Multi-Projektmanagement – wie du viele Projekte gleichzeitig steuerst – mit Benjamin Michels
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Hallo und herzlich willkommen zum heutigen Live-Video.
Ein bisschen kürzer heute, weil ich in zwanzig Minuten ein Interview mache.
Es geht heute um das Thema Multi-Projektmanagement – viele Projekte gleichzeitig steuern.
Multi-Projektmanagement
Das ist für die meisten Menschen eine große Herausforderung. Für mich auch. Also nur, um das ganz klar zu sagen: Das ist nichts, was extrem einfach geht. Das ist immer etwas, was sehr komplex ist. Trotzdem habe ich ein paar Tipps dazu.
Ich habe auch bereits ein paar Leute in dem Video getagt. Weil es einige Leute gibt, die ich kenne, die Multi-Projektmanagement machen und denen eine systematischere Vorgehensweise definitiv helfen würde.
Multi-Projektmanagement heißt erst einmal, dass du ganz viele Projekte hast – nicht nur eins.
Wir haben die Multi-Ebene und wir haben die Einzelprojekt-Ebene. Einzelprojekt-Ebene wäre zum Beispiel: Ich setze einen neuen Funnel auf. Das machen wir gerade für ein Projekt. Da sind wir in der Launch-Phase und dabei, den entsprechenden Funnel aufzusetzen. Das ist jetzt aber nicht nur ein Funnel, den wir gerade aufsetzen. Wir machen es uns richtig schwer. Neben den ganzen anderen Projekten, die wir haben, setzen wir gerade drei Funnels auf. Das heißt, wir optimieren einen bestehenden Funnel und machen zwei Launches in zwei komplett unterschiedlichen Bereichen.
Alle Projekte erfassen
Wir machen in der Regel ganz viel gleichzeitig. Bei uns laufen immer zwischen zehn und dreißig Projekte gleichzeitig. Das können mal ganz kleine Sachen sein. Das können aber halt auch relativ große Sachen sein. Der erste Schritt ist immer, alle Projekte zu erfassen. Denn wenn ich unterschiedliche Unternehmen berate, sehe ich ganz oft, dass die Projekte gar nicht erfasst worden sind. Das Hauptproblem, was ich ganz oft am Anfang sehe, ist, dass die Leute nicht alle Projekte erfasst haben. Stattdessen ist es so: Irgendwer macht das, irgendwer macht das. Aber es gibt keine Sammelstelle. Und Multi-Projektmanagement heißt immer auch Daten sammeln. Also Daten zusammenziehen und aus den unterschiedlichen Projekten die Daten herkriegen. Und das Mindeste ist, dass es eine Übersicht gibt, welche Projekte es alles gibt. Dann kannst du nämlich auch ansetzen. Denn das Erstaunliche ist: Es sind oft nicht die wichtigen Projekte, die stark vorangetrieben werden, sondern es sind ganz oft die Projekte, die sich nach vorne drängeln. Da gibt es zum Beispiel eine Person, die findet das Projekt wichtig. Deswegen wird das nach vorne gedrückt. Oder da gibt es einen Kunden, der gerade drängelt. Oder da entsteht irgendwie das Gefühl einer Dringlichkeit. Aber die Projekte sind nicht wirklich dringlich.
Projektportfolio-Analyse
Deswegen ist es wichtig, dass du mit einer Projektportfolio-Analyse arbeitest. Das klingt kompliziert, ist aber total einfach. Und das kann man auf zwei, drei unterschiedliche Arten und Weisen machen. Das Systematische ist die sogenannte Nutzwert-Analyse. Das heißt, wir haben unterschiedliche Bewertungskriterien. „Wie aufwändig ist ein Projekt? Wie viel kostet das? Wie viel Personalzeit ist gebunden? Wie viel Zeit verstreicht? Wie hoch ist das Risiko? Wie hoch ist der potentielle Gewinn? Wie hoch ist der strategische Nutzen?“ Und wenn ich das alles habe, dann kann ich das für jedes Projekt machen.
