Folge 017 // Projektmanagement für Lars

Herzlich willkommen zur heutigen Podcast-Episode mit dem Titel „Projektmanagement für Lars“!. Für Lars? Warum für Lars? Ganz einfach, ich habe einen wunderbaren Leserbrief bekommen und gehe auf diesen in dieser Episode ein. Zusätzlich verrate ich dir viele Tipps zum Thema Projektmanagement und Urlaub.

Hier findest du alle Episoden vom Podcast Projektmanagement leicht erklärt.

Shownotes

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Episode 017: Projektmanagement für Lars

Hallo und herzlich willkommen zur heutigen Episode. Ich freue mich, dass du dabei bist.
Vielleicht ist dir schon aufgefallen, dass der Titel etwas merkwürdig klingt – Projektmanagement für Lars. Das liegt daran, dass ich einen Leserbrief bekommen habe auf den ich gleich eingehen werde.

Urlaub

Hörst du das? Stille. Nur ein leises Rauschen der Bäume. Ein Vogel sitzt da und zwitschert. Bienen fliegen. Ich bin im Urlaub. Drei Wochen. Ungewöhnlich. Also jedenfalls wenn man Selbständig ist. Das werden viele Selbständige bestätigen können. Nicht ohne Grund gibt es den Spruch: „Selbst und Ständig“. Und auch ich habe natürlich die Herausforderung, dass ich doch noch ein bisschen Arbeit mit in den Urlaub nehmen muss. Aber im Großen und Ganzen bin ich im Urlaub und habe jetzt auch Zeit Episoden zu drehen. Oder um es andersherum zu sagen: ich muss. Weil sonst kriege ich von Janine, die meine Episoden schneidet, ganz schön ärger. Denn heute ist schon Montag und Mittwoch geht die nächste Episode online.

Ein Einblick in meine Welt

Ich habe heute ein ganz besonderes Thema. Denn ich habe eine E-Mail bekommen. Das ist immer häufiger. Früher war das noch viel weniger. Heute sind es sehr viele Mails geworden, die ich bekomme. Und da stecken ganz viele interessante Sachen drin.

Erst einmal, wer hat mir geschrieben? Geschrieben hat mir Lars. Hallo Lars. Ich grüße dich. Im Grunde genommen ist diese Episode für dich. Und alle anderen dürfen zuhören. Und Lars hat etwas sehr Schönes gesagt. Er hat geschrieben: „Immerhin begleitest du mich jetzt schon ein gutes halbes Jahr.“ Und das ist was, was mir persönlich ganz viel gibt. Einfach zu hören und zu erfahren, dass ihr meinen Podcast hört. Dass euch die Informationen was bringen. Und dass ich euch begleite. Denn das ist auch das Ziel mit diesem Podcast: euch einen Einblick in meine Welt zu geben und euch auch mein Gedankengut mitzugeben. Dass ihr in eurer Arbeit, oder vielleicht auch in Kombination aus Arbeit und Privatleben, besser werden könnt.

Ganz am Anfang hat er geschrieben, dass er noch neben mir noch eine andere Quelle benutzt – nämlich „Projekte leicht gemacht“ von Andrea Windolph. Und da kann ich nur eine explizite Empfehlung aussprechen. Wenn du noch weiteren Quellen rund um Projektmanagement suchst, dann solltest du dir „Projekte leicht gemacht“ von Andrea Windolph angucken. Das ist eine Webseite und Andrea gibt da wirklich viele gute Tipps. Da wirst du auch unter anderem einen Gastartikel von mir finden. Also eine Quelle, die ich dir unbedingt ans Herz legen kann.

Dann hat Lars noch geschrieben, dass er als andere Quelle mein Projektmanagement Handbuch 3 gelesen hat. Wenn du auf Amazon guckst, wirst du sehen, es gibt mehrere Bücher von mir.
Das Einser und das Dreier zum Thema Projektmanagement.

• Projektmanagement Handbuch 1: Grundlagen mit Methoden und Techniken für Einsteiger – Einzelprojektmanagement, Zieldefinition, Projektstrukturplan, Risikoanalyse, Stakeholderanalyse
• Projektmanagement Handbuch 3: Multiprojektmanagement oder Portfoliomanagement.

