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Projektmanagement – die ultimative Übersicht

von | Feb 20, 2018 | 0 Kommentare

“Projektmanagement ist ein viel verwendeter Begriff. Doch wenn ich die fragenden Gesichter meiner Seminarteilnehmer sehe, wird schnell klar, dass Projektmanagement gar nicht so eindeutig ist, wie es den Anschein hat.” – Benjamin Michels.

Das liegt mitunter daran, dass der Begriff des Projektes oftmals nicht klar definiert ist. In vielen Unternehmen ist jede Tätigkeit ein Projekt und in anderen Unternehmen gibt es gar keine Projekte und beides ist definitiv falsch. Denn auch für ein Projekt gibt es eine eindeutige Definition. Dieser Beitrag soll dir dabei helfen, einen vollständigen Überblick über Projektmanagement zu erhalten.

Vorweg sei gesagt, dass alles, was wir vornehmen und durchführen unter Projektmanagement fällt. Egal ob es sich um Methoden oder Tätigkeiten rund um Personal handelt, um unser Projekt zu steuern und besser laufen zu lassen als es das ohne Projektmanagement wäre. Grob kann man also sagen, dass letztendlich unheimlich viel Projektmanagement ist. Konkret sind es alle Maßnahmen, Methoden und auch Techniken, die wir nutzen, um unser Projekt mit dem Ziel zu steuern, es erfolgreich abzuschließen. Natürlich wendest du auch Projektmanagement an, wenn deine Projekte nicht erfolgreich abgeschlossen werden. Es geht also viel weniger um die Frage, ob du Projektmanagement machst, sondern vielmehr um die Frage, ob du das Richtige innerhalb von Projektmanagement machst. Viele meiner Kursteilnehmer und Coachees beschweren sich über dieselben Probleme und Schwierigkeiten:

  1. Projekte, die unstrukturiert sind,
  2. unklare Zielvorgaben,
  3. ein Mangel an Ressourcen,
  4. unrealistische Zeitpläne aber auch
  5. eine unzureichende Projektplanung.
  6. Genauso wie mangelnde Kommunikation innerhalb des Projektes.

Egal ob du in der Projektleitung tätig bist, dich generell für Projekte interessierst oder jetzt schon – wenn auch nicht in der Rolle der Projektleitung – an Projekten mitwirkst, können dir all die Dinge, die ich hier über Projektmanagement schreibe und aufzeige dabei helfen, deine Projekte erfolgreicher zu gestalten. Gerne kannst du auch die Möglichkeit in Anspruch nehmen, eine kostenlose Beratung bei mir zu buchen. Hierbei schauen wir uns an, wie du bisher Projektmanagement betreibst und welches Entwicklungspotenzial dir offen steht. Dabei analysieren wir dein methodisches Vorgehen oder betrachten deine Art, mit den Menschen um dich herum umzugehen. Oder wir stellen deine Karriere insgesamt in den Mittelpunkt und erörtern, welche Schritte du als nächstes gehen solltest, um den bestmöglichen Karriereaufstieg hinzulegen. Im nachfolgenden findest du eine Übersicht aller wichtigen Fragen und Schlagworte rund um Projektmanagement, die dir dabei helfen soll, ein umfassendes Verständnis zu entwickeln. Ich habe diesen Beitrag mit Absicht „die ultimative Übersicht“ genannt, weil es der umfangreichste und informativste Beitrag ist, den du im Internet rund um Projektmanagement finden wirst. Hier sind Erkenntnisse aus mehr als 18 Jahren aktiven Projektmanagement eingeflossen, genauso wie aus mehr als neun Jahren aktiven Projektmanagement-Training. All das sind Fragen und Themen, die auch in meinen Seminaren oder von meinen Coachees immer wieder gefragt werden.

Was ist ein Projekt?

Ein Projekt ist ein Vorhaben, das sich vor allem durch seine Einmaligkeit auszeichnet. Ein Unterfangen, das in der Art und Weise zuvor noch nie existierte. Eine Ähnlichkeit zu vorherigen Vorhaben kann bestehen, aber genau so, wie du es jetzt vorhast, hast du es noch nie durchgeführt. Es ist etwas, das sich durch begrenzte Ressourcen wie zum Beispiel begrenztes Budget oder Personal, begrenzte Zeit, Räumlichkeiten oder auch Lizenzen auszeichnet. Auf all das, was wir Ressource nennen, gibt es eine Begrenzung. Wir gehen davon aus, dass ein Projekt einen definierten Anfang und ein definiertes Ende hat und natürlich eine gewisse Komplexität aufweist. Wenn du mehr über Projekte erfahren willst und wissen willst, was die DIN Norm zu dem Begriff Projekt sagt, dann schau dir meinen Artikel an.

Was bedeutet Projektsteuerung?

