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Projektmanagement-Tool – mit dem richtigen Unterstützer das eigene Projektmanagement verbessern

von | Dez 7, 2017 | 0 Kommentare

Projektmanagement gibt es schon sehr, sehr lange. Was uns von der Vergangenheit unterscheidet ist, dass wir auf eine IT-gestützte Tool-Welt blicken können. Wir haben eine bunte Auswahl unterschiedlicher Projektmanagement-Tools, die uns dabei helfen können, Projekte erfolgreich zu steuern. Doch brauche ich wirklich ein Tool?

Wozu brauche ich Projektmanagement-Tools?

In meinen Seminaren lasse ich die Teilnehmer in vielen Fällen ohne Projektmanagement-Tools arbeiten. Das heißt, sie kriegen einen Flipchart-Bogen, sie kriegen einen Stift und dann dürfen sie die Dinge aufschreiben. Und hier werden die Nachteile für die Teilnehmer sehr schnell sichtbar. Denn Änderungen auf einem Papier sind gerade nicht schnell gemacht. Wir können es durchstreichen und neu hinschreiben, aber wir können nicht einfach etwas verschieben. Natürlich kann ich einen Projektstrukturplan auch mit Post-its an der Wand erstellen. Dann habe ich natürlich den Vorteil. Aber diesen Projektstrukturplan kann ich natürlich schwer mit anderen Teammitgliedern teilen. Und das sind nur zwei Gründe, warum wir Projektmanagement-Tools brauchen:

  1. leichte Veränderbarkeit
  2. Teilmöglichkeiten.

Was macht ein gutes Projektmanagement-Tool aus?

Dieser Punkt ist etwas schwerer zu bestimmen. Denn was ein gutes Projektmanagement-Tool ausmacht, hängt in der Regel von den Personen ab, die es nutzen. Das heißt, wie bei jedem anderen Stück Software geht es auch hier am Ende um die Anforderungsdefinition. Im Konkreten heißt das, dass ein Tool immer auf deine Anforderungen passen sollte. Wenn ich dir ein Projektmanagement-Tool vorschlage, das besonders gut für Teams geeignet ist, die weltweit verteilt sind, dann bringt dir das vielleicht gar nichts, weil du ein Team steuerst, mit dem du zusammen in einem Raum sitzt und der kollaborative Faktor ist für dich gar nicht notwendig. Es ist also immer abhängig von den Anforderungen, was ein gutes Projektmanagement-Tool mitbringen sollte.

Trotzdem möchte ich hier natürlich zeigen, was für mich ein gutes Projektmanagement-Tool mitbringen sollte, da dies in der Regel auch für eine Vielzahl der Projektmanager da draußen gilt. Deswegen hier die sechs Punkte, die du bei der Anforderung an ein Tool beachten solltest:

  1. Zugriff
    Ein Projektmanagement-Tool sollte von überall aus zugreifbar sein – egal ob du in deinem Büro sitzt, gerade unterwegs bist oder bei einem Kunden im Hotel. Wo auch immer. Du solltest Zugriff auf dein Projektmanagement-Tool haben.
  2. Nutzer
    Es sollte möglich sein, die Inhalte mit mehreren Nutzern zu teilen. Und das vielleicht sogar mit unterschiedlichen Rechten – dass es Nutzer gibt, die nur sehen können, Nutzer gibt, die editieren können, und dass es vielleicht sogar Nutzer gibt, die neben dir auch administrieren können.
  3. Usability
    Dies ist einer der schwersten Punkte, doch meiner Meinung nach unheimlich wichtig. Ein Projektmanagement-Tool sollte sich leicht bedienen lassen und eine hohe Usability aufweisen. Das heißt, es sollte intuitiv funktionieren. Und die Knöpfe sollten immer genau da sein, wo man sie gerade erwartet.
  4. Methoden
    Hier kommen wir zum schwierigsten Punkt überhaupt. Das für dich richtige Projektmanagement-Tool muss natürlich die für dich relevanten Methoden abbilden. Das bedeutet, dass wenn du nach einem Tool für einen Projektstrukturplan und einen Projektblaufplan suchst, es natürlich nach Möglichkeit beides abbilden sollte und der Workaround – also das Drumherumarbeiten, damit du die Darstellungen so bekommst, wie du sie haben musst – nicht allzu groß ist.
  5. Darstellung
    Du solltest unterschiedliche Darstellungsformen haben, um auf der einen Seite an der Methode oder dem Inhalt konkret arbeiten, aber auf der anderen Seite es auch an Dritte präsentieren zu können.
  6. Kosten
    Die Kosten sollten immer im Verhältnis zum Nutzen stehen und moderat sein. Darauf gehe ich in einem späteren Punkt aber noch ein.

