Projektablaufplan – eine Kernmethode im Projektmanagement
Der Projektablaufplan ist eine der Kernmethoden im Projektmanagement. Wenn wir von Projektplanung sprechen, dann sprechen wir in der Regel auch vom Projektablaufplan bzw. auch wenn wir vom Projektplan sprechen, wobei dass dann schon in den sogenannten Projektstrukturplan überführen kann.
Der Projektstrukturplan bildet in der Regel die Basis für unseren Projektablaufplan. Hierbei nehmen wir allerdings nicht die Baumform vom Projektstrukturplan, sondern die tabellarische Form. Das heißt, wir haben alle anfallenden Arbeitspakete untereinander, in der Regel, nach Teilprojekten gegliedert. Also, wenn wir uns das Ganze tabellarisch vorstellen, haben wir eine Spalte vorweg und in dieser Spalte stehen alle Arbeitspakete. Jedem Arbeitspaket wird nun in zwei weiteren Spalten ein Anfangstermin und ein Endtermin zugeordnet. Je nach Detailgrad wird dies entweder über Kalenderwochen oder über Tage geplant, das übliche Format ist Tage. Wenn ich es noch detaillierter für die Ressourcenplanung haben möchte, kann ich natürlich noch Stunden reinnehmen. Das eignet sich aber für große Projekte nicht mehr, weil das die Komplexität und den Umfang der möglichen Projektplanung einfach massiv aufbläht. Hier macht es nur Sinn in Tagen zu rechnen, also wann an welchem Tag das Arbeitspaket beginnen soll. Je nach Projektmanagement Software bzw. Projektmanagement Tool, habe ich im Tool selber schon die Möglichkeit, rein und raus zu scrollen. Das heißt, ich gebe eine Tagesbasis an und kann mir aber die Zeitachse auf Tagesbasis, auf Kalenderwochenbasis oder auf Monatsbasis anzeigen lassen.
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Ist ein Ablaufplan auch ein Gantt-Diagramm?
Das sogenannte Gantt-Diagramm kann ein Teil des Ablaufplans sein, nämlich die visuelle Achse, muss es aber nicht zwangsweise. Das Gantt-Diagramm hat sich gerade in den letzten zehn bis zwanzig Jahren als einfache Methode im Projektmanagement herauskristallisiert. Beim Gantt-Diagramm wird im Grunde genommen nur eine visuelle Zeitachse an die erste Spalte ergänzt, das heißt, hieran können wir visuell den Anfang und das Ende eines Arbeitspaketes ablesen.
Die Alternative dazu ist die sogenannte Netzplantechnik. Der Netzplan ist in der Regel deutlich komplizierter zu erstellen, das hängt ein bisschen von der unterstützenden Software ab, fällt vielen Projektleitern und Projektmanagern gedanklich aber deutlich schwerer. Aufgrund der hohen Einfachheit, hat sich in den letzten Jahren das Gantt-Diagramm massiv in der Projektablaufplanung durchgesetzt. Der Netzplan bietet aber auch einige Vorteile, je nach Art und Weise des Projektes. In bestimmten Bauprojekten wird die Netzplantechnik noch genutzt, genauso wie in bestimmten Teilen der Automobilindustrie oder auch in der chemischen Industrie wird der Netzplan teilweise noch genutzt. Es hängt also von der Art des Projektes ab, ob ich den Projektablaufplan in Form eines Netzplans oder in Form eines Gantt-Diagramms erstelle.
Projektablaufplan – die wichtigsten Elemente
Nehmen wir an, dass wir auch hier als Basis das Gantt-Diagramm als einfachste Form für unseren Projektablaufplan nutzen. Dann gibt es zwei Elemente innerhalb dieses Plans, die besonders wichtig sind. Wir haben auf der visuellen Ebene die Darstellung der Arbeitspakete. Nun gibt es Arbeitspakete, die in Abhängigkeit zu anderen Arbeitspaketen stehen. Diese Abhängigkeiten zeigen wir durch Pfeile an, das bedeutet, Arbeitspaket B kann nicht begonnen werden, bevor Arbeitspaket A abgeschlossen ist. Manchmal ist das auch ein bisschen verlagert, d. h. Arbeitspaket B kann zwar angefangen werden, bevor Arbeitspaket A abgeschlossen ist, aber es kann nicht abgeschlossen werden, bevor Arbeitspaket A abgeschlossen ist.
Das zweite wichtige Element ist die Raute. Die Raute in einem Projektablaufplan stellt einen Meilenstein dar. Der Meilenstein ist ein besonderes Ereignis im Rahmen des Projektes und in der Regel sollte ein Projektablaufplan nur wenige Meilensteine enthalten. Es gibt auch eine reduzierte Form des Projektablaufplans, das ist der sogenannte Meilensteinplan.
Kennzahlen im Projektablaufplan
Eine weitere praktische Ergänzung des Projektablaufplans stellen Kennzahlen dar. Kennzahlen sind unsere Möglichkeit, ein Projekt zu überwachen, also Projektcontrolling zu betreiben. Die Basis für unseren Projektablaufplan ist weiterhin unsere Tabelle und wir stellen uns einfach vor, dass wir pro Kennzahl eine weitere Spalte ergänzen. Das heißt, wir ergänzen zum Beispiel Kosten um investierte Zeit und um Fertigstellungsgrad. Drei mögliche Kennzahlen, die wir hier im Projektablaufplan hinzufügen können.