Die besten Projektleiter in Deutschland

Lars hat eine sehr spannende Sache geschrieben. Er hat nämlich gesagt, er möchte zu den Fünf Prozent besten Projektleitern gehören. Und dieser Gedanke treibt mich schon ganz lange rum.
Wie wir das hinkriegen können. Und im Hintergrund arbeite ich auch schon an einem Coaching, um genau das zu ermöglichen.

Eine strukturierte Vorgehensweise um aus dir, so du denn auch das Potenzial mitbringst, einen der besten Projektleiter in Deutschland zu machen.

Die besten Fünf bis Zehn Projektleiter. Das du die Möglichkeit hast dazu zu gehören. Das ist natürlich nichts was in zwei Monaten möglich ist. Das ist eine durchaus lange Reise. Ich glaube aber, wenn man die initiiert – innerhalb von zwölf Monaten – dass dann darauf drei, vier, fünf, sechs sehr erfolgreiche Jahre folgen können, die dich in diese Top 10 katapultieren. Das ist was, woran ich arbeite. Da gehören für mich ganz viele Bereiche rein.
Projektleitung halt einfach nicht nur Projektmanagement-Wissen ist. Sondern auch ganz viel anderes:

• Change Management – was erwirkt oder bewirkt Veränderung in den Menschen.
• Führung – bestimmte psychologische Muster die ablaufen.
• Satisficing Verhalten oder kognitive Dissonanz – Wissen generell über das, was im Kopf passiert.

Ganz grob erklärt, wenn du es noch nie gehört hast: unser Kopf versucht kognitive Dissonanz zu vermeiden. Also eine Entscheidung, die wir in eine Richtung getroffen haben wollen wir dann auch weiter fortsetzen. Das liegt nicht daran, dass sie unbedingt gut ist. Sondern dass unser Gehirn schlecht damit zurechtkommt, dass wir uns dann gegen das entscheiden wo wir uns schon mal dafür entschieden haben.

Das Satisficing Verhalten im Gegenzug ist zum Beispiel etwas was du beim Autokauf machst: du schränkst schon vorher über die Marke ein, was du eigentlich für ein Auto haben willst statt den ganzen Markt zu betrachten. Das heißt du reduzierst runter und schränkst die Auswahl so massiv ein, dass eigentlich nur noch die logische Konsequenz übrigbleibt, die du sowieso haben wolltest. Und davon gibt es natürlich eine ganze Menge an Mechanismen und je mehr dieser Mechanismen wir verstehen. Dazu auch noch Unternehmenskultur, wie der Menschen generell tickt, wie Kommunikation funktioniert, wie auch virtuelle Teams funktionieren.

Wenn wir das Alles verstehen, analysieren und anwenden können – dann bewegen wir uns auf so einem Niveau zwischen den Menschen, dass der Projekterfolg quasi unausweichlich ist.

Und wenn wir das dann noch mit einem Vorfilter kombinieren, das wir vielleicht auch gar nicht mehr jedes Projekt annehmen – sondern nur eine ganz bestimmte Auswahl an Projekten. Dann kommen wir natürlich in einen ganz spannenden Erfolgsbereich rein. Und das ist was, wo manch einer sagt „Warum soll ich denn nicht jedes machen?“. Und dann kann man nur sagen: „Mach nur die Projekte wo du der Meinung bist, dass du es wahrscheinlich erfolgreich abschließen wirst.“ Denn ein Projekt, wo du schon ahnst, dass es scheitern wird, das solltest du gar nicht annehmen. Du wirst über deinen Projekterfolg beurteilt. Und deswegen solltest du nur die nehmen, von denen du auch denkst, dass sie erfolgreich werden. Das ist einer der ausschlaggebenden Punkte um am Ende eine höhere Erfolgswahrscheinlichkeit zu haben als alle anderen Projektleiter.