Das sind die für mich wichtigsten Anforderungen an ein Projektmanagement-Tool. Diese Liste lässt sich natürlich beliebig erweitern. Sie dient hier aber als Grundlage, um deine Entscheidung aktiv für oder gegen ein Tool zu treffen.

Gibt es ein Projektmanagement-Tool für alles?

Uns steht der Sinn nach Vereinfachung. Wir machen Projektmanagement, um Komplexität zu reduzieren. In der Regel ist ein Projekt vor allem durch seine Komplexität ausgezeichnet. Und das, was wir an Projektmanagement-Methoden nutzen, soll uns vor allem dabei helfen, jede Komplexität zu reduzieren, sodass wir das Projekt erfolgreich leiten können.

Gleiches wünschen wir uns natürlich von einer Software. Wir wünschen uns, dass uns eine Software für alle wesentlichen Schritte zur Verfügung steht. Dieser Wunsch ist leider eine absolute Illusion und meiner Meinung nach auf die nächsten drei bis fünf Jahre auch nicht absehbar. Das liegt vor allem daran, dass wir durch die unterschiedlichen Arten von Projekten sehr unterschiedliche Anforderungen an eine Software haben. Würde man sich das Ganze als Kreis vorstellen, in dem in der Mitte die Software steht und davon gehen Strahlen ab, dann wären da die Art der Projekte, die Anzahl der Beteiligten, die methodische Auswahl, die konkrete Durchführung der Methoden sowie alle oben genannten Anforderungen, die auf dieser Universal-Software ruhen.

Das führt uns zu dem Punkt, dass in der Regel auf einer Software, die diese Universal-Funktion haben soll, zu viele unterschiedliche Anforderungen ruhen. Diese unterschiedlichen Anforderungen sorgen dann wieder dafür, dass selbst wenn so eine Software umgesetzt wird, sie entweder zu allgemein für uns ist und damit nicht auf unser Projekt wirkt oder sie zu spezifisch für eine bestimmte Art von Projekten ist. Dann ist die Wahrscheinlichkeit sehr groß, dass unsere Art von Projekten genau dort nicht hineinfällt. Was aber trotzdem hilft ist eine Art Projektmanagement-Standardprozess zu entwickeln. Das heißt, einen spezifischen Ablauf von Projektphasen. Und jede dieser Phasen ist Methoden zugeordnet. Das alleine hilft uns schon, im richtigen Moment die richtige Handlung auszuführen. Und nun müssen wir nur noch zwischen den unterschiedlichen Methoden wechseln.

Wir sehen anhand der Abbildung, dass natürlich auch hier die Spanne zwischen den einzelnen Methoden ziemlich groß ist. Denn eine Zieldefinition ist in der Regel nur ein einfaches Konzept, eine einfache Darstellung von Zielen. Während wir in der Stakeholderanalyse eine Matrix brauchen, im Projektstrukturplan in der Regel eine Doppeldarstellung vom tabellarischen Projektstrukturplan und vom Projektstrukturplan in der Baumdarstellung. Und dann gibt es auch noch das Task-Management, in dem wir alle einzelnen Arbeitspakete in den jeweiligen Task überführen.

Es ist also klar nachvollziehbar, warum es zum jetzigen Zeitpunkt aus meiner Sicht noch kein geeignetes universelles Tool gibt.

Was sind die üblichen Projektmanagement-Tools?

