Meilensteinplan – mit großen Schritten durchs Projekt

Der Meilensteinplan ist eine mögliche Methode im Projektmanagement, die helfen kann, Überblick über dein Vorhaben zu erhalten und auch dabei helfen kann, im Verlauf des Projektes immer wieder den Fortschritt messen zu können. Der Meilensteinplan ist eine der bekanntesten Methoden weil er relativ einfach zu erstellen ist und auf einfache Weise eine gute Übersicht verschafft. Natürlich musst du hierfür wissen, was ein Meilenstein ist.

Wozu wird der Meilensteinplan verwendet?

Der Meilensteinplan zeigt die Meilensteine in einem Projekt. Das sind die großen und besonderen Ereignisse, wovon es grundsätzlich nicht viele geben sollte. Wenn du zum Beispiel ein Projekt von sechs Monaten Dauer hast, sollte es nicht mehr als sechs bis acht Meilensteine geben. Acht Meilensteine wären schon relativ viele und es müsste einen Grund hierfür geben. Deutlich realistischer wären zum Beispiel vier Meilensteine. Der Meilensteinplan basiert dabei in der Regel auf dem Projektablaufplan. Das heißt, dass du anhand deiner Arbeitspakete den Ablauf deines Projektes planst und dann wiederum am Ende bestimmter Projektphasen oder am Ende bestimmter Arbeitspakete große Meilensteine einzeichnest. Und alle Meilensteine zusammen, die ja dann mit einem Datum versehen sind, ergeben letztendlich den Meilensteinplan. Diese reduzierte Übersicht des Projektablaufs kann also einmal für dein Team und dich verwendet werden, um den Überblick zu behalten. Sie kann aber auch aus den gleichen Gründen an Dritte kommuniziert werden. Musst du zum Beispiel monatlich ein Projektreporting ablegen, dann kann es Sinn machen, hier einen Meilensteinplan zu ergänzen, auf dem du einträgst, welche Meilensteine erreicht wurden (Farbe Grün), welche Meilensteine als nächstes anvisiert werden (Farbe Orange) und welche Meilensteine terminlich überfällig sind (Farbe Rot).
Der Meilensteinplan wird also vor allem dazu verwendet, um dir eine aggregierte Übersicht über das Projekt zu verschaffen und auch den Projektstatus einfach für dich und andere darzustellen.

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Wie erstellst du einen Meilensteinplan?

Wie bereits kurz erwähnt, gibt es im Allgemeinen zwei Möglichkeiten, um einen Meilensteinplan zu erstellen. Die eine Option ist, dass du ihn auf Basis des Ablaufplans erstellst. Eine andere Möglichkeit ist die Erstellung ganz ohne Ablaufplan.

Den Meilensteinplan anhand des Ablaufsplans erstellen

Hierfür macht es Sinn, zwei große Schritte vorweg zu stellen. Der erste Schritt ist die Entwicklung eines Projektstrukturplans. Sobald du diesen Projektstrukturplan, den du wahrscheinlich in einer Baumstruktur entwickelst, hast, kannst du daraus eine tabellarische Struktur anfertigen. Diese tabellarische Struktur nimmst du wiederum als Basis für deinen Ablaufplan. Im Ablaufplan hast du alle Teilprojekte mit ihren jeweiligen Arbeitspaketen erfasst. Jedes Arbeitspaket erhält nun von dir einen Start- und einen Endtermin. Immer wenn ein großer Themenbereich, wie zum Beispiel ein Teilprojekt, abgeschlossen ist, kannst du dahinter einen Meilenstein setzen. Das machst du für deinen gesamten Ablaufplan, bis du alle relevanten Meilensteine definiert hast. Als nächstes nimmst du nur diese Meilensteine heraus und stellst sie zusammen mit dem Termin des jeweiligen Meilensteins dar. Auf diese Art und Weise kannst du den Meilensteinplan über den Ablaufplan erstellen, indem du die Meilensteine aus dem Ablauf heraus nimmst und nur den Titel des jeweiligen Meilensteins plus das Datum, wann er erreicht werden soll, einträgst.

Den Meilensteinplan ohne Vorarbeiten erstellen

Eine weitere Möglichkeit, die dir offen steht, ist, den Meilensteinplan ohne weitere vorangehende Schritte zu erstellen. Das macht besonders dann Sinn, wenn du dich noch in einer sehr groben Phase des Projektes befindest, wo du noch nicht mit einem Projektstrukturplan oder einem Projektablaufplan arbeiten möchtest, sondern nur eine grobe Vorstellung dafür hast, was die großen Schritte sind, die dich zu deinem Ergebnis führen werden.

