Folge 025 // Bringen 100 Prozent Leistung auch 100 Prozent Ergebnis?

Viele von euch kennen die 80/20 Regel – das Paretoprinzip. Aber wisst ihr auch, wie der Herr Pareto auf diese Regel gekommen ist? Und vor allem, wendet ihr sie auch erfolgreichen im Projektmanagement an? Bei mir kommt die 80-zu-20-Regel auch im Multiprojektmanagement zum Einsatz. Und dadurch wächst mein Portfolio viel stärker und kontinuierlich. Aktuell arbeite ich daran, wie ich es schaffen kann, das alle Projekte gleichzeitig brennen und nicht mehr hinten runter fallen, wenn es zum Beispiel mit der Zulieferung nicht klappt. Freut euch auf eine interessante Episode zum Thema: Bringen 100 Prozent Leistung auch 100 Prozent Ergebnis?

Hier findest du alle Episoden vom Podcast Projektmanagement leicht erklärt.

Shownotes

Deine Hausaufgabe!
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Episode 025: Bringen 100 Prozent Leistung auch 100 Prozent Ergebnis?

Hallo und herzlich willkommen zur heutigen Podcast-Episode. Wir reden heute darüber, ob 100 Prozent Leistung auch 100 Prozent Ergebnis bringt.

Mache ich eine Sache konzentriert oder mache ich viele Sachen nur halb konzentriert?
Um vielleicht schon die Auflösung vorweg zu nehmen: es funktioniert beides. Du kannst eine Sache voll konzentriert machen und die hervorragend durchreißen. Du kannst aber auch viele Sachen parallel machen und die auch gut durchreißen. Wahrscheinlich nie so gut wie die eine Sache. Aber dafür natürlich deutlich mehr. Und dafür ist natürlich relevant: was stehen da für Prinzipien hinter? Wie macht man das? Wie funktioniert das? Wann ist was sinnvoll?

Das Paretoprinzip

Das erste Prinzip, mit dem man sich da beschäftigen kann, ist das Paretoprinzip.
Die sogenannte 80/20-Regel. Der Herr Pareto hat Bohnen angebaut und sich mit Immobilien beschäftigt. Bei seinem Bohnenanbau ist ihm eine Sache aufgefallen: dass 20 Prozent der Samen, die er ausgesät hat für 80 Prozent des Ertrages verantwortlich waren. Das heißt, der größere Teil an Ergebnis wurde durch den kleineren Teil an Leistung erschaffen. Oder: der 20 Prozent Ertrag, also der kleinere Ertrag, wurde durch 80 Prozent der Bohnen erwirtschaftet. Dieses Paretoprinzip ist universell. Das muss nicht immer 80/20 sein. Das kann auch mal 79/21 sein. Oder 60/40.
Wir haben es zum Beispiel so, dass nur 20 Prozent unserer Marketingkampagnen für 80 Prozent des Umsatzes verantwortlich sind. Und 80 Prozent der Kampagnen liefern die restlichen 20 Prozent des Umsatzes. Das ist wichtig für uns zu wissen. Weil wir ja immer auf der Suche nach dem heiligen Gral sind. Also nach der Frage: wie können wir mehr bekommen, wenn wir weniger Zeit investieren? Und wenn wir die Kampagnen jetzt im Bereich Marketing verstärkt beackern – also diese 20 Prozent Kampagnen, die aber 80 Prozent bringen – dann erhöhen wir natürlich die Rentabilität dieser Kampagnen. Das kann ich in ganz vielen anderen Bereichen auch machen. Ich muss mich immer fragen: brauche ich wirklich 100 Prozent? Also reicht nicht an vielen Stellen auch ein 80 prozentiges Ergebnis aus? Denn es ist nun mal so: wenn wir 100 Prozent haben wollen, heißt es auch, dass wir 100 Prozent investieren müssen. Sind wir aber mit 80 Prozent zufrieden, reichen meist schon ein Invest von 20, 30, 40 Prozent von Zeit und Geld. Und das ist die Sache, die sich jeder für sich selbst fragen muss.
Da gehört natürlich auch immer die Unternehmensstrategie mit rein. Es gibt Unternehmen, die wollen Qualitätsführer sein. Da gehen 80 Prozent nicht – da müssen es 100 Prozent sein. Solche Kunden habe ich auch. Das ist auch vollkommen okay. Das funktioniert auch. Da arbeite ich dann auch ein bisschen anders – also da sind dann andere Schema hinterlegt, nach denen ich arbeite.
Aber in unseren eigenen Projekten mache ich das nicht. Da reicht mir ein 80/20-Prinzip vollkommen aus. Das heißt, für 20 Prozent der Leistung bekommen wir 80 Prozent des Ergebnisses. Und das ist eine unheimlich rentable Vorgehensweise. Man muss natürlich damit leben können. Und man muss an einem bestimmten Punkt sagen: ja, das ist dann jetzt halt gerade so. Da wird was auf der Webseite falsch angezeigt – das ist natürlich nicht so optimal – aber wir haben das jetzt für drei Wochen und danach wird es dann anders sein. Vielleicht dauert es auch fünf Wochen. Darf natürlich nicht für immer so sein. Aber wir akzeptieren das jetzt einfach. Weil es günstiger ist.
Es ist immer eine Preisentscheidung. Eine Preis-Aufwandsentscheidung, die dahinter liegt.