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Ein geniales Feedback

Die Nachricht von Lars hat mich vor ein paar Tagen abends erreicht. Ich war eigentlich nicht so gut drauf, war down. Die Nachricht hat mich aber echt berührt und froh gestimmt, weil er einfach nur Danke sagen wollte. Er wollte sich einfach nur bedanken für das, was ich hier im Podcast an Wissen preisgebe. Er hat mir auch noch dazu geschrieben, dass ihn das sehr positive beeinflusst und dass er einige der Tipps auch umsetzt und sie wirklich gut wirken. Er auch einen besseren Bezug zu seinem virtuellen Team gefunden hat. Und das ist für mich ein ganz geniales Feedback. Und ich denke aber auch für dich, andere Hörer, der du nicht Lars bist, ist das auch ein ganz wertvolles Feedback. Weil du siehst, dass es funktioniert. Und das ist das Wichtige. Ich gebe dir Sachen an die Hand die funktionieren. Dinge die Praxiserprobt sind, die ich in meinen Projekten anwende. Und Sachen die du dann auch für dich anwenden kannst.

Die Wünsche von Lars

Lars hat mir noch eine Themenliste mitgegeben, ein paar Wünsche die er hat. Darum wird es in den nächsten Episoden auch gehen:

• wie gehe ich mit schwierigen Stakeholdern oder auch Kunden in verfahrenen Situationen um?
  Das Ganze ist jetzt irgendwie stagniert und plötzlich klappt es nicht mehr so richtig. Und an der Stelle sind wir ganz schnell in einer Verhandlungstheorie drin. Auch eine ganz wichtige Sache für Projektleiter: verhandeln können. Und sich damit auch auszukennen.
• Wie kann ich mein internes Team, was mir vielleicht auch gar nicht direkt unterstellt ist, stärker an mich binden? Wie kann ich die Aufgaben gut an sie delegieren, ohne sie zu ärgern? Wie bekomm ich Statusupdates von ihnen? Also das sie Loyalität bringen. Da kann ich nur sagen, da gibt es einige Tipps und Tricks, die funktionieren. Ich habe einige Teammitglieder, die gar nicht Teil meines Teams sind, die mir gegenüber aber ziemlich loyal sind. Und auch die Aufgaben erfüllen, die ich von ihnen möchte. Und das auch in guter, angemessener Qualität. Das hat auch ganz viel mit Wertschätzen zu tun.
• Thematik „Lieferanten pflegen und gleichzeitig überwachen“.
• Eine Art „Lets do it“ YouTube-Kanal, wo man mir ein bisschen über die Schulter gucken kann. Ich habe das eine Zeitlang in meinem Facebook Profil gemacht. Also wenn du mir folgen möchtest, kannst du auf jeden Fall noch mein Facebook Freund werden. Ich bin der Typ, der meine Frau küsst – daran erkennst du mich. Da zeige ich immer mal wieder in Form von Live Videos das ein oder andere.

Das ist aber natürlich auch immer eine Frage der Zeit. Gerade jetzt habe ich eine sehr aktive Projektwelt. Wir haben Produkte mit anderen Unternehmen zusammen gestartet. Und Überarbeiten gerade ein komplettes Portfolio. Das ist natürlich sehr aufwendig. Wir bringen gerade eine große Jobkonferenz auf den Weg. Wir haben halt ganz viele unterschiedliche Projekte laufen. Die sind alle gerade auf dem Zenit der Aufwendigkeit.
Also der richtige Moment um in den Urlaub zu fahren. Das führt dann leider auch dazu, dass ich für diese Dinge ein bisschen weniger Zeit habe.
Trotzdem habe ich aber auch intern besprochen: Wie gehen wir mit Nachfragen generell zukünftig um? Ich bekomme immer mehr Mails und die bleiben natürlich auch eine Weile liegen. Und das werde ich in Zukunft anders machen. Ich werde Sprachnachrichten als Antwort schicken. Beziehungsweise mein Team schickt sie dann und ich spreche die ein – weil das einfach viel schneller geht. Und die Themen, die davon spannend für alle sind, die nehme ich in den Podcast-Episoden mit auf. Also wenn du sagst: „Ich habe einen Themenwunsch oder ich habe eine Frage“, dann schicke mir doch eine E-Mail. Und dann beantworte ich dir die Frage als Sprachnachricht und dazu kommt, dass ich die Themen, die für alle spannend sind, da halt auch wirklich mit in den Podcast aufnehme.

