Change Management – wenn Projekte Veränderung erzeugen

Ein Wort, was im Zusammenhang mit Projektmanagement immer wieder fällt, ist die Thematik des Change Managements. Das heißt, das Management oder Leiten von Veränderungen.

Und an dieser Stelle sei schon einmal gesagt: In der Regel erzeugen die meisten Projekte Veränderungen und mit Veränderungen gehen auch immer Wandelwiderstände einher.
Und Wandelwiderstände sind das, was wir mit unserem Change Management natürlich bestmöglich überwinden wollen.

Was ist Change Management?

Unter Change Management verstehen wir alle Handlungen und Maßnahmen, die wir einleiten, um eine Veränderung herbeizuführen. Das kann die Grundplanung des Changes sein, das können die konkreten Umsetzungsschritte sein, das kann aber auch alles Begleitende sein, um den Menschen in diesem Wandel auch wirklich mitzunehmen. Genau hierin liegen auch die Herausforderungen, denn die meisten Menschen sind wandelscheu. Wir können uns einfach schlecht auf Veränderungen einlassen und dann treten in der Regel Wandelwiderstände ein. Und diese Widerstände können natürlich unterschiedliche Ebenen einnehmen. Das kann von Dienst nach Vorschrift – das heißt, ich mache nur genau und exakt das, was von mir erwartet wird, keinen Schritt mehr – bis hin zu aktiver Verweigerung und natürlicher Kampf gegen das Veränderungsprojekt gehen.

Gerade in einem Change Projekt müssen wir mit Saboteuren rechnen und davon ausgehen, dass wir Menschen haben werden, die offen gegen uns arbeiten.

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Wozu brauche ich Change Management?

Change Management brauche ich vor allem um einen Wandel so sanft wie möglich zu gestalten. Das heißt, gerade diese Wandelängste, die offenen Konflikte, nicht geschehen zu lassen. Oder wenn, dann ganz gezielt geschehen zu lassen, um diesen Wandel, den ich vorhabe, auch wirklich einleiten und am Ende erfolgreich umsetzen zu können. Genau damit haben viele Unternehmen Probleme. Sie leiten zwar den Wandel ein, es gelingt ihnen aber nicht, ihn erfolgreich umzusetzen und alles verharrt im alten Muster. Change Management hilft mir also immer dann, wenn ich in einer Organisation bin, die nicht sonderlich gut im Wandel ist und diesen dann doch erfolgreich gestalten möchte.

Hierbei gehen wir davon aus, dass es zwei unterschiedliche Arten von Organisationen gibt:
Die einen, die sehr gut in Prozessen sind, sehr gut in wiederkehrenden Aufgaben, sehr effizient sind, eine geringe Bearbeitungszeit oder geringe Bearbeitungskosten von bestehenden Prozessen haben und dadurch stark sind, dass sie eine so starke, konsistente und dauerhafte Struktur haben. Diese Organisationen tun sich in der Regel unheimlich schwer mit einem Wandel, weil sie ihre Stärke gerade aus der Dauerhaftigkeit und aus den gleichbleibenden Strukturen beziehen.

Dem gegenüber steht die zweite Organisationsform, die in der Regel sehr viel Neues ausprobiert. Sie testet neue Projekte aus, ist sehr wandlungsfähig, ihre Projekte werden immer wieder anpasst. Gleichzeitig hat sie große Probleme dabei in Prozesse zu finden, in kontinuierliches Arbeiten. Und in der Regel werden Prozesse und dauerhafte Aufgaben nicht so effizient und kostengünstig gestaltet.

Während die erste Organisation Change Management ganz dringend braucht, müssen wir bei der zweiten Organisation davon ausgehen, dass das Change Management in der Regel nicht so notwendig ist, weil sich die Organisation in einer ganz anderen Wandelbereitschaft befindet.

Warum ist Change Management so wichtig?

Wie wir eben gelernt haben, spielen die zwei unterschiedlichen Organisationsformen beziehungsweise Unternehmensformen natürlich schon eine große Rolle. Nehmen wir an, wir sind im ersteren Fall – das heißt, wir haben eine beständige Organisation, die nicht gut darin ist zu wandeln. Und das beantwortet dann auch schon die Frage nach dem Warum, also warum Change Management so wichtig ist. Denn immer dann, wenn ein Wandel nicht gut gelingt, haben wir Verluste. Wir haben Verluste auf menschlicher Seite.

