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Folge 022 // statisches vs. agiles Projektmanagement

von | Aug 29, 2018 | 0 Kommentare

Das #TeamBenny hat heute Workshop-Tag. Wir haben uns ein Thema rausgesucht und binnen kürzester Zeit ein Projekt dazu umgesetzt. In dieser Episode berichten mein Team und ich, wie wir dabei vorgegangen sind, mit welchen Herausforderungen wir zu kämpfen hatten und welche Learnings jeder mitgenommen hat. Spannend für dich als Projektleiter: Lerne warum ich nicht einem Team zugeordnet war, sondern die Rolle des Teamsupports übernommen und mich den wichtigen Meta-Aufgaben gewidmet habe.

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Shownotes

Projektstrukturplan – PSP
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Episode 022: statisches vs. agiles Projektmanagement

Hallo und herzlich willkommen zur heutigen Podcast-Episode. Wir sind immer noch im Meetup. Und heute geht es um ein ganz spannendes Thema. Was genau das ist, hörst du nach dem kurzen Intro.

Benjamin:
Jetzt habe ich natürlich einen hervorragenden Teaser gemacht. Allerdings muss ich sagen, ich weiß gar nicht worum es geht. Denn neben mir sitzen Fabian, Philipp, Sandy, Dominic und meine kleine Tochter läuft hier auch rum. Es kam der Wunsch einen Podcast aufzunehmen. Aber niemand weiß worüber wir reden.

Vielleicht reden wir einfach mal über den Tag heute.
Was haben wir, aus eurer Sicht, heute gemacht im Meetup?

Dominic:
Wer will anfangen?

Fabian:
Fang du gerne an.

Dominic:
Ich würde sagen, so kurz und knapp haben wir probiert ein Projekt in drei oder vier Stunden umzusetzen. Und trotzdem noch Inhalte zu vermitteln und uns Dinge dabei anzueignen. Das war eigentlich das, was wir heute probiert haben zu schaffen.

Benjamin:
Das klang jetzt sehr niveaulös. Wir machen es mal ein bisschen konkreter. Wir haben uns gestern Abend hingesetzt und überlegt: Wir wollen nicht nur Projektplanung trainieren, sondern wir wollen vor allem auch die Umsetzung trainieren. Denn das ist die wichtigste Schnittstelle. Ich kann super planen. Aber wenn ich das dann nicht umgesetzt kriege, dann bringt mir das einfach nichts unterm Strich. Und deswegen haben wir gestern Abend noch überlegt „Okay, was sind so die Themen, die die Menschen interessieren? Was für eine Unternehmensidee könnte man dafür aufbauen? Was für ein Projekt?“ Wir haben uns für ein Sparprojekt entschieden. Das heißt einen sogenannten Chatbot. Ein Bot, der automatisch Fragen beantwortet und Tipps gibt rund um das Thema sparen.

Fabian, wie hast du das wahrgenommen, den Tag? Was ging gut, was ging nicht so gut? Was ist dein Haupt-Learning?

Fabian:
Es war sehr spannend, weil wir uns in Teams unterteilt haben. Wir haben konkrete Aufgabenpakete geschnürt, die in einem gewissen Zeitraum zu erfüllen waren. Also sogenannte Sprints. Was auch sehr gut funktioniert hat. Und ich fand es sehr beeindruckend, wie man sich innerhalb von kürzester Zeit in ein fremdes Themengebiet einarbeiten kann. Das Hauptproblem heute dabei, für mich persönlich, war letztendlich die Technik. Das wir mit einem System – das heißt ManyChat – gearbeitet haben. Man muss natürlich erst mal die Logik dahinter begreifen. Wie das bei jedem neuen Programm ist, das man verwendet und von dem man noch keine Ahnung hat.

Benjamin:
Ein super wichtiger Punkt. Also gerade die Logik dahinter verstehen, bei Programmen. Das braucht immer Einarbeitungszeit. So ein Übungsprojekt kann man besser machen, wenn man sich nicht erst einarbeiten muss. Aber auch sowas kann eine Gruppe zusammenschweißen – wenn man etwas neu erkundet. Das, was Fabian eben gesagt hat, ist die Mischung aus statischem- und agilem Projektmanagement. Das heißt, wir haben einen Projektstrukturplan geschnitten, oder geschrieben – ich habe den gestern Nacht noch geschrieben. Und dann haben wir den heute morgen auf eine kleinere Version runter gebrochen. Also einfach das Ergebnis gesenkt, was wir raushaben wollen. Damit haben wir für weniger Aufwand gesorgt und beschlossen, dass wir den jetzt nicht statisch – sondern agil umsetzen. Wir haben 45 Minuten Sprints gemacht. Davon drei Stück insgesamt. Und haben in diesen Sprints dann in zwei Gruppen die Ergebnisse erarbeitet. Das heißt, es gab ein konkretes Ziel für jeden Sprint – was danach herauskommen soll, was danach anders sein sollte. Und dafür haben wir unsere Zeit recht erfolgreich investiert. Das ist agiles Projektmanagement. Wir sind schon Ergebnisoffen. Auch wenn wir für den Sprint natürlich ein Ziel haben. Wir gucken aber immer nur einen Sprint weit und entscheiden dann wie es weiter geht.