Wie organisiere ich mich vor dem Urlaub?

Ich glaube das ist etwas, was für viele interessant ist. Denn die Projektwelt bleibt ja in der Regel nicht stehen. Und das Problem oder die Herausforderung habe ich auch. Alle meine Projekte laufen weiter. Das muss ich natürlich auch aus dem Urlaub heraus irgendwie managen. Und da gibt es ganz viele Aspekte, die da reinspielen.

Einer ist, so albern es klingt: Internet. Also Erreichbarkeit. Wir sind jetzt aktuell in Schweden. Im Hinterland. Um uns herum sind auch nur Schweden. Das heißt, wir sind da wo die Menschen wohnen. Und das Internet hier im Haus – es gibt ja den Spruch: kein Internet ist besser als langsames Internet. Und genau diesen Zustand haben wir auch. Es ist zu langsam. Ich kann also de facto nichts machen. Ich kann mit niemandem kommunizieren. Und das habe ich aber auch schon befürchtet. Und deswegen habe ich mir von Anfang an einen Mobile Router gekauft. Das heißt, in dem Fall hat die Telekom Angebot dafür. Unterschiedliche Preise 30 bis 50 Euro im Monat für 1 bis 10 GB pro Monat. Und genauso einen Router habe ich mir gekauft. Jetzt gab es leider einen Fehler bei der SIM-Karte, deswegen musste ich meine Handy SIM-Karte reinstecken. Hat aber am Ende auch funktioniert. Und so habe ich die Möglichkeit jetzt doch mobiles Internet zu haben. Natürlich nicht zu viel. Um auf die ein, zwei Sachen zu gucken, die ich dann doch noch machen muss. Das ist für mich einer der Vorbereitungsfacts, damit ich mich wirklich entspannen kann.

Denn wenn ich weiß, dass wichtige Sachen liegen bleiben, dann stresst mich das natürlich total. Man würde jetzt sagen, Urlaub ist aber viel besser, wenn ich jetzt wirklich hundert Prozent Urlaub machen kann. Sehe ich aus so. Es ist natürlich viel besser, wenn ich mir gar keinen Kopf um die Arbeit machen muss. Aber wir machen Projektgeschäft. Und das muss man sich immer vor Augen führen. Projektgeschäft heißt die Dinger laufen drei, sechs, zwölf Monate oder noch viel, viel länger. Und die meisten Projekte liegen nicht in der Mitte dazwischen irgendwie mal für drei Monate still oder für drei Wochen. Es gibt aktive und weniger aktive Phasen.

Prioritäten setzen

Und so habe ich zum Beispiel im Vorfeld auch meine Projekte klassifiziert. Das heißt es gibt welche, die sind gerade in der heißen Phase und es gibt welche, die sind nicht in der heißen Phase. Und als Erstes kümmere ich mich um die, die nicht in der heißen Phase sind. Das heißt, ich vergebe Aufgaben an Teammitglieder für die drei Wochen. Und gucke zwischendurch dann auch mal in den Status rein. Beziehungsweise lasse mir ein kurzes Statusupdate geben. Da schicke ich eine Erinnerung. Weil die denken natürlich ich melde mich in meinem Slack nicht – also in unserem Kommunikationstool. Ich bin ja auch weg. Das muss man dann halt nochmal abfragen. Aber diese Updates sind schon wichtig. Denn ich muss natürlich sehen, dass es auch weiterläuft. So dass der Punkt erreicht ist den ich brauche, wenn ich wiederkomme. Ich muss natürlich auch ungefähr drei, vier Tage bevor ich wieder da bin – oder auch eine Woche – aktiv werden. Und nochmal zwei, drei weitere Sachen anleiern. Damit es so weiterläuft, als ob ich gar nicht weg gewesen wäre.

