Kostenplan – solide Kalkulation für schwer zu planende Projekte

Die richtige und saubere Kalkulation von Kosten in der Planung, wie auch im laufenden Projekt stellt, für viele Projektleiter sowie Projektmanager im Projektmanagement eine große Herausforderung dar. Das erlebe ich immer wieder in meinen Seminaren. Dabei ist eine gute Kostenplanung das A und O des Projektplans.

Was ist ein Kostenplan im Projektmanagement?

Ein Kostenplan im Projektmanagement beschreibt eine Auflistung aller im Projekt anfallender Kosten. All das Geld, welches für das Projekt bzw. wegen dem Projekt fließt, wird innerhalb des Projektes erfasst. Hierbei gibt es unterschiedliche Arten, wie vorgegangen werden kann. Ich empfehle aber ausdrücklich die Kosten anhand des Projektstrukturplans zu erfassen.

Das bedeutet, dass du dir jedes Arbeitspaket nimmst und eine Schätzung abgibst, wie viele Kosten anhand dieses Arbeitspaketes anfallen. Alle Kosten der Arbeitspakete zusammegerechnet ergeben dann das Budget deines Projektes.

Ein kleiner Tipp schon einmal vorweg: es empfiehlt sich in jedem Arbeitspaket sowie auf das Gesamtprojekt jeweils einen kleinen Puffer einzurechnen.

Bei Puffern können wir natürlich von unterschiedlichen Werten ausgehen, das ist je nach Projekt und Branche sehr stark unterschiedlich. Ich empfehle aber, dass du pro Arbeitspaket auf die Kosten, wie auch bei der Zeit, ungefähr 10 Prozent mehr drauf rechnest (mehr dazu erfährst du in meinem Bericht über Kennzahlen) . Auf das Gesamtprojekt solltest du nochmal einen Puffer von 5 – 30 Prozent drauf rechnen.

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Wozu brauche ich einen Kostenplan im Projekt?

Zur richtigen Steuerung des Projektes ist ein Kostenplan meiner Meinung nach unerlässlich. Denn er hilft dir, das Projekt auf finanzieller Ebene zu steuern. Er beantwortet also im Großen und Ganzen die Frage, wie viel Geld brauchen wir (Sollplanung) und wie viel Geld haben wir bisher ausgegeben (Ist-Abgleich). Durch das Planen und Erfassen der Kosten fällt es uns deutlich leichter zu sagen, ob sich ein Projekt lohnt. Wir können also konkret die Frage beantworten: Sind die Kosten in Relation zum Nutzen bzw. sind die Kosten in Relation zum Umsatz? Ob es um Kosten in Relation zum Nutzen oder Umsatz geht, kommt immer auf das Projekt an. Denn manchmal gibt es Projekte, die erzeugen konkret Umsatz. Hier können wir die Kosten natürlich sehr gut in Relation setzen. Manchmal wird aber auch „nur“ ein Nutzen erzeugt. Dieser Nutzen lässt sich monetär natürlich deutlich schwerer betiteln. Aber auch da können wir eine Kosten-Nutzen-Relation bilden. Das heißt, wir können schauen, ob die Kosten im Verhältnis zum bestehenden Nutzen angemessen sind.

Deswegen ist es wichtig, dass du einen Kostenplan erfasst und den am Ende auch mit der Realität abgleichst. Du hast fast immer zwei Arten von Kosten: die sogenannten Soll-Kosten, (Planung) und die sogenannten Ist-Kosten (Realität).

Ist ein Kostenplan im Projektmanagement kompliziert?

Nein! Viele Projektmanager und Projektleiter scheuen sich davor, mit Kostenplänen zu arbeiten, weil diese sehr schnell sehr kompliziert anfangen. Wenn man aber erst einmal verstanden hat, wie Kostenpläne aufgebaut sind, ist es nicht mehr allzu kompliziert. In der Regel gibt es zwei, drei unterschiedliche Arten.

Wie oben erwähnt gibt es die Möglichkeit, den Kostenplan am Projektstrukturplan auszurichten. Das empfehle ich auch unbedingt, da es hierüber deutlich einfacher ist, alle Kosten im Namen des Projektes zu erfassen und nichts zu vergessen.

Manchmal gibt es auch die Unterteilung nach sogenannten Kostenarten. Das heißt, wir unterscheiden die verschiedenen Arten, die Kosten sein können. Zum Beispiel Personalkosten, Materialkosten, Reisekosten und so weiter. In diesem Fall könntest du aber trotzdem einen Kostenplan anhand des Projektstrukturplans erstellen und dann noch einmal die Kosten in unterschiedliche Arten unterteilen.