Unter Projektsteuerung verstehen wir die führende und leitende Tätigkeit, die du einnimmst, um ein Projekt von Anfang bis Ende erfolgreich zu begleiten. Natürlich ist auch hier das “erfolgreich” wieder in Klammern zu sehen, denn du bist auch auch in der Projektsteuerung tätig, selbst wenn dein Projekt nicht erfolgreich sein sollte. Mit Projektsteuerung wird im Allgemeinen auch die Projektleitung gemeint. Das bedeutet, das Leiten eines Projektes, welches meistens ein Projektleiter oder ein Projektmanager übernimmt und das was gesteuert und durchgeführt wird, ist letztendlich Projektmanagement. Damit ist die Anwendung der notwendigen Methoden, Techniken, Vorgehensweisen und Maßnahmen, um das Projekt möglichst erfolgreich abzuschließen, gemeint. Jegliche Taten, die du in der Planung, wie auch in der Durchführung machst, lassen sich als Projektsteuerung bezeichnen. Wobei der Fokus zumeist, jedenfalls wenn es um den Begriff Steuerung geht, auf der Durchführung liegt und weniger auf der Planung. Das heißt in manchen Zusammenhängen wird auch von Projektsteuerung gesprochen, wenn das Projekt noch in der Planungsphase ist doch in den meisten Zusammenhängen reden wir über Projektsteuerung, wenn wir uns bereits in der Durchführungsphase befinden. Wenn also alle Planungen abgeschlossen sind und die Durchführung begonnen hat, im Klartext: wenn das Projekt in irgendeiner Form live gegangen ist. Du möchtest mehr über Projektsteuerung erfahren? Dann schau dir meinen Beitrag an.

Was sind Projektmanagement-Methoden?

Unter Projektmanagement-Methoden verstehen wir vor allem Vorgehensweisen in der Planung, die zumeist unterstützt durch Software oder Tools stattfinden. Bekannte Projektmanagement-Methoden sind zum Beispiel der Projektstrukturplan, der Projektablaufplan, die Zieldefinition, Ressourcenplanung, Kostenplanung aber auch die Definition von Claim Management. Das heißt, hierbei reden wir von bestimmten Vorgehensweisen (methodischer Natur), die dir dabei helfen sollen, dein Projekt möglichst erfolgreich zu steuern. Und da sich Projekte vor allem durch Komplexität auszeichnen, sind die Methoden besonders dafür gedacht, diese Komplexität zu reduzieren. Das heißt ein Projektstrukturplan zum Beispiel zeigt dir das gesamte Projekt mit seiner Struktur, wie der Name schon sagt. Und das wiederum hilft dir zu verstehen, wie dein Projekt aufgebaut ist und funktioniert. Der Projektablaufplan hingegen zeigt dir die zeitlichen Abläufe, damit du verstehst, wann bestimmte Dinge besonders zeitkritisch sind, zum Beispiel durch Abhängigkeiten. Und all diese Methoden helfen dir letztendlich die Komplexität soweit zu reduzieren, dass du die Erfolgswahrscheinlichkeit für dein Projekt deutlich steigern kannst. Projektmanagement-Methoden sind also Vorgehensweisen, die dir dabei helfen, dein Projekt erfolgreich zu steuern und meistens sind mit Methoden bestimmte Tools oder Templates gemeint, die die Komplexität reduzieren sollen. Du möchtest mehr über Projektmanagement-Methoden erfahren? Dann schau dir meinen Beitrag zu dem Thema an.

Welche Projektmanagement-Methoden brauchst du?

Es gibt eine Vielzahl an Projektmanagement-Methoden. Das fängt schon im Allgemeinen an, wenn du Projektmanagement an sich machst. Hier stellt sich bereits die Frage, ob du klassisches Projektmanagement, also für relativ statische Projekte durchführst. Betreibst du agiles Projektmanagement für dynamische Projekte, bei welchen du den Weg zur Lösung noch nicht kennst oder arbeitest du zum Beispiel nach dem Framework von Prince2.

Demnach macht bereits das Mindset für das Projektmanagement oder Framework einen Unterschied und dann gibt es natürlich noch die einzelnen Methoden, die du anwenden kannst. Denkbar ist ein Projektstrukturplan oder möglicherweise ein Projektablaufplan, eine Risikoanalyse, eine Stakeholderanalyse, KZQ-Analyse oder irgendeine andere Methode.

Nimmt man den menschlichen Teil, wie zum Beispiel alles rund um Personalführung, innerhalb des Projekts heraus und bleibt vor allem bei den Methoden, die innerhalb der Planung angewendet werden, dann kristallisiert sich ganz klar heraus, welche Methode einen Mehrwert bringt. Und diese Erfahrung beruht auf meinen eigenen Projekten aber auch auf vielen Projekten meiner Kursteilnehmer, zu welchen ich das Feedback bekommen habe, dass gerade diese nachfolgenden Methoden besonders wertvoll sind:

• Zieldefinition:
Insbesondere die Zieldefinition ist eine Methode, die ein besonders hohes Risiko zum Scheitern darstellt, wenn sie nicht richtig vorgenommen wird. Und deswegen ist eine saubere Zieldefinition und auch die Methode der Zieldefinition besonders wichtig für Projekte.

• Projektstrukturplan:
Dieser Plan (auch PSP genannt) hilft, Projekte mit hoher Komplexität vereinfacht darzustellen und bietet dadurch besonders viel Überblick. Er ist unter den Top-Methoden, wenn es darum geht, Projekte erfolgreich zu planen.

Beispiel für einen Projektstrukturplan:

Projektstrukturplan PSP

• Projektablaufplan:
Diese Form der zeitlichen Darstellung eines Projektablaufs (auch als Gantt-Diagramm oder Netzplan bekannt) hilft besonders kritische Zeitzusammenhänge zwischen einzelnen Arbeitspaketen zu erkennen. Es handelt sich hierbei um eine der essentiellen Methoden im Projektmanagement, die dem Großteil der Anwender einen außerordentlichen Mehrwert bietet.