Da fange ich zuerst mit den Projekten an, die keine höhere Priorität haben. Damit ich die als Erstes aus dem Weg habe. Und dann habe ich noch einige Projekte, die natürlich eine deutlich höhere Priorität haben. Wir gründen gerade eine gemeinnützige GmbH. Parallel ist noch eine zweite GmbH Gründung in Arbeit. Und das sind alles Sachen, die natürlich ein bisschen akuter sind. Wir haben jetzt gerade mehrere Launches abgeschlossen. Dann muss ich priorisieren und muss mir natürlich einen detaillierten Plan machen für die Zeit. Wer macht was und welche Aufgaben müsste ich eigentlich machen? Und welche von diesen Aufgaben kann ich vielleicht schieben? Und welche muss ich wirklich in der Zeit machen? Und am Ende sollten maximal zwei, drei Aufgaben übrig bleiben die du im Urlaub machst. Im besten Fall natürlich gar keine – das ist der aller beste Fall. Aber höchstwahrscheinlich bleiben zwei, drei Sachen da.
Wir haben zum Beispiel direkt nach meinem Urlaub ein Videodreh für ein E-Learning mit Schauspielern und Statisten und so. Und der Termin ging nicht anders zu legen, das ist zeitlich bedingt. Das heißt dann im Gegenzug auch, dass ich dafür Sorgen muss, dass die Sachen dann bis dahin vorbereitet sind. Und da muss ich mich dann im Urlaub, insgesamt wahrscheinlich so acht Stunden hinsetzen und ein paar Sachen vorbereiten. Aber ich habe die Arbeit runterreduziert und mache nur das. Alles andere bleibt liegen oder ist auf andere Leute umverteilt. Und ich akzeptiere auch, dass ich zur Not nochmal darüber arbeiten muss. Das ist dann auch vollkommen okay.

Team-Kommunikation

Das ist der berufliche Teil des Urlaubs. Dazu habe ich noch geregelt, dass mein Team mich nicht per Slack – Slack ist ja unser normales Kommunikationstool – anschreibt, wenn etwas Dringliches ist. Sie schreiben in Slack die normalen Sachen rein, wo ich dann vielleicht drauf antworte – vielleicht auch nicht. Das wissen auch alle. Aber ich habe ihnen auch gesagt, sie sollen mich direkt anschreiben, wenn etwas wirklich Dringendes ist. Also auf mein Handy. Und das hilft mir natürlich auch nochmal abzuschalten. Weil ich weiß, solange sich da keiner meldet ist im Großen und Ganzen alles in Ordnung. Das läuft vielleicht nicht so schnell wie ich das gerne möchte, das läuft vielleicht nicht so schnell wie, wenn ich da wäre – aber es läuft grundsätzlich, es gibt keine Krisen und es gibt keine Probleme.

Stakeholder-Kommunikation

Und dann hast du natürlich die Stakeholder für dein Projekt. Und je nachdem ob du eins oder mehrere hast ist das Vorgehen eigentlich fast das Gleiche. Bei einem musst du nur einen Teil der Stakeholder informieren. Bei mehreren Projekten musst du natürlich relativ viele Stakeholder informieren. Die wichtigen Stakeholder informiere ich immer persönlich. Das heißt, ich sag ihnen ich bin dann und dann im Urlaub, ich bin per Telefon erreichbar, wenn was sein sollte – dadurch erzeuge ich ein Gefühl der Sichtbarkeit und der Erreichbarkeit. Die wenigsten rufen an. Also von den Stakeholdern haben mich ein, zwei Mal im Urlaub angerufen – mehr aber auch nicht. Das ist extrem selten.

Und dann habe ich aber natürlich Projekte, die sind vielleicht sehr Zeitintensiv. Da muss die andere Seite wissen, dass die weiter laufen während ich weg bin.

Da sage ich dann: „Ich bin im Urlaub, ich bin im Urlaub nicht erreichbar – außer für Sie. Für Sie bin ich erreichbar.“ Punkt.

