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Dokumentation & Berichte – Wer muss was wissen und wie wird es wo abgespeichert?

von | Apr 5, 2018 | 0 Kommentare

Gerade im Projektmanagement spielen Dokumentation und Berichte eine wichtige Rolle. Dabei ist aber die Herausforderung, dass Projektmanagement sich ohnehin schon den Vorwurf der Bürokratie gefallen lassen muss. Das heißt, es werden viele Listen und Pläne angelegt, in welche gefühlt nie wieder jemand hineinschaut. Und nun soll auch noch zusätzlich dokumentiert werden. Das schreit nach einem extra und sehr umfangreichen Aufwand. Doch richtig gemacht ist Dokumentation in einem Projekt nicht allzu aufwendig und kann trotzdem einen großen Mehrwert bieten.

Was wird im Projekt dokumentiert?

Im Rahmen eines Projekts gibt es natürlich eine Vielzahl an Dingen, die dokumentiert werden können. Dazu gehören auf der einen Seite die Projektmanagement-Methoden selbst wie zum Beispiel die Zieldefinition, die Risikoanalyse, die Stakeholderanalyse, der Projektstrukturplan, der Projektablaufplan, die Ressourcenplanung, das Claim Management und vieles weitere.

Dann gibt es aber auch noch das Ergebnis eines Projektes, das natürlich auch wiederum Dokumente sein können wie zum Beispiel Fotodokumentationen, Berichte, die einen Status anzeigen, Rechnungen, Aufträge, Lastenhefte, Pflichtenhefte und vieles weitere mehr. Im ersten Zug können wir also sagen, dass du im Rahmen eines Projektes alle Dokumente aufhebst, die auf irgendeine Art und Weise anfallen. Du musst sie natürlich am Ende in die richtige Struktur bringen aber du solltest sie so oder so auf jeden Fall aufbewahren.

Das kann auch aus rechtlicher Sicht höchst relevant sein. Denn vielleicht bist du in einem Projekt, wo du gewisse Dokumentationspflichten zu erfüllen hast. Wenn ja, solltest du diese natürlich im Vorfeld klären. Vielleicht liegt aber auch der Fall vor, dass du dich selbst rechtlich absichern möchtest und dadurch zum Beispiel belegen möchtest, dass bestimmte Dinge durch den Kunden als externen Auftraggeber oder durch einen internen Auftraggeber in Auftrag gegeben wurden und auch abgenommen wurden, so wie sie sind. Vielleicht möchtest du auch selbst bestimmte Mängel erfassen, die durch einen Dienstleister, den du wiederum mit deinem Projekt beauftragt hast, entstanden sind. All das rechtfertigt die Dokumentation und all das sind die Dokumente, die du speichern musst. Wobei das immer noch nicht die Frage beantwortet, warum zum Beispiel Projektberichte überhaupt gebraucht werden.

Warum brauchst du Berichte in Projekten?

Projektberichte, Projektstatus-Reports oder Projektcharter. All das sind Begriffe, die im Projektmanagement genutzt werden aber unterschiedliche Dinge beschreiben. So kannst du zum Beispiel nach Fertigstellung eines Projektes einen Gesamtbericht erstellen, der beschreibt, wie das Projekt gelaufen ist, der relevante Zusammenhänge oder aber auch relevante Ergebnisse dokumentiert. Der sogenannte Projektcharter oder auch Projektstatusbericht oder auch Projektbericht sind allesamt Berichte, die mehr dazu dienen, den Status eines Projekts zu zeigen. Deswegen betrachten wir diese hier nicht genauer. Uns geht es wirklich um beispielsweise einen Projektabschlussbericht, welchen wir dem Auftraggeber mit der gesammelten Dokumentation übergeben.

In der Regel führt der Projektleiter/die Projektleiterin einen regen Kontakt zum Auftraggeber und fasst zum Beispiel im Rahmen des Projektes immer wieder das Projekt in bestimmten Kennzahlen, aber unter Umständen auch die Ergebnisse des Projekts immer wieder zusammen. Und für diese Fälle kann auch ein Abschlussbericht im Rahmen eines Projekts dienen, in welchem auch noch einmal alle Ergebnisse zusammengefasst werden und dann der restliche Teil der Dokumentation angehangen wird.

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Welches Format nutzt du für die Dokumentation im Projekt?

Projektdokumentation ist auf kein bestimmtes Format festgelegt. Rein aus der Sache heraus entstehen natürlich viele Dokumente als Word, als Excel und als pdf. Allesamt veränderliche Formate. Im besten Fall hast du natürlich ein unveränderliches Format, das dir zusätzlich mehr Rechtssicherheit geben kann. Doch das wird in den wenigsten Projekten möglich sein. Trotzdem empfiehlt es sich zum Beispiel dem Auftraggeber nur geschlossene Dokumente wie zum Beispiel ein pdf Format zu übermitteln. Hier muss man schon etwas mehr Aufwand investieren, um dieses Format nachträglich zu verändern. Grundsätzlich ist der Projektleiter aber frei in der Wahl des Formats seiner Dokumente. Es sei denn, es gibt Vorgaben durch den Auftraggeber.

Wo speicherst du die Informationen und Dokumentationen deines Projektes ab?

Grundsätzlich empfiehlt es sich hierfür eine Lösung zu finden, die automatisch Backups generiert. Ob es sich dabei um ein internes oder um ein cloudbasiertes Backup-System bleibt natürlich dem Projektleiter bzw. der jeweiligen Organisation selbst überlassen. Viele Unternehmen haben hier eindeutige Vorgaben bzw. greifen auch auf bestehende Lösungen zurück. Was ich nicht empfehlen kann, ist die Dokumente ausschließlich auf einem Rechner zu haben wie zum Beispiel auf dem Laptop des Projektleiters und im schlimmsten Fall einen Totalverlust zu riskieren. Es sollte von allen Dokumenten Backups geben und bestenfalls sogar versiorierte Lösungen mit automatischer Versionierung, die bei jeder Veränderung eine neue Version anlegt.