Beispiel für einen Projektablaufplan:

Projektstrukturplan PSP

• Risikoanalyse:
Auch als längeres Verfahren Risikomanagement bekannt. Hierbei geht es darum, alle notwendigen Risiken innerhalb des Projektes zu erfassen und Maßnahmen zu entwickeln, welche die Eintrittswahrscheinlichkeit aber auch das potenzielle Schadensausmaß, wenn es zu Risikoeintritt kommt, senkt. Zwar nachrangig hinter dem Projektstrukturplan und Ablaufplan, stellt die Risikoanalyse doch einen essentiellen Punkt in der Projektplanung dar. Jeder, der schon einmal Projekte geplant hat, weiß, es tritt das ein, womit man nicht gerechnet hat aber das Gefühl bereits hatte, dass hier ein besonderes Risiko besteht. Und die Risikoanalyse machst du aus dem Grund, weil du dieses Risiko vermeiden möchtest. Sollte das Risiko doch eintreten, hast du damit die richtige Gegenreaktion parat.

• Stakeholderanalyse:
Als längeres Vorgehen, wiederum auch Stake- oder Managementplan bekannt. Das ist eine Methode, die zu den Kernmethoden des Projektmanagements gehört aber von vielen hinten angestellt wird, weil sie so simpel ist. Es werden die relevanten Player in einem Projekt erfasst und definiert, wie mit diesen Playern umgegangen wird. Wie sind die Rhythmen, um sich mit diesen Playern abzustimmen? Was genau wir mit welchem Stakeholder gemacht? Gerade wenn viele Projekte in einem ähnlichen Kontext stattfinden ist diese Methode sehr einfach vorzunehmen. Gerade weil es sich regelmäßig wiederholt. Diese Tatsache macht es aber nicht weniger relevant. Das ist eine der Methoden, die eine sehr hohe Relevanz hat aber von den meisten Projektleitern und Projektmanagern nicht so wahrgenommen wird, weil sie sich auch sehr gut durch Intuition ersetzen lässt. Ich empfehle trotzdem sich pro Projekt einmal die relevanten Stakeholder zu definieren und zu prüfen, wie mit welchem Stakeholder umgegangen wird.

• Ressourcenplanung:
Diese sogenannte Ressourcenallokation (Zuweisung von Ressourcen auf bestimmte Engpässe) ist ebenfalls essentiell im Projektmanagement. Die meisten Projekte leiden unter einem Mangel an Ressourcen. Umso wichtiger ist es demnach, die richtigen Ressourcen im richtigen Moment zur Verfügung zu stellen. Das bedeutet, in der Ressourcenplanung geht es vor allen Dingen darum, einzelne Engpassressourcen zu planen. Es geht nicht darum, alle Ressourcen zu planen.

• Projektbericht oder auch Project Charter:
Hierbei handelt es sich um eine Art Statusbericht für das Projekt, woraus das über dem Projekt liegende Management Rückschlüsse über den Verlauf des Projektes ziehen kann. Hier können relevante Kennzahlen wiedergegeben werden, der reale Status vom Projekt (zum Beispiel in einem Ampelsystem mit den Farben rot, grün oder gelb). Aber auch geplante Veränderungen, weil das Projekt so wie es ursprünglich mal geplant war nicht umgesetzt werden muss, sondern Anpassungen erfolgen müssen.

Das ist eine Auswahl der relevantesten Methoden im Projektmanagement. Natürlich ließen sich hier noch beliebig weitere Methoden ergänzen. Wenn du mehr über die Auswahl der richtigen Projektmanagement-Methoden erfahren möchtest, schau dir meinen dazu passenden Beitrag an.

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Projektmanagement – Wer macht was?

Im Projektmanagement gibt es eine Vielzahl unterschiedlicher Rollen. Das reicht vom Projektleiter über den Projektmanager bis hin zum Projektauftraggeber, Sponsor, Projektassistenz, Projektteammitglied oder aber auch dem Lenkungsausschuss. Es gibt sicherlich noch weitere unternehmensspezifische Rollen, die jetzt hier aber nicht genannt werden sollen, da es nur um die allgemein gebräuchlichen Rollen geht.

Ein Projekt kann man sich strukturell immer ähnlich vorgeben. Es muss eine Person geben, die das Projekt beauftragt und es muss eine Person geben, die das Projekt durchführt. In einem besonders kleinen Unternehmen kann das natürlich die gleiche Person sein, die die Rolle des Auftraggebers und Projektleiters einnimmt. Je größer die Unternehmen werden, desto stärker sind diese Rollen natürlich getrennt, so dass ein einzelner Projektauftraggeber und ein Projektleiter vorhanden ist, der aber genauso gut auch Projektmanager heißen kann.

Dazu gibt es dann unter Umständen noch die Projektteammitglieder. Auch das ist abhängig von der Projektgröße. Bei einem sehr kleinen Projekt besteht das Team möglicherweise nur aus dem Projektleiter. Bei einem Projekt der mittleren Größe, besteht vielleicht noch ein kleines Team dazu und bei einem großen Projekt, gibt es einige oder mehrere Projektteammitglieder. Wie viele genau hängt natürlich vom jeweiligen Projekt ab. Und das sind erst einmal die Kernrollen, womit natürlich noch nicht die Frage beantwortet ist, wer jetzt eigentlich jetzt was macht. Denn dafür gibt es keine 100 Prozent richtige Antwort. Es gibt Vorgehensweisen, die ähnlich sind in unterschiedlichen Unternehmen aber es gibt nicht die eine, richtige Antwort, wer was zu machen hat.

