Folge 002 // Was ist ein Projekt und was ist Projektmanagement?

In der heutigen Episode klären wir die Fragen: Was sind eigentlich Projekte? Was sind versteckte Projekte? Wie kannst du sie erkennen? Und was genau ist Projektmanagement?

Am Ende dieser Episode hast du einen Überblick über die Begriffe Projekt und Projektmanagement und wirst sie in deinem Alltag gezielt anwenden können.

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Shownotes

Ich habe dir eine Checkliste zum Erkennen von Projekten erstellt. Diese findest du in meiner Community unter Downloads. Hier erhältst du kostenlos Zugang.

Hier erfährst du mehr über die Projektwürdigkeitsprüfung.

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Episode 002: Was ist ein Projekt und was ist Projektmanagement?

Herzlich willkommen in dieser Episode. Wir werden uns heute anschauen: Was sind eigentlich Projekte? Was sind versteckte Projekte? Wie kannst du sie erkennen und was ist eigentlich Projektmanagement? Am Ende dieser Episode wirst du einen Überblick über die Begriffe Projekt und Projektmanagement haben und sie in deinem Alltag gezielt anwenden können.

Was sind Projekte?

Auf einem typischen Schreibtisch flattern jeden Tag Aufgaben um Aufgaben rein. Du hast deinen Schreibtisch und es kommt etwas und es kommt noch etwas und hier kommt eine E-Mail und da kommt ein Anruf und „Kannst du nicht mal?“ und „Kannst du nicht dies machen?“ und „Kannst du nicht das machen?“. Vielleicht kommt eine Führungskraft ins Büro und sagt: „Ach, mach doch noch dies und mach doch noch das hier!“. Dort kommen jede Menge Aufgaben. Nun ist aber die große Herausforderung, dass manche dieser Aufgaben gar keine Aufgaben sein werden, sondern mit großer Wahrscheinlichkeit Projekte. Und das Schlimme ist, dass wir bei Projekten besondere Scheiter-Wahrscheinlichkeiten haben. Das heißt, dass ein Projekt schief geht, ist viel wahrscheinlicher als dass eine Aufgabe schief geht. Deswegen ist es umso wichtiger, dass du erkennst, wann es sich wirklich um ein Projekt handelt.

Wir in Deutschland sind reguliert, das heißt, wir haben DIN-Normen. Und es gibt natürlich auch für Projektmanagement eine DIN-Norm und diese hilft uns, auch wenn wir damit vielleicht gar nicht täglich arbeiten, zu erkennen, ob sich das, was auf meinem Schreibtisch flattert, um ein Projekt handelt oder nicht. Die DIN-Norm gibt im Grunde Kriterien vor und ein paar dieser Kriterien möchte ich jetzt mit dir durchgehen.

Projekte zeichnen sich vor allem dadurch aus, dass sie einen definierten Anfang und ein definiertes Ende haben. Es ist klar, wann das Ganze beginnt, und es ist klar, wann das Ganze aufhört.

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Dazu gibt es dann noch ein Ziel – etwas, was erreicht werden soll, etwas, was anders sein soll, wenn das Projekt abgeschlossen ist. Die beiden Kriterien helfen uns alleine jetzt nicht wirklich weiter. Es ist immer noch schwer, ein Projekt von einer Aufgabe abzugrenzen. Es gibt weitere Kriterien, die Licht ins Dunkel bringen werden. Projekte zeichnen sich in der Regel durch eine gewisse Einmaligkeit aus. Ich habe etwas, was ich sonst nicht tue. Etwas, was ich so vielleicht noch nie getan habe. Vielleicht habe ich schon etwas Ähnliches getan aber genau das, in genau dieser Konstellation habe ich noch nicht gemacht. Nehmen wir zum Beispiel an, du bist schonmal Tandem gefahren mit deiner Schwester und jetzt fährst du mit deinem Bruder Tandem. Dann hast du zwar generell das Tandemfahren schon mal gemacht aber mit deinem Bruder ist es nochmal anders als mit deiner Schwester. Wir haben hier also eine gewisse Neuartigkeit. Und so ist es natürlich auch, wenn wir es auf den Businesskontext beziehen. Nehmen wir an, du baust in dem Unternehmen, wo du gerade bist, eine Marketingabteilung auf mit mehreren Mitarbeitern. Das hast du schonmal in einem anderen Unternehmen gemacht. Also hast du Erfahrung mit dieser Art von Projekten. Aber trotzdem ist das Projekt, was du gerade machst, sehr einmalig, denn in diesem Unternehmen wurde noch nie eine Marketingabteilung aufgebaut und du hast auch noch nicht mit den Menschen zusammengearbeitet. Das heißt, Projekte können sich ähnlich sein. Sie sind in sich aber oft auch durch die Menschen bedingt, die das Projekt dann durchführen, einmalig. Und dazu gehört auch eine gewisse Komplexität – das ist nichts Kleines, das ist nichts Einfaches, sondern es liegt eine gewisse Schwierigkeit darin. Und diese Komplexität ist ein ganz spannender Punkt, denn sie ist durchaus subjektiv. Etwas für dich unheimlich Komplexes kann für mich total einfach sein und umgekehrt. Es ist immer auch ein bisschen mit der Erfahrung verknüpft. Da gehe ich aber später in dieser Episode nochmal drauf ein.