Es gibt eine Reihe von Projektmanagement-Tools, die wir als üblich bezeichnen können. Was am Ende wirklich üblich ist, hängt natürlich immer vom Nutzer ab. Manch einer mag noch nie etwas von Trello gehört haben. Manch ein anderer mag noch nie etwas von MS Project gehört haben. Aus meiner Sicht gibt es eine Reihe an Projektmanagement-Tools, die alle unterschiedliche Vor- und Nachteile mit sich bringen. Ich werde hier jetzt die einzelnen Tools exemplarisch beschreiben. Du findest auch jeweils Links zu den Tools, dass du diese anschauen kannst. Und immer wenn ich ein neues Tool finde und ausprobiere, werde ich es in diesem Beitrag ergänzen.

Wenn du dazu auf dem Laufenden bleiben möchtest und immer informiert werden möchtest, wenn es neue Inhalte gibt, also neue Tools, die du für dich nutzen kannst, die ich getestet habe, oder generell rund um Projektmanagement informiert bleiben möchtest, dann hast du viele unterschiedliche Möglichkeiten. Komm in meine Facebook-Gruppe., abonniere meinen Kanal auf YouTube, abonniere meinen Projektmanagement Podcast und trage dich in meinen Newsletter ein. Damit hast du die optimale Möglichkeit, stets rund um Projektmanagement auf dem Laufenden zu bleiben und dein Projektmanagement auf ein neues Level zu bringen.

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Nun schauen wir uns näher die einzelnen Projektmanagement-Tools an:

MS Project

MS Project ist die Titanic unter den Projektmanagement-Tools. Es ist das Tool, was sich in der Regel am wenigsten – jedenfalls meiner Einschätzung nach – intuitiv erschließt, in das man sich am stärksten hineinarbeiten muss. Dafür gibt es einen großen Bereich an Möglichkeiten. MS Project ist in der Tool-Landschaft im Verhältnis relativ teuer. Bei meiner letzten Prüfung lag die Einstiegslizenz bei 25 € pro Person pro Monat. Damit sind wir schon im oberen Bereich der Abonnementkosten für Projektmanagement-Tools. In MS Project gibt es dafür die Möglichkeit, den Projektstrukturplan zu erstellen. Es kann ein Projektablaufplan erstellt werden. Wir können mit Ressourcen von Kosten arbeiten und es gibt sogar zurzeit noch rudimentäre Möglichkeiten, das Ganze in einem Scrum-basierten Sprintmodus darzustellen. Also auch hier merken wir eine deutliche Entwicklungstendenz. Das Abonnement-Modell bezieht sich vor allem auf Project 365.

KanbanFlow

KanbanFlow ist ein relativ unbekanntes Tool. Jedenfalls bin ich meines Wissens einer der wenigen in Deutschland, die dieses Tool aktiv verbreiten. Dabei steht es dem großen Bruder Trello in nur wenigen Punkten nach. Ich nutze KanbanFlow schon länger als mir Trello überhaupt bekannt ist. Es weist also durchaus eine längere Historie auf. Ich vermute, die Firma hat einfach nicht so ein gutes Marketing wie Trello. Über Trello erkläre ich weiter unten noch einiges. KanbanFlow beruht auf der Kanban-Board-Logik. (Wenn dich dieses Grundprinzip von Kanban interessiert, empfehle ich dir meinen Artikel über Kanban.)

Der Vorteil an KanbanFlow ist, dass wir Spalten und Zeilen (jedenfalls in der Premium-Version) beliebig definieren können. Wir können Teammitglieder hinzuholen. Somit haben wir die Möglichkeit, Projektstrukturpläne zu bauen. Wir können Sprint-basierte Pläne bauen – wie zum Beispiel in Scrum. Wofür es weniger die Möglichkeit gibt, sind konkret ablaufbasierte Pläne, außer man hilft sich selbst – zum Beispiel über eine Kalenderwochen-Logik. Aber hier sind wir eher schon im Bereich des Workaround. Ein typischer Ablaufplan im Sinne eines Gantt-Charts ist in diesem Tool nicht denkbar.