Und das wird die andere Seite in der Regel auch nicht annehmen. Außer es sollte etwas wirklich Dringendes sein. Aber ich erzeuge auch damit eine sehr vertrauensvolle Situation mit dem Stakeholder. Weil er weiß, dass er aufgrund seines Projektes, aufgrund der Zeitsensitivität etwas Besonderes ist.
Da liegt ein ganz großer Schlüssel im Stakeholdermanagement drin. Und auch so wie ich es formuliert habe. Ich habe gesagt: „Ich bin im Urlaub. Ich bin nicht erreichbar. Außer für Sie.“
Das ist was anderes, als wenn ich sagen würde: „Ich bin im Urlaub natürlich für Sie erreichbar. Für alle anderen nicht. Aber für Sie.“
Die Reihenfolge macht einen Unterschied. Weil es eine gewisse Erwartungshaltung vorbeugt.
Das macht ganz klar: Ich bin im Urlaub. Ich bin nicht erreichbar. Außer für Sie.
Bitte lasse dir das auf der Zunge zergehen. Das ist das, was ich vorhin meinte: die fünf bis zehn Prozent besten Projektleiter. Schon das kleine Wording in solchen Situationen kann einen elementaren Unterschied machen. Das heißt, wenn du wirklich zu den Top Projektleitern gehören willst, dann musst du genau das – meiner Meinung nach – im Griff haben. Was du wann in welchen Situationen wie sagst. Und dazu gehört es vorher auch darüber nachzudenken, wie die Wirkung bestimmter Kombinationen ist. Das sind natürlich Nuancen. Wir reden hier von den besten fünf bis zehn Prozent. Im Normalfall reicht es auch aus, wenn du sagst: „Ja lieber Stakeholder, ich bin nicht da. Wenn etwas ist, ruf mich an.“ Aber du willst ja zu den Top-Leuten gehören. Und dann sind solche Nuancen einfach unheimlich relevant.

Der private Teil

Im privaten Teil arbeite ich ganz klar mit Checklisten. Wir haben vier Kinder, drei Hunde, bei uns kommen noch zwei Omas mit in den Urlaub. Alles viel, alles Trubel und es ist natürlich auch stressig und anstrengend. Ohne Checkliste komme ich da nicht klar. Das heißt es gibt Packlisten, die nehme ich von jedem Urlaub auch mit. Die sind Digital und einmal erstellt. Und dann werden die auf den neuen Urlaub übertragen und wir streichen wir sie ab. Wir fangen in der Regel so zwei Wochen vorher an. An einem bestimmten Sammelpunkt alle Sachen zu sammeln, und die dann auf der Packliste abzustreichen, alles vorzubereiten. Und dann wird es ja immer stressiger und rückt näher. Irgendwann erstelle ich Packlisten für die Tage. Das heißt wir sind jetzt an einem Samstag gefahren – es gab dann eine Packliste für Donnerstag, eine für Freitag und eine für Samstag. Denn ich kann ja nur eine bestimmte Menge an einem Tag schaffen. Und wenn ich diese ganze Packliste habe, dann demotiviert mich das natürlich, es irritiert mich auch. Und es bringt mich auch dazu, dass ich dann vielleicht Sachen packe die jetzt noch gar nicht so sinnvoll wären. Und deswegen macht es Sinn das dann in die einzelnen Tage zu unterteilen. Zum Beispiel haben wir ja kleine Kinder. Das heißt, die Flaschen und das Flaschenreinigungsset, das Babyfon – solche Sachen kann ich dann erst am Abfahrtstag einpacken. Die haben dann vorher gar nichts auf der Liste zu suchen. Also brauche ich mir meine Liste damit auch nicht vollspammen.

Das ist auch etwas, was du für dich mitnehmen kannst, wenn du Events organisierst. Denn genauso gehst du auch bei Events vor. Du hast unterschiedliche To-Do-Listen, die sich anhand der Zeitachse orientieren. Du packst deine Arbeitspakete auf bestimmte Tage. Und ein Event ist immer eine terminierte Geschichte. Das haben wir in ganz vielen Projekten nicht – da können wir irgendwie schieben. Aber Event sind immer hundert Prozent terminiert. Denn das Event beginnt irgendwann. Unsere Abfahrt nach Schweden hat irgendwann begonnen. Und bis dahin muss ich fertig sein. Und dann kann ich anhand dieser Packlisten, anhand der Tage, auch nochmal nach Prioritäten unterscheiden. Dann sollte ich mir auch immer die zehn Minuten nehmen, um meine Liste für den nächsten Tag zu aktualisieren. Das heißt, ich habe am Mittwoch die Listen für Donnerstag, Freitag, Samstag geschrieben. Am Donnerstagabend habe ich die Listen dann angepasst für Freitag und Samstag. Und am Freitagabend habe ich die Liste für Samstag nochmal angepasst. Und das ist was, was als Zeitinvest immer da sein sollte.