Wir hatten also gesagt, ein Projekt hat einen definierten Anfang und ein definiertes Ende. Es gibt ein Ziel. Es hat eine gewisse Einmaligkeit. Es hat eine gewisse Komplexität. Und wir gehen davon aus, dass es begrenzte Ressourcen gibt – die Zeit ist begrenzt, das Geld ist begrenzt, das Personal ist begrenzt und vielleicht gibt es auch noch andere Begrenzungen. Wir haben nur ein Fahrzeug zur Verfügung, wir haben nur ein Auto zur Verfügung oder irgendetwas in der Richtung. Haben wir das, dann gibt es noch das letzte Kriterium. Das ist die sogenannte projektspezifische Organisation. Das heißt, es arbeiten Menschen zusammen, die normalerweise nicht zusammenarbeiten. Das kann der Fall sein, wenn du zum Beispiel ein Projekt mit externen Dienstleistern hast. Das kann der Fall sein, wenn du ein Projekt hast, bei dem unterschiedliche Abteilungen zusammenarbeiten oder du auch neue Leute ins Team holst, mit denen du so vorher noch nicht zusammengearbeitet hast. Und es gibt natürlich den einen Sonderfall: Du arbeitest in einem reinen Projektteam und ihr macht nur Projekte. Auch dann würden wir von einer projektspezifischen Organisation reden, weil diese Organisationsform, dieses Team ja speziell für Projekte eingeführt wurde. Also nochmal alle Kriterien hintereinander weg, um es ein bisschen leichter, begreifbarer zu machen:

Es gibt einen definierten Anfang und ein definiertes Ende. Es gibt ein Ziel. Es gibt begrenzte Ressourcen. Es gibt eine projektspezifische Organisation. Das Ganze hat eine gewisse Einmaligkeit und es ist eine gewisse Komplexität gegeben. Wir können also sagen: Wenn all das gegeben ist, dann reden wir von einem Projekt.

Ich kann dir nur empfehlen dir die Checkliste herunterzuladen. Einfach ausdrucken und in den nächsten Tagen darauf achten, wann bei den Sachen, die du machst, genau diese Kriterien erfüllt sind. Du wirst mit großer Wahrscheinlichkeit feststellen, dass eine Vielzahl der Dinge, die du da machst, am Ende Projekte sind. Das ist gar nicht so überraschend. Ich stelle das in vielen Unternehmen immer wieder fest. Es gibt unheimlich viele Projekte. Natürlich muss am Ende nicht alles auch als Projekt behandelt werden, aber erst einmal der Definition nach beziehungsweise der Kriterienliste nach, handelt es sich um ein Projekt. Und es kann sogar eine Art Serienprojekt sein. Das heißt, wir wiederholen das gleiche Projekt immer und immer wieder, nur natürlich mit etwas anderen Rahmenbedingungen.