Grundsätzlich kann man sagen, die Person, die das Projekt leitet trifft den Großteil der Entscheidungen innerhalb des Projektes. Wobei es sein kann, dass ein Teil der Entscheidung an den Projektauftraggeber weitergeleitet wird und der Projektauftraggeber diese Entscheidung trifft. Das Projektteammitglied trifft in der Regel weniger Entscheidungen. Das Projektteammitglied ist die Person, die in der Regel auch die Arbeitspakete ausführt, wenn die Projektleitung eher für die Planung der Arbeitspakete zuständig ist und vielleicht nur diejenigen ausführt, die für das Projektteammitglied zu schwer sind. Besetzt jemand natürlich alle Rollen gleichzeitig, also Projektauftraggeber, Projektleiter und Projektteammitglied, dann fällt dieser Person auch alles zu. Den großen Teil der Führung der Menschen, also die Personalführung, übernimmt auch die Projektleitung. Hier hat der Auftraggeber in der Regel wenig Berührung. Je nach Projektteamgröße kann es auch sein, dass es nochmal ein Unterteam gibt und auch ein Projektteammitglied eine gewisse Form der Leitungsfunktion inne hat. Das wäre dann ungefähr die Teamleiterebene.

In der Regel ist es so, dass die Verteilung der Aufgaben von oben nach unten erfolgt. Die Projektleitung verteilt dann demnach unter und daraus ergibt sich auch das „wer macht was“. Wenn du mehr über Rollen innerhalb von Projektteams wissen möchtest dann schau dir doch meinen Beitrag dazu an.

Wer braucht Projektmanagement?

Diese Frage ist sehr einfach und gleichzeitig sehr schwer zu beantworten. Grob gesagt braucht jeder oder jedes Unternehmen Projektmanagement, das Projekte ab einer gewissen Komplexität durchführt. Und hier wird es auch schwierig, denn die Frage stellt sich, ab welcher Komplexität. Da sich Komplexität nicht eindeutig messen lässt. Wir haben also nicht die Möglichkeit, ein Punktesystem zu vergeben und zu sagen, ab Komplexität fünf macht es Sinn, Projektmanagement anzuwenden, das trifft leider nicht zu. Eine Faustformel ist, dass dann, wenn das Projekt für die Projektleitung nicht mehr einfach zu überblicken und überschaubar ist, es notwendig ist, Projektmanagement einzuführen. Im Grunde lässt sich demnach sagen, dass jedes Unternehmen, das kleine oder auch mittelgroße Projekte durchführt in einen Bereich kommen kann, wo Projektmanagement sinnvoll ist. Bei großen Projekten ist der Fall ohnehin gegeben. Das hängt dann natürlich von der Erfahrung und der Qualifizierung der Projektleiter und Projektmitarbeiter ab.

Insgesamt kann man aber vereinfacht sagen, Unternehmen, die Projekte durchführen, brauchen Projektmanagement. Denn Projektmanagement dient uns am Ende dazu, Projekte ein kleines Stück erfolgreicher zu kriegen und das wird den wenigsten Unternehmen schaden und im Rückschluss kann also jedes Unternehmen Projektmanagement gebrauchen und seine Vorteile daraus ziehen.

Wie funktioniert Projektmanagement?

Die Frage nach Funktion von Projektmanagement ist ein bisschen irreführend, sinnvoller wäre es wahrscheinlich zu fragen, was Projektmanagement ist. Die Antwort ist: Alles, was wir tun, damit Projekte erfolgreicher werden. Im großen Kontext macht es aber schon Sinn zu fragen, wie Projektmanagement eigentlich funktioniert und hier kann natürlich nur exemplarisch drauf geantwortet werden, da jedes Unternehmen es für sich individuell umsetzt. In der Regel gibt es einen sogenannten Projektmanagement Standardprozess. Das können auch mehrere Projektmanagement-Standardprozesse sein, nämlich für die unterschiedlichen Arten von Projekten. Allgemein gesagt, die festgelegte Vorgehensweise, wenn ein Projekt eines bestimmten Typusses durchgeführt wird.

Nehmen wir also an, du habst vor allem Entwicklungsprojekte, wo du neue Produkte entwickelst. Dann hast du eine spezifische Vorgehensweise, wie du diese Produktentwicklung angehst. Ähnlich ist es zum Beispiel, wenn du IT-Projekte, Bauprojekte oder andere, wiederkehrende Projekte hast, die zwar in sich vom Typ einmalig sind, von der Kategorie aber ähnlich. Dieser Projektmanagement Standardprozess stellt also die Grundlage von Projektmanagement dar.

Projektphasen - die grobe Struktur für dein Projekt

Nachdem nun dieser Standardprozess definiert wurde macht es Sinn, anhand dessen zu entscheiden, welche Methoden standardmäßig durchgeführt werden sollen. Das können zum Beispiel die Risikoanalyse sein, die Stakeholderanalyse, die Zieldefinition, der Projektstrukturplan, der Projektablaufplan und natürlich sind noch weitere Methoden denkbar. Das bedeutet, ein großer Teil der Funktionalität von Projektmanagement basiert darauf, dass alle das gleiche machen. Nämlich jeder Projektleiter und jede Projektleiterin im Unternehmen, wendet zum gleichen Zeitpunkt die gleichen Methoden an.