Es können die Ressourcen im Sinne der personalen Zeit mit erfasst und ausgewertet werden. Allerdings nicht für Kosten.

KanbanFlow ist für mich eines der wichtigsten Tools in der Projektplanung und vor allem auch in der Projektdurchführung. Ich erstelle in der Regel einen Projektstrukturplan innerhalb von KanbanFlow und überführe die einzelnen Arbeitspakete als Task ins tägliche Task Management, wo mein Team auf Kalenderwochen-Basis seine jeweiligen Aufgaben sieht.

KanbanFlow kostet zwischen 5 und 8 € pro Monat pro User.

Trello

Trello ist eines der bekanntesten agilen Projektmanagement-Tools. Dabei ist es im eigentlichen Sinne eher ein Task-Management-Tool – das heißt, ebenso wie KanbanFlow ein Tool, mit dem ich Aufgaben für meine Projektteammitglieder verwalten kann.

Ich habe aber auch die Möglichkeit, zum Beispiel Projektstrukturpläne innerhalb von Trello zu bauen. Trello hat gegenüber KanbanFlow einen entscheidenden Vorteil. Es gibt unterschiedliche Power-ups, mit denen ich die Funktionalitäten erweitern kann. So gibt es Power-ups, um Kosten zu erfassen, was in KanbanFlow zum Beispiel nicht möglich ist. Und es gibt Power-ups für unterschiedliche Schnittstellen, wenn ich das möchte. Zum Beispiel eine Automatisierung über Zapier, eine Anbindung an Slack, eine Anbindung an die Dropbox und weiteres Ähnliches. Ebenso gibt es ein Power-up beziehungsweise mehrere Power-ups, die in Richtung des Gantt-Charts gehen oder die Tasks auf Kalender verteilen. Allerdings muss ich dazusagen, dass bei meiner letzten Prüfung diese Funktionalitäten meiner Meinung nach eher rudimentär waren und ich mich aktiv dagegen entschieden habe, weil es mir 50 € im Monat für diese eine Funktionalität, die weder sauber noch schnell gearbeitet hat, nicht wirklich wert war.

Trello ist ein tolles Tool zur Projektplanung und zur Task-Verwaltung – ebenso wie KanbanFlow. Von den Kosten her ist es etwas höher anzusiedeln. Hier müssen wir mit 10 € pro Monat pro Projektteammitglied rechnen.

Agantty

Agantty ist ein kollaboratives Tool, was sich alleine auf den Projektablaufplan bezieht. Das heißt, das ist die einzige Online-Lösung, die ich kenne, in der gezielt ein Projektablaufplan erstellt werden kann, der von mehreren Teammitgliedern gleichzeitig verwaltet und editiert werden kann. Somit ist es ein definitiver Vorreiter und auch eines der Tools – ebenso wie die oben genannten, KanbanFlow und Trello –, die in der Basis-Version kostenlos sind. Der Funktionsumfang ist logischerweise relativ stark begrenzt, da es nur um eine einzige Projektmanagementmethode, nämlich den Ablaufplan, geht.

Empfehlen kann ich das Tool nur bedingt, was vor allem an der aktuell noch etwas unübersichtlichen und schweren Nutzung liegt. Es ist aber davon auszugehen, dass sich dieses Tool in den nächsten Wochen, in den nächsten Monaten und Jahren weiter professionalisieren wird. Es lohnt sich also, immer einen konkreten Blick darauf zu haben.

Agantty ist in der Basis-Version kostenlos.