Ein gutes Beispiel dafür ist das Veranstalten einer Konferenz. Nehmen wir an, du hast letztes Jahr eine Konferenz veranstaltet und dieses Jahr veranstaltest du eine neue Konferenz – beides sind Projekte, beide bringen eine gewisse Einmaligkeit mit und trotzdem sind sie sich relativ ähnlich. Das ist dann eine Art Serienprojekt. Du hast es schon mal gemacht und du wiederholst es, aber in sich ist es immer noch einmalig. Es ist ein anderes Jahr. Es ist vielleicht eine andere Location. Es sind andere Teilnehmer. Es sind andere Speaker. Es ist nun mal nicht genau das Gleiche. Es ist keine Art von Serienaufgabe.

Projektwürdigkeit?

Jetzt hatte ich gesagt, du kriegst im Endeffekt eine Art Prüfschema an die Hand. Und das Erste ist: Wir stellen uns wieder vor, du sitzt an deinem Schreibtisch. Dein Chef oder deine Chefin kommen rein, sagen dir, du sollst etwas erledigen. Und du gehst die Checkliste durch und du stellst fest: „Ah, okay. Es handelt sich um ein Projekt.“ Und dann müssten meiner Meinung nach noch zwei weitere Checks folgen, nämlich der Check nach der sogenannten Projektwürdigkeit – ist das, was ich da als Projekt identifiziert habe, es auch wert, als Projekt behandelt zu werden? Und dann die zweite Frage: Wie ist es mit deiner Erfahrung und Komplexität? Hast du Erfahrung mit solcher Komplexität und hast du generell Erfahrung mit dem Projekt?

Schauen wir uns zuerst die Projektwürdigkeitsprüfung an. Das ist eine Projektmanagement-Methode. (Der ausführliche Content zu diesem Thema erscheint bald als eigener Blogpost.) Grob gesagt haben wir eine Reihe von Kriterien, anhand derer wir entscheiden, ob wir das Ganze als Projekt behandeln und auch als was für ein Projekt wir das Ganze behandeln.

Wie kann man sich das jetzt vorstellen? Nehmen wir an, ich baue eine neue Webseite auf. Ich möchte einen Online-Store für Sneakers auf den Markt bringen und für diesen Online-Store brauche ich natürlich eine Webseite, eine Shop-Seite. Das ist jetzt mein Projekt. Mein Projekt ist es jetzt, diesen Online-Shop aufzusetzen. Und dann kann ich mir für die Projektwürdigkeitsprüfung bestimmte Kriterien überlegen. Beispiele sind: Budget, strategische Relevanz, Projektumfang, also wie viele Stunden werden in das Projekt investiert, Projektdauer, involvierte Mitarbeiter, und ich kann im Endeffekt auch Nullwerte definieren. Also ich kann sagen: Wo ist meine Mindestgrenze, mein Mindestwert, damit es sich überhaupt für mich um ein Projekt handelt? Nur weil die Definition sagt, dass es sich um ein Projekt handelt, heißt es nicht, dass ich es auch als Projekt behandle. Und das ist auch immer ein bisschen von deiner Erfahrung abhängig. Wenn du sehr viel Erfahrung hast und ein kleines Projekt auf dich zukommt, dann wirst du es wahrscheinlich einfach wegarbeiten, jemand anderes kann das vielleicht nicht so einfach, weil ihm die Erfahrung fehlt. Und deswegen ist eine Projektwürdigkeitsprüfung auch immer höchst individuell. Das heißt, sie wird immer für das Unternehmen oder auch für Abteilungen im Unternehmen sein und darauf ganz gezielt angepasst. Und dann kann es sein, dass du mit unterschiedlichen Endergebnissen arbeitest. Von mir aus hast du die Projektwürdigkeitsprüfung so entwickelt, dass es für dich sein kann, dass das es kein Projekt ist, ein kleines, ein mittleres oder ein großes. Was sind die Konsequenzen? Kein Projekt könnte heißen, das wir halt auch genau das machen. Kein Projektmanagement, weil wir es nicht als Projekt behandeln, sondern es wird als Aufgabe behandelt. Die zweite Variante wäre dann ein kleines Projekt. Dann könnten wir sagen: bei kleinen Projekten machen wir immer einen Projektstrukturplan. Das ist im Endeffekt eine Sammlung aller anfallenden Arbeitspakete im Projekt und diese dann wiederum strukturiert. Bei einem mittleren Projekt machen wir immer noch eine Risikoanalyse, einfach weil bei mittleren Projekten das Risiko durch die Größe bedingt generell ein bisschen höher ist und deswegen wollen wir diese Risiken auch erkennen. Und jetzt nehmen wir an, wir sind in einem mittelständischen Unternehmen oder in einem Konzern organisiert, dann würden wir sagen: Bei großen Projekten ist immer die Abteilungsleitung oder auch die Geschäftsführung involviert. Und so hätten wir dann aus dieser Projektwürdigkeitsprüfung auch einen echten Mehrwert.