Im Klartext: wenn sich das Projekt zum Beispiel in der ersten Phase befindet, dann wird immer eine Zieldefinition gemacht, in der zweiten Phase wird der Kostenplan erstellt und so weiter. Projektmanagement basiert unter anderem darauf, dass du wiederkehrend die gleichen Methoden verwendest um die Komplexität deiner Projekte zu reduzieren und damit die Durchführbarkeit für dich steigern und natürlich auch nach Möglichkeit den Erfolg, den du mit einem Projekt erreichst.

Dabei gliedert sich Projektmanagement in zwei Bereiche. Der eine ist der methodische Bereich, wo es um die konkrete Anwendung der Methoden geht. Der zweite Teil ist der menschliche Bereich, in dem es um Führung von Menschen geht, Verständnis von Teamstrukturen, Verständnis von präsenter und virtueller Arbeit, aber auch Verständnis von Reifegraden von Mitarbeitern ebenso wie um unterschiedliche Führungsmodelle, diese verstehen und anwenden zu können. Wenn du dich stärker für die Funktionsweise von Projektmanagement interessierst, empfehle ich dir meinen Kurs zu diesem Thema.

Wie wichtig ist Projektmanagement?

Diese Frage ist durchaus gerechtfertigt. Projektmanagement hat die Herausforderung, dass es sich oft den Vorwurf der Bürokratie gefallen lassen muss. Wir erstellen rund um unser Projektmanagement Methoden, viele Tabellen, Listen und Übersichten und dass alles sind Daten, Dateien und Akten, die abgelegt werden. Das wirkt auf Dritte natürlich schnell wie Bürokratie, auch wenn es für Projektleiter einen hohen Nutzen hat. Und infolge dessen, kommt natürlich die Frage auf, wie wichtig Projektmanagement denn eigentlich ist. Ich als Trainer für Projektmanagement habe da natürlich eine ganz eindeutige Meinung. Ich halte Projektmanagement für äußerst wichtig. Jedenfalls wenn eine gewisse Komplexität an Projekten gegeben ist. Selbstverständlich gilt das nicht immer für jeden Vorgang, sondern es muss unterschieden werden. Welche Methoden wir anwenden und ob Projektmanagement notwendig ist kann man zum Beispiel durch eine Projektwürdigkeitsprüfung feststellen.

Das bedeutet, Projektmanagement basiert unter anderem darauf, dass nicht immer alle Methoden angewandt werden, sondern je nach Projekt entschieden wird, welche Methoden einen Mehrwert bringt und genau diese Methoden auch anwenden. Da Projekte eine große Einmaligkeit aufweisen ist es sehr schwierig, den Erfolg mit und ohne Projektmanagement im objektiven Maße miteinander zu vergleichen.

In der Regel werden Projektleiter aber – wenn sie zum Beispiel ein Training bei mir besucht haben – nach einem halben Jahr sagen, dass die Strukturen des Projektmanagements und die Methoden für sie dazu geführt haben, dass ihre Projekte erfolgreicher, einfacher, mit weniger Aufwand, mit weniger Stress, mit weniger Kostenüberschreitung oder mit mehr Erfolg abgeschlossen werden können.

Und daraus wiederum leitet sich die Relevanz für Projektmanagement ab, denn wenn es uns gelingt, etwas was wir machen noch erfolgreicher oder das gleiche Ergebnis mit weniger Aufwand zu erzeugen, dann ist die Wichtigkeit entsprechend hoch. Du möchtest mehr über Projektmanagement lernen, du möchtest Projektmanagement Methoden erlernen und deine Projekte erfolgreicher leiten? Dann schau dir meinen Onlinekurs rund um Projektmanagement an.

Wie führt man Projektmanagement ein?

Hierbei macht es einen sehr großen Unterschied, von welcher Unternehmensgröße die Rede ist. Betrifft es zum Beispiel ein kleines, inhabergeführtes Unternehmen mit zwei Mitarbeitern, ist Projektmanagement sehr leicht und sehr schnell eingeführt. In einem Unternehmen mit Konzernstrukturen oder mit einem sehr großen Mittelständler ist das ein langwieriger Weg, der über mehrere Jahre angelegt sein sollte. Das wichtige dabei ist, dass es sich hier gleichermaßen um ein Change-Projekt handelt. Also das Einführen von Projektmanagement stellt eine unternehmensweite Veränderung dar, auf die mit Wandelwiderständen reagiert werden kann. Das bedeutet, bevor du das überhaupt in Betracht ziehst, solltest du dich mit Veränderungs- bzw. Change-Management auseinandersetzen.

Zusammengefasst lässt sich sagen, dass alle Ebenen gleichermaßen davon überzeugt sein sollten, das Projektmanagement ihnen einen Mehrwert bietet. Es könnte zum Beispiel so beginnen, dass ich in dein Unternehmen komme und ein zwei- bis dreitägiges Training zum Thema Projektmanagement gebe, in dem die betroffenen Mitarbeiter (zum Beispiel alle Projektleiter) rund um das Methodenset im Projektmanagement geschult werden. Im nächsten Schritt würde gemeinsam mit der Geschäftsführung eine Definition des Projektmanagement-Standardprozesses stattfinden, in dem der typische Ablauf für Projekte geregelt wird aber auch die Methoden, die normalerweise verwendet werden. Der dritte Schritt ist dann darauf basierend, Programme auszuwählen oder auch Templates zu erstellen, wenn man zum Beispiel in Excel bleibt, damit alle Mitarbeiter auf Softwareseite die gleiche Vorgehensweise nutzen. Ein Entscheidungsgremium sollte nach Möglichkeit aus Vertretern aus allen Bereichen bestehen, das heißt, einmal aus der Geschäftsführung, zum anderen aus den Projektleitern aber auch aus den Menschen, die später Projektteammitglieder werden. Gemeinsam mit ihnen wird dieser Standardprozess definiert und das Set an Tools oder Templates festgelegt. Abschließend werden alle Mitarbeiter, die rund um Projekte arbeiten dann noch einmal auf diese Templates geschult. Fragen, wie diese ausgefüllt und gelesen werden und wie das alles im Zusammenhang mit dem Projektmanagement-Standardprozess funktioniert, werden dann in dieser Schulung beantwortet.