GanttProject

Ein Tool, was es schon sehr lange gibt, ist das sogenannte GanttProject. Es ist ein komplett kostenloses Tool, was als Desktop-Installation gedacht ist – meines Wissens nach ausschließlich für Windows-Systeme. Hierbei habe ich einen kleinen Funktionsumfang von dem, was ich in MS Project habe. Es ist von der Logik her so wie Agantty. Es zeigt nämlich nur den Ablaufplan. Ich kann meinen Projektstrukturplan ausschließlich tabellarisch anlegen, als Basis für den Ablaufplan. Ich habe aber auch noch die Möglichkeit, Personal- sowie Kostenressourcen mit anzugeben. Das heißt, ich kann einen Ressourcenplan auf Personal-Ebene sowie einen Ressourcenplan auf Kosten-Ebene erstellen. Dieses Tool hat den Vorteil, dass es wirklich komplett kostenlos ist. Das heißt, wenn du erst einmal mit Ablaufplänen herumexperimentieren möchtest, empfiehlt es sich unbedingt, es als lokale Anwendung zu installieren und damit auszuprobieren. Ein großer Nachteil von GanttProject ist natürlich, dass du nicht kollaborativ mit anderen Teammitgliedern zusammenarbeiten kannst und dass die Funktionalität natürlich nur auf den Ablaufplan begrenzt ist.

Slack

Nun verlassen wir die typischen Projektmanagement-Tools und gehen eher zu den Kommunikations-, Konzept- und Datentools über. Slack ist eindeutig ein Kommunikationstool – das heißt, wir haben die Organisation in direkte Nachrichten und sogenannte Channels. Channels sind Kanäle, in denen ich diskutieren kann. Es ist ein reines Chat-Tool. Und diese Kanäle sind bestimmten Personen freigegeben. So kann ich mein Projekt zum Beispiel innerhalb von Slack nach Teilprojekten aufschlüsseln. Jeder Kanal erhält ein Teilprojekt. Und dann kann ich mit den jeweiligen Teammitgliedern, die in den jeweiligen Teilprojekten involviert sind, darin die Kommunikation zum jeweiligen Teilprojekt führen. Slack ist für mich das Tool der Wahl geworden. Es hat E-Mails innerhalb des Teams und andere Messenger vollständig abgelöst. Wir kommunizieren ausschließlich über Slack. Es ist also eindeutig das Tool der Wahl für mich. Das Spannende ist, dass sich auch noch unterschiedliche weitere Lösungen anbinden lassen. Das heißt, es gibt die Möglichkeit, sich je nachdem, was für Software noch zusätzlich genutzt wird, diese ebenfalls in Slack zu integrieren – Tools wie Dropbox, wie Trello und wie viele andere ebenfalls. Da macht es Sinn, den Funktionsumfang von Slack einmal für das eigene Projekt zu prüfen, was dann sinnvoll sein könnte.

Slack kostet in der Standard Version 6,25 € pro User pro Monat (bei jährlicher Abbuchung).

Dropbox

Nun kommen wir zu den Tools, die sich vor allem mit Daten beschäftigen. Da gibt es im Grunde genommen nur drei Varianten. Die erste ist Dropbox, die zweite ist Google Drive, die dritte ist eine andere VPN-basierte Cloud-Lösung. Hier ist ganz klar, dass du vollkommen frei wählen kannst, was du nutzen möchtest – außer Datenschutz spielt eine wichtige Rolle. Wenn zum Beispiel bei eurem Unternehmen Datenschutz geregelt wird, dann musst du dies natürlich aktiv bei der Auswahl des Tools prüfen. Diese Entscheidung kann ich dir leider nicht abnehmen. Ich kann hier nur vorstellen, welche Möglichkeiten existieren. Dropbox ist ein Cloud-basiertes Datensystem. Das heißt, die Daten liegen in der Cloud und können auf den Einzelrechner synchronisiert werden. Du kannst Ordner mit unterschiedlichen Teammitgliedern teilen. Du kannst auch die Funktion des Smart Sync nutzen. Das heißt, der User kriegt die Ordner auf dem Rechner angezeigt. Die Dateien werden aber erst in dem Moment runtergeladen, wo er oder sie sie öffnen möchte. Dropbox ist eine smarte State-of-the-art-Lösung für Datei-Management.

Dropbox kostet circa 10 € pro Nutzer pro Monat.

