Projektmanagement Software KanbanFlow – mit Benjamin Michels
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Einen schönen guten Morgen in die Runde. Da ich gestern nach dem Live mehrfach gefragt wurde, was ich denn für eine Software für das Projektmanagement benutze, habe ich mich entschieden, heute nochmal ein Live zu machen, in dem genau diese Software zu sehen ist.
KanbanFlow
Ich habe beschlossen, dass ich euch mehrere unterschiedliche Software-Varianten zeige.
Heute ist KanbanFlow dran. Kanbanflow ist ein Projektmanagement-System oder Task-Management-System, das genauso wie Trello ist. Wobei meines Wissens nach KanbanFlow deutlich älter ist.
Ich lege also jetzt ein Board an. Das erste, was wir immer machen können ist, dass wir sogenannte Columns anlegen – also im Grunde genommen Spalten. Man muss bei diesen ganzen Projektmanagement-Tools immer im Hinterkopf haben, dass sie als Grundlage eine Tabellen-Logik haben. Das heißt, egal ob ich jetzt ein MS Project nehme, ein Trello, ein KanbanFlow – da liegt immer irgendeine Art von Tabelle drunter. Und diese Tabellen können wir jetzt natürlich frei gestalten.
Ein privates Projekt
Wir haben gerade im Garten einen Spielturm gebaut. Und der Bau eines solchen Spielturms gliedert sich natürlich auch in unterschiedliche Teilprojekte. Wir können hier die Logik eines Projektstrukturplans nehmen. Wer nicht weiß, was ein Projektstrukturplan ist: Das ist die einfachste Darstellung für ein Projekt, wo wir die Ebenen der Teilprojekte und die Ebenen der Arbeitspakete haben.
Am Anfang haben wir erst einmal die Planung als einen Teil. Und nachdem wir diesen Turm geplant haben, machen wir den Einkauf. Nachdem wir das ganze Material eingekauft haben, bauen wir den Turm. Und dann finden vielleicht nochmal Nacharbeiten statt. So definieren wir auch die Spalten in unserem Projektboard.
Nun fragt er uns, wo wir denn die fertigen Tasks hin packen, wenn ein Task fertig ist. Wir könnten jetzt eine Spalte einfügen für „fertig“. Das braucht man in einer normalen Taskboard-Logik auf jeden Fall.
Das habe ich zum Beispiel auch für mein Team: mein Team hat ein Taskboard. Und wenn Tasks fertig sind, dann werden sie in die Done-Spalte – also in die Erledigt-Spalte – verschoben.
In diesem Board wollen wir das aber nicht, weil wir in der Projektstrukturplan-Logik bleiben wollen und alles, was fertig ist, wird einfach nur grün markiert.
Nun gibt es noch eine weitere Funktion, die ebenfalls spannend ist: Das Board – oder das System heißt ja KanbanFlow. Es liegt also eine Kanban-Logik zugrunde.
Kanban ist eine Methode, bei der wir eine Produktionsoptimierung machen – also eine Durchlaufoptimierung von Gütern, die produziert werden, oder von Tickets, die in der IT bearbeitet werden.
Und ein Teil der Kanban-Logik ist, dass die Arbeit in Progress – also die Arbeit, die gerade stattfindet – begrenzt wird. Es dürfen zum Beispiel maximal drei Arbeitspakete drinstehen. Das macht für uns jetzt in diesem Board keinen Sinn, weil wir ja ein Projekt planen und keinen Produktionsprozess. Wir haben das aber trotzdem drin.
Tasks
Ich kann jetzt neue Tasks vergeben. Das sind meine grundlegenden Arbeitspakete im ersten Teilprojekt. Und so kann ich in jedem Bereich weitere Teilprojekte anlegen. Das Ganze ist von mir phasenorientiert aufgebaut worden. Das heißt, es lässt sich von links nach rechts lesen: erst kommt die Planung (zum Beispiel Bauplan, Kostenplan, Zeitplan, Personalplan), dann kommt der Einkauf, dann kommt der Bau, dann kommen die Nacharbeiten.