In diesem Moment ist projekttechnisch die Einführung abgeschlossen. Da du aber bekanntermaßen in einem Change bist, also in einer Veränderung, heißt es nun, in das Refreshing zu gehen. Durch diese Vorgehensweise ist es zum Auftauen alter Gewohnheiten gekommen. Es hat der Move stattgefunden, also die Veränderung hin in die neue Vorgehensweise und nun erfolgt das Refreshing, indem diese Vorgehensweisen eingefroren werden. Im Klartext bedeutet das, dass dafür gesorgt wird, dass die Mitarbeiter nach zwei Monaten nicht von diesem Vorgehensweisen abweichen und etwas anderes machen.

Das kann zum Beispiel dadurch gewährleistet werden – so mache ich es jedenfalls -, dass ich als Coach innerhalb von einem Jahr gemeinsam mit den Mitarbeitern ihre Projekte mehrfach auswerte, bisherige Vorgehensweise analysiere und darauf basierend die Entscheidung und Vorgehensweisen für den Projektfortgang bestimme. Wichtig ist hierbei immer, dass es ein Gemeinsames mit den Mitarbeitern ist und dass die Mitarbeiter durchgängig das Gefühl haben, von ihrer Geschäftsführung dabei unterstützt zu werden.

Ein wichtiger Bestandteil des Projektmanagements: Aufgaben delegieren
Aufgaben delegieren

Projektmanagement nur auf der Mitarbeiterebene einzuführen und nicht auf der Führungsebene wird mit großer Wahrscheinlichkeit nicht funktionieren. Genauso, wenn man es andersrum versucht, dass nur die Führungsebene Bescheid weiß und die Tools nutzt aber die Mitarbeiterebene außen vorgelassen ist. In beiden Fällen ist eine Erfolgswahrscheinlichkeit sehr gering. Die höchste Erfolgswahrscheinlich besteht dann, wenn alle Ebenen gleichermaßen involviert sind und an diesem Projekt mitarbeiten.

Du interessierst dich für die Einführung von Projektmanagement in deinem Unternehmen? Dann schreibe mir eine E-Mail an support@benjamin-michels.de oder lies dir meinen Detailartikel zu diesem Thema durch.

Wie lernt man Projektmanagement?

Es gibt mehrere unterschiedliche Möglichkeiten um Projektmanagement zu lernen.

Die erste Variante ist autodidaktisch on the run. Das heißt, innerhalb von Projekten überlegst du dir, was nicht optimal läuft, googlest die Problematik, landest dann zum Beispiel auf meiner Seite, siehst dort mögliche Methoden, lernst sie dir selbst an und wendest sie dann wiederum direkt an. Das ist der autodidaktische Weg.

Die zweite Möglichkeit ist, dass du zum Beispiel einen Onlinekurs bei mir absolvierst. Hierbei hast du den Vorteil, dass du dir all das notwendige Wissen strukturiert und zeitsparend aneignen kannst ohne dafür irgendwo hin zu müssen. Das heißt, du kannst das neben deinem Berufsalltag von zu Hause oder von der Arbeit aus nutzen.

Der dritte Weg ist, dass du eine Präsenzweiterbildung besuchst. Diese gibt es in unterschiedlichen Formaten. Eine Möglichkeit ist zum Beispiel, dass ich als Trainer ein inhouse Training für dein Team durchführe. Dieses Training dauert in der Regel zwei bis drei Tage und vermittelt die grundlegenden Methoden im Projektmanagement. Darauf kann dann natürlich noch ein weiteres Training im Change Management oder im Multi-Projektmanagement aufgesetzt werden.

Ebenso ist es aber auch denkbar, dass du in ein offenes Training gehst, wie es zum Beispiel von großen Institutionen wie Haufe oder den regionalen IHKs angeboten wird. Wobei hier natürlich je nach Inhalten und Trainer ein großer Unterschied zwischen den Weiterbildungen besteht.

Eine weitere Möglichkeit ist, dass du Projektmanagement studierst. Hierbei wirst du Schwierigkeiten haben, ein reines Projektmanagementstudium zu finden, egal ob im Bachelor oder im Master aber es gibt natürlich gerade BWL-lastige Studiengänge, die einen starken Projektmanagement-Fokus haben können. Allerdings sei an der Stelle auch gewarnt. Gerade im Projektmanagement ist das Machen noch einmal viel wichtiger als das methodische Wissen. Das heißt, auch wenn du keine einzige Methode kennst, kannst du durch deine Erfahrung sehr erfolgreich im Projektmanagement sein, aber auch mit vielem Methodenwissen kannst du komplett danebenliegen und deine Projekte scheitern.