Das bedeutet:

• Menschen, die nicht mitgenommen werden.
• Menschen, die offen in den Protest gehen.
• Menschen, die vom Unternehmen enttäuscht sind.
• Menschen, die von den Führungskräften enttäuscht sind.

Und all das sind Momente und Situationen, die wir natürlich nach Möglichkeit nicht haben wollen. Wir wollen nicht unsere guten Mitarbeiter verlieren, sondern wir wollen sie mitnehmen auf die Reise. Wir wollen den Wandel mit ihnen gemeinsam gestalten und wollen dafür sorgen, dass der Change am Ende erfolgreich ist. Und deswegen ist es so wichtig, Change Management zu kennen, zu verstehen und zu wissen, wie es erfolgreich innerhalb deiner Projekte umgesetzt werden kann. Und wir müssen nun einmal davon ausgehen, dass der Großteil deiner Projekte einen Change, eine Veränderung, bewirkt.

Vor- und Nachteile von Change Management

Die Vorteile sollten inzwischen ganz deutlich geworden sein. Dieses strukturierte Vorgehen nach spezifischen Konzepten im Change Management sorgt dafür, dass dein Change erfolgreich über die Bühne gehen kann. Der große Nachteil liegt aber natürlich in dem Aufwand, denn ein gut gestalteter Change verursacht Aufwand, und zwar auf vielen Ebenen gleichzeitig. Das heißt, die Kosten sind sehr, sehr hoch und oft sind Unternehmensführungen nicht bereit, diese Kosten im Vorfeld einzugehen, weil sie die danach entstehenden Kosten, wenn der Change nicht gut gemacht wird, in der Regel nicht als Risiko mit einkalkulieren.

Das Change Management sorgt also am Ende dafür, dass Risiken, die potentiell im Projekt da sind, nämlich dass der Wandel nicht angenommen wird, nicht eintreten, und schafft es somit auch, Geld zu sparen. Und das ist ein ganz klares Argument. Wissensträger, die wichtig für das Unternehmen sind, gehen nicht durch zum Beispiel Enttäuschung verloren. Kosten für einen gescheiterten Change kommen nicht zum Tragen. Dafür muss ich aber natürlich auf der anderen Seite Geld investieren, um diesen Change auch entsprechend ausgestalten zu können.

Wie kann ich Change Management Veränderungen wirkungsvoll gestalten?

Ganz ehrlich: Das lässt sich in einem so kurzen Beitrag nicht wirklich gut vermitteln und ich empfehle es auch nicht, sich das durch einen Beitrag selbst anzulesen. Change Management ist etwas, was man unbedingt innerhalb eines Trainings lernen sollte mit spezifischen Übungssituationen, um vor allem Verständnis zu entwickeln. Denn eines der häufigsten Probleme innerhalb eines Changes ist das fehlende Verständnis, also das für die Seite, die Wandelwiderstände zeigt. Denn in der Regel sind Wandelwiderstände die Folge von einem Gefühl der subjektiven Schlechterstellung. Das heißt, ich habe Angst, dass die Situation, die jetzt auf mich zukommt, schlechter ist als die aktuelle Situation. Und die Hauptveränderung, die ich machen sollte, wenn ich das bisher im Change Management noch nicht tue ist, dass ich die Menschen aktiviere und dass ich sie mitgestalten lasse, also sie aktiv in die Gestaltung ihrer Zukunft mit einbinde und damit dafür sorge, dass sie sich für diesen Change engagieren und motiviert sind. Das kann ich durch sogenannte Elevatoren machen – das heißt, Menschen, die innerhalb der Gruppe, die die Veränderung erlebt, als eine Art Visionäre und Hauptakteure mit dabei sind und ihre jeweilige Gruppe dann mitziehen und den Wandel aktiv mitgestalten.

Zusätzlich gilt natürlich, dass ich unterschiedliche Theoriemodelle beachten sollte. So zum Beispiel das Modell von Lewin, wo wir davon ausgehen, es gibt ein Unfreezing, ein Move und ein Refreezing. Das sind drei einfache Schritte, die aufeinander aufbauen.

Vereinfacht gesagt: Taue ich bestehende Gewohnheiten auf, dann kommt der Veränderungsschritt und dann wiederum kehre ich zurück in einen eingefrorenen Zustand. Das heißt, die neuen Muster muss ich einfrieren. Und wenn ein Change nicht daran scheitert, dass es überhaupt zu diesem Wandel kommt, dann gibt es leider ein zweites großes Problem. Und das ist das Refreezing. Das heißt, viele Organisationen fallen in alte Muster zurück und das liegt daran, dass die neuen Muster nicht lange genug festgehalten werden.