Betrachten wir zum Beispiel die Kosten näher, würde das bedeuten, dass wir für jedes Arbeitspaket nun einzeln die geschätzten Kosten erfassen können. Damit das Ganze auch zum Projektcontrolling genutzt werden kann, brauchen wir aber immer einen Soll/Ist-Vergleich. Das heißt, aus einer Spalte machen wir zwei und sagen pro Arbeitspaket: Kosten Soll und Kosten Ist. Nun tragen wir ein, welche Kosten pro Arbeitspaket anfallen sollen und gleichen das dann in der Umsetzung mit der Realität ab, welche Kosten pro Arbeitspaket angefallen sind. Hieraus können wir optimal ablesen, ob sich das Projekt im Plan befindet oder ob sich das Projekt nicht im Plan befindet. Dies stellt die optimale Ergänzung zum Kostenplan dar.
Ebenso macht es Sinn, den Projektablaufplan um Puffer zu ergänzen. Das können wir einmal auf der Ebene der Kennzahlen machen, zum Beispiel das wir sagen, jedes Arbeitspaket wird 10 Prozent teurer kalkuliert, als wir es am Anfang vermutet haben. Wir können es aber auch summiert am Ende machen, wenn wir sagen, für ein Projekt brauchen wir 50.000 Euro Budget, das wir dort 10, 20, 30 Prozent Puffer drauf rechnen. Wie viel Puffer in Projekten bei dir im Unternehmen nötig ist, solltest du intern erfragen. Das differiert in der Regel zwischen drei und 30 Prozent. Ebenso macht es aber auch Sinn, Zeitpuffer zu integrieren und diese würden dann im jeweiligen Arbeitspaket integriert werden. Oder zum Beispiel nach Meilenstein, dass nach einem großen Meilenstein eine gewisse Pufferzeit zur Verfügung steht, falls sich das Erreichen des Meilensteins nach hinten verschiebt.
Tool zur Erstellung eines Projektablaufplans
Der Projektablaufplan kann durch unterschiedliche Tools erstellt werden. Die einfachste Variante ist ein Stück Papier, allerdings auch die komplizierteste, weil wir Änderungen nur durch komplettes Neuschreiben generieren können. Alternativ lässt sich natürlich Excel für einen Projektablaufplan nutzen. Hierfür gibt es viele Vorlagen im Internet aber auch ich biete dir einen Projektplan für Excel. Natürlich lassen sich Projektablaufpläne auch über Microsoft Project, ProjectLibre, OpenProject, GanttProject, Trello oder KanbanFlow aufbauen. Je nach Tool, dauert es natürlich unterschiedlich lange, solch einen Projektablaufplan zu erstellen. Es empfiehlt sich auf jeden Fall, dass du unterschiedliche Tools ausprobierst und schaust, was in deinem Unternehmen zugelassen ist. Denn hier spielt Datenschutz eine große Rolle, also wo das Tool die entsprechenden Projektdaten speichert.
Erstellung und Präsentation des Projektablaufplans
Eine Frage die man sich immer gleich stellen kann ist, wem denn der Projektablaufplan eigentlich präsentiert wird. Gemeinsam mit dem Projektstrukturplan ist der Projektablaufplan in der Regel das, was am meisten vom Projekt nach außen gezeigt wird. Denn es transportiert alle wesentlichen Informationen, was muss getan werden und wann muss es getan werden. Das heißt, wir können uns von Anfang an auch damit auseinandersetzen, wie wir für den Projektablaufplan eine Variante erzeugen können, die für andere gut einsehbar ist. Bedingt durch das Format des Projektablaufplans haben wir in der Regel eine sehr breite Darstellung (die Zeitachse). Das wiederum hat zur Folge, dass sich der Projektablaufplan nur schlecht für Darstellung über Beamer (in der Regel 4:3 Format) eignet. Aus diesem Grund empfehle ich, wenn es möglich ist, dass du den Projektablaufplan ausdruckst, zum Beispiel auf einem M+ Plotter in einem Copy Shop und diesen dann im Raum aufhängst. So kann jeder noch einmal gezielt schauen, wie das ganze Projekt vom Ablauf her geplant ist. Alternativ könntest du auch mehrere Blätter pro Teilnehmer aneinander kleben oder das halt in einem kleinen Plotterformat ausdrucken lassen. Gerade wenn du diese Informationen in einem Meeting präsentierst empfehle ich dir aber unbedingt, diese visuell haptischen Materialien zu verwenden, da hierdurch ein leichteres Erfassen der Gesamtinformation für die Meetingteilnehmer möglich ist.
In dem Zusammenhang stellt sich natürlich auch die Frage, wer den Projektablaufplan erstellt. In der Regel ist dies bei der Projektleitung zu verordnen. Je nachdem, wie Dein Projekt aufgebaut ist, kann es sein, dass du durch Projektteammitglieder oder aber auch durch die Projektassistenz unterstützt wirst. Je nach Projektumfang dauert die Erstellung eines Projektablaufplans zwischen einer und fünf Stunden, abhängig vom Detailgrad und Anzahl der Arbeitspakete. Und es kommt darauf an, wie erfahren du im jeweiligen Projekt bist. Je unerfahrener du bist, desto länger wird auch die Erstellung des Projektablaufplans dauern.
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