Meiner Meinung nach ist eine Mischung besonders wertvoll, zum Beispiel den Onlinekurs bei mir zu besuchen und danach ein on-the-top Coaching anzuschließen. Hierfür kannst du mir gerne eine E-Mail an support@benjamin-michels.de schreiben, dann berate ich dich kostenlos zu diesem Punkt.

Du könntest aber auch eine mehrteilige berufliche Weiterbildung besuchen, wo zwischendurch dann Anwendungsphasen in deinem Berufsalltag enthalten sind. Was ich dir nicht empfehlen kann ist ein sehr langwieriges, rein theoretisches Modell, also wo du ganz viel Wissen aufnimmst, es aber letztendlich nicht anwendest, denn dann wird ein großer Teil des Wissens wieder verloren gehen. Am besten ist es, wenn du das Wissen in kleinen Häppchen zu dir nehmen kannst, dann eine Zeit der Anwendung möglich ist und du dann nochmal interagierend mit einem Menschen feststellen kannst, was besonders gut funktioniert, was wenig gut funktioniert hat und auch darauf wiederum Feedback bekommst, worin du dich gut anstellst, wo du vielleicht noch Entwicklungsbedarf hast um dann bestmöglich damit auch wachsen zu können.

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Wer hat Projektmanagement erfunden?

Projektmanagement, wie wir es heute kennen, hat seinen Ursprung sehr weit in der Vergangenheit. Wir gehen davon aus, dass der Bau der Pyramiden der erste Zeitpunkt ist, an dem wir Projektmanagement wirklich messen können. Hier gab es eine Fortschrittsmessung, eine Kostenerfassung und ein gewisses Risikomanagement. Über die Zeit hinweg hat sich das Projektmanagement lange nicht besonders weiterentwickelt. Es kamen weitere große Projekte hinzu wie der Bau der Chinesischen Mauer, große Kirchen und Kathedralen. Dann im Rahmen der Weltausstellung zum Beispiel der Eiffelturm. Und irgendwann folgte die NASA mit dem Apollo-Programm. Und hier ist der erste Punkt in der Zeitachse, wo wir sagen können, dass dort ein Projektmanagement etabliert wurde, wie wir es heute auch machen – zumindest in den Grundzügen.

Das Ganze hat sich dann immer weiter fortgesetzt, bis wir in der heutigen Zeit in einer Landschaft angekommen sind, wo Projekte realisiert werden wie der BER (der Berliner Flughafen), Stuttgart 21 und die Elbphilharmonie. Alles leider keine Projekte, die als Beispiel für hervorragendes Projektmanagement dienen können, dennoch Projekte oder Großprojekte unserer heutigen Zeit.

Was damals noch mit Stift und Papier konstruiert und geplant wurde, wird heutzutage natürlich computergestützt vorgenommen. Eine Projektplanung erfolgt daher im Großen und Ganzen am Computer, was den großen Vorteil hat, dass Änderungen einfach umgesetzt werden können. Denn einen Projektplan auf Papier zu erstellen bedeutet, ihn – sobald er geändert wird – komplett neu anfertigen zu müssen. Das geht am Computer heute alles viel schneller und einfacher.

Die Erfindung des Projektmanagements lässt sich nicht einer einzelnen Person oder Organisation zuordnen. Man kann nur sagen, dass es vor sehr langer Zeit entstanden ist und dann immer weiter professionalisiert wurde bis zu dem Stand, den wir heute erreicht haben. Und ebenfalls klar ist, dass wenn wir nicht die IT-Unterstützung hätten, Projektmanagement, wie wir es heute kennen, wahrscheinlich so gar nicht stattfinden würde.

Projektmanagement – wie geht das?

Diese Frage lässt sich nicht so leicht in nur wenigen Sätzen beantworten, denn Projektmanagement ist viel umfassender als einfach nur eine kurze Beschreibung.

Im Grunde können wir sagen: Projektmanagement ist alles, was wir machen, um ein Projekt zu steuern – am Ende wahrscheinlich mit dem Ziel, es erfolgreich abzuschließen.

Bei der Frage, wie Projektmanagement geht, müssen wir zwei große Aspekte berücksichtigen. Der eine Aspekt ist der Mensch in und um die Projekte herum. Der andere Aspekt ist die Methodik. Fangen wir mit dem zweiten Aspekt an:

• Projektmanagement-Methoden
Es gibt eine Vielzahl Methoden, die für das Projektmanagement typisch sind, wie zum Beispiel der Projektstrukturplan, der Projektablaufplan, die Ressourcenplanung oder aber auch die Zieldefinition. All das sind Methoden, sozusagen das Handwerkszeug, um ein Projekt erfolgreich zu planen und zu steuern. Allesamt dienen sie dazu, die Komplexität zu reduzieren und ein Projekt überschaubar werden zu lassen.
Wenn du dich mehr zu Projektmanagement-Methoden interessierst, dann schaue dir meinen Beitrag dazu an.

Projektablaufplan in Tabellenform

• Der menschliche Teil im Projektmanagement
Wenn die Methoden 20 Prozent des relevanten Wissens und der relevanten Arbeit ausmachen, macht der Umgang mit den Menschen ungefähr 80 Prozent aus. Denn auch wenn du hervorragend in der Anwendung der Methoden bist, können deine Projekte scheitern, wenn du nicht mit den Menschen umgehen kannst. Und umgekehrt ist es so, dass du vielleicht noch nie eine Projektmanagement-Methode gesehen hast aber trotzdem hervorragend mit den Menschen umgehst und dadurch deine Projekte zum Erfolg führst.