Wir prüfen generell erst einmal nach unterschiedlichen Kriterien ab, um was für ein Projekt es sich handelt. Und daraus, was für ein Projekt es ist, leiten wir dann ab, was wir mit diesem Projekt tun.

Meiner Erfahrung nach gibt es zwei Unternehmenstypen: Die einen, die nie so richtig wissen, ob sie es jetzt als Projekt behandeln oder nicht, und die anderen, für die alles ein Projekt ist. Und für beide Organisationen ist es meiner Meinung nach sinnvoll, eine Projektwürdigkeitsprüfung zu machen. Sie hilft mir zu erkennen, wenn es am Ende doch nur eine Aufgabe ist und ich es gar nicht als Projekt behandeln sollte. Und sie hilft mir genauso zu erkennen, wenn da große Projekte angeschlichen kommen. Das ist nämlich auch der Punkt, auf den ich hinauswill – versteckte Projekte. Also sie hilft mir zu erkennen, wenn große Projekte angeschlichen kommen und diese dann auch entsprechend zu behandeln. Denn große Projekte haben nun einmal eine erhöhte Scheiter-Wahrscheinlichkeit gegenüber einfachen Aufgaben und dann ist es umso wichtiger, dass ich meine Projektmanagement-Methoden einsetze, damit die Projekte nicht scheitern.

Versteckte Projekte

Es kommt immer wieder vor, dass sich Projekte als Aufgaben tarnen. Und da sind auch meiner Meinung nach erfahrene Projektmanager nicht vor gefeit. Also ich bin es jedenfalls nicht. Mir passiert es regelmäßig, dass ich irgendeine Aufgabe durchgehen lasse und erst beim Bearbeiten der Leute merke: „Uh, das ist doch ganz schön komplex. Das ist eigentlich eher ein Projekt.“ Was ich mir generell angewöhnt habe: Immer, wenn ich mit Externen zusammenarbeite, erstelle ich einen Projektstrukturplan. Das ist für mich ein Grundkriterium, damit es mir da zumindest nicht durch die Finger gleitet. Aber das mache ich natürlich nicht für jede Aufgabe, die auf mich zukommt. Und manchmal gleiten Dinge auch einfach durch und ich erkenne nicht, dass sie eine gewisse Komplexität mitbringen und dadurch eigentlich in die Kategorie Projekt fallen.

Ein Beispiel dazu: Ich hatte eine Mitarbeiterin von mir gebeten, Akquise-E-Mails zu verschicken, in einem relativ festen Rahmen. Am Ende sind die falschen E-Mails, zur falschen Zeit, an die falschen Personen mit den falschen Anhängen verschickt worden. Also es ist wirklich alles schiefgegangen, was schiefgehen konnte. Und in der Fehleranalyse habe ich mich dann natürlich gefragt als Führungskraft: „Was habe ich falsch gemacht? Wie konnte es dazu kommen?“ Und ich habe dann ganz schnell festgestellt: „Okay, das ist ein Projekt und ich selbst habe das aber nicht als Projekt erkannt.“ Das heißt, wir haben dem gar keine Struktur gegeben, das Briefing war nicht ausreichend genug und es gab gar keine Risikoanalyse, in der man diese Risiken hätte sehen können und sie dann natürlich auch hätte durch Maßnahmen verhindern können. Und das ist der Grund, warum es so wichtig ist zu erkennen, dass da ein Projekt auf deinem Schreibtisch ist und warum es so wichtig ist, dann auch eine Projektwürdigkeitsprüfung durchzuführen. Es schützt dich nicht absolut. Dir wird bestimmt trotzdem noch ein Teil an Projekten durchgleiten, die du als Aufgabe behandelst. Das ist aber auch nicht so schlimm. Denn wir verändern ja am Ende nur die Quoten. Unser Projektmanagement hilft uns, Projekte noch etwas strukturierter durchzuführen und dadurch erfolgreicher. Der Einsatz von zum Beispiel dieser Checkliste für Projekte oder auch einer Projektwürdigkeitsprüfung hilft uns, einfach besser zu erkennen, wenn wir Projekte vorliegen haben. Dann gleiten uns nicht mehr 100 Prozent durch, sondern nur noch 80 Prozent. Und das ist nun mal eine essentielle Verbesserung. Und ich glaube, die 100 Prozent Erfolgsquote oder Erkennenungsquote, die gibt es am Ende auch gar nicht – jedenfalls nicht ohne eine Überbürokratie.