Philipp, wie hast du den Tag mitgenommen? Was ist dein Key Learning?

Philipp:
Ich glaube das Key Learning war wirklich zu sagen „Hey, wir setzen und jetzt nochmal wirklich offline zusammen. Wir sind im Team. Wir kommunizieren miteinander.“ Wir haben die Aufgaben in wiederum zwei Teams aufgeteilt. Jeder im Team hatte verschiedene Aufgaben, die er bewerkstelligen musste. In sehr kurzer Zeit. Wir haben uns ja wirklich in zwei bis drei Sprints gesagt: Okay, wir haben jetzt schon was kreiert, was wirklich schwierig war – weil wir die Thematik nicht kannten. Aber trotzdem sehr viel, unser Wissen, jeweils immer punktuell eingebracht. Jeder wie er eben am besten war und auch Recherche gemacht. Und dieses Wissen auch gleich wieder getauscht. Nach diesen 45 Minuten haben wir uns nochmal 15 Minuten zusammengesetzt. Ganz kurz gebrainstormed. Und auch einfach nur gesagt: was ist jetzt rausgekommen, was machen wir jetzt als Nächstes? Dann wieder in die nächste Session mit 45 Minuten – anschließend wieder gesagt: okay das geht jetzt weiter. Und dann gleich wieder ins Machen gekommen. Das war schon überwältigen zu sehen, dass das so funktioniert hat. Mit dem neuen Tool, mit der Herangehensweise. Das ist ja ein Online Marketing Tool und so ein Chatbot ist auch nicht einfach mal so ein leichtes „Hallo, wie geht’s dir“ und dann kommt irgendeine Antwort. Da ist schon ganz viel Strategie dahinter. Das das eben funktioniert. Also ich glaube Chatbot war das erste Mal die Thematik, das ich das so aufgenommen haben und auch gemerkt habe „Okay, was ist eigentlich dahinter?“. Das hat man jetzt auch begriffen „Okay, was müssten wir jetzt noch mehr machen? Auf was muss man mehr eingehen um auch wirklich wertvollen Content zu erschaffen, der wirklich nützlich ist – auch für die Leute, die es benutzen sollen?“
Sonst auch die Herangehensweise – auf alle Fälle. Projektplanung, Projektstrukturplan erstellen und gleich umsetzen – in so kurzer Zeit. Das war wirklich spannend zu sehen, wie das funktioniert. Auch die Stepps schön mit notiert. Das wenn man auch mal ein eigenes kurzes Projekt machen möchte, so mit dieser Herangehensweise wie man da überhaupt ran geht. Und das eben mit dir auch, als Moderator von diesem ganzen Projekt. Das war wirklich schön zu sehen wie das funktioniert hat und so schnell auch.

Benjamin:
Ein ganz wichtiger Punkt. Hier kann man auch gleich nochmal auf die Rollen eingehen. Natürlich habe ich in dem Moment durchaus als Trainer fungiert. Aber auch gleichzeitig als Projektleiter. Und das wichtige, beziehungsweise essenzielle, daran ist, dass ich nicht in den Gruppen mitgearbeitet habe. Man kann es Bereitschaft nennen. Ich hatte Problem-Bereitschaft. Das heißt, wenn eine Gruppe nicht weitergekommen wäre, wäre ich eingesprungen und hätte das Problem mit der Gruppe gelöst. Eine ganz klare Führungsaufgabe. Und ich habe Meta-Aufgaben übernommen, die sonst niemand anderes hätte lösen können. Das heißt, ich habe das Vertragswerk geschrieben und die sales page für das Produkt sehr schnell grob konzipiert. Also natürlich in 45 Minuten nur ein super Grobentwurf.

Das ist halt auch der Schlüssel: dass du als Projektleiter oder Projektleiterin deine Rolle sehr fein definierst. Und dir klar bist: du bist Team Supporter. Du bist dafür da, damit das Team gut arbeiten kann.

Natürlich kannst du dabei eigenen Tasks übernehmen. Du übernimmst in der Regel die schwierigsten Tasks – das ist auch eine ganz normale Sache. Aber du bist vor allem auch dafür da, das Team zu unterstützen. Wenn das Team hier so super arbeitet wie meins, dann ist das gar nicht nötig. Aber die Bereitschaft solltest du trotzdem haben.

