Ein Gantt-Diagramm innerhalb von einer Stunde anlegen

Teilnehmer fragen mich immer wieder, was die wichtigsten Tools im Projektmanagement sind. Wir scheuen uns durchaus, uns auf bestimmte Tools festzulegen. Denn die Entscheidung, welche Projektmanagement-Tools einen Mehrwert bieten, sollte immer vom Projektmanager selbst getroffen werden. Ich für meinen Teil kann jedoch sagen, dass mich ein Gantt-Diagramm bisher immer weiter gebracht hat. Dabei ist es schneller und einfacher anzufertigen, als sich die meisten Menschen bewusst sind.

Im Grunde genommen ist es egal, welchen Weg man geht: ob mit einem extra dafür ausgelegten Programm wie z.B. Gantt-Project (hier kostenlos herunterladen) oder mit Excel. Deswegen auch die provokative Überschrift, dass du ein Gantt-Diagramm innerhalb von einer Stunde in Excel anlegen kannst. Die Zeit, die du am Ende wirklich benötigst, ist natürlich eins zu eins davon abhängig, wie viele Arbeitspakete du hast und wie viele Daten du zusätzlich erfassen willst. Denn ein Gantt-Diagramm kann leicht um weitere Kennzahlen, wie die Kosten, den Arbeitsaufwand in Stunden oder auch verbrauchtes Benzin ergänzt werden.

Hier sehen Sie den leeren Excel-Sheet, der uns als Grundlage für das Gantt-Diagramm dienen wird.

Gehen wir davon aus, dass du mit einem leeren Excel-Sheet anfängst. Schaffst du die folgenden Schritte in Excel, wirst du sie in der Regel auch in jedem anderen Programm schaffen.

Ein Gantt-Diagramm in Excel anlegen

1. Arbeitspakete einfügen

Wenn du schon mit der Projektplanung begonnen hast, wirst du auch schon die ersten Arbeitspaketehaben. Wenn das nicht der Fall ist, solltest du diese nun planen. Hierbei reicht es aus, wenn du die Überschriften hast. Du musst die Arbeitspakete nicht voll ausformulieren. Füge die Arbeitspakete in der ersten Spalte ein.

Nun haben wir die Arbeitspakete in den Excel-Sheet eingefügt

2. Format des Gantt-Diagramms festlegen

Im nächsten Schritt verbreitern wir die Spalte, in der die Arbeitspakete stehen (Spalte A) so, dass alle Arbeitspakete lesbar sind.
Dann müssen wir uns entscheiden, in was für einem Zeit-Format wir die Darstellung haben wollen: Tage, Kalenderwochen oder Monate? Hier ist der Ansatz in Excel am unterschiedlichsten zu echten Projektmanagement-Programmen. Denn bei dafür vorgesehen Programmen können wir einfach die Ansicht der Zeitachse wechseln. Bei Excel müssen wir uns da ein wenig anders behelfen. Wir legen gleichzeitig die Tage, Kalenderwochen und Monate an. Das ist zwar etwas händisch „gefummelt“, dauert für einen geübten Benutzer aber keine 10 Minuten.
Zum Schluss sollte noch die Ansicht fixiert werden, damit immer die Arbeitspakete und die Zeitachse im Blick bleiben.

Hier sehen Sie, die Grundstruktur, die im Anschluss nur noch mit dem Zeitablauf der Arbeitspakete befüllt werden muss.

Anmerkung: Die bebilderte Anleitung zeigt nur die groben Schritte und zeigt nicht detailliert alles, was ich im Text beschreibe. Wenn du Probleme haben solltest, den Anweisungen zu folgen, kannst du auch die Gantt-Diagramm Excel Vorlage kostenlos herunterladen.

4. Zeitumfang der Arbeitspakete in das Gantt-Diagramm einfügen

Im nächsten Schritt legst du für jedes Arbeitspaket den Start- und den Endtermin fest. Auch hier merken wir wieder den deutlichen Unterschied zwischen Excel und einem expliziten Projektmanagement-Tool. Während bei letzten aus den jeweiligen Daten die visuelle Darstellung erzeugt wird, arbeiten wir in Excel nur mit der visuellen Darstellung. Das heißt, wir schauen uns für jedes Arbeitspaket an, an welchen Tagen sie stattfinden und färben die Kästchen entsprechend ein.

Hier sehen Sie, wie für jedes Arbeitspaket der Start und der Endtermin festgelegt wurde.

Für Excel Profis: Im nachfolgenden Bild siehst du eine automatisierte Lösung. In diesem Fall befindet sich in jeder Zelle eine WENN-Formel, die anhand des Start- und Endtermins berechnet, ob das Arbeitspaket an diesem Tag stattfindet. Wenn dem so ist, schreibt es ein X in die Zelle. Über eine bedingte Formatierung werden alle Zellen mit einem X drin blau eingefärbt. Da das X ebenfalls blau ist, ist es für uns nicht mehr zu sehen. Das ist eine von mehreren Möglichkeiten, wie du die Darstellung des Gantt-Diagramms in Excel automatisieren kannst.

Hier sehen Sie eine automatsiche Gantt-Version von Excel

Hier sehen Sie noch einmal die in den Kästchen hinterlegte Formel.

5. Arbeitspakete ordnen

Ursprünglich hatten wir die Arbeitspakete in einer beliebigen Reihenfolge in die Tabelle eingetragen. Vielleicht in der Reihenfolge, wie sie uns eingefallen sind. Vielleicht aber auch in der Reihenfolge, wie wir sie aus dem Projektstrukturplan (PSP) übernommen haben. Im Gantt-Chart selber macht es jedoch Sinn, die Arbeitspakete nach Start-Termin zu ordnen. So erhalten wir ein sauberes Bild:

Die Arbeitspakete sind nun nach Start-Termin geordnet.

6. Abhängigkeiten festlegen

Im letzten Schritt legen wir die Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen fest. Wir gehen davon aus, dass es Arbeitspakete gibt, die nicht angefangen werden können, solange andere Arbeitspakete nicht beendet wurden. Diese Abhängigkeiten sind besonders relevant für die Ablaufplanung und werden mit einem Pfeil dargestellt.

Abhängigkeiten zwischen Arbeitspaketen werden durch einen Pfeil dargestellt.

Auch hier haben wir wieder einen Nachteil durch Excel. Die Abhängigkeiten müssen händisch eingetragen werden und es findet keine Berechnung des kritischen Pfades statt.

Fazit: Ablaufplanung mit Excel

Abschließend kann ich sagen, dass Excel ein wunderbares Tool ist, wenn du damit umgehen kannst. Du kannst schnell Tabellen bauen wie jene, die ich dir vorgestellt habe. Doch musst du immer auch eine händische Pflege im voranschreitenden Projektverlauf mit einkalkulieren. Denn im Gegensatz zu extra dafür entwickelten Projektmanagement-Tools, finden die vielen kleinen Spielereien nicht automatisch statt.

Wenn du selbst ausprobieren möchtest, ob Excel das richtige Tool für deine Projektplanung ist, kannst du die Gantt-Diagramm Excel Vorlage kostenlos herunterladen.

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