Bin ich der Richtige für dieses Projekt?

Wir haben erst einmal die generelle Definition von einem Projekt, dann haben wir eine Projektwürdigkeitsprüfung gemacht und jetzt müssen wir uns eine Rollenfrage stellen. Wir müssen uns fragen: „Bin ich der Richtige für dieses Projekt?“. Und das kann man meiner Meinung nach über zwei Punkte tun – nämlich Erfahrung und Komplexität. Die erste Frage muss immer sein: „Über wie viel Erfahrung verfüge ich bei solch einer Art von Projekten?“

Nehmen wir zum Beispiel den Aufbau eines Online-Shops. Ich habe schon einige Online-Shops in meinem Leben aufgebaut. Ich verfüge also über viel Erfahrung. Gleichzeitig bringen diese Projekte aber auch eine gewisse Komplexität mit. Und das ist der zweite Punkt, den ich abfragen muss: „Wie hoch ist die Komplexität des Projektes?“ Und beide Punkte im Bezug zueinander definieren, was ich brauche. Nehmen wir also an, ich habe ein Projekt, bei dem ich über wenig Erfahrung verfüge, dass aber nur eine geringe Komplexität hat. Die geringe Komplexität macht es mir relativ einfach, das Projekt zu erfassen. Die geringe Erfahrung heißt aber, dass ich eigentlich Unterstützung brauche. Ich müsste mir also eigentlich irgendeine Art von Mentor suchen, eine Person, die mir hilft, schnell in diese Art von Projekt reinzukommen.

Jetzt stellen wir uns vor, die Erfahrung bleibt gering aber die Komplexität steigt – ich habe ein Projekt mit höherer Komplexität. In dem Moment brauche ich nicht nur einen Mentor, sondern ich müsste eigentlich auch noch Projektmanagement-Methoden anwenden. Denn diese brauche ich um Komplexität zu reduzieren. Das ist das, was ich mit Projektmanagement-Methoden eigentlich mache. Ich reduziere Komplexität, damit meine Projekte erfolgreicher werden. Zum Beispiel ein Projektstrukturplan soll mir helfen, das Projekt zu überblicken und zu verstehen. Ein Ablaufplan soll mir helfen, einen Zeitplan für das Projekt zu entwickeln. Das sind alles Maßnahmen, um Komplexität zu reduzieren. Das heißt, wenn ich wenig Erfahrung habe und das Projekt eine hohe Komplexität mitbringt, brauche ich eine Art Tutor/Mentor und ich brauche gleichzeitig Projektmanagement-Methoden. Jetzt stellen wir uns vor, die Komplexität bleibt hoch. Ich bringe aber viel Erfahrung mit. In dem Fall brauche ich natürlich keinen Mentor, aber ich brauche die Methoden aus dem Projektmanagement – einfach, um die Komplexität noch weiter zu reduzieren.

Und dann gibt es natürlich die Königsklasse der Projekte. Das heißt, ich habe viel Erfahrung und eine geringe Komplexität. Das ist das, was für mich so nebenbei mitläuft. Und da muss man immer ganz deutlich sagen: Komplexität ist natürlich abhängig von Erfahrung. Ob du etwas als komplex einschätzt oder nicht, ist natürlich höchst subjektiv. Das ist kein objektives Messkriterium, sondern es ist ein subjektives Messkriterium. Etwas, was du als komplex einschätzt, kann jemand anderes vielleicht als wenig komplex einschätzen oder umgekehrt. Etwas, was du als wenig komplex einschätzt, schätzt jemand anderes als sehr komplex ein. Das hat auch so ein bisschen mit Redundanz und Wiederholung zu tun – wie oft habe ich das schon gemacht. Wenn ich komplexe Projekte sehr, sehr oft umsetze, werden sie für mich in der Regel automatisch auch weniger komplex. Wenn ich ein mittelkomplexes Projekt zum ersten Mal mache, dann wirkt es für mich natürlich am Anfang viel komplexer, weil ich erst einmal meine Systematiken und Vorgehensweisen finden muss.