Wie speicherst du die Informationen und Dokumentationen im Projektes ab?

Verzeichnisstruktur ist eine durchaus relevante Sache, die von Anfang an bedacht werden sollte. Ich stoße in Projekten immer wieder auf das Problem, dass es keine ordentliche Verzeichnisstruktur gibt, weil sich niemand findet, der sich dafür verantwortlich fühlt. Dieses Problem sehe ich nicht nur bei Kunden von mir, ich habe es auch in eigenen Projekten. Denn auch das Auseinandersetzen mit Verzeichnisstruktur und das Durchhalten von Strukturen erfordert Zeit, Kontrolle und eine kontinuierliche Verbesserung. Über die Jahre habe ich allerdings ein paar Erkenntnisse gewonnen, die ich immer wieder versuche in Projekten anzuwenden. Grundsätzlich sollte jede Datei wie ihr Inhalt benannt sein. Handelt es sich um eine Stakeholderanalyse, sollte sie auch Stakeholderanalyse lauten. Handelt es sich um den Projektstrukturplan, sollte sie Projektstrukturplan oder kurz PSP heißen. Das kann nun mit unterschiedlichen anderen Punkten kombiniert werden. So zum Beispiel mit einer Versionierungsnummer wie zum Beispiel Version 1, Version 2, Version 3, Version 4 und so weiter. Hierbei empfehle ich aber ausdrücklich nicht „Version 1“ zu wählen, sondern „Version 01“ weil davon auszugehen ist, dass viele Versionen im zweistelligen Bereich erreicht werden und ansonsten ein sehr chaotisches Sortierungssystem entsteht, welches gerade von Windows-Systemen nicht einwandfrei aufgeschlüsselt werden kann.

Ebenfalls möglich ist es dann noch, das Datum zu ergänzen. Hier empfiehlt es sich auch – damit man eine automatische Ordnung hat – erst das Jahr, dann den Monat gefolgt vom Tag zu schreiben. Zum Beispiel 2017 05 01 oder mit Bindestrichen dazwischen 2017-05-01. Und auch die Ordner-Struktur selbst sollte natürlich sinnvoll gewählt sein. So sollten sich alle Dokumente zum Projektmanagement in einem Ordner befinden und vielleicht darin noch einmal weitere Unterordner nach den jeweiligen Themenfeldern sortiert wie Risiko, Stakeholder und Projektplan.

Wer erstellt die Dokumentation und Berichte im Projekt?

Hierfür gibt es keine individuelle Lösung. Es ist nicht eindeutig geregelt, dass der Projektleiter die Dokumentation und Berichte im Projekt erstellt, dass es immer eine Projektassistenz gibt, die das erledigt oder der Auftraggeber vielleicht sogar einen Teil davon übernimmt. Das ist eine individuelle Einigung die pro Projekt erfolgt. Es tendiert aber natürlich dazu, dass der Projektleiter diese Aufgabe übernimmt – jedenfalls so lange, bis er sie an eine andere Person weiterdelegiert. Damit obliegt dem Projektleiter aber in der Regel auch welche Dokumente erstellt und welche bei der Erstellung ausgelassen werden.

Wer erhält Einblick in die Projektdokumentation?

Grundsätzlich, wie bei den meisten Dokumenten, erhält natürlich nur Einblick, wer auch dazu legitimiert ist. Im ersten Schritt erst einmal nur der Projektleiter und der Projektauftraggeber. Im zweiten Schritt können Projektteammitglieder in einzelne dieser Dokumente ebenfalls Einsicht erhalten und dann muss geprüft werden, ob es einen erweiterten Kreis gibt, der ebenfalls Einblick erhalten soll. Es empfiehlt sich diese Frage von Anfang an zu regeln und Dateistrukturen und Rechte auch so anzulegen, dass nur die Personen Dokumente sehen können, die dazu berechtigt sind und dass letztendlich auch nur die Personen Dokumente evidieren können, die dies auch sollen. Was sich nicht empfiehlt ist die Projektdokumente für alle frei zugänglich und zugreifbar zu haben, also zum Beispiel für das ganze Unternehmen. Denn du musst bei einem Projekt davon ausgehen, dass es nicht nur Freunde und Befürworter hat. Viele Projekte leiden unter Saboteuren und Gegnern und so heißt es auch, die Projektdokumentation und die Projektberichte, genauso wie alle Dokumente im Projekt, vor Zugriff Dritter zu schützen.

Projektdokumentation – Fluch und Segen im Projekt

Es gibt also einiges, das bei der Projektdokumentation zu beachten ist. Projektdokumentation ist allerdings Fluch und Segen zugleich. So kann es durchaus sein, dass du dich in späteren Projekten darüber freust, dass du eine gute Dokumentation gemacht hast, weil du auf Teile der Inhalte noch einmal zugreifen und zum Beispiel Angebote, die du im Rahmen des Projektes erhalten hast, nachträglich noch einmal einsehen kannst. Trotzdem ist es schlussendlich ein Mehraufwand, der auch als Zeit mit einkalkuliert werden muss. Es muss also bedacht werden, dass es Zeit kostet, diese Dokumentation zu erstellen und das sollte sich letztendlich auch im Projektstrukturplan wiederfinden. Das heißt, es muss mindestens ein Arbeitspaket für Projektdokumentationen geben.

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