Das ist etwas, was ich persönlich auch generell immer mache. Vor einem Arbeitstag setze ich mich am besten am Abend davor hin, überlege mir was ich die Woche tun muss, was ich an diesem Tag konkret tun muss und in welcher Reihenfolge ich es tue. Also womit ich anfange und was dann von der Priorität vielleicht auch an dem Tag, relativ weit runterfallen kann. Also das heißt: Prioritätsmanagement im Prioritätsmanagement. Wir haben unterschiedliche Aufgaben, unterschiedliche Prioritäten über ein Projekt gesehen. Und das brechen wir auf den Tag runter und setzen uns am Tag selber dann auch nochmal wieder Prioritäten. Das führt zu einem sehr zielgesteuerten, produktiven Arbeiten. Das erzeugt natürlich auch Stress – dessen muss man sich immer bewusst sein. Man muss dann mit diesem Stress umgehen können. Aber es macht dich unheimlich produktiv.
Ich habe ganz oft die Frage: „Wie schaffe ich es, dass ich so viel schaffe?“ Ich meine ich habe sehr viele Projekte gleichzeitig, die ich leite. Und da habe ich auch selbst immer noch sehr viel operative Arbeit, die ich mache. Und das geht meiner Meinung nach nur wenn du mit einer richtig guten Struktur arbeitest. Und dazu gehört immer wieder: dir Zeit zu nehmen für ein Gesamtreview Prozess. Also über alle Projekte, über alle Ziele, über alle Stati. Und dann aber auch in klein auf Tagesebene: „Was ist mein Ziel für diese Woche? Was ist mein Ziel für heute? Welche Aufgaben muss ich machen? A, B und C Prio.“

Mein Geheimtipp für die ultimative Produktivität: mische immer eine unwichtige Aufgabe mit rein, die dir richtig Spaß macht. Das ist was, was ich ganz gerne mache. Auch wenn der Zeitdruck mega groß ist, setze ich zur Not mal was, was wichtig ist zurück – wenn ich es ätzend finde. Und setze dafür was rein, was vielleicht nicht so wichtig ist, was mir aber Spaß macht.

Warum? Damit ich langfristig motiviert bleibe. Und das ist natürlich immer das Ziel. Wir sind ja keine Maschinen. Wir sind Menschen. Und Spaß gehört einfach dazu. Die Arbeit muss mir Spaß machen. Und das wird bei dir nicht anders sein. Deswegen schaue immer, dass auch Aufgaben mit dabei sind wo du sagst: „Da habe ich Bock drauf. Wenn ich jetzt noch zwei, drei Sachen erledige, von denen die vielleicht nicht so toll sind, dann mache ich die eine coole Sache und habe damit auch Spaß. Und kann meine Kreativität auch ausleben. Denn meine Erfahrung ist, die meisten Projektleiter die ich kenne sind unheimlich kreativ und Projektmanagement ist ja was, was ab einem bestimmten Punkt wenig mit Kreativität zu tun hat. Sondern vor allem mit strukturierten abarbeiten und da muss man aufpassen, dass die eigene Kreativität nicht verloren geht.

Ich werde jetzt weiter meinen Urlaub genießen. Ich wünsche dir ganz, ganz viel Erfolg bei allen Projekten die da sind. Wenn du sagst, du hast Bock auf ein Coaching, was dich zu den besten fünf bis zehn Prozent der Projektleiter in Deutschland macht, dann schreibe mir doch eine Nachricht und wir können uns einfach mal unterhalten.
Ansonsten, wenn du Fragen hast, schreibe mir eine E-Mail. Ich werde deine Fragen natürlich gerne beantworten.
Ich freue ich mich, wenn wir uns in der nächsten Episode wieder hören. Und wenn dir die Episode heute gefallen hat, dann lasse mir gerne einen Daumen nach oben da, gib mir eine positive iTunes Bewertung und teile die Episode mit deinen Freunden. Hier findest du schon bald die Transkription dieser Podcast-Episode.

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