Wenn wir von Rentabilität reden, heißt es nun mal auch, dass wenn wir weniger investieren, wir schneller rentable sind – wenn wir ähnliche Umsätze zurückspielen.

Kann ich mit einem geringeren Invest 80 Prozent des Ergebnisses erreichen? Wenn ich mit 20 Prozent Invest 80 Prozent des Ergebnisses erreichen kann, wird es in den meisten Geschäftsmodellen ziemlich erfolgreich sein. Genauso kann es auch bei Projekten allgemein sein. Das diese Entscheidung dazu führt, dass es dann erfolgreich ist.

Multiprojektmanagement

Wenn wir das jetzt mit dem Multiprojektmanagement verbinden, sehen wir ein Portfolio an Projekten. Also wenn du dich mit dem Thema auseinandersetzen willst, viele Projekte gleichzeitig leiten, dann ist der deutsche Begriff Multiprojektmanagement. Und der englische Ursprungsbegriff, der dann auch im deutschen verwendet wird, ist Portfoliomanagement. Und wenn ich so ein ganzes Portfolio an Projekten habe – was ich irgendwo managen muss – kann ich das natürlich auch auf jedes Projekt übertragen.

Wie bin ich auf das Thema gekommen? Ich habe eine Ausschreibung gesehen für die Leitung einer Marketing Agentur. Ich habe den Inhaber angeschrieben und gefragt ob er Interesse an einer Zusammenarbeit hat und sich vorstellen könnte, dass wir diese Agentur leiten. Also das die Agentur sozusagen eines unserer Projekte wird. Was fachlich überhaupt kein Problem ist und zeittechnisch logischerweise immer – also jedes neue Projekt stellt natürlich ein Problem dar. Aber durch eine Prioritätsverschiebung wäre auch das kein Problem.
Dann kam die Frage zurück, ob ich denn 100 Prozent dafür geben würde. Das ist auch der Anstoß für die Episode heute. Weil ich dann zurückgeschrieben habe: nein würde ich nicht. Ich bin aber der Meinung, dass ich mit 20 Prozent meiner Zeit mehr erreichen kann als die Meisten mit 100 Prozent ihrer Zeit. Weil mein 80 prozentiges Ergebnis immer noch besser ist als das 100 prozentige Ergebnis von manch anderem. Das mag jetzt auf den ersten Blick sehr arrogant klingen. Ist auch okay, wenn man das von außen denkt. Aber es ändert ja nichts an der Realität. Und an der Realität muss immer deine eigene Bewertung kommen. Wenn du anhand deiner Ergebnisse weißt, dass du besser bist als die anderen – dann bist du es. Und dann darfst du auch darüber reden. Wir pflegen in Deutschland eine falsche Bescheidenheit. Im amerikanischen Kulturkreis ist das ein bisschen anders – da geht es schon mehr darum zu zeigen was man hat. Im deutschen stellt man sein Licht ganz gerne unter den Scheffel. Ich meine wir haben da ja so eine eigene Redewendung für. Daran sieht man, wie stark das bei uns verankert ist. Das ist meiner Meinung nach etwas, was nicht gut ist. Also meiner Erfahrung nach sind wir deutlich erfolgreicher, wenn wir genau das nicht tun – wenn wir unser Licht nicht unter den Scheffel stellen. Sondern ganz konkret sagen: okay, ich kann das. Und ich bin besser weil..
Und ich kann anhand meiner Ergebnisse sagen – und anhand der Leute, die bisher für mich arbeiten wollten – dass ich in vielen Bereichen einfach besser bin als andere da draußen. Wenn du das über dich auch sagen kannst, ist das total viel wert. Und das solltest du auch immer für dich in dir drin tragen. Daraus kommt am Ende deine Stärke. Das du weißt, was du kannst. Das ist ganz relevant. Das musst du dir auch immer wieder vor Augen führen.

