Folge 021 // Projektteams erfolgreich führen

von Benjamin Michels | Aug 21, 2018 | 0 Kommentare

Wenn Wissen geballt aufeinander trifft, dann ist #TeamBenny am Start. Hier sitzen acht smarte Menschen, sieben davon schauen mich gerade sehr erwartungsvoll an, was aber noch viel wichtiger ist, dass sie alle in verschiedenen Projekten, in meinem virtuellen Team, erfolgreich zusammenarbeiten. Heute findet unser erstes Team MeetUp statt und wir sehen uns alle das erste Mal live. Diese Menschen kommen aus den Bereichen Videoschnitt, Design, Akquise, Projektaufbau, Marketingkampagnen, Controlling, Aufbau von Online-Kursen, Text, Lektorat und Social Media. Sie erzählen dir, was die Projektzusammenarbeit einfacher macht und worauf du als Projektleiter achten solltest um solche Teams erfolgreich führen zu können.

Hier findest du alle Episoden vom Podcast Projektmanagement leicht erklärt.

Shownotes

Awesome Screenshot
Mit der Erweiterung „Awesome Screenshot“ für Firefox erstellst und bearbeitest du Screenshots von Websites. Es können ganz einfach und vor allem schnell, beschreibende Texte und Elemente eingefügt werden.

Projektstrukturplan – PSP
Ich habe dir 3 Artikel zusammengestellt, wo du mehr zum Thema Projektstrukturplan erfährst.

Folge 020 // Mach dein Leben zu dem Meisterwerk, das es sein kann!
Zurück aus dem Urlaub und gleich in die Vollen? Mit diesen Tipps vermeidest du Stress, verschaffst dir einen Projektüberblick und setzt Prioritäten.

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Episode 021: Projektteams erfolgreich führen

Hallo und herzlich willkommen zur heutigen Podcast-Episode. Du lernst heute sieben, mit mir acht smarte Menschen kennen, die alle in Projekten arbeiten. Und du wirst ganz viel dazu lernen.

Projekte

Ich sitze mit meinem Team zusammen – oder zu mindestens einem Teil davon, die mich alle gerade ganz gespannt angucken. Wir reden heute über das, was wir im Grunde genommen jeden Tag machen. Also Projekte. Vielleicht fangen wir erstmal an, dass wir rund herum vorstellen, was hier im Raum an geballtem Wissen sitzt.

Wir haben hier Menschen, die Videos bearbeiten, schneiden und online stellen. Designentwicklung. Akquise. Projektaufbau, gerade wenn man in Webseiten-Richtung guckt. Der Aufbau von Projekten. Marketingkampagnen. Controlling und Auswertung. Aufbau von Onlinekursen. Textlektorat. Social Media Betreuung. Und Bound von Erklärvideos. Posten von Inhalten.
Hier ist gerade wirklich alles vertreten. Wir machen natürlich jede Menge Projekte zusammen. Und die spannende Frage dabei ist: „Was ist wichtig?“ oder anders gesagt: „Was macht die Projektzusammenarbeit einfach und was macht die Projektzusammenarbeit schwer?“

Designentwicklung

Benjamin:
Janine, wie ist es bei dir? Was würdest du sagen: was macht deine Arbeit als Designerin einfach? Was müssen dir die Leute liefern, damit du gut arbeiten kannst?

Janine:
Ein richtig gut ausgearbeiteter Task. Im Designbereich ist es für mich am einfachsten, wenn es zum Beispiel schon ein CI gibt. Wenn man dann genau einzelne Sub Tasks anzeigt oder aufschreibt. Wenn es das noch nicht gibt, dann brauche ich trotzdem ein bisschen Feedback worum es geht, was das Ziel der Kampagne oder des Unternehmens sein soll. Und umso mehr Informationen ich habe – vielleicht auch mal eine Recherche, die man vorher gemacht hat, dass ich mir vielleicht so ein bisschen Webseiten angucken kann oder Bilder mitgeschickt werden – und so kann ich dann am einfachsten was Eigenes entwickeln, was dann auch passt.