Google Drive

Google bietet unterschiedliche Lösungsmöglichkeiten an, wie mit Dateien und vor allem auch Office-Anwendungen umgegangen werden kann. So gibt es die Möglichkeit für Cloud-basierte Office-Anwendungen. Das ist dann ein Tabellenkalkulationsprogramm in der Cloud, ein Schreibprogramm in der Cloud – also sehr dicht an der Office-Suite dran. Und ein riesen Vorteil daran ist, dass die Teammitglieder gleichzeitig im gleichen Dokument schreiben können, ohne Datei-Konflikte auszulösen. Diese Funktionalität des gleichzeitigen Arbeitens an einer Datei ist ausschließlich bei Google möglich sowie bei Dropbox in der Online-Variante. Bei Dropbox in der Download-Variante, also dann, wenn ich die Dateien auf meinen Rechner synchronisiert habe, kann ich nicht gleichzeitig in einer Datei arbeiten. Das heißt, wenn Mitarbeiter gleichzeitig an Dateien arbeiten, werden in der Dropbox tendenziell Datei-Konflikte ausgelöst – also unterschiedliche Stände der jeweiligen Datei. Dafür bietet Dropbox ein Versionierungssystem. Das heißt, ich kann immer wieder auf alte Versionen meiner Dateien zurückgreifen. Google bietet neben der Office-Suite natürlich noch die Drive-Möglichkeit – das heißt, ein virtuelles Netzwerk, was in meinem Rechner installiert ist und wo dann wiederum Dateien liegen.

Google Drive ist in der Basis-Version vollkommen kostenlos. In einer Premium-Upgrade-Version musst du die Kosten einzeln prüfen. Und natürlich gilt es auch hier, die Anforderungen des Datenschutzes zu prüfen und zu beachten.

OneNote

OneNote ist Teil der Microsoft-Suite und eignet sich weniger als Projektmanagement-Tool, sondern eher als Backlog – also als Ideensammlung oder Konzept-Tool. Hier können Screenshots gemacht werden. Es können Bilder gespeichert werden und es können unterschiedliche Informationsmappen zusammengestellt werden, die in der Regel aber nicht mit anderen Teammitgliedern geteilt werden können.

One Note ist in der jeweiligen Office-Suite enthalten und hat keinen Einzelpreis.

Evernote

Evernote ist ähnlich wie OneNote. Es ist ein erweitertes Notiz-System, das in sich sehr komplex ausgebaut werden kann. Aber auch das eignet sich eher weniger als Projektmanagement-Tool, weil hier viele methodische Funktionalitäten, wie sie für einen Projektstruktur- oder einen Projektablaufplan [LINK AUF DEN PROJEKTABLAUFPLAN] gebraucht werden, einfach nicht gegeben sind. Es ist ein tolles Tool, um die eigenen Notizen zu verwalten, Projekte zu konzipieren und darüber nachzudenken. Aber für das Projektmanagement eignet sich Evernote leider nicht.

Excel

Immer wieder sprechen mich Teilnehmer meiner Seminare mit einem peinlich berührten Blick darauf an, dass sie ja Excel als Projektmanagement-Tool nutzen und dass das ja ziemlich unprofessionell ist. Diese Einschätzung kann ich nicht unterstützen. Ein Großteil der Unternehmen, die da draußen unterwegs sind, macht ziemlich erfolgreiches und professionelles Projektmanagement mit Excel. Natürlich bietet Excel an vielen Stellen nicht die notwendigen Funktionalitäten und wir müssen mit Workarounds arbeiten. Schon alleine die kollaborativen Fähigkeiten – der kollaborative Nutzen ist einfach nicht gegeben. Trotzdem ist Excel nach wie vor eines der wichtigsten Tools im Projektmanagement, alleine, weil es am dichtesten an den Allrounder herankommt. Hier kann ich Ziele definieren. Ich kann einen Projektstrukturplan bauen. Ich kann einen Projektablaufplan bauen. Ich kann die Ressourcen erfassen. Ich kann Kosten erfassen. Ich kann sogar in begrenztem Maße Task-Management betreiben. Das heißt, Excel ist das Tool, was den Funktionsumfang am meisten abdecken kann, aber leider auch in der Folge bei vielen Funktionen dann doch sehr unpraktisch ist. Einen Projektablaufplan in Excel zu ändern, ist in der Regel ein sehr anstrengender Job.