Bringen 100 Prozent Leistung auch 100 Prozent Ergebnis?

Ich persönlich würde immer erwarten, dass 100 Prozent Leistung eher 150 Prozent Ergebnis bringen. Weil, wenn ich mich mit vollem Fokus auf eine Sache konzentriere, dann muss die auch richtig, burnen. Dann muss ein Projekt, was regulär sechs Monate dauern würde, in zwei Monaten durch sein. Wenn das jetzt nicht hauptsächlich von Wartezeiten von anderen Leuten abhängt. Sondern davon abhängt, ob ich es vorantreibe. Und wenn du ein guter Projektleiter bist oder eine gute Projektleiterin – und davon gehe ich jetzt einfach mal aus – dann ist dein Blick, deine Zuwendung, dein Fokus wie eine Taschenlampe. Du kannst dir vorstellen, deine Augen leuchten und strahlen ein Licht wohin. Und wenn du ein Portfolio von Projekten hast, wird das Projekt immer am stärksten voran gehen, wo du gerade dein Blick drauf geheftet hast. Jetzt gibt es natürlich in so einem Portfolio mehrere Möglichkeiten. Ich kann meinen Blick immer möglichst schnell schweifen lassen, damit alle ein bisschen Licht abbekommen. Ich kann mein Blick immer auf eins fixieren und dann zum Nächsten weiterwandern – schrittweise. Da gibt es natürlich unterschiedliche Arten wie ich so viele Projekte gleichzeitig steuern kann. Das Wichtige ist aber: da wo es nicht voran geht, da musst du drauf gucken und drücken. Damit es dann wieder anfängt zu brennen und wieder richtig voran geht.

Wenn ich jetzt eine Marketing Agentur vollständig leiten würde und das meine einzige Aufgabe wäre, dann würde die wahrscheinlich richtig brennen wie Feuer. Das ist mir schon vollkommen klar. Und das ist wahrscheinlich auch das, was der andere sucht – so jemanden. Wobei man solche Leute in der Regel nicht als Angestellte findet. Das sind eher Unternehmerpersönlichkeiten. Dafür bin ich aber zum Beispiel gar nicht der Typ, weil mir das schnell zu langweilig wäre. Das würde ich ein halbes Jahr lang machen und dann wäre mir das zu langweilig. Und dann würde ich mir weitere Projekte suchen. Vielleicht im Kontext der Marketing Agentur. Das würde auf keinen Fall bei der reinen Geschäftsführung bleiben. Das wäre für mich persönlich viel zu wenig. Gerade die Multiprojektmanager, die ich da draußen kenne, bei denen ist das Ähnlich. Die haben halt eine ganz hohe intrinsische Motivation diverse Projekte zu machen. Und das ist etwas, was von außen ganz oft belächelt wird bis wir erfolgreich sind. Also das habe ich schon mal in einer der vorausgehenden Episoden gesagt, dass auch mir früher oft vorgeworfen wurde: Ja, du fängst ja immer alles an und machst nichts zu Ende. In Wirklichkeit fange ich ganz viele Sachen an und mache nur einen Teil davon zu Ende. Nämlich die die sich lohnen, rentable sind und einen echten Mehrwert bringen. Oder ein großes Potenzial mit sich bringen. Und das ist eine Stärke. Also lasse dir bitte niemals einreden, dass mehrere Sachen gleichzeitig anzufangen und nur einen Teil davon zu beenden eine Schwäche ist. Das ist eine ganz große Selektions- Stärke. Und diese Selektions- Fähigkeit brauchen wir auch unbedingt. Denn wir dürfen nicht alles weiter machen. Auch innerhalb eines Projekts dürfen wir nicht alles weiter machen. Es wird immer Stränge geben, die wir fallen lassen. Wo wir sagen das ist jetzt einfach nicht sinnvoll und ich mache es nicht weiter nur weil ich es am Anfang mal aufgeschrieben habe. Dieser Stärke musst du dir immer bewusst sein.