Benjamin:
Okay, das heißt wenn von mir einfach nur kommt: „Du, wir haben so ein neues Projekt vor und wir brauchen ein Logo.“ – dann ist das…

Janine:
…nicht so gut. Kommt vor, kriegt man auch hin. Aber ist suboptimal.

Akquise

Benjamin:
Okay. Ist suboptimal. Ist durchaus verständlich. Wandern wir mal weiter ich Richtung Akquise. Wie ist das für dich, Torfin? Wenn wir ein neues Akquise Projekt starten, darf das so difus sein? „Mach mal irgendwie“ – oder was macht dir die Zusammenarbeit einfach, was macht sie dir schwer?

Torfin:
Es macht mir die Zusammenarbeit einfach, wenn ich möglichst viele und genaue Infos habe. Damit ich dann die Fragen möglichst gut beantworten kann – beziehungsweise auch die Einwende behandeln kann, die der Kunde stellt.

Benjamin:
Okay, Einwand – Behandlung ist nochmal so ein spezielles Akquise Thema. Im Projektmanagement aber super wichtig, weil ein ganz großer Teil vom Projektmanagement ist auch „Verhandeln mit den Stakeholdern“. Und im Fall von Akquise dann natürlich „Verhandeln mit den zukünftigen Kunden“. Und da kommen immer auch Einwende. Da muss man dann genau wissen worum es geht.

Torfin:
Ganz genau.

Videoschnitt

Benjamin:
Wie ist das für dich, Luca. Wenn du Videoschnitt machst? Jetzt gerade ist ja ein Projekt durchgelaufen, wofür wir die Videos fast fertig haben. Was macht dir die Arbeit ein bisschen einfacher, was macht sie dir schwerer?

Luca:
Einfacher macht die Arbeit auf jeden Fall, wenn du Benny, schon ungefähr im Kopf hast, wie das Video werden soll. Wenn du mir so viele Infos wie möglich gibst. Klar, wenn man noch nicht genau weiß wie es werden soll, kann man ein bisschen ausprobieren, mal rüber schicken die Sachen. Aber da ist dann die Entfernung zwischen uns – du kannst nicht mal eben über meine Schulter gucken – das macht es dann schon immer ein bisschen schwieriger, würde ich sagen. Einmal hatte Janine mir auch einen genauen Schnittplan gegeben – genau wie es sein soll – dann ist das halt, die Arbeit überhaupt nicht schwer. Dann kann man den Plan einfach abarbeiten. Aber das ist ja auch nicht immer möglich.

Benjamin:
Genau. Da sind jetzt mehrere spannende Punkte drin. Einmal virtuelles Team, also ein ganz großes Problem: du kannst einfach nicht über die Schulter gucken. Das heißt, du musst dir angewöhnen mit Screen Capture zu arbeiten, also Aufnahmen wirklich vom Bildschirm – zur Not das Handy auf den Monitor richten, hatten wir ja auch schon. Oder aber auch einfach Screenshots. Für hier an der Stelle vielleicht mal der kleine Tipp: wenn du mit Google Chrome arbeitest, kannst du „Awesome Screenshot“ nehmen. Und Awesome Screenshot macht es dir ganz einfach Screenshots aus dem Browser heraus raus zu nehmen, da Farbmarkierung zu machen, Pfeile drauf zu setzen – das ist so mein Tool der Wahl. Das benutze ich jetzt seit ein paar Jahren, und das funktioniert ziemlich gut. Der andere Punkt, den wir hatten, war natürlich wieder Informationen aber auch die Möglichkeit von einem genauen Schnittplan. Wenn du mit jemanden Zusammen arbeitest, der für dich den Cutter macht – also das Verarbeiten des Videos Materials – macht es natürlich total Sinn, wenn du vorher schon weißt wie das Video am Ende aussehen soll. Ins blaue rein zu Filmen ist unheimlich schwierig. Da kriegst du vielleicht gutes Material aber am Ende passt es wahrscheinlich nicht zusammen. Und wie ist das mit dem Take-Plan, wie war der? Also ich hatte diese Übersicht, welche Takes besser sind als andere.

