Projektorganisation: Was versteht man darunter?
Die Projektorganisation ist ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements und in der Regel eine visuelle Darstellung, die intern wie extern hilft zu verstehen, wie das Projekt personell und strukturell aufgebaut ist. Das bedeutet, hier können wir zum einen die Hierarchien ablesen, zum anderen aber auch die Verantwortlichkeiten sowie die Kommunikationswege. Ebenso hilft die Projektorganisation dabei, Konflikte frühzeitig zu erkennen.
Im Regelfall gehen wir als Basis von der sogenannten Linienorganisation aus. Du kennst dieses wahrscheinlich unter dem Begriff Organigramm. Das heißt, es gibt verschiedenen Ebenen, beginnend z.B. mit der Geschäftsführung als oberste Ebene. Die Geschäftsführung hat vielleicht eine Assistenz. Unter der Geschäftsführung gibt es mehrere Abteilungsleiter. Die Abteilungsleiter haben wiederum Mitarbeiter unter sich. Und manchmal gibt es dann auch nochmal Teams, wo ein Teamleiter auch noch einmal Mitarbeiter unter sich hat. Das ist die typische Linienorganisation.
Wenn du jetzt nicht in einem Unternehmen arbeitest, welches dauerhaft auf Projekten basiert, sondern Projekte immer nur sporadisch auftauchen, dann wird deine Linienorganisation um die sogenannte Projektorganisation erweitert. Das heißt, Mitarbeiter werden aus der Linie entnommen und einem Projekt zugeordnet. Entweder in Vollzeit oder wie es oft üblich ist, nur für eine gewisse Phase. Und du selbst, bist vielleicht in der Rolle der Projektleitung, Projektmanagement oder Projektassistenz. Du bist entweder Vollzeit nur für das Projekt da oder du bist nur aus der Linie „entliehen“, um dann wieder in die Linie zurückzukehren, wenn das Projekt beendet ist.
Gerade deswegen ist es so wichtig, Hierarchien im Rahmen der Projektorganisation darzustellen. Diese Hierarchien zeigen dir und auch deinen Mitarbeitern ganz klar, wer ist Führungskraft, wer ist untergeordnet und wer ist übergeordnet. Das heißt, wir können aus der Darstellung der Projektorganisation ganz eindeutig sehen, wer ist Teil des Projektteams, wo im Unternehmen ist das Projektteam vielleicht auch angeordnet, wenn es angeordnet ist, und wie sind die Hierarchien innerhalb des Projektteams.
Dann macht es Sinn, dass du mit dazu schreibst, zu jeder Position oder zu jedem Mitarbeiter, wie die Verantwortlichkeiten sind. Das verdeutlicht, wer wofür innerhalb des Projektteams zuständig ist.
Dann kannst du auch noch weitere Linien ergänzen und diese zeigen dann, wie die üblichen Kommunikationswege sind. Also zum Beispiel der Projektauftraggeber. Mit wem kommuniziert er in der Regel? Kommuniziert er mit der Projektleitung? Kommuniziert er mit allen Projektteammitgliedern? Und wie ist es mit externen Dienstleistern? Kommunizieren die vielleicht nur mit einem bestimmten Projektteammitglied? Und vielleicht gibt es ja noch ein Sub-Team aus studentischen Aushilfskräften. Wer koordiniert die, gibt es da einen Mitarbeiter innerhalb des Projektteams, der dafür verantwortlich ist oder ist das die Projektleitung?
Alle aufgezählten Faktoren trägt man in der Projektorganisation ein und kann das dann daraus ablesen.
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Projektorganisation zur frühzeitigen Konflikterkennung
Ein weiterer positiver Nebeneffekt der visuellen Darstellung der Projektorganisation ist, dass wir Konflikte frühzeitig erkennen können. Zum Beispiel: Ein Mitarbeiter ist im Rahmen eines Projektes einem Abteilungsleiter unterstellt. Zusätzlich ist dieser Mitarbeiter in seiner Linienorganisation, in der Linienaufgabe auch noch einem anderen Abteilungsleiter unterstellt. Jetzt ist davon auszugehen, dass wir wahrscheinlich relativ schnell einen Konflikt zwischen den beiden Abteilungsleitern haben werden, der auf dem Rücken des jeweiligen Mitarbeiters ausgetragen wird. Außer beide Abteilungsleiter verstehen sich sehr gut, das ist aber, aus der Praxis gesprochen, der seltenste Fall. Meistens ist es so, dass es am Ende einen Machtkonflikt zwischen den beiden Führungskräften gibt und dieser auch in voller Härte auf den unterstellten Mitarbeiter trifft. Und deswegen ist es so wichtig, solche Momente frühzeitig zu erkennen. Und hier muss man ganz deutlich sagen, ist es an der Geschäftsführung, eindeutige Entscheidungsmuster zu bilden. Also frühzeitig anzusagen, was passiert, wenn beide Abteilungsleitungen gleichzeitig diesen Mitarbeiter brauchen. Wer hat Vorrang? Hat Abteilungsleitung A Vorrang? Hat Abteilungsleitung B Vorrang? Kann der Mitarbeiter entscheiden? Geht es nach Terminlage? Wie genau wird entschieden? Entscheidet die Geschäftsführung? Und wer moderiert dann zwischen den Abteilungsleitungen?
Und hier kommen immer wieder ganz schnell Standardsätze zur Aussprache, die nicht förderlich sind. Wie zum Beispiel: Wir sind ja nicht im Kindergarten. Die Leute sind doch erwachsen. Das muss doch jeder selbst wissen. Diese funktionieren an dieser Stelle nicht. Genau so entsteht ein Konflikt und dieser muss zur Not durch die nächst höhere, hierarchische Stelle geschlichtet werden und das ist dann in dem Fall oft die Geschäftsführung. Hier besteht ganz großer Bedarf an Konfliktmanagement im Rahmen der Geschäftsführung, denn hier kommt auch der einzelne Projektleiter oder das Projektteammitglied nicht weiter. Das muss ganz klar von oben gemanagt werden. Oft funktioniert dies leider in der Praxis nicht so gut, denn die Geschäftsführung sieht sich vielleicht dessen nicht verantwortlich oder möchte auch gar nicht hineingezogen werden. Dann schwirrt dieser Konflikt vor sich hin und wie wir aus dem Konfliktmanagement wissen, neigen Konflikte dazu, zu eskalieren.
Nichtsdestotrotz ist die Projektorganisation eine optimale Darstellungsform um Konflikte frühzeitig zu erkennen und zur Not regulierend eingreifen zu können, frühzeitig Regelungen zu finden, damit das Projekt am Ende erfolgreich wird.
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