Es ist also eindeutig klar, dass der Mensch den überwiegenden Teil ausmacht. Und deswegen ist bei der Frage danach, wie Projektmanagement geht, besonders wichtig zu sagen, dass es vor allem darum geht, den Menschen zu involvieren. Das heißt auf der einen Seite, dein Team, welches das Projekt steuert, im Griff zu haben, auf der anderen Seite aber auch deine sogenannten Stakeholder im Griff zu haben, also die Menschen, die vom Projekt betroffen sind, das Projekt beeinflussen können oder Teil des Projektteams sind.

Ein relevanter Teil deiner Beschäftigung mit Projektmanagement sollte sich also darauf konzentrieren, wie du Menschen führen, begleiten und unterstützen kannst. Denn das führt dich am Ende dahin, deine Projekte erfolgreich mit den Menschen gemeinsam zu gestalten.

An dieser Stelle noch ein Tipp. Meiner Erfahrung nach sind der Großteil der Projekte, die stattfinden, Change-Projekte – also Projekte, die eine Veränderung bewirken. Und deswegen ist es unheimlich wichtig, sich zusätzlich nochmal mit Change Management im Projektmanagement auseinanderzusetzen.

Was ist wichtig im Projektmanagement?

Die Frage nach dem, was im Projektmanagement wirklich wichtig ist, muss zweigeteilt beantwortet werden. Denn die meisten Suchenden werden den Fokus dabei auf die Methoden legen. Doch es sind nicht die Methoden alleine. Es ist immer auch der Umgang mit den Menschen, der für erfolgreiche Projekte besonders relevant ist. Doch im ersten Schritt können wir sagen, dass es ein Grund-Set an Methoden gibt, das für Projekte besonders wichtig ist. So zum Beispiel

Das sind nur ein paar von den Methoden, die für Projektmanagement besonders wichtig sind. Allesamt sind sie nicht sonderlich schwer zu erlernen. Die Herausforderung liegt mehr darin, sie im Alltag anzuwenden und die Erkenntnisse daraus effektiv für die eigene Projektplanung zu nutzen.

Hinzu kommt natürlich noch der zweite Teil: der Mensch.
Das heißt, die Projekte werden bekanntlich nicht nur durch Methoden, sondern sie werden vor allem mit und von Menschen realisiert. Das bedeutet letztendlich, dass es Menschen sind, die die Projekte durchführen. Es sind Menschen, die mit den Ergebnissen der Projekte leben müssen. Und es sind Menschen, die Projekte unterstützen oder behindern können. Umso wichtiger ist es also, dass du dich damit auseinandersetzt, wie du erfolgreiches Projektmarketing für dein Projekt betreiben kannst. Das heißt, wie du alle Beteiligten – und nach Möglichkeit auch die Unbeteiligten – dazu bringst, dass sie dein Projekt positiv wahrnehmen und dich dabei unterstützen, das Projekt erfolgreich umzusetzen.

Was solltest du studieren, wenn du im Projektmanagement arbeiten möchtest?

Im Bereich des Studiums ist Projektmanagement vor allem der BWL oder dem Management zugeordnet. Es gibt also zwei Möglichkeiten des Studiums – zum einen ein BWL-Studium, zum anderen ein Projektmanagement-Studium. Natürlich gibt es andere Studiengänge, bei denen Projektmanagement ebenfalls integriert ist, wie zum Beispiel bestimmte Informatik-Studiengänge – auch wenn Projektmanagement in der Regel nicht Hauptfokus dieser Studiengänge ist. Du solltest dir also einen Studiengang aussuchen, der sich speziell auf Projektmanagement fokussiert. Aber hier ist Vorsicht geboten, denn der reine theoretische Fokus auf Projektmanagement bringt letztendlich relativ wenig. Ich habe immer wieder Teilnehmer in meinen Seminaren, die sagen, dass sie Projektmanagement studiert haben aber nach einem Seminar von mir das Ganze noch einmal komplett anders wahrnehmen. Woran liegt das? Wir trainieren die Anwendung von Projektmanagement. Diese ist theoretisch fundiert aber sie ist schließlich praktisch orientiert. Die Anwendung ist nicht darauf ausgerichtet das Ganze nur in der Theorie zu erleben, sondern vor allem in der Praxis. Und dabei geht es um Fragen wie:

  • Was machst du, wenn du einen Stakeholder in deiner Planung vergessen hast?
  • Was machst du, wenn du spontan ein stressiges Projekt übernehmen musst?
  • Was machst du, wenn Projektbeteiligte dein Projekt sabotieren?

Das sind Themen, die in der Regel nicht innerhalb von einem Studium behandelt werden. Ein Studium konzentriert sich mehr auf die unterschiedlichen Möglichkeiten des Risikomanagements mit unterschiedlichen theoretischen Grundlagen. Das ist durchaus interessant, doch vom praktischen Projektmanagement natürlich ein ganzes Stück entfernt. Trotzdem kann ich nur empfehlen, wenn du im Projektmanagement arbeiten möchtest, ein entsprechendes Studium auszuwählen.

Natürlich solltest du das mit praktischer Arbeit untermalen. So könntest du zum Beispiel ein Praktikum machen. Auch ich bin immer wieder auf der Suche nach Praktikanten. Schreibe mir gerne eine E-Mail an praktikum@benjamin-michels.de und wir erörtern die Möglichkeiten einer Zusammenarbeit.

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