es möglich, Projektpläne zu erstellen. Welches Tool am Ende das richtige für dich ist, solltest du über unterschiedliche Testversuche ausprobieren.

Wer erstellt die Projektpläne?

In der Regel obliegt das Erstellen der Projektpläne der Projektleitung in Zusammenarbeit mit dem jeweiligen Projektteam. Manchmal kann es sein, dass dir dein Projektauftraggeber einen Projektplan vorgibt, doch überwiegend ist es so, dass du den Projektplan – sofern du die Projektleitung bist – selbst erstellen wirst. Manchmal wird diese Aufgabe auch an Projektteammitglieder delegiert, wie zum Beispiel der Projektassistenz, teilweise wird er auch gemeinsam im Projektteam erstellt. Zeiteffizient ist es aber eher, wenn du ihn zuerst in einer Grobversion erstellst, dann gemeinsam mit deinem Team überarbeitest, im Anschluss dann noch einmal mit dem Projektauftraggeber durchgehst, ihn ggf. erneut anpasst und dann eine finale Version hast. Die Verantwortung für die Erstellung der Projektpläne liegt also in der Regel bei der Projektleitung.

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