Luca:
Das war auf jeden Fall vernünftig. Da waren ja manche die zwei Sterne hatten, manche drei, die habe ich mir alle so ein bisschen angeschaut. Und teilweise habe ich dann einen Teil von dem einen genommen und dann von dem anderen. Das war auf jeden Fall gut. Da musste ich mir nicht alle nochmal komplett angucken. Dadurch haben wir viel Zeit gespart.

Benjamin:
Hier vielleicht der kleine Tipp: du kriegst, egal wo du es kaufst, so eine Klappe wie sie beim Film benutzt wird für 20,30 Euro. Und da machst du Markierungen drauf, wenn du einen neuen Take startest. Und notierst dir per Hand zusätzlich, welcher Take deiner Meinung nach gut geworden ist. Gibst das an den Cutter mit. Und das macht dem Cutter die Arbeit insgesamt ein bisschen einfacher.
Wir haben im Grunde gehört: Informationen sind das Wichtige. Jetzt mal in die andere Richtung gefragt. Informations-Overflow. Also nehmen wir an, du kriegst jetzt all diese Informationen – und die Frage geht an Fabian – du kriegst jetzt all diese Informationen, schon mal Probleme mit Informations-Overflow gehabt und wenn ja, was kann man dann machen?

Informations-Overflow

Fabian:
Es ist einfach extrem wichtig Struktur hinein zu bringen. Manche Aufgaben erscheinen im ersten Moment relativ klein, aber das gibt es so viele Abhängigkeiten. Oder andere Aufgaben erscheinen wahnsinnig groß, was sie aber im Endeffekt gar nicht sind. Und da wir ja auch alle viel Zusammenarbeiten und ja eine Aufgabe dann an die andere weiter gegeben wird um die erledigen zu können – hilft es mir einfach große Aufgaben in Teilschritte zu unterteilen, damit das handhabbare Brocken werden. Und so ist das auch mit dem Information Overload. Das man gucken muss, was ist die Grundsubstanz des Ganzen und das so abzuspecken, dass es wirklich handhabbare Aufgaben und Pakete werden.

Benjamin:
Genau. Ganz oft haben wir es einfach, dass uns jemand viel mehr Informationen geben will als wir vielleicht brauchen. Du kennst das: du bist in Gedanken gerade und dein Partner oder deine Partnerin kommt an und textet dich zu, erzählt dir irgendwas und erzählt und erzählt. Und du hörst nur so ein Rauschen. Denn das sind viel zu viele Informationen, die du da gerade kriegst. Und in dem Moment musst du genau das machen, was Fabian gesagt hat: du musst den Kern der Sache finden und du musst Anfangen runter zu brechen. Und dafür ist ein Projektstrukturplan nach wie vor das Tool der Wahl. Das heißt, das Projekt in einzelne Teile zu unterteilen. Und echte Teilprojekte zu bilden. Und die Teilprojekte wiederum in Arbeitspakete zu unterteilen. Und jetzt kommen wir zu einer Frage, die sich mehr in Controlling Richtung bewegt. Es ist im Grunde die gleiche Frage – nämlich an Philipp – was du brauchst, damit du gut arbeiten kannst. Projektmanagement hat ja ganz viel mit Controlling zu tun. Wir arbeiten mit Kennzahlen und wir wollen ganz konkret wissen, wo wir im Projekt stehen, wie sich die Zahlen entwickeln. Und im besten Fall reden wir vorher schon mit den Controllern und etablieren gemeinsam das Controlling für das Projekt. Wie ist das bei dir Philipp, was muss gegeben sein, damit du gut arbeiten kannst?

Controlling

Philipp:
Wenn ich jetzt das erste Mal mit anderen Leuten zusammenarbeite, muss ich verstehen: wie ticken die eigentlich? Also du musst verstehen, was wollen die Leute am Ende erreichen. Oder was wollen die dir eigentlich erzählen? Was wollen die abbilden? Und dahingehend, muss man einfach wirklich verstehen: was ist das Problem, was ist der Kern des Problems und wie kann man es wirklich schnell abbilden? Information Overload ist auch ein ganz großes Problem. Im Online Marketing gibt es so viele Zahlen. Man könnte natürlich alle Zahlen irgendwie auswerten oder irgendwo hinbringen. Aber das ist einfach im zeitlichen Verhältnis gar nicht mehr abbildbar. Das bringt dann einfach nichts mehr. Man muss wirklich genau wissen: Was ist das Ziel? Wo willst du hin? Was willst du verbessern? Und daraufhin gehst du die Zahlen durch und siehst was du an den Zahlenbergen erkennst eben.

