Projekt – das Fundament für erfolgreiche Projektarbeit

Egal ob Projektmanagement im Unternehmen schon etabliert worden ist oder erst noch eingeführt werden soll, oft fällt die Unterscheidung zwischen Projekt und Aufgabe relativ schwer. Dabei ist es umso wichtiger, dass du als Projektleitung oder Projektmanager ein gutes Verständnis dafür hast, wann es sich um ein Projekt handelt und wann es sich zum Beispiel um eine einfache Aufgabe oder Aktivität handelt. Immer wenn etwas auf deinen Schreibtisch flattert und du gebeten wirst es zu erledigen oder zu bearbeiten, sollte bei dir ein Prüfschema angehen, das schaut, ob es sich bei der Angelegenheit um ein Projekt oder um eine Aufgabe handelt. Und hierbei kann das Prüfschema in beide Richtungen notwendig sein.

Denn manchmal komme ich in Organisationen, in denen alles als Projekt bezeichnet wird und die Mitarbeiter sehr froh sind, wenn sie genau dieses Prüfschema an die Hand kriegen und sagen können, dass es sich nicht um ein Projekt, sondern um eine einfache Aufgabe handelt. Dasselbe gilt auch für die Gegenrichtung. Denn genauso ist es aber auch anders herum denkbar, dass nicht zu viel als Projekt bezeichnet wird, sondern zu wenig. Das bedeutet, dass dir Sachen als Aufgabe verkauft werden, die aber in Wirklichkeit ein Projekt sind. Und dadurch, dass sie ein Projekt sind, benötigst du ganz andere Maßnahmen und ganz andere Aufmerksamkeit für das, was du da tust. Weil es sich um ein Projekt handelt, benötigst du ein gewisses Methodenset, welches dir hilft, dieses Projekt erfolgreich zu steuern. So oder so solltest du also wissen, wie du das, was da auch immer auf deinen Schreibtisch kommt, prüfen kannst.

Ein Projekt ist laut DIN Norm 69901 eindeutig definiert. Wir reden also von etwas, was eine Zielvorgabe hat, einen definierten Anfang und ein definiertes Ende, etwas das neuartig ist und etwas, das Begrenzungen hat in Form von Zeit, Budget, Personal oder anderen Dingen. Und als letztes Merkmal haben wir noch die projektspezifische Organisation. Das heißt, im Rahmen eines Projektes arbeiten Menschen zusammen, die sonst nicht zusammen arbeiten würden.

Beispiel:
Stellen wir uns Herrn Müller vor. Herr Müller geht jeden Morgen raus aus seinem Büro, die Treppe hinunter, geht zum Briefkasten, nimmt die Post heraus, bringt die Post nach oben und sortiert sie in unterschiedliche Fächer. Handelt es sich hierbei um ein Projekt?

Nein! Hier fehlt eindeutig der einmalige Charakter. Es gibt keinen definierten Anfang und kein definiertes Ende. Es ist nicht neuartig und auch eine projektspezifische Organisation ist nicht vorhanden.

All diese Merkmale sind notwendig, damit wir von einem Projekt sprechen können. Du solltest also stets prüfen, wenn etwas auf deinem Schreibtisch landet, ob genau das vorliegt. Vielleicht hilft dir die nachfolgende Checkliste:

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Wann wird es ein Projekt?

Die Frage danach, wann man Projekte einsetzt, lässt sich leider nicht ganz so einfach beantworten. Hierbei musst du grundsätzlich immer erst mal prüfen, ob es sich um ein Projekt handelt. Das kannst du anhand der obigen Checkliste tun. Handelt es sich tatsächlich um ein Projekt, musst du dir als nächstes die Frage stellen, ob du es auch als Projekt behandeln willst. Denn nur weil etwas ein Projekt ist, heißt es nicht automatisch, dass du auch daraus ein Projekt im Sinne dessen machst, was du in deinem Unternehmen normalerweise mit Projekten machst.

Nehmen wir an, ein Projekt bedeutet für dich, dass es eine klare Zieldefinition gibt, dass eine Risikoanalyse und eine Stakeholderanalyse gemacht wird, dass es einen Projektstrukturplan und einen Projektablaufplan gibt. Das kann für dich bedeuten, dass es ein Projekt ist und du nutzt dieses vollständige Methodenset und behandelst es wie ein Projekt. Nun kann es aber auch sein, dass du feststellst, dass es viel zu klein ist um es als Projekt zu behandeln. Hierbei würde dir zur Unterscheidung eine sogenannte Projektwürdigkeitsprüfung helfen.

Über die Projektwürdigkeitsprüfung kannst du unterscheiden, was für eine Projektgröße es letztendlich ist und wie du es am Ende behandeln möchtest. Im Rückschluss heißt das also, du machst Projekte immer dann, wenn
a) ein Projekt vorliegt und
b) die Größe und Komplexität des Vorhabens es erfordern.
Und dabei muss man sich natürlich auch fragen, was die Konsequenz von einem Projekt ist. Und die Konsequenz sollte immer sein, dass es, wie oben aufgezählt, ein bestimmtes Methodenset ist, welches Anwendung findet. Im Grunde genommen machst du Projektmanagement weil du ein Projekt hast.

Was ist der Unterschied zwischen einem Projekt und einer Aufgabe?

Im Grunde genommen wurde die Frage schon beantwortet. Jedenfalls implizit im vorigen Teil des Textes, nämlich wie du ein Projekt von einer Aufgabe unterscheiden kannst. Trotzdem brauchen manche Menschen noch eine etwas deutlichere Erklärung, weil gerade der Umstand, was denn nun ein Projekt ist, sehr diffus sein kann.

Eine Aufgabe ist etwas, was du einmalig machst, ähnlich wie ein Projekt, was aber in der Regel vom Umfang und von der Komplexität und meistens auch vom Risiko, sehr viel geringer ist als ein Projekt. Ein Projekt kannst du als eine Sammlung von Aufgaben verstehen, wobei man die einzelnen Aufgaben im Rahmen eines Projektes als Arbeitspakete bezeichnet.

Wir können es vor allem anhand der Größe unterscheiden. Und das ist auch einer der häufigsten Fehler, der passiert, wenn Projekte als Aufgaben behandelt werden. Dass du oder die Person, die das Projekt ausführen soll, nicht erkennt, dass es sich um ein Projekt handelt, weil man auf den ersten Blick die Größe des Vorhabens nicht erkennen kann. Und dabei ist das aber umso wichtiger, denn man weiß, dass ungefähr ein Drittel aller Projekte scheitert und man Projektmanagement braucht, um diese Quote des Scheiterns so weit wie möglich abzusenken. Erkennst du also am Anfang schon nicht, dass es sich um ein Projekt handelt, erhöhst du deine Chance zu scheitern maßgeblich und für dich als Projektleitung ist es sehr negativ, wenn deine Projekte misslingen. Egal, ob sie nun Projekte oder Aufgaben heißen. Denn am Ende wirst du über den Erfolg deiner Projekte bewertet. Deswegen ist es umso wichtiger, dass du für dich ein eindeutiges Prüfschema hast, wie zum Beispiel die Checkliste weiter oben, mit dem du feststellen kannst, ob es sich um ein Projekt oder um eine Aufgabe handelt.

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