Wenn wir virtuell arbeiten ist das natürlich immer nochmal anders. Weil wir als virtuelles Team ja nicht beieinandersitzen. Wir können Inhalte teilen. Wir können uns Videos schicken. Aber wir haben nicht die Möglichkeit nebeneinander zu sitzen. Natürlich kann man das durch Videochats und Ähnliches simulieren. Aber das ist anders. Oder?

Fabian:
Es ist anders, auf jeden Fall.
Also virtuell dauert das Ganze länger. Die Absprachen dauern länger. Was jetzt bei dem Projekt auch wieder sehr spannend war zu sehen, dass sich aus einer Aufgabe Folgeaufgaben ergeben. Und wenn dann wie hier sechs Leute mit unterschiedlicher Expertise sitzen – also von sechs Leuten die Brain power einfach kombiniert zusammenkommt – dann kann man sehr schnell krasse Dinge umsetzen.

Benjamin:
Genau. Wir können es auch anders sagen: die verbleibende Zeit wird immer auf die bestehenden Aufgaben aufgeteilt. Das heißt, je mehr Zeit du dir lässt, desto umfangreicher werden die Aufgaben, die du machst.

Das ist mein Tipp an dich: wenn du im Team sowas sehr schnelles erarbeiten willst, dann verkürze die Zeit. Und komme zu einem so genannten MVP – ein Minimum Viable Product – also die schnellstmögliche Umsetzungslösung. Und teste die.

Gerade im Bereich Gründung ist das sowieso so: du solltest so schnell wie möglich Live gehen. Einfach um zu lernen. Das können wir natürlich nicht bei jedem Projekt machen. Aber im Großen und Ganzen ist das schon möglich. Und gerade wenn man so Teamphasen hat, dann kann man das auch machen, das man sagt: „Okay, das Problem ist zwar so schnell nicht lösbar, wir nehmen uns jetzt aber trotzdem nur eine Stunde um das zu lösen.“ Und du wirst zu erstaunlich produktiven Ergebnissen kommen. Das ist vielleicht noch nicht das Endergebnis, aber es katapultiert dein Team vom Wissensstand und von der Teamzusammenarbeit unheimlich nach vorne. Wir waren gestern alle noch so, dass maximal latentes Wissen zum Thema Chatbot im Team vorhanden ist. Würden wir uns morgen hinsetzen und würden morgen einen neuen Chatbot aufbauen, würden wir ihn mit dem Wissen von heute aufbauen, und dadurch qualitativ viel hochwertiger. Und das ist natürlich auch das Wichtige: das du einen Wechsel aus intensiven Phasen und Regeneration- und Bedenkphasen machst. Weil wenn wir jetzt Zeit vergehen lassen bis morgen früh, dann hat jeder Zeit, dass dieses neue Wissen in ihm reifen kann und jeder aus dem Team wird die gereifte Version des Wissens einsetzen. Das ist was ganz anderes als wenn ich jetzt noch einen Sprint und noch einen Sprint hinterher packen würde. Also unterschätze niemals den Wert von Pausen. Und gerade von dem, dass Ideen und Gedanken auch im Kopf reifen können.

Gut, hat jemand von euch noch was, was ihr den Zuhörern mit auf dem Weg geben wollt?

Also hier schwirren noch einige Gedanken durch den Kopf. Aber ich glaube Nichts, was sich gerade formulieren lässt.

Es freut mich, dass du heute wieder dabei warst. Wir hören uns in der nächsten Episode. Worum es geht werde ich dir noch nicht sagen können. Das werden wir ganz spontan schauen. Ich glaube ich schulde auch noch eine „der freie Projektleiter- Episode“, wo es darum geht was du als freiberuflicher Projektleiter beachten solltest. Die wird auf jeden Fall auch noch kommen.

Wenn dir der Podcast gefällt, dann schreibe mir doch eine E-Mail. Sag mir gerne, was genau ich noch an Themen beackern soll – dass genau das Richtige für dich dabei ist.

Und ganz wichtig: ich suche Interviewgäste!
Das heißt, wir unterhalten uns über eine Fragestellung, die du mitbringst. Das funktioniert ganz unkompliziert online. Das heißt, du musst im Grunde nur einen Computer haben, Kopfhörer und Mikrofon. Und dann berate ich dich Live zu deiner Fragestellung, was dann als Podcast-Episode ausgespielt wird. Ein explizierter Hörerwunsch, den ich bekommen haben – den ich jetzt versuche umzusetzen. Einen Gast kann ich schon ankündigen, der demnächst kommen wird. Das ist ein Architekt aus Zürich, der sich sehr viel mit Bauprojekten auseinandersetzt und einen eigenen Youtube-Chanel hat. Mit dem werde ich mich demnächst unterhalten.

Also, sei auch bei der nächsten Episode wieder dabei. Es gibt ganz viel, was du für dich mitnehmen kannst. Danke, dass du dabei warst. Mach’s gut. Und wir sagen:

Alle:
Tschüss.

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