Benjamin:
Das ist ja auch das, was wir festgestellt haben. Wir haben einen super geilen Controlling Bericht über mehrere Monate entwickelt, der alles umfasst hat – Ende vom Lied war, dass ich ihn gar nicht benutzt habe. Weil es einfach viel zu viele Informationen waren. Und ich dann doch festgestellt habe, dass die Kerninformationen, die ich brauche um Entscheidungen zu treffen, de facto ständig auf dem Schreibtisch habe. Und das ist gerade im Controlling natürlich wichtig, du musst wissen was sind die Kerninformationen, die du brauchst, damit du Entscheidungen treffen kannst. Der Rest ist schönes Beiwerk – kann auch super sinnvoll sein – aber stellt halt nicht zwangsweise eine Entscheidungsgrundlage dar.
Jetzt habe ich nochmal eine spannende Frage, gerade wenn man neu ins Team kommt und vielleicht noch nicht so viel Projekterfahrung hat: was ist denn da wichtig? Und vielleicht nicht nur auf sachlicher Ebene, sondern auch auf menschlicher Ebene, Dominic?

Onboarding und Feedback

Dominic:
Ja, das ist eine gute Frage. Das, was mir als Erstes einfällt, und das was ich gerade schon so ein bisschen reinwerfen wollte, war vor allem das Onboarding. Ich habe ja schon mehrere Praktika gemacht und auch schon woanders gearbeitet – aber manchmal wird man einfach irgendwo reingeworfen. Und dann kommt natürlich auch Information Overload. Und man weiß gar nicht, ja was mache ich hier jetzt eigentlich genau, was sind jetzt so meine Aufgaben. Also das man wirklich eingearbeitet wird. Wie bei Benny, da hat man eine Plattform, wo man alles sieht. Welche Tools werden benutzt? Wie werden die benutzt? Was ist wichtig? Was ist nicht so wichtig? Wie wird kommuniziert? Also was vielleicht für die ganzen Mitarbeiter, die schon länger dabei sind, selbstverständlich ist, aber für neue Leute eigentlich so essenzielle Dinge sind.
Und auf persönlicher Ebene finde ich halt immer ganz wichtig: Feedback. Auf alles mögliche Feedback, gerade am Anfang. Denn du hast ja einfach keinen Plan, du wirst da irgendwo reingeworfen, machst erstmal irgendwas und wenn dann jetzt so ein „Danke“ kommt, dann weiß man gar nicht hat man das jetzt gut gemacht, soll man das nächste Mal vielleicht mehr Zeit investieren – das finde ich auch noch ganz wichtig.
Die zwei Sachen: Onboarding und Feedback.

Benjamin:
Ja. Gerade im virtuellen Team ist Feedback mega essenziel. Weil, wie du es eben gesagt hast: das „Danke“ kann ich auf unterschiedlichen Arten und Weise interpretieren. „Danke, das war jetzt ganz schön scheiße“. Oder „Danke, das ist ja hervorragend“. Und da ist eine ganz große Herausforderung. Denn eine E-Mail transportiert keine Emotionen. Deswegen haben wir zum Beispiel bei uns im Slack, also in unserem Kommunikationstool, die exzessive Verwendung von Emoticons. Ich benutze Emoticons im Grunde nach jedem Satz oder Absatz. Um zu kontieren, was mit diesem Satz transportiert werden soll. Also die Emotion wird bildlich drangehangen. Was der anderen Seite viel leichter macht zu interpretieren wie es in mir innerlich aussieht, während ich diesen Satz schreibe. Und der zweite Punkt, den du gesagt hast: Onboarding. Das ist gerade auch wieder mega wichtig gewesen. Ich habe jetzt diese Woche zwei Leute nochmal an Bord geholt, einmal zum Thema Buchhaltung und einmal zum Thema Customer Support. Und beiden hatte ich die Onboarding-Daten nicht geschickt und dann kamen genau die gleichen Fragen wie sie immer auch kommen. Und daraufhin habe ich dann das Onboarding geschickt und dann war alles geklärt. Gerade wenn du viel Onbardes, viele neue Mitarbeiter mit reinholst, wachsende Teams hast, empfehle ich dir das auf jeden Fall zu systematisieren. So dass da auch eine gewisse Automation möglich ist. Und die neue Teammitglieder auch für sich selbst nachgucken können. Das schützt auch neue Teammitglieder vor Peinlichkeiten. Weil natürlich, wenn du merkst alle machen das, das ist für alle selbstverständlich, du weißt aber selbst nicht wie das geht – versetzt dich das natürlich in eine peinliche Situation.