Das kann ich in einer einfachen Punkteliste vergeben – sagen wir, einen bis drei Punkte – und dann kriege ich sofort ausgegeben: „Welches ist mein wichtigstes Projekt? Welches sollte ich vorantreiben?“ Und wenn du diese beiden Schritte für dein Portfolio machst, wirst du schon einen krassen Mehrwert haben. Alle Projekte erfassen und die Projekte bewerten.
Man kann es auch ganz einfach machen. Man macht einen Quadranten mit zwei Achsen. Auf der einen Achse ist der Aufwand, die Zeit oder das Geld. Auf der anderen Achse ist das Risiko oder der Nutzen. Ich würde eher Aufwand und Nutzen gegenüberstellen. Dann sehen wir nämlich: wenn etwas oben ist, hat es einen hohen Aufwand, und dabei aber gleichzeitig ganz links, hat es einen geringen Nutzen. Das sind die Projekte, die ihr auf jeden Fall killen müsst. Ihr braucht immer Projekte, die einen hohen Nutzen haben und nach Möglichkeit natürlich geringen Aufwand. Das sind die Pferde, die wir reiten wollen, weil die sich richtig lohnen. Das sind unsere Goldesel.
Und dann habt ihr erst einmal im Portfolio entschieden: „Was will ich jetzt eigentlich vorantreiben? Wo lenke ich meinen Fokus drauf?“ Denn ihr als Projektleiter seid die Personen, deren Fokus richtig viel wert ist. Das heißt: Da, wo ihr euch drauf konzentriert, das ist das, was am Ende gut funktionieren wird. Und das, was so nebenbei läuft, das wird mit größerer Wahrscheinlichkeit nicht gut funktionieren. Und deswegen an der Stelle die explizite Empfehlung.
Zusammenfassung
Noch einmal kurz zusammengefasst: Alle Projekte erfassen. Prioritäten zwischen den Projekten festlegen. Dann kommt die Fleißarbeit: Jedes Projekt braucht einen Projektstrukturplan. Damit du eine Übersicht hast: „Wo sind wir gerade wie vom Stand her?“ Arbeite mit einfachen Farbmarkierungen, wenn die Welt zu komplex wird. Drucke es sogar aus. Das siehst du jetzt hier im Hintergrund. Die Launches in sich sind zu komplex. Nehmt so ein Tool wie zum Beispiel MindMeister. Ich bin inzwischen dazu übergegangen, mit Dritten – nämlich wirklich Mindmap-Tools – zu arbeiten, auch wenn das aus der Projektmanagement-Schule eher nicht der richtige Weg ist. Aber es hilft anderen, das ganz schnell zu verstehen. Und dann, wenn die Welt zu stressig und zu komplex wird – das sieht man hier im Hintergrund – dann arbeite ich mit Farben. Das heißt Farbmarkierungen: „Was ist wie fertig?“ Und ich drucke mir das auch aus.
Das ist meine absolute Empfehlung für Komplexität. Wenn es zu komplex wird, dann druckt euch die Sachen aus. Macht es zur Not auf Papier. Das macht es in der Regel deutlich einfacher.
Wartezeit vs. Aktivität
Dann muss man Stück für Stück ein Gefühl dafür entwickeln, dass es Projekte gibt, die eine gewisse Wartezeit haben. Und es gibt Projekte, die haben eine gewisse Aktivität. Und am Multi-Projektmanagement ist das Interessante, dass diese Wartezeiten eingepasst werden auf die Aktivitäten. Also dass sich das überschneidet. Dass wir also die Wartezeit in einem Projekt als Aktivität für das andere Projekt nehmen.
Ich habe zum Beispiel gestern den einen Funnel ziemlich stark vorangetrieben. Jetzt ist jemand anderes aber am Liefern. Das heißt, ich habe hier eine Wartezeit und ich kann mich dem nächsten Funnel-Projekt zuwenden und kann das aktiv vorantreiben, wo bis eben noch eine Wartezeit herrschte. Da habe ich jetzt ein Feedback auf eine Seite bekommen und kann dann also entsprechend weitermachen. Und das funktioniert im Kleinen auf Einzeltask-Ebene. Das funktioniert aber auch im Großen über das ganze Projekt hinweg. Denn jedes Projekt hat mal eine Phase, wo es deutlich intensiver ist. Und jedes Projekt hat mal eine Phase, wo es weniger intensiv ist.