Nehmen wir an, ich arbeite seit zwei Jahren anhand eines bestimmten Prozesses und dieser Prozess wird jetzt geändert, dann reicht die reine Änderung nicht aus, sondern es muss noch ein halbes Jahr – eher sogar ein ganzes Jahr – regelmäßig und engmaschig kontrolliert werden, ob sich die Mitarbeiter an den neuen Prozess halten oder ob sie zurück in das alte Muster gefallen sind. Und wenn sie in das alte Muster fallen, muss ich natürlich als Führungskraft dagegen agieren.

Was muss man beim Change Management beachten?

Natürlich gilt alles, was ich vorweg geschrieben habe. Aber es gibt ein paar Punkte, die besonders wichtig sind:

• Involviere den Menschen in die bevorstehende Veränderung.
• Sorge dafür, dass die Führungskräfte den Wandel verstanden haben sowie den Wandelgrund und mache sie zu Aushängeschildern des Wandels.
• Sorge für Elevatoren, also besonders engagierte und motivierte Menschen, die den Wandel mitgestalten innerhalb der Gruppen, die den Wandel erleben.
• Würdige alles, was bisher stattgefunden hat.
• Sorge dafür, dass bestehende Gewohnheiten aufgetaut werden.
• Sorge dafür, dass neue Gewohnheiten oder die neuen Vorgehensweisen festgehalten werden – und das über einen sehr, sehr langen Zeitraum von mindestens sechs oder zwölf Monaten.

Das ist nur eine kurze Liste mit Bullet Points aber wenn du an diese Hauptpunkte denkst, dann ist für deinen Change schon mal ganz viel getan. Und ich empfehle dir aber auf jeden Fall, dich intensiv mit Change Management zu beschäftigen und nicht nur an der Oberfläche zu kratzen. So kannst du zum Beispiel ein 2-Tage-Seminar (Präsenz-Seminar) von mir besuchen oder natürlich auch von jemand anderem. Wichtig ist am Ende, dass du dich aktiv mit den Theoriemodellen auseinandersetzt, dass du aktiv Übungen machst, wie Change von Mitarbeitern oft erlebt wird, und wie du auch mit bestimmten Situationen umzugehen lernst sowie auch bestimmte Killer-Phrasen, die du wahrscheinlich aus deinem Alltag kennst: „Das haben wir schon immer so gemacht.“

Welche Rolle spielt das Change Management im Projektmanagement?

Das ist eine zentrale Frage. Wir gehen davon aus, dass der Großteil der Projekte, die dort draußen stattfinden, am Ende eine Veränderung bedeuten. Irgendetwas wird nach dem Projekt anders sein. Das führt uns wiederum zu dem Schluss, dass der Großteil der Projekte, die in deinem Unternehmen laufen, am Ende auch wirklich Change Projekte sind. Das Spannende dabei ist, dass ich das selbst so früher gar nicht eingeschätzt habe. Mir ist das erst im Laufe der Zeit bewusst geworden. Und dann ist mir aufgefallen, dass so ziemlich jedes Projekt das ich mache, entweder etwas Neues erschafft oder ein bestehendes Vorgehen, eine bestehende Art und Weise, einen bestehenden Prozess, verändert. Das heißt, so gut wie jedes Projekt, was ich mache, bedeutet einen Change – bedeutet eine Veränderung. Davon sind die Mitarbeiter natürlich manchmal mehr und manchmal weniger betroffen. Und je stärker die Betroffenheit ist, die ich zum Beispiel in der Stakeholderanalyse ermitteln kann, desto höher wird auch die Wahrscheinlichkeit für Wandelwiderstände sein. Change Management ist also ein ganz relevanter Part im Projektmanagement. Ein Großteil der Projekte, die es gibt, sind Change Projekte. Und für dich sollte immer eine kleine Checkliste sein:

Je mehr Menschen von deinem Projekt betroffen sind und je stärker ihre Betroffenheit oder auch ihre Abhängigkeit ist, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit für Wandelwiderstände.

Du möchtest mehr über Change Management lernen? Du möchtest lernen, wie du Veränderungsprojekte erfolgreich gestalten kannst, wie du die Mitarbeiter auf deine Seite ziehen kannst und wie du dafür sorgen kannst, dass so ein Wandel positiv wahrgenommen wird? Dann nutze die Chance für eine kostenlose Beratung bei mir. Ich freue mich, von dir zu hören.

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