Machete und General

Dazu gehört zum Beispiel auch die Unterscheidung zwischen Machete und General. Ich habe einen Geschäftskontakt, einen Freund, den ich sehr schätze. Und der hat zu mir mal gesagt, bei ihm im Unternehmen gibt es zwei Typen: es gibt die Macheten und die Generale. Die Macheten mache den Weg frei und die Generale planieren die Straße dahinter.
Du musst dir für dich überlegen: was für ein Typus bist du? Bist du eine Machete oder bist du ein General? Ich zum Beispiel bin eine 150 Prozent Vollblut Machete. Ich mache da Wege hin in den Dschungel, wo gar keine Wege möglich sind. Das ist meine Hauptaufgabe. Sachen zu realisieren, die kein anderer realisieren kann. Zu einem bestimmten Budget, was eigentlich nicht geht. In einer Zeit, die eigentlich nicht geht. Das ist meine große Kernaufgabe. Aber wenn es danach dran geht den Weg zu planieren und eine Kontinuität herzustellen – also meins ist es nicht. Ganz ehrlich. Und das kann man als Schwäche sehen. Oder man begreift es als das was es wirklich ist, nämlich als Stärke. Und du wirst einer dieser beiden Ausprägungen haben. Du bist entweder eine Machete oder ein General. Vielleicht bist du auch beides. Aber die meisten unterscheiden sich, jedenfalls meiner Erfahrung danach schon in den beiden Kategorien. Und das ist eine Stärke. Das solltest du zelebrieren und auch ausbauen. Schauen, dass die Projekte, die du machst, in den Bereich passen. Denn es gibt ganz viele Generals-Projekte. Macheten-Projekte sind ja klar – das ist alles was unter starker Ungewissheit ist. Aber General-Projekte, wo Prozesse optimiert werden, wo chaotische Vorgänge strukturiert werden – da gibt es auch ganz viele Projekte da draußen. Und dann solltest du schauen, dass du vom Fokus her eher solche Projekte machst.

Deswegen ist es wichtig für dich zu erkennen: bist du Machete oder bist du General?
Mit der Hausaufgabe schicke ich dich auf jeden Fall nach der Episode nach draußen. Dass du das für dich mal ein bisschen durchdenkst. Was bist du eher vom Typus her?
Es klingt jetzt so als ob die 80/20-Lösung die perfekte Lösung ist – und auch als ob sie für mich die perfekte Lösung ist. Aber es gibt immer mehrere Realitäten. Und ich kann sagen, dass sie das nicht ist. Eine 100 Prozent Lösung wäre für mich auch nicht das Richtige. Aber ich merke natürlich – gerade, wenn ich sehr viele Projekte gleichzeitig laufen habe – dass bestimmte Projekte an Drall verlieren. Die gehen nicht so richtig voran, weil andere Projekte meine Aufmerksamkeit ziehen. Und das ist was, woran ich seit ungefähr einem halben Jahr ziemlich stark in der Optimierung arbeite. Das letzte halbe Jahr habe ich mich sehr mit der Thematik der Übersichtigkeit beschäftigt. Also wie kriege ich bei 40 gleichzeitig laufenden Projekten die Übersichtigkeit gut hin? Da bin ich schon relativ weit. Trotzdem fallen noch gewissen Projekte einfach hinten runter. In der Regel die Projekte, wo andere nicht liefern. Also wo wir dann zum Beispiel ein Projekt mit dem Partner machen und der Partner liefert einfach nicht. Dann fällt das Projekt hinten runter. Das wird aber meinem persönlichen Anspruch nicht gerecht. Und das ist das, wo ich jetzt das nächste halbe Jahr dran arbeiten werde. Die Übersichtigkeit ist super hergestellt. Aber wie kriege ich das hin, dass keine Projekte hinten runterfallen? Ein strategischer Schritt davon ist unter anderen, dass wir jetzt in das neue Büro gezogen sind. Wo ich auch nochmal ein bisschen mehr visuelle Fläche habe. Ich bin ein sehr visueller Typ. Wenn das alles nur im Computer ist, dann bringt mir das gar nicht so viel. Sondern ich brauche das durchaus auch dass ich das anfassen kann, dass ich das auf ein Board schreiben kann. Und das bringt mir dann wiederum einen sehr großen Mehrwert. Ich kann dir auch nur empfehlen, je nachdem was du für ein Typus bist: dass du das auch machst. Wenn du eher der digitale Mindmap-Typ bist, dann mach digitale Mindmaps. Wenn du eher der Aufschreibe-Typ bist, dann schreib das auf. Das muss nicht immer alles digital sein, damit wir besser und erfolgreicher arbeiten können. Du kannst hervorragendes Projektmanagement oder auch Taskmanagement auf Papier machen. Das geht total gut.