Sub-Tasks
Im Einkauf kann ich einfach nur „Holz“ schreiben. In dem Fall wissen jetzt meine Teammitglieder: „Ja, wir brauchen Holz.“ Das hilft aber natürlich noch nicht so richtig weiter. Jetzt kann ich aber noch einen Sub-Tasks mit reinschreiben – sozusagen Unteraufgaben – ich brauche 9 x 9 Fichte. Und davon brauche ich vielleicht zehn Stück á 2 Meter. Und vielleicht brauche ich noch 5 x 5 Fichte, ebenfalls zehn Stück á 2 Meter. Außerdem kann ich noch eine Beschreibung hinzufügen: „Es muss auf jeden Fall für die Abholung ein Anhänger gemietet werden, da Hölzer über 5 Meter dabei sind.“
Und genauso könnte ich jetzt zum Beispiel auch mit Labels arbeiten. Es gibt in diesem ganzen System diverse Möglichkeiten, noch Sachen hinzuzufügen. Ich sollte immer nur das nehmen, was ich auch wirklich brauche. Bei uns ist es so, wenn es eine einfache Beschreibung ist, dann kommt es wirklich in den Beschreibungstext. Wenn es Dinge gibt, die abgearbeitet werden können – also es gibt Schritte oder Phasen in dem jeweiligen Arbeitspaket –, dann fügen wir unten die sogenannten Sub-Tasks hinzu.
Due Date
Ich kann auch noch ein Datum definieren. Ich kann sagen: „Bis morgen, 20:00 Uhr, soll das Ganze erledigt sein.“ Dann ist dort ein sogenanntes Due Date mit drin. Ich kann eine Zeiteinschätzung eingeben und sagen: „Okay, Holz kaufen dauert ungefähr zehn Stunden.“ Dann habe ich die Time Estimation oben mit drin.
Comment
Jetzt ist mir nachträglich aufgefallen: „Holz“ klingt ja irgendwie blöd. Da weiß ja keiner, was gemeint ist. Also machen wir jetzt mal „Holz kaufen“ draus. Und vielleicht ist noch im Laufe des Projektes etwas passiert. Wenn ich das jetzt einfach in die Beschreibung mit reinschreibe – eine Änderung –, kriegt das ja niemand mit. Deswegen machen wir den Status zu einem Arbeitspaket immer über das Comment. Und ich kann sagen: „Die geplanten 11 x 11 Balken fallen weg, weil sie durch eine andere Konstruktion nicht benötigt werden.“ Das kann ich nur empfehlen. Weil gerade, wenn Tasks eine Zeit lang liegen, geht so etwas schnell unter.
Und so kann ich immer anhand des Tasks sehen, wie der aktuelle Stand ist. Wobei bei uns zum Beispiel das Gespräch über den Task selber nicht im Task stattfindet, sondern in unserem Kommunikationstool – in dem Fall Slack.
File Attachment
Ich kann jetzt hier noch ein File Attachment machen. Ich könnte jetzt zum Beispiel eine Typenbeschreibung für das Holz mit reinnehmen. Ich kann eine Relation mit reinnehmen – das heißt, eine Abhängigkeit. Nehmen wir mal an, das hängt mit dem Bauplan zusammen, dann haben wir hier eine Relation drin. Das ist natürlich ganz spannend. Weil dann sehe ich Abhängigkeiten. Und diese Abhängigkeiten helfen mir zu erkennen: „Worauf muss ich achten? Wo sind Verbindungen? Was muss vielleicht auch erledigt werden, bevor etwas anderes erledigt ist?“ Ich empfehle immer, es nicht zu übertreiben, sondern fokussiert zu bleiben und zu überlegen: „Okay, was davon bietet mir wirklich einen Mehrwert?“, und dann auch wirklich nur das zu nutzen. Ich könnte hier jetzt jeden Task anlegen oder jedes Arbeitspaket. Das Problem ist dann aber natürlich, dass ich vor der Herausforderung stehe: „die sehen ja alle gleich aus.“
Gestaltung
Ich muss jetzt also in die Gestaltung gehen, im Backend von dem Board. Ich könnte sagen: „Wir strukturieren um.“ Ich könnte aber auch sagen: „Ach komm, wir arbeiten mit Farben.“ Und wir sagen hier „generell“ oder „Basis“ oder „Task offen“. Wenn also der Task noch nicht begonnen wurde, dann nehmen wir diese Farbe. Wenn er erledigt ist, dann nehmen wir Grün. Wenn er überfällig ist, dann nehmen wir Rot. Und wenn er in Bearbeitung ist, dann können wir Orange nehmen. Und die anderen Farben schalten wir dann dementsprechend ab. Und jetzt sehen wir ganz schnell, dass ich sagen kann: „Okay, der Bauplan, der ist schon in Bearbeitung. Der Kostenplan, der ist überfällig. Und der Zeitplan, der ist vielleicht sogar schon erledigt. Und die anderen Sachen habe ich noch nicht anfangen.“ Und schon habe ich ganz schnell – alleine nur durch die Farben – einen guten Überblick darüber, was wie zu tun ist.