Ebenso möglich ist die Berechnung anhand von Kostenstellen. Hierbei fragen wir nicht, was für eine Art von Kosten das sind, sondern wir fragen in welcher Abteilung die Kosten anfallen. Das macht in den meisten Projekten relativ wenig Sinn. Manchmal kommt es vor, dass die Kosten über die jeweiligen Abteilungen umgerechnet werden. Dann würde man dies über eine Kostenstellenrechnung lösen. Das heißt, hier erfasst du die Kosten pro Arbeitspaket und ordnest dann die Kosten den jeweiligen Kostenstellen, wie der Buchhaltung, dem Vertrieb, dem Marketing, der Logistik zu. Du siehst also, dass in beiden Fällen der Kostenplan nicht wirklich kompliziert ist.

Brauche ich Kostenarten und Kostenstellen in meinem Kostenplan?

Hierauf lautet die klare Antwort nein. Gebraucht wird das alles nicht. Das ist in der Regel ein Hilfsmittel, um die Komplexität ein wenig zu reduzieren, um bessere Übersicht über das Projekt zu erzeugen oder um den Anforderungen innerhalb des Unternehmens gerecht zu werden. Für eine gute Projektplanung werden in der Regel weder Kostenarten noch Kostenstellen benötigt. Hierfür reicht es meistens vollkommen aus, die Kosten anhand des Projektstrukturplans zu erfassen.

Tipp: Wenn der Projektstrukturplan in tabellarischer Form vorliegt, also alle Arbeitspakete untereinander geschrieben, fällt es nochmal leichter, hier auch notfalls den Kostenplan zu erstellen.

Sollte ich die Personalkosten erfassen (Opportunitätskosten)?

Ich werde in meinen Seminaren immer wieder gefragt, ob wir Projektleiter auch die Personalkosten erfassen sollten oder ob es ausreicht, die reinen realen Projektkosten abzubilden, also das, wo wirklich Geld fürs Projekt fließt. Denn der Mitarbeiter wird ja eh bezahlt, der erhält ja eh sein Gehalt (das ist oft das Argument, was ich höre). Und damit sind wir ganz schnell bei den sogenannten Eh-Da-Kosten. Die Eh-Da-Kosten können professionell auch Opportunitätskosten genannt werden. Das heißt, welche Kosten entstehen uns dadurch, dass der Mitarbeiter nicht seiner eigentlichen Arbeit nachgehen kann. Wir müssen ja davon ausgehen, dass der Mitarbeiter zwar im Unternehmen sowieso anwesend ist aber er würde ja eigentlich arbeiten. Er ist nicht einfach nur da, wartet darauf, dass er eine Aufgabe bekommt und hat sonst nichts zu tun. Es entsteht also ein Verlust dadurch, dass er nicht arbeitet. Und das sind die mindesten Kosten, die ich erfassen sollte.

Hierfür gibt es in der Regel einen Verrechnungssatz, einen internen Verrechnungssatz für Mitarbeiter. Dieser interne Verrechnungssatz wird bei 15, 20, 25 oder 30 Euro, manchmal auch mehr, liegen. Das sind die Personalkosten für den Mitarbeiter, plus Krankheits- und Urlaubstage, plus administrative Kosten, die für die Bereitstellung des Arbeitsplatzes an sich anfallen. Und zu diesen Kosten sollte ich den Mitarbeiter natürlich ins Projekt einrechnen. Ich brauche die Informationen, wie viele Stunden er arbeiten wird und das multipliziere ich mit seinem internen Verrechnungssatz und dann habe ich die Personalkosten erfasst, also die sogenannten Opportunitätskosten.

Das sollte auch auf jeden Fall passieren, denn nur so habe ich eine objektive Vergleichbarkeit über unterschiedliche Projekte hinweg. Denn manche Projekte werden mehr Personalkosten verursachen und andere Projekte werden mehr Kosten verursachen, die sich auf die Liquidität beziehen, also Kosten, die zusätzlich zu den Personalkosten anfallen.

Ich empfehle immer auch für das Projekt selber zwei Kosten auszugeben. Einmal die reinen Barkosten (also alles, was gezahlt werden muss) und dann noch die Barkosten plus die Personalkosten. Jetzt haben wir das gesamte Projektbudget. Und dieses Projektbudget können wir über unterschiedliche Projekte miteinander vergleichen. Ansonsten müssen wir leider davon ausgehen, dass Projekte mit mehr Personalkosten gegenüber Projekten mit weniger Personalkosten bevorzugt werden. Denn manchmal haben wir nun mal Projekte, die wenig externe Kosten verursachen, also wenig Geld, das wir bezahlen müssen aber sehr viel Personalkosten. Und manchmal haben wir Projekte mit wenig Personalkosten und sehr vielen externen Kosten. Und natürlich sehen die Projekte mit wenig externen Kosten, wenn ich nur diese erfasse, immer besser aus. Für eine runde Kostenplanung und auch eine runde strategische Planung von Projekten sollten also immer beide Kosten erfasst werden.

Wer erstellt den Kostenplan im Projektmanagement?