Task-Management
Und wenn du das hast, dann geht es in den letzten Schritt – in das aktive Task-Management über. Das heißt: Du verteilst die ganzen Aufgaben und musst dann natürlich hinterher sein, dass sie erledigt werden. Also im Multi-Projektmanagement gehe ich nicht mehr davon aus, dass du alles selber machst, sondern du gibst Sachen weg. Und ich garantiere dir: Was nicht klappen wird ist, du gibst die Sachen weg und kümmerst dich nicht mehr darum. Wenn du das machst, kannst du davon ausgehen, dass es nicht erfolgreich sein wird. Warum? Das hat unterschiedliche Gründe. Die Aufmerksamkeit von dir hat auf jeden Fall etwas damit zu tun. Wenn du aufmerksam bist und dir die Sachen anguckst, auf die Mitarbeiter, die Teammitglieder, die externen Freelancer guckst, dann wird anders gearbeitet als wenn du nicht da bist. Das hat ganz viel mit Terminierung zu tun und leider auch mit ein bisschen Druck. Meiner Meinung nach muss man ein bisschen Druck machen. Bei manchen Leuten klappt es von alleine. Da ist dieser Druck nicht notwendig. Aber an vielen Stellen muss man leider auch Druck machen. Und das ist einfach auch eine meiner Erkenntnisse aus dem letzten halben Jahr. Da, wo ich meinen Fokus drauflenke, wo ich aktiv draufgucke und drücke, nachfrage, mich informiere, läuft es einfach deutlich stärker und schneller. Und das es in der Regel von den Teammitgliedern auch nicht nur als ätzend wahrgenommen wird. Es muss alles natürlich noch im realistischen Bereich bleiben. Du musst noch so sein, dass die Leute Spaß bei der Arbeit haben. Aber dein Fokus darauf hilft ihnen auch gleichzeitig zu erkennen, wo die Prioritäten liegen – was wichtig ist. Das ist etwas, was du sowieso immer wieder mit den Leuten machen solltest: Prioritäten der Aufgaben festlegen.
Bei uns ist es zum Beispiel so: Unser Taskboard ist so aufgebaut, dass wir eine Kalenderwochen- und eine Personenwochen-Logik haben. Das heißt: Jeder hat Tasks aus unterschiedlichen Projekten und kann teilweise gar nicht sehen, wie die eigentlich zusammengehören und wo da die wichtigen Verbindungen sind und wo auch da der wichtige Zeitdruck ist. Das ist einfach durch die Struktur bedingt. Gerade im Multi-Projektmanagement kann nicht jeder über alles informiert sein. Das wird nicht funktionieren. Aber deswegen ist es umso wichtiger, dass ich als Projektleiter den Blick über die Schnittstellen habe und diese in Form von Prioritäten an die Mitarbeiter kommuniziere und im zweiten Schritt dann auch da Kontakt herstelle, wo bisher vielleicht noch kein Kontakt stattgefunden hat und wo diese Schnittstellen ganz besonders erfolgen müssen.
Komm‘ zu mir in den Podcast
Wenn du mehr über diese ganze Art von Projektmanagement und die Arbeit damit lernen möchtest, dann empfehle ich dir unbedingt meinen Podcast. Der ist total gut und hört sich auch sehr gut an. Du findest in der Beschreibung mein Buch zum Thema Multi-Projektmanagement – viele Projekte gleichzeitig steuern. Und ich bin natürlich auch hier auf Facebook.
Und wenn du etwas zum Thema Projekte zu erzählen hast, dann lade ich dich ganz herzlich in meinen Podcast ein. Schreibe mich per E-Mail oder auf Facebook an. Wir machen ein Interview und unterhalten uns darüber, was für Projekte du hast und wie du die Projekte managest.
Vielen Dank, dass du heute dabei warst und wir sehen uns morgen wieder.
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