Um hier einfach diese ganz klare Ehrlichkeit rein zu bringen: ich bin der Meinung, durch das 80/20-Prinzip – ich mache kein Projekt zu 100 Prozent – wächst mein Portfolio viel stärker und besser als das es das wäre. Also der Gesamtgewinn, die Gesamtrentabilität ist höher als wenn ich nur ein einzelnes Projekt machen würde. Aber auch bei mir besteht noch Optimierungsbedarf. Gerade der Punkt, dass die Projekte nicht hinten runterfallen und leiden. Also das alle Projekte gleichzeitig nach Möglichkeit brennen. Das wäre der beste Fall. Aber logischerweise ist das ein Optimum Fall, der natürlich sehr schwer herzustellen ist. Jetzt wäre natürlich die erste Lösung ich ziehe da weitere Ebenen ein und sage: okay, dann gibt es Projektleiter, Vertreterstrukturen, und und und.
Aber das ist gar nicht die Lösung, auf die ich hinauswill. Das wäre eine Lösung – ohne Frage. Aber das ist gar nicht die Lösung, die ich will. Sondern ich will die Lösung für die Einzelpersonen. Also für den einzelnen Multiprojektmanager. Das will ich für mich und das will ich für andere da draußen. Und deswegen bin ich gewillt das nächste halbe Jahr da auch wirklich dran zu arbeiten. Um das dann hier mit euch zu teilen. Und euch den ultimativen Tipp oder die ultimativen Tipps zu geben. Oder auch zu sagen: Nee, geht nicht. Klappt nicht. Ab fünf Projekten ist das nicht mehr möglich.
Kann ja auch sein, dass ich zu dem Ergebnis komme. Da werde ich ganz konkret und ganz stark dran arbeiten – um euch genau das auch liefern zu können. Weil ich finde, das ist ein unheimlich wichtiges Schlüsselelemente. Denn wenn ich viele Projekte gleichzeitig habe und dazu noch sagen kann: naja, die Projekte leiden nicht da drunter, dass es viele im Portfolio sind – dann habe ich es doch. Das ist doch der Hauptkritikpunkt daran, wenn man viele Projekte gleichzeitig macht. Die Angst, dass ein einzelnes Projekt dann nicht mehr genug Aufmerksamkeit kriegt. Und wenn man das verändert, wenn man den Schlüssel dafür findet – den es meiner Meinung nach so noch nicht gibt – dann hat man einen enormen Mehrwert geschaffen.
Daran werde ich für dich arbeiten. Während du in den nächsten Monaten hoffentlich an dir arbeitest.

Top 10 Prozent Projektleiter

Wenn du für dich sagst, du würdest gerne zu den richtigen Top Projektleitern gehören, du willst zu den Top 10 Prozent in Deutschland gehören, dann schreib mir bitte auf jeden Fall eine E-Mail.
Wir führen gerade wieder eine Reihe von Strategie-Sessions durch. Das ist ungefähr eine halbe Stunde Telefonat. Indem wir uns anhören, was du bisher machst, wo die Reise hingehen soll. Und wir geben dir auch eine strategische Empfehlung. Das Gespräch ist kostenlos. Und das ist der erste Schritt von einem sehr großen zwölf monatigen Coaching-Paket, was ich anbiete. Das coole ist aber: du kannst auch einfach nur das Strategie Paket, nur das Strategie Gespräch nehmen ohne das Coaching dahinter zu machen. Und dir einfach nur mal abholen: wo stehst du gerade, wo soll die Reise hingehen?

Und wenn du Fragen oder Wünsche für den Podcast hast, dann schreib mir auch eine Nachricht und ich freue mich total von dir zu hören. Ich wünsche dir alles Gute und wir hören uns in der nächsten Episode.

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