Der Kostenplan wird in der Regel durch die Projektleitung erstellt. Meistens in Absprache mit dem Projektauftraggeber, manchmal auch nur in Absprache mit dem Projektteam. Das heißt, die Rollenzuweisung ist hier ganz eindeutig. Wenn du die Projektleitung bist, dann musst du auch den Kostenplan erstellen.

Wer darf den Kostenplan einsehen?

Wie die Vertraulichkeit des Kostenplans gehandhabt wird, ist von Projekt zu Projekt und von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich. So gibt es bestimmte Unternehmen, in denen so ziemlich jeder in die Projektpläne Einsicht haben darf und damit auch in die Kostenpläne. Und dann gibt es wiederum Unternehmen, wo die Rollen sehr eindeutig geregelt sind und dieser Einblick nicht für jedermann möglich ist. Zusätzlich kann dann noch einmal von Projekt zu Projekt unterschieden werden. Das heißt, manchmal gibt es Projekte, bei denen es vollkommen in Ordnung ist, wenn Dritte die Kosten einsehen dürfen und dann gibt es Projekte, bei denen wir nicht möchten, dass jeder aus dem Team in den Kostenplan hineinschauen kann. Hier haben wir zum Beispiel externe Berater mit, die einen sehr hohen Tagessatz haben. Es sollte also immer einzeln geregelt werden, wer explizites Zugriffsrecht auf den Kostenplan hat. Üblich ist, dass Projektleitung, Projektauftraggeber sowie die Geschäftsführung Zugriff auf den Kostenplan haben.

Wie komme ich auf die konkreten Kosten für ein Arbeitspaket?

Nehmen wir an, du hast bisher wenig Erfahrung mit dieser Art von Projekten und kannst noch nicht auf deine eigenen Erfahrungswerte zurückgreifen. In diesem Fall hast du mehrere unterschiedliche Möglichkeiten, wie du auf die konkreten Kosten kommen kannst.

Dokumentation alter Projekte:
In den meisten Unternehmen werden Projekte dokumentiert, Belege gesammelt und vielleicht sogar Projektabschlussberichte erstellt. Du solltest ganz konkret in die Berichte eines ähnlichen Projektes schauen und prüfen, ob es vielleicht Informationen gibt, die dir helfen werden, den Wert deiner Arbeitspakete zu bestimmen. Es könnte also sein, dass in einem vorausgehenden Projekt schon einmal ein ähnliches Arbeitspaket angefallen ist und jemand diese Kosten schon einmal geschätzt hat. Wenn es dann sogar noch zu dem Soll einen Ist-Abgleich gab, hast du sogar den realen Wert. Das wäre die beste Möglichkeit.

Andere Projektleiter fragen:
Du hast natürlich auch die Möglichkeit, auf den Wissensschatz anderer Projektleiter zuzugreifen. In diesem Fall musst du über deinen Schatten springen. Es empfiehlt sich aber auf jeden Fall auf die Erfahrung anderer Menschen zurückzugreifen. So solltest du den Wert des jeweiligen Arbeitspaketes gut bestimmen können.

Angebote einholen:
Eine weitere Möglichkeit ist, dass du Angebote für das Arbeitspaket einholst und dann anhand der Angebote einen Mittelwert bestimmst oder ein konkretes Angebot auswählst, welches du im Realfall sogar annimmst.

Experten befragen:
Letzte Möglichkeit ist, dass du Experten befragst. Du holst dir also keine Angebote ein, sondern gehst mit Experten ganz konkret ins Gespräch. Als Fortführung der einfachen Befragung gibt es dann noch die sogenannte Delphi-Methode, in der Experten in mehreren Runden Preise schätzen, bis sie sich auf einen gemeinsamen Preis geeinigt haben.

Kostenplan – Ein Mehrwert fürs Projektmanagement oder nur bürokratischer Aufwand?

In meinen Projekten darf eine Kostenplanung auf gar keinen Fall fehlen. Es ist in Ordnung, wenn sie nur rudimentär ist und nicht all zu detailliert aber sie muss vorhanden sein. Das ist das Wichtige, was ich dir auch für deine Projekte empfehle. Eine Kostenplanung ist kein bürokratischer Mehraufwand, sondern immer ein Mehrwert für dein Projekt. Weil du in der Regel auch darüber bewertet wirst, ob du es schaffst, das Projekt für das vorausgeplante Budget umzusetzen. Das heißt, die Bewertung deines persönlichen Erfolges im Sinne deiner Karriere erfolgt immer auch über die Frage, ob du das Projektbudget eingehalten hast.

Du möchtest stärker in das Thema der Kostenplanung im Projektmanagement eintauchen? Du möchtest wissen, ob du deine Art und Weise, wie du Kosten planst noch weiter verbessern kannst? Dann schreib mir eine E-Mail oder bewerbe dich auf eine kostenlose Beratung bei mir.

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