Das bedeutet konkret, dass du dir an dieser Stelle genau überlegen musst, was die großen Zwischenergebnisse sind, die dich zu deinem Gesamtergebnis führen. Hierzu ein Beispiel: Nehmen wir an, du möchtest eine neue Art von Stuhl entwickeln, dann wäre vielleicht der erste Meilenstein der Abschluss der Projektplanung. Der zweite Meilenstein, wenn ein Konzept entwickelt wurde. Der dritte Meilenstein, wenn der Prototyp entwickelt wurde. Der vierte Meilenstein, wenn die Serienproduktion etabliert wurde und der fünfte Meilenstein, wenn das Produkt im Onlineshop ist.

Bitte denke dabei immer daran, dass ein Meilenstein keine Tätigkeit ist, sondern ein Ereignis. Der Theorie nach bedeutet dies, dass für einen Meilenstein keine Ressource, also weder Zeit noch Geld, benötigt wird.

Worauf solltest du achten?

Die Entwicklung eines Meilensteinplans ist relativ einfach. Das ist auch der Grund, warum viele Menschen mit dem Begriff Meilensteinplan grundlegend etwas anfangen können bzw. auch den Meilensteinplan von einem Projekt oft schon einmal gesehen haben. Es empfiehlt sich für dich also, gerade wenn du eine einfache Übersicht benutzen willst, mit dieser Methode zu arbeiten. Zu beachten gibt es relativ wenig, da es eine sehr einfache Methode ist. Wie schon oben beschrieben solltest du auf jeden Fall darauf achten, dass du als Meilenstein Ereignisse auswählst und keine Tätigkeiten. Also nicht etwas, was du normalerweise im Arbeitspaket beschreiben würdest wie zum Beispiel Prototyp entwickeln, sondern immer eine Art von Ereignis, d.h. zum Beispiel „der Prototyp ist entwickelt“. Gleichzeitig sollte der Titel eines Meilensteins relativ kurz sein und der Meilenstein über ein Datum verfügen. Wenn du das beachtet hast und auch noch daran gedacht hast, nicht zu viele Meilensteine zu vergeben, ist alles in Ordnung.

Wie und womit erstellst du einen Meilensteinplan?

Grundsätzlich hast du mehrere Möglichkeiten einen Meilensteinplan zu erstellen. Das hängt ein bisschen davon ab, welche Projektmanagementsoftware du im Normalfall nutzt, also ob deine Projekte auf Microsoft Project, Excel oder vielleicht auf einem anderen Tool basieren. Manche dieser Tools, wie zum Beispiel MS Project, bieten dir die Möglichkeit an, einen Meilensteinplan darzustellen. Wenn du zum Beispiel Excel nutzt und in Excel deinen Ablaufplan erstellst, dann macht es Sinn, den Meilensteinplan vielleicht noch einmal mit Power Point darzustellen, denn in der Regel ist er ja sehr schnell und einfach dargestellt. Das siehst du hier in den Beispielabbildungen. Du hast ein paar Rauten, an jeder Raute stehen ein Datum und auch der Titel des jeweiligen Meilensteins. Hierfür brauchst du kein explizites Programm, welches das kann. Die Erstellung mit einem einfachen Abbildungsprogramm wie Power Point reicht völlig aus.

Wer erstellt den Meilensteinplan?

Grundsätzlich sind unterschiedliche Optionen denkbar. Eine Option ist, dass du als Projektleitung den Meilensteinplan erstellst. Eine andere Option ist, dass du das an ein Teammitglied delegierst oder aber auch dass du gemeinsam mit deinem Projektteam den Meilensteinplan erstellst. Alle drei Möglichkeiten sind denkbar und legitim. So oder so hast du als Projektleitung den Meilensteinplan zu verantworten und musst am Ende für ihn einstehen und ihn gegenüber Projektauftraggebern oder Stakeholdern vertreten. Der Meilensteinplan sollte also so strukturiert sein, dass du ihn für sinnvoll und realistisch hältst. Es bringt niemandem etwas, wenn im Meilensteinplan sinnlose Meilensteine oder Termine stehen, von denen du überzeugt bist, dass du sie am Ende nicht halten kannst. Wenn du aber wenige Meilensteine mit realistischen Terminen hast, dann hast du alles richtig gemacht.

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