Settings
Ich habe im Board mehrere unterschiedliche Möglichkeiten in die Settings zu gehen. Ich kann zum Beispiel sagen: „Naja, wir sind aber ja eher agil am Arbeiten.“ Das heißt, ich weiß nicht so richtig, wie sich die Phasen wirklich gestalten werden. Ich mache lieber mal Zeitfenster und sage hier: „wir haben Sprint 1 und der geht drei Wochen.“ Und jetzt könnte ich hier noch Sachen einstellen. Ich könnte mir die Beschreibungen automatisch anzeigen lassen.
Ich kann Gruppierungen machen. Ich kann sagen, dass immer unerledigte Sub-Tasks angezeigt werden sollen.
Dann könnte ich auch noch eine Beschreibung reinlegen. Das macht Sinn, wenn zum Beispiel neue Leute in ein Board kommen, damit sie sich leicht und schnell informieren können. Und jetzt sage ich, es gibt Sprint 2. Der geht auch drei Wochen. Und es gibt Sprint 3. Der dauert auch drei Wochen. Und ich weiß, meine Projektlaufzeit soll insgesamt bei drei Wochen liegen. Aber ich weiß noch nicht, was wir genau wie in den drei Wochen tun werden. Ich kann jetzt nur diesen ersten Sprint definieren und das mache ich auch, indem ich ihn in die erste Spalte verschiebe. Und jetzt sage ich: Okay, ich kann noch gar nicht richtig sehen, wie der zweite und der dritte Sprint sind. Ich kann nur sagen, was wir im ersten Sprint schaffen. Ich kann aber schon mal einen Backlog für den zweiten Sprint machen, da wir das auf keinen Fall im ersten Sprint schaffen. Und das Kaufen der Farben schaffen wir auch nicht, weil wir erst sehen, wenn er aufgebaut ist, wie viele Farben wir am Ende wirklich brauchen.
Und dann ist hier noch ein Kletternetz. Dieses Kletternetz zu kaufen, das schaffen wir auch nicht im ersten Sprint. Das machen wir hier im zweiten Sprint mit. Und so kann ich dann auch ganz schnell in einer anderen Logik arbeiten. Und das ist das, was diese Art von Board-System so interessant macht.
Ich kann ganz schnell und ganz einfach die Logik innerhalb des Boards verändern und habe damit die Möglichkeit, dann sehr variabel zu arbeiten.
Es ist nicht so statisch, sondern es ist wirklich für Variabilität gedacht. Und unten haben wir noch eine kleine Leiste. Die ist auch nochmal spannend. Ich kann hier zum Beispiel sagen: Die Color Legends sollen an sein. Damit sehe ich automatisch, was die Farben bedeuten. Ich kann ein Mass Update machen – also viele Tasks gleichzeitig updaten. Ich kann auch importieren. Wir haben ein Board, bei dem Tasks per E-Mail angelegt werden. Also in unserem System – wenn etwas passiert – wird ein E-Mail-Trigger ausgelöst. Der erzeugt dann hier im Board wiederum einen Task. Also so etwas geht zum Beispiel auch. Ich kann mit Filtern arbeiten. Das ist ganz interessant, wenn ich ein Board habe mit sehr vielen Leuten. Zum Beispiel, wenn ich sage: „Ich möchte nur Tasks mit der Farbe sehen. Ich möchte nur Tasks mit einem bestimmten Date sehen oder aber auch nur meine Tasks sehen.“
Ich habe zum Beispiel ein Task-Board, da sind insgesamt 15 Leute drin. Jeder hat eine eigene Spalte, aber jeder hat natürlich auch noch Tasks bei anderen Leuten mit drin. Der Task liegt immer bei der hauptverantwortlichen Person in der Spalte. Und hier kann ich relativ leicht darüber schauen, dass ich nur meine Tasks anzeigen lasse, und sehe:“ Wo habe ich noch etwas zu tun? Wo stecke ich noch mit drin?“ Ebenfalls interessant sind hier die ganzen Reports. Spannend finde ich am meisten den Time Estimate.