Was ist Projektmanagement?

Das ist im Endeffekt der dritte große Schritt, den ich mache, zu erkennen: „Wie stehe ich zu dem Projekt? Was brauche ich, damit ich das Projekt erfolgreich durchführen kann? Brauche ich einen Mentor, brauche ich Methoden oder brauche ich nichts von beidem?“ Software und Tools ist dann zum Beispiel etwas, was ich eher über viele Projekte hinweg dauerhaft benutze.

Nochmal zusammengefasst sei gesagt: Du musst als Erstes prüfen, ob das, was da kommt, überhaupt ein Projekt ist. Das heißt, du guckst: „Gibt es einen definierten Anfang? Gibt es ein definiertes Ende? Gibt es Ziele? Gibt es begrenzte Ressourcen? Handelt es sich um eine projektspezifische Organisation? Ist eine Einmaligkeit gegeben? Ist eine Komplexität gegeben?“ Und wenn da überall „ja“ steht oder bei den meisten, dann gehen wir erst einmal davon aus: Es ist ein Projekt. Und dann machst du deine Projektwürdigkeitsprüfung und schaust: „Wie behandle ich es denn? Behandle ich es als ein Projekt, als keines, als mittleres oder großes?“ Und wenn du das gemacht hast, dann überlegst du dir: „Okay, wie ist denn meine Erfahrung mit dieser Art von Projekten? Wie ist die Komplexität? Brauche ich Methoden? Wenn ja, welche Methoden brauche ich? Und brauche ich vielleicht einen Mentor? Wenn ja, wer ist denn die richtige Person, die für mich als Mentor fungieren kann?“ Und wenn du diese drei Sachen machst, dann bist du richtig, richtig gut vorbereitet, denn dann steckst du mitten im Projektmanagement drin. Du hast schon ein methodisches Vorgehen, um deine Projekte zu analysieren und umzusetzen. Und das ist am Ende auch Projektmanagement. Wir haben mehrere Definitionen mit DIN und ISO, die das alles erklären. Aber im Grunde genommen lässt es sich in einem Satz super sagen:

Projektmanagement ist alles, was du machst, um deine Projekte zu steuern.

Wobei ich immer sagen würde, um deine Projekte erfolgreich zu steuern – einfach, weil es natürlich unser Ziel ist: Wir wollen Projekte erfolgreich steuern. Wir wollen sie nicht einfach nur steuern, wir wollen erfolgreich sein. Und ich finde das ist natürlich eine ganz wichtige Sache. Weil am Ende werden wir als Projektmanager, als Projektleiter und auch als Geschäftsführer über den Erfolg unserer Projekte gemessen. Das heißt, je erfolgreicher wir mit unseren Projekten sind, desto besser stehen wir in der Regel auch da. Und deswegen ist es so wichtig, ein Verständnis für Projekte zu haben und auch für Projektmanagement-Methoden. Und der erste Schritt ist immer zu erkennen: „Handelt es sich um ein Projekt? Behandeln wir es als Projekt? Und wie komplex finde ich das und wie viel Erfahrung bringe ich mit?“ Also wenn du diese drei Schritte machst, dann hast du vielen anderen etwas voraus.

In der nächsten Folge…

… wird es ganz konkret um Risikointuition gehen – das heißt, du siehst es kommen, tust aber nichts dagegen. Wie kannst du das zukünftig vermeiden? Warum passiert das und wieso ist die Intuition die stärkste Waffe, die du gegen das Scheitern von Projekten haben kannst? Also, ich freue mich, wenn du bei der nächsten Episode wieder dabei bist. Schalte ein und wir hören uns beim nächsten Mal.

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