Jetzt habe ich noch eine Frage, und zwar an Sandy, meine Frau. Wie ist das, wenn man mit einem Projektleiter verheiratet ist? Also unabhängig jetzt von der Teamarbeit. Aber was macht das Zusammenleben und auch das Zusammenarbeiten leicht oder schwer?

Verheiratet mit einem Projektleiter

Sandy:
Das Zusammenarbeiten macht es in vielen Punkte ziemlich einfach, weil ähnlich wie alle anderen hier im Team, ich ganz oft ganz klar strukturierte Aufgaben bekomme und dann eben die einfach abarbeiten kann. Den Task dann auch einfach verschieben kann, wenn es fertig ist. Ich glaube ich bin aber noch am ehesten diejenige von allen hier, die die Aufgabe kriegt „Mach einfach mal“ – neben Janine glaube ich. Das sind die Aufgaben, die immer etwas schwieriger sind.
Privat: Plan. Also wirklich das Planen. Das was mir manchmal selber ein bisschen fehlt – weil ich durchaus chaotisch veranlagt bin. In den Urlaub fahren mit vier Kindern ist mittlerweile ein bisschen einfacher geworden, weil Benny einfach Listen hat. Die werden von Urlaub zu Urlaub perfektioniert und dann werden die einfach nur noch beim Packen abgehakt und damit geht vieles viel, viel schneller.

Du hast immer zwei Ebenen

Benjamin:
Ich habe vor drei oder vier Episoden eine aufgenommen wie man sich als Projektleiter optimal auf den Urlaub vorbereitet . Und da geht das durchaus.

Du siehst, das steckt ganz viel drin. Gerade so die Thematik Struktur, Vorbereitung aber auch an den einzelnen Menschen denken – wie wir beim Onboarding gesehen haben.

Du hast immer die Projektebene und immer die Ebene der Menschen. Und nur wenn du mit den Menschen gut kannst und eine gute gemeinsame Ebene findest – nur dann funktioniert auch das Projekt und auch dann bringt die ganze Struktur etwas.

Wir haben jetzt hier noch eine sehr schöne gemeinsame Meetup Zeit. Das wird nicht die letzte Podcast Episode sein, die du von unserem Meetup hier hörst. Vielleicht nehme ich auch nochmal mit den einzelnen Leuten Einzel-Episoden zu den jeweiligen Themen auf. Weil ich vermute, dass dich Themen wie Zusammenarbeit mit Designern, mit dem Vertrieb, generell Projektmanagement, Controlling, Onboarding, aber auch Thematik Projektleitung und Familie oder Zusammen mit Videoschnitt – das sind alles Themen da weiß ich das die dich interessieren. Also wir werden mal schauen, was wir jetzt in den Meetup-Tagen noch gemeinsam raus quetschen können.

Ich freue mich auf jeden Fall, dass du dabei warst und wenn du sagst: das ist ein cooler Podcast, das hat dir Spaß gemacht, das findest du gut, das bringt dir was – dann gib uns überall da fünf Sterne, vielleicht sogar acht oder zehn, wo du es machen kannst. Like uns, teile uns, und ich freue mich, wenn wir noch viele andere Projektleiter erreichen und denen helfen können.
Demnach sagen wir jetzt gemeinsam:

Alle:
Tschüss.

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