Wir haben ein Board, wo wir in Kalenderwochen arbeiten und das jeweiligen Personen zuordnen. So kann ich ganz schnell sehen, wie viele Aufgaben die Person in der jeweiligen Woche hat.
Wir verändern jetzt auch nochmal die Spalten und sagen: „Wir sind nicht mehr in der Sprint-Logik, sondern das ist Peter hier. Das hier ist Klaus und hier unten ist Angelika.“ Nun kann ich sagen: „Ich gebe jedem Teammitglied Aufgaben für die jeweiligen Wochen. Sagen wir mal, in KW 20 soll Peter den Bauplan machen, Klaus soll den Kostenplan machen und Angelika macht den Zeitplan.“ Und Peter, der ist nicht so ausgelastet. Der schafft auch noch den Personalplan. Und das Holz kaufen kommt in der Woche danach. Die Farben kaufen macht Klaus in der Woche. In der Woche wird auch das Streichen gemacht. Und Kletternetz kaufen macht Angelika in der Woche. Und so kann ich meine Aufgaben auf die einzelnen Teammitglieder verteilen – nach Kalenderwochen sortiert und kann sagen: „Naja, hier, die „Rutschen-Optimierung“. Also wir haben schon eine Rutsche, aber die soll noch viel besser werden.“ Die Rutschen-Optimierung fällt irgendwann noch an. Deswegen packen wir die in den Backlog, also in unseren Ideenbereich. Nehmen wir an, dieser Bauplan dauert 15 Stunden und der Personalplan dauert nochmal drei Stunden, dann kann ich jetzt über den Report gehen und kann sagen: „Time Estimate“.
Also ich habe ganz viele Möglichkeiten in so einer Projektmanagement-Software – in so einem Projektmanagement-Tool. Und die muss ich natürlich auch nutzen. Das heißt, ich muss mir überlegen: „Was bringt mir wirklich einen Mehrwert? Was bringt mir vielleicht auch weniger Mehrwert?“ Und wie man jetzt gesehen hat, können wir das ganz unterschiedlich strukturieren.
- Ich kann das wie im Projektstrukturplan aufbauen.
- Ich kann das nach Sprint-Logik für ein Scrum-System – also agiles Projektmanagement – aufbauen.
- Ich kann es nach Kalenderwochen-Logik und Tasks aufbauen.
Also wir haben es zum Beispiel ganz viel, dass das operative Board – das Taskboard – wirklich nach Personen aufgeteilt ist und dass wir im Hintergrund noch Projektstrukturpläne haben, aus denen sich dann die jeweiligen Tasks ergeben.
Fazit
KanbanFlow ist eines von vielen möglichen Projektmanagement-Tools. Das gibt es in einer kostenlosen Variante. Da kann ich relativ viel nutzen – außer diese Swim Lanes (hierzu benötige ich den Premium Account). Die brauche ich aber auch nicht immer in jedem Projekt. Der Großteil unserer Projektboards hat keine Swim Lanes drin. Aber wenn die Boards sehr komplex werden, dann macht es schon Sinn. Ich kann KanbanFlow absolut nur empfehlen.
Wenn du mehr darüber wissen willst, dann schreibe mir gerne eine PN oder kommentiere einfach unter diesem Video und dann beantworte ich gerne deine Fragen.
Danke, dass du heute dabei warst und wir sehen uns beim nächsten Mal wieder. Bis dann, tschüss.
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