Was sollte ich bei der Auswahl eines Projektmanagement-Tools beachten?

Auch den Teilnehmern in meinem Seminar empfehle ich immer wieder eindrücklich, dass Probieren über Studieren geht. Das heißt, du solltest dir Zeit nehmen, unterschiedliche Tools auszuprobieren. Du solltest ein und denselben Projektstrukturplan in unterschiedlichen Tools umsetzen. So kannst du für dich schnell herausfinden, ob ein Tool gut geeignet ist oder ob es – auch wenn es den Anforderungen entspricht – deinem täglichen Arbeitsalltag nicht gerecht werden kann.

Das mag auf den ersten Blick relativ frustrierend wirken, den gleichen Projektplan immer wieder in unterschiedlichen Tools umzusetzen. Aber wenn du gerade ein Projekt vor dir hast, was du neu fahren sollst, macht es auf jeden Fall Sinn, die Planung in deinem Standard-Tool durchzuführen und dann dazu noch einmal ein zusätzliches Tool auszuprobieren. So habe ich früher viele Projekte mit MS Project geplant. Heute plane ich sie eher in einer Kombination aus KanbanFlow und Excel. Nun habe ich mich aber entschieden, MS Project 365 noch einmal auszuprobieren und habe einen Projektstrukturplan einmal in Excel gesetzt, einmal in Project 365 und einmal in KanbanFlow. Hundertprozentig zufrieden war ich mit keinem der Tools. Das muss ich auch ehrlich sagen. Aber am Ende ist die Entscheidung nach wie vor auf KanbanFlow gefallen und manchmal dazu noch Excel.

Du solltest also bei der Auswahl deines Tools darauf achten, dass du es getestet hast, dass du dich eingearbeitet hast und dir dem Funktionsumfang des Tools voll bewusst bist. Nur dann kannst du eine objektive Entscheidung treffen, ob sich ein Tool am Ende wirklich für dich eignet.

Was kosten mich Projektmanagement-Tools?

Wie du oben in der Auflistung gesehen hast, liegen die meisten Projektmanagement-Tools bei 5 bis 25 Euro. Es gibt natürlich auch Varianten – gerade in den Business-Lösungen –, die dann wiederum deutlich teurer sind. Aber es macht auf jeden Fall Sinn, mit ungefähr 10 Euro pro Tool pro Monat pro Nutzer zu rechnen. Verteilt sich dein Projektmanagement also auf fünf Teammitglieder und du nutzt drei unterschiedliche Tools, dann zahlst du fünf Teammitglieder mal drei Tools mal 10 Euro pro Monat für die Tools. Das sind also alleine circa 150 Euro pro Monat, die nur in die Tool-Landschaft gehen für drei simple Projektmanagement-Tools.

Früher war es mal so, dass es vor allem Lizenzen gab, die man kaufen konnte, um sie dann unbegrenzt zu nutzen. Das hat sich stark gewandelt. Es geht heute gerade in Cloud-basierten Lösungen immer mehr dahin, dass es Miet-Software ist. Das heißt, du zahlst eine monatliche Lizenz-Gebühr dafür, dass du die Software nutzen darfst.

Fazit: War dieser Beitrag hilfreich?

Für mich ist natürlich wichtig, ob dir dieser Beitrag geholfen hat. Deswegen gib mir gerne in den Kommentaren Feedback darauf oder schreibe mir eine E-Mail. Wenn du zum Beispiel noch Vorschläge für weitere Tools hast oder Änderungswünsche, dann schaue ich mir das gerne an.

Wenn du dein Projektmanagement verbessern möchtest, wenn du deine Projekte erfolgreicher leiten möchtest und zu den Top-Projektleitern in Deutschland gehören willst, dann nutze die Chance für ein kostenloses Strategiegespräch mit mir und ich zeige dir, wo für dich noch Entwicklungspotential besteht und wie du dein Projektmanagement auf ein neues Level heben kannst.

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